Zeiterfassung Wien – Arbeitszeiten erfassen, wo Ihr Team wirklich arbeitet

Jobilino ist die digitale Zeiterfassung für Wiener Betriebe mit mobilen Teams. Ihre Leute stempeln per App, NFC-Chip oder Terminal direkt im Objekt, auf der Baustelle oder beim Kunden – die Stunden liegen sekundengenau im Büro. Erfüllt die Aufzeichnungspflicht nach § 26 AZG, DSGVO-konform, in Tagen eingeführt.

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  • Erfüllt § 26 AZG – prüfsicher gegenüber dem Arbeitsinspektorat
  • Entwickelt und betreut in Österreich – Support auf Deutsch
  • DSGVO-konform, Daten auf Servern in der EU

Erfassung per Smartphone

Ein Tipp zum Starten, ein Tipp zum Beenden – auf dem eigenen Gerät, Android wie iPhone. Ohne Schulung bedienbar, auch von Mitarbeitenden ohne Büroerfahrung.

NFC-Chip im Objekt

Ein Aufkleber im Stiegenhaus genügt: Handy davorhalten, gestempelt. Der stichhaltigste Nachweis gegenüber Hausverwaltungen – der Chip hängt physisch vor Ort und funktioniert auch ohne Empfang.

Terminal im Betrieb

Ein Tablet am Bauhof oder im Lager, an dem sich das ganze Team ein- und ausstempelt – für alle, die kein Diensthandy haben.

Das Problem

Warum Wiener Betriebe mit Stundenzetteln nicht mehr weiterkommen

In kaum einer österreichischen Stadt sind Arbeitsplätze so verteilt wie in Wien: Reinigungsteams betreuen zwanzig Objekte über alle Bezirke, Bautrupps arbeiten an mehreren Baustellen gleichzeitig, Hausbetreuer fahren täglich fünf Adressen ab, Sicherheitsdienste besetzen Standorte rund um die Uhr. Wer die Arbeitszeit dieser Teams auf Papier führt, erfährt erst am Monatsende, was tatsächlich passiert ist – und muss dem Arbeitsinspektorat trotzdem lückenlose Aufzeichnungen vorlegen können.

  • Objekte über 23 Bezirke verteilt – niemand weiß tagsüber, wer wo tatsächlich angekommen ist
  • Stundenzettel treffen erst zum Monatsletzten ein, lückenhaft oder unleserlich
  • Wegzeiten zwischen zwei Objekten werden geschätzt statt erfasst
  • Bei einer Kontrolle des Arbeitsinspektorats fehlen die Aufzeichnungen nach § 26 AZG
  • Teams sprechen mehrere Sprachen – deutschsprachige Formulare werden falsch ausgefüllt
  • Objektbezogene Abrechnung gegenüber Hausverwaltungen lässt sich nicht belegen

Die Lösung

Digitale Zeiterfassung für Wien: eine Buchung pro Einsatz, sofort im Büro

Mit Jobilino erfasst Ihr Team die Arbeitszeit dort, wo sie entsteht – mit dem eigenen Smartphone, per NFC-Chip am Objekt oder über ein Tablet im Betrieb. Jede Buchung trägt Zeitpunkt, Objekt und auf Wunsch den Standortnachweis. In der Zentrale sehen Sie in Echtzeit, wer wo im Einsatz ist, statt am Monatsletzten Zettel zu sammeln. Am Monatsende exportieren Sie die geprüften Stunden für die Lohnverrechnung.

21 Sprachen in der App

Jede Person stellt ihre Sprache selbst ein – von Kroatisch über Serbisch und Rumänisch bis Türkisch und Polnisch. In Wiener Belegschaften oft der Unterschied zwischen erfassten und geratenen Stunden.

Objekt- und Kundenzuordnung

Jede Stunde hängt an einem Objekt oder Auftrag. Damit belegen Sie gegenüber Hausverwaltung und Auftraggeber, wie viel Leistung tatsächlich erbracht wurde.

Standortnachweis und Geofence

Auf Wunsch wird der Standort beim Stempeln erfasst, und das Einstempeln lässt sich auf einen Radius um das Objekt begrenzen – wer nicht dort ist, kann nicht starten.

