Projektzeiterfassung

Projektzeiterfassung: Arbeitszeiten direkt beim Stempeln dem Projekt zuordnen. Nachkalkulation, Kundenabrechnung und Lohn auf Basis exakter Daten. Jetzt testen.

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Stunden dort zuordnen, wo sie entstehen

Wenn ein Mitarbeiter auf der Baustelle, beim Kunden oder im Reinigungsobjekt einstempelt, wählt er gleichzeitig das Projekt. Jede Minute wird automatisch dem richtigen Auftrag zugeordnet – nicht zwei Tage später im Büro aus dem Gedächtnis, sondern in dem Moment, in dem die Arbeit beginnt. Das ist der Unterschied zwischen Projektzeiterfassung und nachträglicher Zuordnung.

Projektzuordnung direkt beim Einstempeln
Wechsel zwischen Projekten mit einem Tippen
Jede Minute dem richtigen Auftrag zugeordnet
Keine nachträgliche Zuordnung im Büro nötig

Nachkalkulation auf Basis echter Zahlen

Wie viele Stunden hat Projekt X wirklich gekostet? Lag der Aufwand im Rahmen des Angebots? Welche Aufträge sind profitabel und welche fressen Marge? Ohne saubere Projektzeiterfassung basieren diese Antworten auf Schätzungen. Mit Jobilino basieren sie auf exakten Buchungen – filterbar nach Projekt, Mitarbeiter, Zeitraum und Standort.

Ist-Stunden pro Projekt auf Knopfdruck
Soll-Ist-Vergleich für Angebotskalkulation
Profitabilität pro Auftrag erkennen
Bessere Grundlage für künftige Angebote

Saubere Daten für Kundenabrechnung und Lohn

Die Projektstunden fließen direkt in zwei Richtungen: an den Auftraggeber als Leistungsnachweis für die Abrechnung und an die Lohnverrechnung als Grundlage für die Entlohnung. Kein manuelles Zusammentragen, keine Excel-Formeln, keine Korrekturrunden – die Daten stimmen, weil sie dort entstehen, wo gearbeitet wird.

Stundenberichte pro Kunde für die Abrechnung
Monatsübersichten pro Mitarbeiter für den Lohn
Exporte als CSV oder Excel
Keine manuelle Nacharbeit im Büro

Was passiert, wenn Projektzeiten nur geschätzt werden

In vielen Betrieben werden Arbeitszeiten zwar erfasst – aber nicht projektbezogen. Am Ende des Monats stehen acht Stunden pro Tag auf dem Stundenzettel, aber niemand weiß, wie viele davon auf Kunde A, Baustelle B oder Auftrag C entfallen. Die Folge: Angebote basieren auf Bauchgefühl statt auf Fakten, Nachkalkulationen sind unbrauchbar und die Abrechnung gegenüber Auftraggebern ist nicht belegbar. Projektzeiterfassung löst genau dieses Problem – ab dem ersten Stempel.

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Projekte, Kunden und Aufträge anlegen

Flexible Struktur für jeden Betrieb

Legen Sie Projekte, Kunden, Baustellen oder Aufträge im System an – so detailliert oder so einfach, wie Sie es brauchen. Ein Baubetrieb strukturiert nach Baustellen und Gewerken, ein Reinigungsunternehmen nach Objekten, ein Außendienstbetrieb nach Kunden. Die Struktur passt sich Ihrem Betrieb an, nicht umgekehrt.

Zuordnung beim Einstempeln

Ein Tippen – das Projekt ist gewählt

Beim Arbeitsbeginn wählt der Mitarbeiter das Projekt aus einer Liste in der App. Bei Projektswechsel während des Tages tippt er einmal auf das neue Projekt. Bei NFC-Tags ist das Projekt automatisch zugeordnet – der Mitarbeiter stempelt am Tag und das System weiß, welches Objekt gemeint ist.

Mehrere Projekte pro Tag

Für Mitarbeiter mit wechselnden Einsätzen

Service-Techniker mit drei Kundenterminen, Reinigungskräfte mit vier Objekten, Handwerker auf zwei Baustellen – die App erlaubt beliebig viele Projektswechsel pro Tag. Jeder Abschnitt wird separat dokumentiert: Projekt, Startzeit, Endzeit, Dauer. Am Abend zeigt das System exakt, wie viel Zeit auf welchen Auftrag entfallen ist.

Projektberichte in Echtzeit

Nicht erst am Monatsende – jetzt

Im Dashboard sehen Sie jederzeit den aktuellen Stand jedes Projekts: Wie viele Stunden sind gelaufen? Welche Mitarbeiter haben gebucht? Wie ist die Verteilung über die Woche? Die Berichte aktualisieren sich in Echtzeit – nicht erst, wenn der letzte Stundenzettel im Büro eingetroffen ist.

