Zeiterfassung für Reinigungskräfte – objektgenau, per App, lückenlos dokumentiert

Ihre Reinigungskräfte arbeiten in vielen verschiedenen Objekten, oft früh am Morgen oder spät am Abend. Mit der Zeiterfassung per App stempeln sie direkt vor Ort – in ihrer eigenen Sprache, mit zwei Tipps. So erfüllen Sie die Aufzeichnungspflichten, die in der Gebäudereinigung besonders streng sind – ohne Stundenzettel und ohne handschriftliche Listen.

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Das Problem

Warum die Zeiterfassung bei Reinigungskräften so oft scheitert

Die Reinigung ist die Branche mit den schwierigsten Bedingungen für eine genaue Arbeitszeitaufzeichnung: viele kurze Einsätze, viele Objekte, Teilzeit- und geringfügige Beschäftigung, hohe Fluktuation und Teams, die selten eine gemeinsame Sprache sprechen. Genau deshalb hält eine Papierlösung dem Alltag nicht stand.

Die Lösung

Zeiterfassungs-App für die Reinigung: zwei Tipps, und die Zeit ist erfasst

Die Zeiterfassungs-App ist für die Reinigungsbranche gebaut, nicht für den Büroschreibtisch. Die Reinigungskraft öffnet die App am eigenen Smartphone, wählt das Objekt und stempelt ein – oder hält das Handy an einen NFC-Tag im Objekt. Der Einsatz ist sofort erfasst, dem richtigen Objekt zugeordnet und im Büro sofort sichtbar. Kein Papier, keine Listen, keine Nachfragen.

Für wen

Arbeitszeitaufzeichnung für Reinigungskräfte: Was Betriebe dokumentieren müssen

Für die Reinigungsbranche gelten strengere Aufzeichnungspflichten als für viele andere Branchen. Nach den geltenden Arbeitszeit- und Mindestlohnvorschriften müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters zeitnah aufzeichnen und diese Aufzeichnungen für eine Mindestdauer aufbewahren – und Kontrollen durch die zuständigen Behörden können jederzeit stattfinden. Über die branchenspezifischen Regeln hinaus haben wegweisende Urteile auf europäischer und nationaler Ebene bestätigt, dass alle Arbeitgeber ein verlässliches System zur Erfassung der Arbeitszeit einrichten müssen. In der Praxis bedeutet das: Die Aufzeichnungen für Reinigungskräfte müssen täglich, ohne Verzögerung und nachvollziehbar entstehen – genau das leistet die Zeiterfassung per App, weil die Buchung im Moment des Einsatzes erfolgt und nicht Wochen später rekonstruiert wird.

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Häufige Fragen

Besteht für Reinigungskräfte eine Pflicht zur Zeiterfassung?
Ja, und im Gebäudereinigungsgewerbe sogar in verschärfter Form. Die Gebäudereinigung ist in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gelistet; daraus folgt nach § 17 Mindestlohngesetz die Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Unabhängig davon hat das Bundesarbeitsgericht 2022 im Anschluss an das EuGH-Urteil von 2019 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen müssen. In Österreich regelt § 26 Arbeitszeitgesetz die laufenden Aufzeichnungen.

Wie schnell müssen die Arbeitszeiten aufgezeichnet werden?
Nach § 17 Mindestlohngesetz spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Genau daran scheitern Stundenzettel häufig: Werden sie erst am Monatsende ausgefüllt, ist die Frist bereits abgelaufen. Bei einer App entsteht der Eintrag im Moment des Einsatzes und ist damit automatisch zeitnah.

Wer kontrolliert die Aufzeichnungen in der Reinigungsbranche?
Zuständig ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls. Da die Gebäudereinigung zu den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen zählt, gilt dort zusätzlich die Mitführungspflicht des Personalausweises für die Beschäftigten. Vollständige und zeitnahe Aufzeichnungen sind deshalb in dieser Branche besonders wichtig.

Gilt die Aufzeichnungspflicht auch für Minijobs in der Reinigung?
Ja. Gerade bei geringfügig Beschäftigten ist die Dokumentation der Arbeitszeit vorgeschrieben, und in der Reinigung sind Minijobs weit verbreitet. Da die Aufzeichnungspflicht hier unabhängig vom Umfang der Beschäftigung greift, ist eine einheitliche digitale Erfassung für alle Kräfte in der Praxis der einfachere Weg.

Wie funktioniert die Zeiterfassung per App für eine Reinigungskraft konkret?
Die Reinigungskraft öffnet die App auf dem eigenen Smartphone, wählt das Objekt und stempelt ein; beim Verlassen stempelt sie aus. Alternativ hält sie das Telefon an einen NFC-Tag, der im Objekt angebracht ist – dann genügt eine Berührung, ohne dass etwas ausgewählt werden muss. Der Einsatz wird automatisch dem richtigen Objekt zugeordnet und ist im Büro sofort sichtbar.

Funktioniert das auch, wenn Reinigungskräfte kaum Deutsch sprechen?
Ja, und das ist in dieser Branche oft entscheidend. Die Mitarbeiter-App ist in 28 Sprachen verfügbar, und die Sprache hängt an der einzelnen Person, nicht am Unternehmen. Eine polnische, rumänische oder ukrainische Reinigungskraft bedient die App in ihrer Muttersprache, während Auswertung und Export im Büro auf Deutsch bleiben.

Brauchen Reinigungskräfte ein Firmenhandy?
Nein. Die App läuft auf dem privaten Smartphone unter Android und iPhone. Wo das nicht gewünscht oder nicht praktikabel ist, lässt sich stattdessen mit NFC-Tags im Objekt oder einem stationären Terminal arbeiten – die Erfassung hängt also nicht davon ab, dass jede Kraft ein Diensthandy bekommt.

Lassen sich Stunden mehreren Objekten am selben Tag zuordnen?
Ja. Jeder Einsatz wird einem Objekt zugeordnet, und ein Objektwechsel ist mit einem Tipp erledigt. Reinigt eine Kraft morgens eine Arztpraxis und abends ein Bürogebäude, entstehen zwei sauber getrennte Buchungen – die Grundlage für objektgenaue Abrechnung und Nachkalkulation.

Kann ich Auftraggebern nachweisen, dass gereinigt wurde?
Ja. Neben Beginn, Ende und Dauer lassen sich Einsätze auf Wunsch mit einem Standortnachweis und mit Fotos dokumentieren. Bei einer Reklamation können Sie damit belegen, wer wann wie lange im Objekt war, statt sich auf Erinnerungen und handschriftliche Kontrollbücher stützen zu müssen.

Wie aufwendig ist die Einführung im Reinigungsbetrieb?
Objekte und Mitarbeiter anlegen, Sprache je Person setzen, App verteilen – das ist in wenigen Minuten erledigt. Weil die Bedienung auf zwei Fingertipps hinausläuft und in der jeweiligen Muttersprache erfolgt, entfällt eine Schulung praktisch vollständig. Das ist gerade bei der hohen Fluktuation in der Reinigung ein wesentlicher Punkt.

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