Digitale Zeiterfassung – Arbeitszeiten dort erfassen, wo gearbeitet wird, und im Büro in Echtzeit auswerten

Digitale Zeiterfassung bedeutet: Kein Stundenzettel, kein Excel, kein Nachtragen. Ihre Mitarbeiter stempeln sich per App auf dem Smartphone, per NFC-Tag am Einsatzort oder per Terminal am Eingang ein und aus. Jede Stunde wird automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet. Das Büro sieht in Echtzeit, wer arbeitet. Und am Monatsende sind fertige Berichte für die Lohnverrechnung auf Knopfdruck bereit.

  • 3 Erfassungswege: App, NFC und Terminal – je nach Einsatzort
  • Projektzuordnung, Standortnachweis und Fotodokumentation
  • Offline-fähig, 12 Sprachen, ohne E-Mail nutzbar
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Warum Stundenzettel und Excel keine digitale Zeiterfassung sind

Manche Betriebe glauben, sie hätten eine digitale Zeiterfassung, weil die Stundenzettel in eine Excel-Tabelle übertragen werden. Das ist keine Digitalisierung – das ist Abtippen.

  • Stundenzettel werden handgeschrieben und am Freitag ins Büro gebracht – die Daten sind zwei bis fünf Tage alt, wenn sie im System ankommen
  • Excel-Tabellen werden manuell befüllt – mit Formeln, die bei einem Feiertag nicht funktionieren, und Zellen, die versehentlich überschrieben werden
  • Niemand weiß in Echtzeit, wer gerade arbeitet – die Übersicht entsteht erst am Monatsende, wenn alle Zettel eingesammelt sind
  • Projektstunden werden geschätzt statt exakt zugeordnet – Nachkalkulation und Kundenabrechnung basieren auf Annahmen
  • Bei einer Behördenkontrolle ist ein handgeschriebener Zettel oder eine editierbare Excel-Datei kein verlässlicher Nachweis
  • Internationale Mitarbeiter, die kein Deutsch lesen, füllen Formulare falsch aus oder gar nicht

Was echte digitale Zeiterfassung bedeutet

Digitale Zeiterfassung heißt: Die Daten entstehen dort, wo gearbeitet wird – nicht im Büro.

Bei digitaler Zeiterfassung stempelt sich der Mitarbeiter im Moment der Arbeit ein – per App auf dem Smartphone, per NFC-Tag am Einsatzort oder per Terminal in der Werkstatt. Die Daten werden in Echtzeit gespeichert. Das Büro sieht sofort, wer arbeitet, an welchem Projekt und seit wann. Überstunden und Pausen werden automatisch berechnet. Projektstunden sind beim Einstempeln zugeordnet, nicht am Monatsende geraten. Und die Lohnvorbereitung besteht aus einem Klick auf Export – nicht aus drei Stunden Abtippen. Das ist der Unterschied zwischen einer Excel-Tabelle und einem digitalen System.

Was sich mit digitaler Zeiterfassung in Ihrem Betrieb verändert

Echtzeit statt Rückblick

Sie sehen jederzeit, wer gerade arbeitet, an welchem Projekt und seit wann. Nicht erst am Freitag, wenn die Zettel eintreffen – sondern jetzt, in diesem Moment.

Automatisch statt manuell

Überstunden werden berechnet, Pausen abgezogen, Salden aktualisiert. Keine Excel-Formel, die bei einem Feiertag bricht. Das System rechnet, nicht das Büro.

Zugeordnet statt geraten

Beim Einstempeln wählt der Mitarbeiter das Projekt. Bei NFC-Tags ist die Zuordnung automatisch. Am Ende wissen Sie exakt, wie viele Stunden auf welchen Auftrag entfallen.

Nachweisbar statt behauptet

Jede Buchung hat einen manipulationssicheren Zeitstempel. Korrekturen werden protokolliert. Bei einer Behördenkontrolle: Dashboard öffnen statt Ordner durchsuchen.

Sofort statt in Stunden

Lohnvorbereitung auf Knopfdruck: Monatsübersichten als CSV oder Excel exportieren. Kein Zusammentragen, kein Korrigieren, kein Abtippen.

Für alle statt nur für Deutsche

Die App ist in 12 Sprachen verfügbar. Login per Handynummer statt E-Mail. Kein Mitarbeiter kann sagen: Ich konnte mich nicht anmelden. Ich habe die App nicht verstanden.

So funktioniert digitale Zeiterfassung mit Jobilino

  1. 1

    Erfassungsweg wählen

    App für mobile Teams auf Baustellen und beim Kunden. NFC-Tags für feste Einsatzorte wie Reinigungsobjekte. Terminal für Werkstatt, Lager und Produktion. Oder alle drei kombiniert.

  2. 2

    Mitarbeiter stempeln digital

    Ein Tippen in der App, ein Scan am NFC-Tag oder ein Klick am Terminal. Projekt wählen, Arbeitszeit läuft. Auch offline, auch ohne E-Mail, auch in Serbisch.

  3. 3

    Daten fließen in Echtzeit

    Alle Buchungen sind sofort im Dashboard sichtbar. Wer arbeitet wo? Wie viele Stunden auf Projekt X? Gibt es Überstunden? Das Büro sieht alles, ohne anrufen zu müssen.

  4. 4

    Berichte exportieren

    Monatsübersichten pro Mitarbeiter, Projektauswertungen pro Kunde, Überstundenberichte. Als CSV oder Excel – fertig für Steuerberater und Lohnbüro.

