Zeiterfassung mit Genehmigung – Arbeitszeiten prüfen, freigeben und erst dann abrechnen

Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten per App, NFC oder Terminal. Vorgesetzte prüfen die Einträge und geben sie frei. Erst nach der Genehmigung fließen die Zeiten in die Lohnverrechnung und die Projektauswertung. Korrekturen und Nachträge werden mit Begründung protokolliert. So landen nur geprüfte, korrekte Daten in der Abrechnung – und Sie behalten die Kontrolle über Arbeitszeiten, Überstunden und Projektstunden.

  • Nur freigegebene Zeiten werden abgerechnet
  • Korrekturen mit Pflichtbegründung und Protokoll
  • Überstunden und Nachträge unter Kontrolle
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Was passiert, wenn Arbeitszeiten ohne Prüfung abgerechnet werden

Ohne Genehmigungsprozess fließen alle erfassten Zeiten direkt in die Lohnverrechnung – ob sie stimmen oder nicht.

  • Falsche Buchungen werden erst bemerkt, wenn die Lohnabrechnung bereits erstellt ist – Korrekturen kosten doppelt so viel Zeit
  • Überstunden werden gebucht, ohne dass ein Vorgesetzter sie geprüft oder genehmigt hat – die Kosten explodieren unkontrolliert
  • Nachträge werden ohne Begründung eingereicht – niemand weiß, ob der Mitarbeiter tatsächlich vergessen hat zu stempeln oder ob die Zeit nachträglich aufgebläht wurde
  • Projektstunden werden falsch zugeordnet – die Nachkalkulation stimmt nicht und der Auftraggeber bekommt eine ungenaue Abrechnung
  • Die Verwaltung hat keine Möglichkeit, Einträge vor der Abrechnung zu kontrollieren – Fehler fallen erst bei der Lohnprüfung auf

Die Lösung: Zeiterfassung mit Genehmigungsworkflow

Ein Freigabeprozess zwischen Erfassung und Abrechnung – damit nur geprüfte Daten in den Lohn fließen.

In Jobilino erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten wie gewohnt per App, NFC oder Terminal. Die Einträge werden automatisch an den zuständigen Vorgesetzten oder die Verwaltung zur Prüfung weitergeleitet. Im Dashboard sieht der Genehmiger alle offenen Einträge auf einen Blick: Wer hat wann gestempelt? Stimmen die Projektzuordnungen? Gibt es Überstunden oder Auffälligkeiten? Per Klick wird genehmigt, korrigiert oder zurückgewiesen. Erst nach der Genehmigung werden die Zeiten für den Lohnexport und die Projektauswertung freigegeben. Nachträge und Korrekturen werden mit Pflichtbegründung protokolliert – jede Änderung ist transparent und nachvollziehbar.

Was der Genehmigungsprozess in Ihrem Betrieb verändert

Keine falschen Zeiten mehr in der Lohnabrechnung

Vorgesetzte prüfen jeden Eintrag, bevor er in den Export fließt. Fehlbuchungen, falsche Projektzuordnungen und vergessene Pausen werden vor der Abrechnung korrigiert – nicht danach.

Überstunden unter Kontrolle

Überstunden werden sichtbar, bevor sie abgerechnet werden. Der Vorgesetzte genehmigt oder lehnt ab – mit Begründung. Keine bösen Überraschungen mehr am Monatsende.

Nachträge sind transparent

Wenn ein Mitarbeiter vergessen hat zu stempeln, kann er die Zeit nachtragen – aber nur mit Pflichtangabe einer Begründung. Die Korrektur wird protokolliert und ist für Vorgesetzte sichtbar.

Nur freigegebene Daten im Export

Der Lohnexport enthält ausschließlich genehmigte Zeiten. Der Steuerberater oder das Lohnbüro bekommt saubere, geprüfte Daten – ohne Diskussionen und ohne Korrekturrunden.

Verantwortung klar verteilt

Mitarbeiter erfassen. Vorgesetzte genehmigen. Verwaltung exportiert. Jeder weiß, was seine Aufgabe ist – klare Prozesse statt informeller Absprachen.

Rollen und Berechtigungen

Wer darf genehmigen? Wer darf nur eigene Zeiten sehen? Wer darf exportieren? Rollenbasierte Berechtigungen stellen sicher, dass jeder genau die Funktionen hat, die er braucht.

So funktioniert die Zeiterfassung mit Genehmigung

  1. 1

    Mitarbeiter erfasst Arbeitszeit

    Per App, NFC oder Terminal – wie gewohnt. Der Mitarbeiter stempelt sich ein, wählt das Projekt und arbeitet. Die Buchung wird im System gespeichert.

  2. 2

    Eintrag geht an den Genehmiger

    Der Vorgesetzte, Teamleiter oder die Verwaltung sieht den Eintrag im Dashboard. Offene Genehmigungen werden übersichtlich dargestellt – mit Zeitstempel, Projekt und Dauer.

  3. 3

    Prüfen, korrigieren oder freigeben

    Per Klick genehmigen, bei Bedarf korrigieren oder zurückweisen. Korrekturen werden mit Begründung protokolliert. Der Mitarbeiter wird über die Freigabe oder Rückweisung benachrichtigt.

  4. 4

    Genehmigte Zeiten exportieren

    Nur freigegebene Einträge werden für den Lohnexport und die Projektauswertung berücksichtigt. Der Export enthält ausschließlich geprüfte Daten.

