Disposition: Mitarbeiter und Fahrzeuge in einer Oberfläche einplanen
Ziehen Sie freie Mitarbeiter auf das passende Fahrzeug – Jobilino prüft dabei Qualifikationen, Sitzplätze und Verfügbarkeit. Wer die nötige Berechtigung nicht hat, kann gar nicht erst als Fahrer eingeteilt werden.
- Ein Board je Kunde und Tag, per Drag-and-drop bedient
- Genau ein Fahrer je Fahrzeug – technisch erzwungen
- Beim Abschließen wird jeder Eingeteilte benachrichtigt
Die Dispositionsoberfläche ist ein Tages-Board: Für einen Kunden und ein Datum stellen Sie zusammen, wer mit welchem Fahrzeug fährt. Weil Disposition und Schichtplanung auf denselben Einsätzen arbeiten, taucht jede Einteilung automatisch auch in der Wochen- und Monatsplanung auf – es gibt keine zweite Planungswelt, die gepflegt werden müsste.
Warum Einsatzplanung mit Fahrzeugen so aufwendig ist
Sobald Mitarbeiter nicht allein anreisen, sondern Fahrzeuge und Fahrgemeinschaften ins Spiel kommen, reicht ein Schichtplan nicht mehr:
- Wer heute frei ist, steht in einer Liste, wer Urlaub hat in einer anderen, und wer krank ist erfährt man morgens am Telefon
- Ein Fahrzeug wird doppelt verplant, weil zwei Personen gleichzeitig disponieren
- Am Einsatztag stellt sich heraus, dass der eingeteilte Fahrer die nötige Berechtigung gar nicht hat
- Mehr Leute als Sitzplätze – gemerkt wird das erst auf dem Parkplatz
- Die Einteilung wird per WhatsApp verschickt; wer nicht antwortet, hat sie vielleicht gesehen
- Ändert sich am Vorabend etwas, weiß niemand, wer die alte und wer die neue Fassung kennt
So funktioniert die Dispositionsoberfläche
Ein Board pro Kunde und Tag, links die freien Ressourcen, rechts die Fahrzeuge – und im Hintergrund die Regeln, die verhindern, dass falsch geplant wird.
Sie wählen Kunde und Datum und sehen zwei Pools: die an diesem Tag freien Mitarbeiter und die freien Fahrzeuge. Der Mitarbeiter-Pool rechnet automatisch heraus, wer bereits anderweitig eingeplant ist, wer genehmigten Urlaub hat oder krankgemeldet ist und wer fest verplant arbeitet. Sie disponieren also nur mit Leuten, die tatsächlich verfügbar sind.
Per Drag-and-drop weisen Sie Mitarbeiter einem Fahrzeug zu. Jedes Fahrzeug hat eine Sitzplatzzahl, die Auslastung ist jederzeit sichtbar, und beim Abschließen des Plans wird die Kapazität geprüft. Pro Fahrzeug und Plan gibt es genau einen Fahrer – technisch erzwungen, nicht nur als Konvention.
Der entscheidende Teil sind die Qualifikationen. Mitarbeiter besitzen Qualifikationen, und sowohl Fahrzeuge als auch Kunden können welche verlangen. Fehlt einem Mitarbeiter eine vom Fahrzeug geforderte Qualifikation, lässt sich der Fahrer-Schalter nicht umlegen – mit Angabe des Grundes. Passende Qualifikationen werden als Treffer markiert, fehlende ebenso deutlich ausgewiesen. Zusätzlich lassen sich einzelne Mitarbeiter für bestimmte Kunden ausschließen.
Ein Tagesplan ist zunächst ein Entwurf und wird dann abgeschlossen. Wird ein bereits abgeschlossener Plan erneut geändert, erkennt das System das als Aktualisierung. Neue Tagespläne werden aus dem zuletzt abgeschlossenen Plan desselben Kunden vorbefüllt – wiederkehrende Touren sind damit in Sekunden statt in Minuten geplant.
Was die Disposition im Alltag bringt
Nur mit wirklich freien Leuten planen
Der Pool rechnet Urlaub, Krankmeldung, fixe Arbeitszeiten und bereits bestehende Einteilungen heraus. Wer anderweitig verplant ist, erscheint ausgegraut mit Angabe, wo und warum – statt gar nicht, damit Sie im Zweifel umdisponieren können.