Urlaub, Krankenstand, Überstunden

Anträge, Genehmigung, Urlaubsanspruch und Zeitausgleich laufen im selben System – kein zweites Werkzeug und keine Excel-Liste daneben.

Export für die Lohnverrechnung

Monatsabschluss als Excel, CSV oder PDF – geprüft, freigegeben und ohne Abtippen an Steuerberater oder Lohnverrechnung.

So funktioniert's

In vier Schritten zur digitalen Zeiterfassung

  1. Zugang anlegen

    In wenigen Minuten registrieren – ohne Installation, ohne Server, ohne Einrichtungsgebühr. Sie arbeiten sofort in Ihrem eigenen Bereich.

  2. Team einladen, Objekte anlegen

    Mitarbeitende per E-Mail oder SMS einladen, Objekte, Baustellen und Auftraggeber anlegen. Wer kein Smartphone hat, stempelt am Terminal oder per NFC.

  3. Vor Ort stempeln

    Ihr Team erfasst die Arbeitszeit im Objekt – per App, NFC oder Terminal, mit Objektzuordnung und auf Wunsch mit Standortnachweis.

  4. Prüfen, freigeben, exportieren

    In der Zentrale sehen Sie die Stunden in Echtzeit, korrigieren nachvollziehbar, geben frei und exportieren den Monat für die Lohnverrechnung.

Ihre Vorteile

  • Erfüllt die Aufzeichnungspflicht nach § 26 Arbeitszeitgesetz
  • Aufzeichnungen sind bei einer Kontrolle des Arbeitsinspektorats sofort vorzeigbar
  • Schluss mit Stundenzetteln, Excel-Listen und Nachrichten am Monatsletzten
  • Tagesaktueller Überblick, wer in welchem Objekt und in welchem Bezirk ist
  • Wegzeiten zwischen Objekten werden erfasst statt geschätzt
  • Jede Stunde einem Objekt, einer Baustelle oder einem Auftraggeber zugeordnet
  • Belastbarer Leistungsnachweis gegenüber Hausverwaltungen und Auftraggebern
  • Mehrsprachige App für Teams, in denen nicht alle Deutsch sprechen
  • Urlaub, Krankenstand und Zeitausgleich im selben System
  • Funktioniert offline – im Keller, in der Tiefgarage, im Rohbau
  • Lohnverrechnung in Minuten statt Tagen – Export für Steuerberater
  • DSGVO-konform, Daten auf Servern in der EU, Support auf Deutsch

Für wen

Für welche Wiener Betriebe ist Jobilino gemacht?

Jobilino ist für Betriebe gebaut, deren Mitarbeitende nicht am Schreibtisch sitzen. In Wien sind das vor allem Gebäudereinigung und Facility Management mit vielen Objekten, Bauunternehmen und Baunebengewerbe, Hausbetreuung und Winterdienst, Sicherheits- und Bewachungsdienste, mobile Pflege, Logistik und Zustellung, Handwerksbetriebe aller Gewerke sowie Personaldienstleister mit wechselnden Einsatzorten. Ob acht Mitarbeitende oder dreihundert: Die Einführung dauert Tage, nicht Monate.

Zeiterfassung für Ihren Wiener Betrieb – jetzt kostenlos testen

Zugang in wenigen Minuten anlegen, Team einladen, erste Stunden noch heute digital erfassen. Keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar. Oder lassen Sie sich Jobilino in einer kostenlosen Online-Demo an Ihren eigenen Objekten und Baustellen zeigen.

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  • Keine Setup-Gebühr
  • monatlich kündbar
  • DSGVO-konform

Häufige Fragen zur Zeiterfassung in Wien

Welche Aufzeichnungspflicht gilt für Arbeitszeiten in Österreich?
Nach § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG) müssen Arbeitgeber die geleisteten Arbeitsstunden ihrer Mitarbeitenden laufend aufzeichnen – Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie die Ruhepausen. Die Aufzeichnungen müssen bei einer Kontrolle durch das Arbeitsinspektorat vorgelegt werden können; fehlen sie oder sind sie lückenhaft, drohen Verwaltungsstrafen. Jobilino erfüllt diese Pflicht und liefert die Nachweise auf Knopfdruck.