Funktionen des Genehmigungsworkflows

Genehmigungs-Dashboard

Alle offenen Einträge auf einen Blick: Mitarbeiter, Datum, Projekt, Dauer, Überstunden. Einzeln oder gesammelt genehmigen – per Klick.

Nachträge mit Pflichtbegründung

Vergessene Buchungen können nachgetragen werden, aber nur mit Begründung. Die Korrektur wird separat protokolliert und als Nachtrag gekennzeichnet.

Überstunden-Genehmigung

Überstunden werden separat angezeigt und müssen vor der Abrechnung genehmigt werden. Kein unkontrolliertes Anhäufen von Überstundenkonten.

Rückweisung mit Kommentar

Wenn ein Eintrag nicht passt, kann der Genehmiger ihn zurückweisen – mit Kommentar an den Mitarbeiter. Der Mitarbeiter korrigiert den Eintrag und reicht ihn erneut ein.

Rollenbasierte Berechtigungen

Mitarbeiter, Teamleiter, Verwaltung und Geschäftsführung sehen jeweils nur das, was sie brauchen. Wer genehmigen darf, wird pro Team oder Abteilung festgelegt.

Benachrichtigungen

Genehmiger werden über offene Einträge informiert. Mitarbeiter werden benachrichtigt, wenn ihre Zeiten freigegeben oder zurückgewiesen wurden.

Änderungsprotokoll

Jede Änderung an einem Zeiteintrag wird mit Zeitstempel, Benutzer und Begründung protokolliert. Lückenlose Nachvollziehbarkeit für Behördenkontrollen und interne Revision.

Urlaubsgenehmigung

Auch Urlaubsanträge und Abwesenheiten laufen über den Genehmigungsworkflow. Mitarbeiter stellen den Antrag, Vorgesetzte genehmigen per Klick. Resturlaub wird automatisch berechnet.

Der Genehmigungsprozess in der Praxis

Offene Genehmigungen

Alle zu prüfenden Einträge auf einen Blick

Freigabe per Klick

Genehmigen, korrigieren oder zurückweisen

Passt in Ihre Abläufe

Der Genehmigungsworkflow ergänzt die bestehende Zeiterfassung – ohne die Erfassung selbst zu verändern.

App + NFC + Terminal

Egal wie erfasst wird – der Genehmigungsprozess ist für alle Methoden gleich

CSV und Excel Export

Nur genehmigte Zeiten werden exportiert – ungeprüfte Einträge bleiben im System

Web-Dashboard

Genehmigungen im Browser – am Schreibtisch oder unterwegs auf dem Tablet

DSGVO-konform

Alle Daten verschlüsselt, rollenbasierte Zugriffsrechte, europäische Server

Genehmigungsworkflow nach Branche

Besonders sinnvoll für Betriebe mit mehreren Teams, Baustellen oder Projektleitern.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung mit Genehmigung

Das wird pro Team oder Abteilung festgelegt. Typischerweise genehmigen Vorgesetzte, Teamleiter oder Projektleiter die Zeiten ihrer Mitarbeiter. Die Verwaltung kann als zweite Instanz fungieren. Die Rollen werden im System konfiguriert – jeder sieht nur die Einträge, für die er zuständig ist.

Der Mitarbeiter kann die Zeit nachtragen, muss dafür aber eine Begründung angeben. Der Nachtrag wird im System als solcher gekennzeichnet und muss vom Vorgesetzten genehmigt werden. Die Änderung wird mit Zeitstempel und Begründung protokolliert.

Ja, mit entsprechender Berechtigung. Änderungen an bereits genehmigten Zeiten werden separat protokolliert und erfordern eine erneute Freigabe. So bleibt die Dokumentation lückenlos und jede Änderung ist nachvollziehbar.

Nein. Nur freigegebene Einträge erscheinen im Lohnexport und in den Projektauswertungen. Offene und zurückgewiesene Einträge bleiben im System sichtbar, werden aber nicht in den Export übernommen.

Überstunden werden im Genehmigungs-Dashboard separat angezeigt. Der Vorgesetzte sieht auf einen Blick, welche Mitarbeiter Überstunden gebucht haben und kann diese gezielt genehmigen oder ablehnen. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Personalkosten.

Ja. Mitarbeiter stellen Urlaubsanträge direkt in der App. Der Vorgesetzte erhält eine Benachrichtigung und genehmigt oder lehnt den Antrag per Klick ab. Resturlaub und genommene Urlaubstage werden automatisch berechnet und sind im Dashboard sichtbar.

Minimal. Offene Einträge werden übersichtlich im Dashboard angezeigt. In den meisten Fällen genügt ein Klick auf Genehmigen. Nur bei Auffälligkeiten – Überstunden, Nachträge, ungewöhnliche Zeiten – ist ein genauerer Blick nötig. Für ein Team mit 15 Mitarbeitern dauert die wöchentliche Freigabe wenige Minuten.

Der Genehmigungsworkflow ist im Premium-Paket ab 12,99 Euro pro Mitarbeiter und Monat enthalten. Basic ab 5,99 Euro. Es gibt kein separates Genehmigungsmodul, das extra bezahlt werden muss. Alle Kernfunktionen sind ab dem ersten Tag verfügbar. Kostenlos und unverbindlich testen.

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