Zeiterfassung Gastronomie – Schichten, Pausen und Zuschläge sauber dokumentiert

In der Gastronomie entscheidet sich am Monatsende, ob die Stunden stimmen – und bei einer Kontrolle, ob sie dokumentiert sind. Zwischen Mittag- und Abendschicht wird getauscht, jemand springt kurzfristig ein, die Pause dauert mal zwanzig und mal vierzig Minuten. Mit Jobilino stempeln Ihre Mitarbeitenden am Tablet im Personaleingang, per NFC-Karte oder in der App: Kommen, Pause, Gehen. Mehr Bedienung ist im laufenden Betrieb nicht nötig – und die Aufzeichnung entsteht während der Schicht statt hinterher aus der Erinnerung.

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DSGVO-konform, Server in der EU
Terminal, NFC-Karte oder App
Pausen und Ruhezeiten dokumentiert

Terminal statt Handy in der Küche

Ein Tablet am Personaleingang genügt: Die Mitarbeitenden melden sich mit einer persönlichen NFC-Karte an. Das funktioniert mit nassen Händen, ohne eigenes Gerät und ohne Passwort.

Pausen, die dokumentiert sind

Beim Ausstempeln wird zwischen Pause und Arbeitsende unterschieden. Die Pausenzeit ergibt sich damit aus den Stempelungen selbst – statt aus einer Schätzung am Monatsende.

Zuschläge getrennt ausgewiesen

Nacht-, Sonn- und Feiertagsstunden werden separat ausgewiesen, nach den Sätzen, die im Vertrag der jeweiligen Person hinterlegt sind. Gerade in der Gastronomie ist das ein wesentlicher Teil der Abrechnung.

Das Problem

Zeiterfassung in der Gastronomie: Warum das Kassensystem keine Arbeitszeitaufzeichnung ist

Die Gastronomie gehört zu den wenigen Branchen mit ausdrücklich verschärfter Aufzeichnungspflicht. In Deutschland zählt das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe zu den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Bereichen: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind nach § 17 MiLoG binnen sieben Tagen aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. In Österreich gilt § 26 AZG, und kaum eine Branche wird von der Finanzpolizei so regelmäßig kontrolliert. Dem steht der Alltag gegenüber: Das Kassensystem zeigt Anmeldungen, nicht Arbeitszeit. Pausen werden geschätzt. Und wer am Freitagabend für wen eingesprungen ist, weiß drei Wochen später niemand mehr genau.

Das Kassensystem zeigt, wer angemeldet war – das ist keine Arbeitszeitaufzeichnung und hält einer Prüfung nicht stand
Pausen werden selten notiert, obwohl gerade sie bei einer Kontrolle geprüft werden
Ausgeholfen wird kurzfristig – wer am Ende welche Schicht übernommen hat, weiß am Monatsende niemand mehr genau
Sonn- und Feiertagsstunden landen im selben Topf wie normale Stunden und müssen händisch herausgerechnet werden
Teilzeitkräfte und Aushilfen wechseln häufig – jede Neuanlage per Zettel kostet wieder Zeit
In der Küche hat niemand ein Diensthandy in der Hand, mit dem sich bequem stempeln ließe

Die Lösung

Die Lösung: Digitale Zeiterfassung für Restaurant, Hotel und Küche

Jobilino ist auf den Schichtbetrieb ausgelegt, nicht auf den Büroalltag. Am Personaleingang steht ein Tablet als Terminal, die Küche nutzt eine NFC-Karte, der Service die App – alle drei Wege schreiben in denselben Datenbestand. Pausen ergeben sich aus den Stempelungen statt aus einer Schätzung, Nacht-, Sonn- und Feiertagsanteile werden getrennt ausgewiesen, und der Schichtplan steht neben der tatsächlich geleisteten Zeit. Wird kurzfristig getauscht, bleibt nachvollziehbar, wer die Schicht übernommen hat. Am Monatsende gehen geprüfte Stunden in die Lohnverrechnung, statt dass jemand einen Stapel Zettel sortiert.