Fehler werden verhindert, nicht protokolliert
Sitzplatzzahl, ein Fahrer je Fahrzeug, fehlende Fahrerberechtigung, ausgeschlossene Mitarbeiter: Diese Punkte werden beim Planen und beim Abschließen geprüft. Ein Plan, der nicht aufgeht, lässt sich nicht abschließen.
Jeder weiß, was ihn erwartet
Mit dem Abschluss bekommt jeder Eingeteilte genau eine Benachrichtigung – Kunde, Datum, Beginn, Fahrzeug und Fahrer. Der Fahrer bekommt stattdessen seine Fahrerinformation mit der Liste der Mitfahrer.
Änderungen sind als Änderung erkennbar
Wird ein abgeschlossener Plan noch einmal geändert, verschickt das System keine identische Nachricht noch einmal, sondern zeigt jedem Empfänger, was sich gegenüber seiner letzten Fassung geändert hat.
Wiederkehrende Touren in Sekunden
Ein neuer Tagesplan wird aus dem zuletzt abgeschlossenen Plan desselben Kunden vorbefüllt. Wer heute nicht kann, fällt dabei automatisch heraus – Sie korrigieren nur die Abweichungen.
Der Vorarbeiter sieht den Stand
Am Einsatztag zeigt eine Karte im Dashboard, wer bereits gestempelt hat und wer noch fehlt – automatisch aktualisiert. Ein Vorarbeiter sieht dabei sein Team, nicht das ganze Unternehmen.
In fünf Schritten zum fertigen Tagesplan
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Kunde und Tag wählen
Das Board öffnet standardmäßig den morgigen Tag – die Planung findet in der Praxis am Vortag statt. Über die Adresszeile lässt sich jedes Board direkt teilen.
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Tagesplanung starten
Beim Start wird der zuletzt abgeschlossene Plan desselben Kunden übernommen, soweit die Leute und Fahrzeuge heute verfügbar sind. Ist noch nichts vorhanden, beginnen Sie mit leeren Fahrzeugen.
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Mitarbeiter auf Fahrzeuge ziehen
Aus dem Pool der freien Mitarbeiter per Drag-and-drop auf ein Fahrzeug. Die Auslastung je Fahrzeug ist sichtbar, ebenso welche Qualifikationen jemand mitbringt und welche fehlen.
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Fahrer festlegen
Je Fahrzeug wird genau ein Fahrer bestimmt. Wer die vom Fahrzeug geforderte Berechtigung nicht besitzt, lässt sich nicht als Fahrer setzen – mit Angabe des fehlenden Nachweises. Ist ein Stammfahrer hinterlegt, wird er automatisch vorgeschlagen.
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Plan abschließen
Beim Abschließen prüft das System Kapazität, Fahrer und Crew-Zusammensetzung. Erst danach gehen die Benachrichtigungen raus – ein Entwurf verschickt nichts.
Funktionen im Überblick
Zwei Pools statt Suchen
Links die heute freien Mitarbeiter, daneben die freien Fahrzeuge. Belegte Personen erscheinen ausgegraut samt Grund – anderer Kunde, Urlaub oder Krankmeldung.
Drag-and-drop
Mitarbeiter auf ein Fahrzeug ziehen, zwischen Fahrzeugen verschieben, in den Pool zurückziehen. Auch die Gruppe Ohne Fahrzeug ist möglich, wenn jemand selbst anreist.
Ein Fahrer je Fahrzeug
Die Regel ist in der Datenbank verankert, nicht nur in der Oberfläche. Wird ein neuer Fahrer gesetzt, verliert der bisherige seine Rolle automatisch.
Qualifikationen an Fahrzeug und Kunde
Ein Fahrzeug kann verlangen, dass mindestens eine bestimmte Anzahl der Besatzung eine Qualifikation besitzt – und dass der Fahrer sie persönlich hat. Kunden können ebenfalls Anforderungen stellen.
Kundenausschlüsse
Einzelne Mitarbeiter lassen sich für bestimmte Kunden sperren. Sie erscheinen dann gar nicht erst als planbar, statt beim Abschluss abgewiesen zu werden.