Was digitale Zeiterfassung von Jobilino alles umfasst

Zeiterfassung per App

Stempeln am Smartphone – Start, Pause, Stopp, Projekt wählen. Offline-fähig, in 12 Sprachen, ohne E-Mail-Adresse nutzbar. Funktioniert auf jedem iOS- und Android-Gerät.

Zeiterfassung per NFC

NFC-Tags am Einsatzort beweisen physische Anwesenheit. Smartphone hinhalten – eingestempelt. Ohne GPS, ohne Internet, datenschutzfreundlich. Tags kosten wenige Euro und halten unbegrenzt.

Zeiterfassung per Terminal

Ein Android-Tablet am Eingang der Werkstatt oder Produktionshalle. Mitarbeiter tippt auf seinen Namen – eingestempelt. Kein Smartphone nötig, kein Chip, keine Karte.

Projektzuordnung

Jede Stunde wird beim Stempeln dem Projekt zugeordnet. Bei NFC automatisch. Die Grundlage für Nachkalkulation, Kundenabrechnung und bessere Angebote.

Standortnachweis

NFC beweist physische Anwesenheit am Punkt. GPS optional beim Stempeln. Fotodokumentation als Leistungsnachweis. Für Auftraggeber, Hausverwaltungen und Behörden.

Genehmigungsworkflow

Vorgesetzte prüfen und geben Zeiten frei, bevor sie in die Lohnverrechnung fließen. Korrekturen und Nachträge werden mit Begründung protokolliert.

Urlaubsverwaltung

Mitarbeiter stellen Urlaubsanträge in der App. Vorgesetzte genehmigen per Klick. Resturlaub wird automatisch berechnet. Kein Papierformular, keine Excel-Liste.

12 Sprachen, ohne E-Mail

Deutsch, Englisch, Serbisch, Albanisch, Ungarisch, Türkisch, Slowakisch, Rumänisch, Bulgarisch, Polnisch, Tschechisch und Kroatisch. Login per SMS-Code statt E-Mail.

Digitale Zeiterfassung in der Praxis

App-Stempeluhr

Start, Pause, Stopp mit Projektwahl

NFC am Einsatzort

Smartphone hinhalten – eingestempelt

Dashboard

Echtzeit-Überblick über alle Teams

Passt in Ihren Betrieb

Digitale Zeiterfassung ersetzt Stundenzettel und Excel – nicht Ihre gesamte Infrastruktur.

CSV und Excel Export

Fertige Berichte im Format Ihrer Lohnverrechnung – die letzte Excel-Datei, die Sie nicht selbst erstellen

iOS, Android und Web

App auf jedem Smartphone, Dashboard im Browser auf jedem Gerät

NFC-Tags

Günstige Aufkleber an Einsatzorten – kompatibel mit allen NFC-fähigen Smartphones

DSGVO-konform

Europäische Server, verschlüsselte Daten, GPS nur beim Stempeln, keine permanente Ortung

Digitale Zeiterfassung nach Branche

Jobilino wird in Branchen eingesetzt, in denen Mitarbeiter nicht den ganzen Tag am Schreibtisch sitzen.

Häufige Fragen zur digitalen Zeiterfassung

Digitale Zeiterfassung bedeutet, dass Arbeitszeiten elektronisch erfasst werden – per App, NFC oder Terminal – und in Echtzeit in einem zentralen System gespeichert werden. Im Unterschied zu Stundenzetteln und Excel entstehen die Daten dort, wo gearbeitet wird, nicht im Büro. Projektzuordnung, Pausenberechnung und Überstunden laufen automatisch.

Arbeitgeber sind verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren. Die digitale Erfassung ist nicht vorgeschrieben – aber sie erfüllt die Pflicht zuverlässiger als Papier oder Excel, weil sie zeitnah, manipulationssicher und bei einer Kontrolle sofort abrufbar ist.

App für mobile Teams auf Baustellen und beim Kunden. NFC-Tags für feste Einsatzorte wie Reinigungsobjekte. Terminal für Werkstatt, Lager und Produktion. Die meisten Betriebe kombinieren zwei Methoden – alle Buchungen landen im selben System.

Ja. Die App speichert alle Buchungen lokal und synchronisiert automatisch. NFC-Tags funktionieren ebenfalls offline. Nur das Terminal braucht WLAN. Auf Baustellen, in Kellern und beim Kunden ohne Netz geht kein Eintrag verloren.

Nein. Bei Jobilino reicht eine Handynummer. Das Büro legt den Mitarbeiter an, er bekommt einen SMS-Code und ist in zwei Minuten startklar. Kein Passwort, kein Bestätigungslink, kein IT-Support.

In 12 Sprachen: Deutsch, Englisch, Serbisch, Albanisch, Ungarisch, Türkisch, Slowakisch, Rumänisch, Bulgarisch, Polnisch, Tschechisch und Kroatisch.

In der Regel innerhalb weniger Stunden. Konto anlegen, Mitarbeiter und Projekte einrichten, App verteilen oder NFC-Tags anbringen. Ab dem nächsten Arbeitstag läuft das System. Kein IT-Projekt, keine wochenlange Implementierung.

Jobilino ist ab wenigen Euro pro Mitarbeiter und Monat verfügbar. Alle Kernfunktionen sind enthalten. NFC-Tags kosten einmalig wenige Euro pro Stück. Terminal: ein handelsübliches Tablet ab circa 150 Euro. Kostenlos testen – ohne Vertragsbindung.

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