Schichtplan und Ist-Zeit nebeneinander

Der Dienstplan sagt, wer eingeteilt war; die Erfassung sagt, wer tatsächlich da war. Beides bleibt getrennt und lässt sich vergleichen – auch wenn kurzfristig getauscht wurde.

Ruhezeit zwischen Abend- und Frühdienst

Sperrstunde um eins, Frühdienst um acht: Genau hier reißt die vorgeschriebene Ruhezeit, ohne dass es jemand bemerkt. Jobilino kennt die hinterlegten Grenzen und meldet sich per Push, bevor die Einteilung zum Problem wird.

Mehrere Betriebsstätten

Wer in Restaurant und Hotel aushilft, bucht auf den jeweiligen Standort. Die Stunden bleiben pro Betriebsstätte auswertbar, ohne dass jemand zwei Systeme pflegt.

Aushilfen und Saison ohne Papierprozess

Neue Kräfte sind in Minuten angelegt – eine Telefonnummer genügt, eine E-Mail-Adresse braucht niemand. Am Saisonende werden Konten deaktiviert, die Aufzeichnungen bleiben für die Aufbewahrungsfrist erhalten.

Sprache je Mitarbeiter

Die App steht in 21 Sprachen zur Verfügung, jede Person stellt ihre eigene ein. In kaum einer Branche ist das so relevant wie in der Gastronomie.

So funktioniert's

So funktioniert die Zeiterfassung in der Gastronomie mit Jobilino

Standorte und Mitarbeitende anlegen

Restaurant, Küche, Hotel oder Filiale werden als Standorte angelegt, danach die Mitarbeitenden – auch ohne eigene E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer genügt.
Erfassungsweg wählen

Tablet als Terminal am Personaleingang, NFC-Karte für die Küche, App für den Service. Alle Wege schreiben in denselben Datenbestand, Sie entscheiden je Team.
Kommen, Pause, Gehen

Zum Dienstbeginn stempeln, bei der Pause ausstempeln und danach wieder ein, am Ende Arbeitsende wählen. Mehr Bedienung ist im laufenden Betrieb nicht nötig.
Schichttausch und kurzfristige Aushilfe

Springt jemand ein oder wird getauscht, steht das in der Erfassung. Geplante und tatsächliche Zeit bleiben getrennt – die Frage, wer die Samstagabendschicht übernommen hat, beantwortet sich damit von selbst.
Leitung prüft und gibt frei

Vergessenes Ausstempeln nach Dienstschluss, fehlende Pausen und drohende Ruhezeitverletzungen fallen sofort auf. Jede Korrektur bleibt protokolliert, mit altem Wert, Person und Zeitpunkt.
Monatsabschluss und Export

Am Monatsende stehen Stunden, Pausen, Zuschlagsanteile und Überstunden je Person bereit – als Datei für die Lohnverrechnung statt als Stapel Zettel.

Ihre Vorteile

Aufzeichnung entsteht während der Schicht, nicht am Monatsende aus der Erinnerung
Pausen und Ruhezeiten sind dokumentiert – die beiden Punkte, die bei einer Kontrolle zuerst geprüft werden
Sonn-, Feiertags- und Nachtanteile stehen getrennt zur Verfügung
Kurzfristige Schichttausche sind nachvollziehbar, weil geplante und tatsächliche Zeit getrennt bleiben
Neue Aushilfen sind in Minuten angelegt, ohne Papierprozess
Jede Korrektur bleibt protokolliert – mit altem Wert, Person und Zeitpunkt

Für wen

Für welche Gastronomie- und Hotelbetriebe ist Jobilino geeignet?