Zustellbericht
Nach dem Abschließen sehen Sie, wen die Benachrichtigung erreicht hat und wen nicht. Meldet sich jemand später an, verschwindet er von selbst aus der Liste.
Export als PDF, Excel oder CSV
Der fertige Tagesplan lässt sich ausgeben – für den Aushang, für den Auftraggeber oder fürs Archiv. Fahrerzeilen sind darin hervorgehoben.
Entwürfe räumen sich auf
Nicht abgeschlossene Entwürfe werden gelöscht, sobald ihr Planungstag mehr als sieben Tage zurückliegt. Abgeschlossene Pläne bleiben unberührt.
So sieht die Disposition aus
Zwei Ansichten erklären mehr als eine Beschreibung: das Board selbst – und die Regel, die verhindert, dass jemand ohne den nötigen Nachweis ans Steuer kommt.
Ein Board je Kunde und Tag
Links stehen die Mitarbeiter, die an diesem Tag tatsächlich frei sind; wer Urlaub hat oder krankgemeldet ist, erscheint ausgegraut samt Grund. Rechts die Fahrzeuge mit ihrer Besatzung, der Sitzplatzzähler und genau ein markierter Fahrer je Fahrzeug. Mitarbeiter werden per Drag-and-drop auf ein Fahrzeug gezogen, zwischen Fahrzeugen verschoben oder in den Pool zurückgelegt.
Die Fahrerprüfung
Ein Fahrzeug kann einen Nachweis verlangen – etwa eine bestimmte Führerscheinklasse. Wer ihn nicht besitzt, lässt sich gar nicht erst als Fahrer setzen, und die Oberfläche nennt den fehlenden Nachweis beim Namen. Das ist der Unterschied zwischen einer Warnung, die man wegklickt, und einer Regel, die greift: Der Fehler fällt beim Planen auf, nicht am Einsatztag auf dem Parkplatz.
Verzahnt mit dem, was Sie schon nutzen
Die Disposition ist keine Insel, sondern eine weitere Sicht auf dieselben Daten:
Schichtplanung
Ein disponierter Einsatz ist derselbe Einsatz wie in der Wochenplanung. Es entsteht keine zweite Planungswelt, die parallel gepflegt werden müsste.
Zeiterfassung
Am Einsatztag stempeln die Eingeteilten wie gewohnt. Der Live-Status vergleicht Plan und Stempelung und zeigt, wer bereits angefangen hat.
Fahrzeuge
Die Fahrzeuge sind dieselben, die auch im Fahrtenbuch geführt werden. Sitzplätze, Kennzeichen und Stammfahrer stehen nur an einer Stelle.
Qualifikationen
Dieselben Nachweise, die in der Qualifikationsmatrix geführt werden, steuern hier die Fahrereignung. Läuft ein Nachweis ab, wirkt sich das unmittelbar auf die Planbarkeit aus.
Benachrichtigungen
Zustellung läuft über dieselben Kanäle wie alle anderen Meldungen – im System und als Push auf das Telefon.
Typische Einsatzbereiche
Überall dort, wo Teams gemeinsam zu wechselnden Einsätzen fahren, ersetzt die Disposition Zettel und Excel.
Häufige Fragen zur Disposition
Plane ich in der Disposition tageweise oder auch monatlich?
Wie verhindert Jobilino, dass jemand ohne Qualifikation fährt?
Welche Qualifikationen kann ich hinterlegen?
Woher weiß das System, welche Mitarbeiter frei sind?
Kann ein Fahrzeug überbucht werden?
Kann ich bestimmte Mitarbeiter bei bestimmten Kunden ausschließen?
Muss ich wiederkehrende Touren jeden Tag neu zusammenstellen?
Was bedeutet Entwurf und abgeschlossen?
Ersetzt die Disposition die Schichtplanung?
Ist die Disposition automatisch enthalten?
Disposition live ansehen
Das Dispositionsmodul wird für Ihren Betrieb freigeschaltet. In einer kurzen Demo zeigen wir Ihnen ein echtes Tages-Board – mit Fahrzeugen, Pools und der Qualifikationsprüfung für Fahrer.
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