Fotodokumentation pro Projekt

Bilder als Leistungsnachweis

Mitarbeiter können Fotos direkt in der App hinterlegen – zugeordnet zum aktuellen Projekt. Baufortschritt, Reinigungsergebnis, Schadensmeldung oder Materialdokumentation. Die Fotos sind sofort im System und werden Teil des Projektberichts.

Wofür Betriebe die Projektzeiterfassung nutzen

Die Projektzuordnung ist mehr als eine Zusatzfunktion – sie ist die Grundlage für vier zentrale Geschäftsprozesse.

Nachkalkulation

Ist-Stunden pro Projekt kennen und mit dem Angebot vergleichen. Margenprobleme erkennen, bevor sie zur Gewohnheit werden.

Kundenabrechnung

Belegbare Stundenberichte pro Auftraggeber – als Grundlage für Rechnungen, Leistungsnachweise und Budgetfreigaben.

Angebotskalkulation

Künftige Angebote auf Basis realer Projektstunden kalkulieren – statt auf Erfahrungswerten, die niemand überprüft hat.

Ressourcenplanung

Sehen, welche Mitarbeiter auf welchen Projekten ausgelastet sind – und wo Kapazität für neue Aufträge vorhanden ist.

FAQ

Häufige Fragen zur Projektzeiterfassung

Was ist der Unterschied zwischen Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung?

Arbeitszeiterfassung dokumentiert, wann ein Mitarbeiter gearbeitet hat – Beginn, Ende, Pausen. Projektzeiterfassung ordnet diese Arbeitszeit zusätzlich einem Projekt, Kunden oder Auftrag zu. Jobilino macht beides gleichzeitig: Beim Einstempeln wird die Arbeitszeit erfasst und das Projekt zugeordnet.

Wie ordnen Mitarbeiter ihre Zeit einem Projekt zu?

Beim Einstempeln in der App wählt der Mitarbeiter das Projekt aus einer Liste. Bei NFC-Tags ist das Projekt automatisch zugeordnet – der Tag am Einsatzort ist fest mit einem Projekt verknüpft. Ein Projektswechsel während des Tages funktioniert mit einem Tippen.

Können Mitarbeiter an einem Tag auf mehrere Projekte buchen?

Ja, beliebig viele. Jeder Abschnitt wird separat dokumentiert: Projekt, Startzeit, Endzeit, Dauer. Service-Techniker mit mehreren Kundenterminen, Reinigungskräfte mit mehreren Objekten oder Handwerker auf zwei Baustellen – die App bildet jeden Arbeitstag exakt ab.

Kann ich Projektberichte für einzelne Kunden exportieren?

Ja. Im Dashboard filtern Sie nach Projekt, Kunde oder Auftrag und exportieren die Stundenauswertung als CSV, Excel oder PDF. Der Bericht enthält alle zugeordneten Arbeitsstunden mit Zeitstempel – als Grundlage für Rechnungen und Leistungsnachweise.

Funktioniert die Projektzuordnung auch offline?

Ja. Die App speichert Projektbuchungen lokal auf dem Smartphone. Auch NFC-Tags funktionieren ohne Internet. Alle Daten werden automatisch synchronisiert, sobald wieder Verbindung besteht.

Wie hilft die Projektzeiterfassung bei der Nachkalkulation?

Sie sehen auf Knopfdruck, wie viele Ist-Stunden auf jedes Projekt entfallen sind. Vergleichen Sie das mit Ihrem Angebot oder Budget und erkennen Sie sofort, welche Projekte profitabel sind und wo Aufwand und Erlös nicht zusammenpassen.

Brauche ich ein eigenes Projektmanagement-Tool?

Für die meisten Bau-, Reinigungs- und Außendienstbetriebe nicht. Jobilino deckt die Projektzeiterfassung ab – Stunden pro Projekt, Berichte, Exporte. Wenn Sie zusätzlich Budgetprognosen, Gantt-Charts oder Ressourcenplanung auf Aufgabenebene brauchen, empfiehlt sich ein ergänzendes Projektmanagement-Tool.

Was kostet die Projektzeiterfassung?

Die Projektzeiterfassung ist im Premium-Paket ab 12,99 Euro pro Mitarbeiter und Monat enthalten. Alternativ als Add-on zum Basic-Paket für 2,99 Euro zubuchbar. Es gibt kein separates Projektmodul, das extra bezahlt werden muss. Alle Kernfunktionen sind ab dem ersten Tag verfügbar. Sie können Jobilino kostenlos und unverbindlich testen.