Zeiterfassung Klima / Heizung – Arbeitszeiten digital erfassen

Im Sommer Klimaanlagen, im Winter Heizungen, das ganze Jahr Wartungsverträge: Klima- und Heizungsbetriebe arbeiten in Zyklen. Jobilino erfasst Arbeitszeiten je Anlage, erinnert an fällige Wartungen und meldet, bevor ein Sachkundenachweis abläuft.

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  • Stunden je Anlage
  • Wartungserinnerungen
  • Nachweise mit Ablaufdatum

Jede Anlage ein eigenes Objekt

Ein Kunde mit fünf Splitgeräten bekommt fünf Objekte. Der Techniker stempelt auf das Gerät, an dem er arbeitet – damit ist die Wartungshistorie je Anlage nachvollziehbar und nicht nur je Kunde.

Wartungsintervalle, die sich melden

Erinnerungen lassen sich wöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich hinterlegen – auf Wunsch mehrere Tage vor dem Termin. Benachrichtigt werden die Personen, die Sie festlegen, nicht nur eine.

Sachkundenachweise mit Ablaufdatum

Kältemittel-Sachkunde, Unterweisungen und Schulungen werden mit Gültigkeit geführt. Jobilino erinnert 42 und 14 Tage vor Ablauf und am Stichtag. Wer nicht mehr qualifiziert ist, fällt in der Matrix sofort auf.

Das Problem

Herausforderungen bei der Zeiterfassung für Klima- und Heizungsfirmen

Klima- und Heizungsbetriebe haben zwei Saisonspitzen und dazwischen die Wartung, die das Jahr trägt. Diese Wartungen sind vertraglich zugesagt und terminlich gebunden – wer sie übersieht, verliert nicht nur Umsatz, sondern auch den Vertrag. Gleichzeitig dürfen an Kältemittelanlagen nur Mitarbeiter mit gültigem Sachkundenachweis arbeiten. Beides hängt in vielen Betrieben an einer Excel-Liste, die eine einzelne Person pflegt.

  • Wartungstermine aus Verträgen stehen in einer Excel-Liste, die nur eine Person kennt
  • In der Saisonspitze wird improvisiert – wer wann an welcher Anlage war, ist danach nicht mehr rekonstruierbar
  • Sachkundenachweise laufen ab, ohne dass es jemandem rechtzeitig auffällt
  • Stunden für Wartung, Störung und Neuinstallation landen in einem Topf und lassen sich nicht getrennt auswerten
  • Der Nachweis gegenüber dem Kunden, dass die Wartung durchgeführt wurde, besteht aus einem handschriftlichen Vermerk
  • Bei mehreren Anlagen desselben Kunden ist unklar, welche Stunden zu welcher Anlage gehören

Die Lösung

Die Lösung: Digitale Zeiterfassung für Klima- und Heizungsfirmen

Jobilino führt jede betreute Anlage als eigenes Objekt. Der Techniker stempelt beim Kunden auf die konkrete Anlage – per App oder über einen NFC-Tag am Gerät. Wiederkehrende Wartungen hinterlegen Sie einmal mit Intervall und Vorlauf; das System erinnert die zuständigen Personen von selbst. Und Sachkundenachweise werden mit Gültigkeitsdatum geführt, sodass ein Ablauf sechs Wochen vorher auffällt statt am Einsatztag.

Wartung, Störung und Neubau getrennt

Über Zeitarten lässt sich unterscheiden, wofür gearbeitet wurde. Am Jahresende sehen Sie, wie viele Stunden das Wartungsgeschäft tatsächlich gebunden hat – die Grundlage für die nächste Preisrunde.

Nachweis für den Kunden

Zeitpunkt, Dauer, Techniker und Fotos ergeben je Anlage einen Bericht, den Sie als PDF oder Tabelle weitergeben. Das ersetzt den handschriftlichen Vermerk im Anlagenbuch.

Saisonspitzen planbar machen

Wer wann wo im Einsatz war, steht in der Auswertung. Damit lässt sich die nächste Saison anhand echter Zahlen planen statt anhand der Erinnerung an das letzte Jahr.

So funktioniert's

So funktioniert die Zeiterfassung für Klima & Heizung

  1. Kunden und Anlagen anlegen

    Jede betreute Anlage wird ein Objekt – bei mehreren Geräten desselben Kunden entsprechend mehrere. So bleibt später trennbar, welche Stunden zu welchem Gerät gehören.

  2. Wartungserinnerungen hinterlegen

    Pro Anlage legen Sie Intervall und Vorlauf fest und wählen, wer benachrichtigt wird. Ab dann meldet sich der Termin von selbst, unabhängig davon, wer gerade im Büro sitzt.

  3. Qualifikationen eintragen

    Sachkundenachweise und Schulungen werden mit Gültigkeitsdatum erfasst. Die Matrix zeigt für das ganze Team, was gültig ist, was demnächst abläuft und was fehlt.

  4. Vor Ort stempeln

    Der Techniker wählt die Anlage oder berührt den NFC-Tag am Gerät, arbeitet und stempelt aus. Fotos zum Eintrag halten den Zustand vor und nach der Wartung fest.

  5. Auswerten und abrechnen

    Stunden je Anlage, je Kunde und je Leistungsart stehen im Monatsabschluss. Der Export geht an die Lohnverrechnung, der Anlagenbericht an den Kunden.