Jobilino passt zu Betrieben mit Schichtbetrieb und wechselnder Besetzung: Restaurants, Cafés und Bars, Hotels und Pensionen, Catering und Eventgastronomie, Betriebs- und Personalkantinen, Systemgastronomie mit mehreren Filialen sowie Bäckereien und Konditoreien mit angeschlossenem Café. Vom Familienbetrieb mit acht Personen bis zum Haus mit mehreren Betriebsstätten in Österreich und Deutschland. Besonders sinnvoll, wenn Mittag- und Abenddienst getrennt laufen, viele Teilzeit- und Saisonkräfte beschäftigt sind und Pausen und Zuschläge belegbar sein müssen.

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Häufige Fragen zur Zeiterfassung in der Gastronomie

Ist Zeiterfassung in der Gastronomie Pflicht?

Ja, und strenger als in den meisten Branchen. In Deutschland gehört das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe zu den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Bereichen: Nach § 17 MiLoG sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens binnen sieben Tagen aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. In Österreich gilt § 26 AZG. Dazu kommt die EU-weite Vorgabe aus dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs C-55/18, die Arbeitszeitaufzeichnungen objektiv und verlässlich verlangt.

Reicht unser Kassensystem als Arbeitszeitnachweis?

In der Regel nicht. Ein Kassensystem protokolliert, wer wann angemeldet war, um Bonierungen zuzuordnen – das ist etwas anderes als Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit samt Pausen. Wer erst um 17 Uhr die erste Bestellung bucht, aber um 16 Uhr zur Vorbereitung da war, taucht in der Kasse mit einer falschen Zeit auf. Bei einer Kontrolle ist genau das die Lücke.

Wie werden Pausen dokumentiert?

Über die Stempelung selbst: Beim Ausstempeln wird zwischen Pause und Arbeitsende unterschieden, beim Zurückkommen wieder eingestempelt. Die Pausenzeit ergibt sich damit aus den tatsächlichen Buchungen und nicht aus einem Pauschalabzug am Monatsende. Pausen sind neben den Ruhezeiten der Punkt, der bei einer Kontrolle zuerst geprüft wird.

Wie stempeln Küchenkräfte ohne Diensthandy?

Über ein Tablet als Terminal am Personaleingang und eine persönliche NFC-Karte. Karte an das Gerät halten, fertig – kein Passwort, kein eigenes Handy, funktioniert auch mit nassen Händen. Service und Leitung können parallel die App nutzen; beide Wege schreiben in denselben Datenbestand.

Was ist mit der Ruhezeit zwischen Abend- und Frühdienst?

Das ist der Klassiker: Sperrstunde um eins, Frühdienst um acht – die vorgeschriebene Ruhezeit reißt, ohne dass es beim Planen auffällt. Jobilino kennt die hinterlegten Werte für Pause, Höchstarbeitszeit und Ruhezeit und meldet sich per Push, bevor eine Grenze erreicht wird. So fällt die Einteilung auf, solange sie sich noch ändern lässt.

Werden Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge getrennt ausgewiesen?

Ja. Die Anteile werden separat ausgewiesen, nach den Sätzen, die im Vertrag der jeweiligen Person hinterlegt sind. Damit muss niemand am Monatsende Stunden von Hand herausrechnen – in einer Branche, in der Zuschläge einen erheblichen Teil der Abrechnung ausmachen, spart das jeden Monat Zeit und Diskussionen.

Funktioniert das für Aushilfen und Saisonkräfte?

Ja, und das ist einer der Hauptgründe für den Umstieg. Eine neue Kraft ist in Minuten angelegt, eine Telefonnummer genügt – eine E-Mail-Adresse braucht niemand. Am Saisonende deaktivieren Sie das Konto, die Aufzeichnungen bleiben für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erhalten.

Wie schnell ist ein Gastronomiebetrieb einsatzbereit?

Rechnen Sie mit etwa einer halben Stunde: Standorte und Mitarbeitende anlegen, Tablet aufstellen, NFC-Karten verteilen. Geschult werden muss niemand – Karte dranhalten reicht. Sinnvoll ist ein Start mit einer Schicht in der ersten Woche, bevor der ganze Betrieb umgestellt wird.