Zeiterfassung für Facility Management
Zeiterfassung Facility Management – alle Gewerke, alle Objekte, ein System
Im Facility Management laufen täglich Dutzende Einsätze parallel: Reinigung im Bürogebäude, Wartung der Haustechnik, Sicherheitsrundgang am Abend, Grünflächenpflege am Morgen, Winterdienst vor Sonnenaufgang. Unterschiedliche Teams, unterschiedliche Objekte, unterschiedliche Auftraggeber – und ein Büro, das den Überblick behalten muss. Jobilino ist die Zeiterfassung für Facility Management, die alle Gewerke in einem System vereint: Einsatzzeiten per App oder NFC objektgenau erfassen, Leistungen dokumentieren und je Auftraggeber sauber abrechnen.
- DSGVO-konform – ohne permanente GPS-Überwachung
- In wenigen Minuten startklar
- Alle Gewerke und Objekte in einem Dashboard
Zeiterfassung im Facility Management: Viele Gewerke, viele Objekte, kein Überblick
Facility Management ist Koordinationsarbeit – und genau daran scheitert die Zeiterfassung in den meisten Betrieben. Reinigungsteams, Haustechniker, Sicherheitskräfte und Winterdienstkolonnen arbeiten gleichzeitig an verschiedenen Objekten, oft für verschiedene Auftraggeber, mit unterschiedlichen Verträgen und Leistungsvorgaben. Im Büro landen die Stunden als Mischung aus Papierzetteln, Telefonmeldungen, Excel-Listen und WhatsApp-Nachrichten. Welches Team wie viele Stunden an welchem Objekt für welchen Auftraggeber geleistet hat, lässt sich im Nachhinein kaum rekonstruieren. Die Abrechnung wird zum Rätsel, der Leistungsnachweis zur Schwachstelle und die Einsatzplanung zum Blindflug.
- Verschiedene Gewerke – Reinigung, Wartung, Sicherheit, Hausbetreuung – werden in getrennten Systemen oder gar nicht erfasst
- Stunden lassen sich nicht sauber nach Objekt, Auftraggeber und Leistungsart aufschlüsseln
- Vertragliche Leistungsvorgaben können nicht gegen tatsächlich erbrachte Stunden geprüft werden
- Bei Kundenreklamationen fehlt der belegbare Nachweis über durchgeführte Einsätze
- Subunternehmer-Einsätze werden nicht im gleichen System dokumentiert wie eigene Mitarbeiter
- Objektleiter kontrollieren Anwesenheiten persönlich – Kontrollfahrten kosten Zeit und Geld
- Saisonale Leistungen wie Winterdienst oder Grünflächenpflege werden nicht systematisch erfasst
- Die Abrechnung je Auftraggeber und Vertrag erfordert wöchentlich Stunden an manueller Nacharbeit
Die Lösung: Digitale Zeiterfassung für Facility Management mit Jobilino
Jobilino vereint die Zeiterfassung aller Gewerke in einem System. Reinigungskräfte, Haustechniker, Sicherheitspersonal und Winterdienstkolonnen erfassen ihre Einsatzzeiten direkt per App oder NFC – objektgenau, auftragsbezogen und nach Leistungsart getrennt. Das Büro sieht in einem Dashboard alle Objekte, alle Teams und alle Einsätze in Echtzeit. Leistungsnachweise werden automatisch erzeugt, Soll-Ist-Vergleiche je Vertrag laufen auf Knopfdruck und die Abrechnung je Auftraggeber basiert auf sauberen, geprüften Daten statt auf Schätzungen.
Alle Gewerke in einem System
Reinigung, Wartung, Haustechnik, Sicherheit, Winterdienst, Grünflächenpflege – alle Leistungsarten werden in Jobilino erfasst und separat auswertbar. Kein separates System je Gewerk.
Objektgenaue Zeiterfassung per App und NFC
Mitarbeiter stempeln sich per App oder NFC-Tag direkt am Objekt ein und aus. Jeder Einsatz wird automatisch dem richtigen Objekt, Auftraggeber und Vertrag zugeordnet.