Ihre Vorteile

  • Wartungstermine hängen nicht mehr an einer Excel-Liste und einer Person
  • Ablaufende Sachkundenachweise fallen sechs Wochen vorher auf, nicht am Einsatztag
  • Stunden je einzelner Anlage statt nur je Kunde
  • Wartung, Störung und Neuinstallation getrennt auswertbar
  • Wartungsnachweis für den Kunden als PDF statt handschriftlicher Vermerk
  • Saisonplanung anhand echter Stunden aus dem Vorjahr

Für wen

Für welche Klima- und Heizungsfirmen ist Jobilino geeignet?

Jobilino wird von Kälte- und Klimatechnikbetrieben, Heizungsbauern und Betrieben für Gebäudetechnik eingesetzt, die Anlagen dauerhaft betreuen. Typisch ist ein Bestand aus Wartungsverträgen mit festen Intervallen, dazu Störungseinsätze und saisonale Neuinstallationen. Besonders sinnvoll ist es für Betriebe, die mehrere Anlagen pro Kunde betreuen, Wartungen vertraglich zugesagt haben und Mitarbeiter beschäftigen, deren Sachkundenachweise regelmäßig erneuert werden müssen. Ob Sie zusätzlich Material, Werkzeug oder Fahrten führen, entscheiden Sie über die entsprechenden Module.

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  • Keine Setup-Gebühr
  • monatlich kündbar
  • DSGVO-konform

Häufige Fragen zur Zeiterfassung für Klima & Heizung

Ist die Zeiterfassung DSGVO-konform?
Ja. Jobilino wird in Österreich entwickelt und die Daten liegen auf Servern in der EU. Wer welche Zeiten und Personendaten sehen darf, wird über Benutzergruppen geregelt – ein Vorarbeiter sieht sein Team, nicht das ganze Unternehmen. Änderungen an Zeiteinträgen werden protokolliert, sodass nachvollziehbar bleibt, wer wann was geändert hat. Standortdaten werden nur erfasst, wenn Sie das für die jeweilige Zeitart aktivieren, und nur im Moment des Stempelns – es gibt keine laufende Ortung.

Kann ich die Wartungshistorie einer einzelnen Klimaanlage nachvollziehen?
Ja, wenn Sie jede Anlage als eigenes Objekt anlegen. Der Techniker stempelt dann nicht nur auf den Kunden, sondern auf das konkrete Gerät. Damit lässt sich für jede Anlage zeigen, wann sie zuletzt gewartet wurde, wie lange das gedauert hat und wer vor Ort war – auch wenn beim selben Kunden fünf Geräte hängen.

Wie werde ich rechtzeitig gewarnt, bevor ein Kältemittel-Sachkundenachweis abläuft?
Qualifikationen werden mit Gültigkeitsdatum hinterlegt. Jobilino erinnert automatisch 42 und 14 Tage vor dem Ablauf sowie am Stichtag – den betroffenen Mitarbeiter und die zuständigen Personen. In der Qualifikationsmatrix sehen Sie das ganze Team auf einen Blick: gültig, läuft demnächst ab, abgelaufen oder nicht vorhanden. Die fachliche Bewertung, welcher Nachweis für welche Tätigkeit nötig ist, bleibt bei Ihnen – Jobilino führt die Fristen.

Kann ich Wartungsstunden getrennt von Störungs- und Neubaustunden auswerten?
Ja, über unterschiedliche Zeitarten. Der Techniker wählt beim Stempeln, wofür er arbeitet. Am Jahresende sehen Sie, wie viele Stunden tatsächlich ins Wartungsgeschäft geflossen sind, statt zu schätzen – die belastbarste Grundlage für die nächste Anpassung der Wartungspauschalen.

Wie oft kann eine Wartungserinnerung wiederkehren?
Wöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich. Zusätzlich legen Sie fest, wie viele Tage vor dem Termin erinnert wird, und wer die Benachrichtigung bekommt – das können mehrere Personen oder ein ganzes Team sein, nicht nur eine.

Was bekommt der Kunde als Nachweis für die durchgeführte Wartung?
Aus den erfassten Zeiten lässt sich je Anlage ein Bericht erzeugen: Datum, Dauer, ausführender Techniker und die Fotos, die am Eintrag hängen. Sie geben ihn als PDF oder Tabelle weiter. Das ersetzt den handschriftlichen Vermerk im Anlagenbuch durch etwas, das sich auch Monate später nachvollziehen lässt.

Hilft die Zeiterfassung bei der Planung der nächsten Saison?
Ja, weil Sie erstmals echte Zahlen haben. Sie sehen, wie viele Stunden die Klimasaison im Vorjahr gebunden hat, wie lange eine Wartung im Schnitt dauert und an welchen Wochen die Spitze lag. Das ist eine andere Planungsgrundlage als die Erinnerung daran, dass es letzten Sommer stressig war.

Funktioniert das auch, wenn Anlagen im Keller oder auf dem Dach ohne Empfang stehen?
Ja. Die App speichert die Stempelung auf dem Gerät und trägt sie nach, sobald wieder Verbindung besteht – mit dem tatsächlichen Zeitpunkt des Stempelns. Technikräume und Flachdächer sind damit kein Hindernis; nachgetragen werden Stempelungen bis zu 72 Stunden rückwirkend.

Ist der Aufwand für einen kleinen Betrieb mit fünf Technikern gerechtfertigt?
Der Einrichtungsaufwand hängt vor allem an der Zahl der Anlagen, nicht an der Zahl der Mitarbeiter. Kunden und Anlagen lassen sich importieren, danach ist der laufende Aufwand das Stempeln selbst. Gerade kleine Betriebe profitieren davon, dass Wartungstermine und ablaufende Nachweise nicht mehr an einer einzelnen Person hängen, die auch einmal im Urlaub ist.

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