Leistungsnachweis je Auftraggeber und Vertrag
Alle Einsatznachweise lassen sich nach Auftraggeber, Objekt, Leistungsart oder Zeitraum exportieren – als professionelle Dokumentation für Vertragsgespräche, Qualitätsaudits und Monatsberichte.
Soll-Ist-Vergleich je Vertrag und Objekt
Vertragliche Leistungsvorgaben werden mit tatsächlich erfassten Stunden abgeglichen – als Frühwarnsystem für Objekte, die dauerhaft mehr oder weniger Aufwand verursachen als kalkuliert.
Eigene Mitarbeiter und Subunternehmer in einem Dashboard
Ob eigenes Personal oder externe Dienstleister – alle Einsätze laufen in einer zentralen Übersicht zusammen, klar voneinander getrennt und einzeln auswertbar.
Echtzeit-Überblick über alle Objekte und Teams
Die Disposition sieht jederzeit, welche Teams an welchen Objekten aktiv sind, welche Einsätze abgeschlossen wurden und wo Schichten noch offen sind – ohne Kontrollfahrten.
Fotodokumentation am Einsatzort
Mitarbeiter können Fotos direkt aus der App zum Einsatz hochladen – als Zustandsdokumentation nach der Reinigung, als Schadensmeldung bei der Wartung oder als Nachweis beim Winterdienst.
Auswertung und Abrechnung je Auftraggeber
Fertige Berichte für jeden Auftraggeber, jeden Vertrag und jedes Objekt – gefiltert, exportierbar und bereit für die Fakturierung. Ohne Excel, ohne Rückfragen, ohne manuelle Aufbereitung.
So funktioniert Zeiterfassung im Facility Management mit Jobilino
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Objekte, Auftraggeber und Leistungsarten anlegen
Alle verwalteten Objekte, zugehörige Auftraggeber und Leistungsarten werden einmalig in Jobilino angelegt – die Struktur bildet Ihre tatsächliche Vertrags- und Objektorganisation ab. -
Teams zuordnen und NFC-Tags anbringen
Mitarbeiter werden Teams und Gewerken zugeordnet. An den Objekten werden NFC-Tags angebracht – je nach Bedarf am Eingang, pro Etage oder pro Bereich. -
Mitarbeiter stempeln sich am Objekt ein
Per App oder NFC-Tag erfassen Mitarbeiter ihre Einsatzzeit direkt am Objekt – mit automatischer Zuordnung zu Objekt, Auftraggeber und Leistungsart. -
Einsatz dokumentieren und abschließen
Nach Abschluss stempelt der Mitarbeiter aus. Optional werden Fotos, Schadensmeldungen oder Notizen ergänzt. Der vollständige Einsatznachweis ist automatisch erstellt. -
Auswertung, Abrechnung und Reporting
Alle Einsatzdaten stehen im Dashboard bereit – aufgeschlüsselt nach Objekt, Auftraggeber, Gewerk und Vertrag. Fertige Berichte für Abrechnung, Controlling und Kundenreporting.
Ihre Vorteile: Digitale Zeiterfassung im Facility Management
Alle Gewerke – Reinigung, Wartung, Sicherheit, Winterdienst – in einem System statt in fünf getrennten
Jeder Einsatz automatisch dem richtigen Objekt, Auftraggeber und Vertrag zugeordnet
Soll-Ist-Vergleich je Vertrag zeigt sofort, welche Objekte im Rahmen liegen und welche nicht
Professioneller Leistungsnachweis für Auftraggeber – auf Knopfdruck exportierbar
Eigene Mitarbeiter und Subunternehmer in einem Dashboard – klar getrennt auswertbar
Keine Kontrollfahrten – der Objektleiter sieht alles in Echtzeit
Fotodokumentation als Zustandsnachweis, Schadensmeldung oder Qualitätsbeweis
Abrechnung je Auftraggeber auf Basis sauberer Daten – ohne wöchentliche Nacharbeit
Mehrsprachig und ohne Schulung nutzbar – für diverse Facility-Management-Teams
Kein IT-Projekt – Einstieg in wenigen Stunden, auch für gewachsene Objektstrukturen
Für welche Facility-Management-Unternehmen ist Jobilino geeignet?
Jobilino eignet sich für alle Facility-Management-Unternehmen, die mehrere Objekte und Gewerke koordinieren und ihre Einsätze objektgenau dokumentieren und abrechnen müssen. Typische Einsatzbereiche sind infrastrukturelles Facility Management (Reinigung, Sicherheit, Winterdienst, Grünflächenpflege, Hausbetreuung) und technisches Facility Management (Wartung, Haustechnik, Störungsbehebung). Besonders sinnvoll für Unternehmen, die für Hausverwaltungen, Immobiliengesellschaften, öffentliche Auftraggeber oder Gewerbeimmobilien-Betreiber arbeiten und regelmäßig Leistungsnachweise je Vertrag und Objekt liefern müssen. Ob zehn verwaltete Objekte oder zweihundert.
Jetzt Zeiterfassung für Facility Management testen – kostenlos
Testen Sie Jobilino kostenlos und erleben Sie, wie einfach Zeiterfassung im Facility Management sein kann. Alle Gewerke, alle Objekte, alle Teams – in einem System, ohne Papier, ab dem ersten Tag.
Häufige Fragen zur Zeiterfassung im Facility Management
Ja. In Jobilino werden Reinigung, Wartung, Haustechnik, Sicherheit, Winterdienst und Grünflächenpflege in einem System erfasst – mit getrennten Leistungsarten, die einzeln auswertbar und abrechenbar sind. Kein separates Tool je Gewerk, keine parallelen Excel-Listen.
Beim Einstempeln wählt der Mitarbeiter das Objekt und die Leistungsart aus – die Zuordnung zum richtigen Auftraggeber und Vertrag erfolgt automatisch. So entstehen saubere Einsatznachweise je Vertrag, ohne dass das Büro Stunden manuell sortieren muss.
Ja. In Jobilino lassen sich vertragliche Leistungsvorgaben mit den tatsächlich erfassten Stunden vergleichen – je Objekt, Auftraggeber oder Leistungsart. So erkennen Sie frühzeitig, welche Verträge im Rahmen liegen und wo Anpassungsbedarf besteht.
Subunternehmer werden in Jobilino im selben System wie eigene Mitarbeiter erfasst, aber klar voneinander getrennt. Im Dashboard und in allen Auswertungen können Sie jederzeit zwischen eigenen und externen Einsätzen unterscheiden – für transparente Rechnungsprüfung und vollständige Dokumentation.
Ja. Alle Einsatznachweise lassen sich nach Auftraggeber, Objekt, Leistungsart oder Zeitraum gefiltert exportieren – als professionelle Dokumentation für Monatsberichte, Vertragsgespräche und Qualitätsaudits. Jeder Auftraggeber erhält genau die Daten, die seinen Vertrag betreffen.
Ja. Saisonale Leistungen wie Winterdienst, Streudienst oder Grünflächenpflege werden in Jobilino als eigene Leistungsarten erfasst. Einsätze können mit Uhrzeit, Objekt und Fotodokumentation belegt werden – als lückenloser Nachweis der erbrachten Leistung, besonders wichtig bei Haftungsfragen im Winterdienst.
Ja. Jobilino erfasst Arbeitszeiten unabhängig von der Tageszeit – auch schichtübergreifend und über Mitternacht hinaus. Sicherheitsrundgänge können per NFC-Tag an Kontrollpunkten dokumentiert werden, sodass ein lückenloser Rundgangnachweis entsteht.
In der Regel innerhalb eines Arbeitstages. Objekte, Auftraggeber, Leistungsarten und Mitarbeiter werden angelegt, NFC-Tags bei Bedarf verteilt – und ab dem nächsten Einsatz erfassen Ihre Teams Zeiten digital. Auch bei gewachsenen Objektstrukturen mit vielen Standorten ist der Einstieg unkompliziert.