Wie weisen wir gegenüber einer Wiener Hausverwaltung nach, dass ein Objekt betreut wurde?
Über den NFC-Chip im Objekt in Kombination mit der Objektzuordnung. Der Chip hängt physisch vor Ort – wer stempelt, war dort. Jede Buchung trägt Zeitpunkt, Dauer und Objekt, auf Wunsch zusätzlich den Standort. Den Nachweis exportieren Sie objektbezogen als PDF oder Excel und legen ihn der Hausverwaltung vor, statt über Anwesenheiten zu diskutieren.

Unsere Teams betreuen mehrere Objekte pro Tag – wie funktioniert das?
Jede Person stempelt pro Objekt ein und aus. Der Wechsel dauert einen Tipp, beim NFC-Chip nicht einmal das. Sie sehen danach je Objekt, wie lange gearbeitet wurde, und die Wegzeiten zwischen den Adressen lassen sich als eigene Zeit erfassen, statt sie zu schätzen. Genau das ist der Fall, den Papierzettel nie sauber abbilden.

Viele unserer Mitarbeitenden sprechen wenig Deutsch – ist das ein Problem?
Nein, das ist einer der Gründe, warum die App in 21 Sprachen verfügbar ist, darunter Kroatisch, Serbisch, Bosnisch, Rumänisch, Ungarisch, Polnisch, Türkisch, Bulgarisch und Albanisch. Jede Person stellt ihre Sprache selbst ein, die Auswertung in der Zentrale bleibt auf Deutsch. Gerade in Wiener Reinigungs- und Bauteams ist das der Unterschied zwischen sauber erfassten und geratenen Stunden.

Funktioniert das auch ohne Empfang, etwa in Kellern oder Tiefgaragen?
Ja. Die App speichert Stempelungen offline und überträgt sie automatisch, sobald wieder Verbindung besteht – mit dem Zeitpunkt der ursprünglichen Erfassung, nicht dem der Übertragung. In Wiener Altbaukellern, Tiefgaragen und Rohbauten ist das Alltag, und auch NFC-Stempelungen funktionieren dort.

Wie stempeln Mitarbeitende ohne Diensthandy?
Dafür gibt es zwei Wege. Erstens das Terminal: ein Tablet in Werkstatt, Lager oder Bauhof, an dem sich das ganze Team ein- und ausstempelt. Zweitens der NFC-Chip am Einsatzort – ein Aufkleber genügt, jedes NFC-fähige Smartphone kann ihn lesen, auch ein privates. Sie brauchen also keine Geräteflotte anzuschaffen, um digital zu erfassen.

Was kostet Jobilino und gibt es eine Mindestlaufzeit?
Abgerechnet wird pro aktivem Mitarbeitenden und Monat, ohne Einrichtungsgebühr und monatlich kündbar. Die aktuellen Preise finden Sie auf der Preisseite. Sie können vorab kostenlos testen und erst danach entscheiden – es braucht kein Einführungsprojekt und kein Beratungsbudget.

Wie lange dauert die Einführung in einem Wiener Betrieb?
In der Regel wenige Tage. Zugang anlegen, Mitarbeitende per E-Mail oder SMS einladen, Objekte und Baustellen anlegen – danach kann gestempelt werden. Es gibt nichts zu installieren und keinen Server aufzusetzen. Die meisten Betriebe starten mit einem Team und rollen dann weiter aus.

Lassen sich Urlaub, Krankenstand und Zeitausgleich mitverwalten?
Ja, im selben System. Mitarbeitende stellen Urlaubsanträge in der App, Sie genehmigen mit einem Klick, Urlaubsanspruch und Überstundensaldo laufen automatisch mit. Ein zweites Werkzeug oder eine Excel-Liste daneben brauchen Sie nicht.

Wie kommen die Stunden zur Lohnverrechnung?
Über den Monatsabschluss. Sie prüfen die Stunden, geben sie frei und exportieren sie als Excel, CSV oder PDF für Steuerberater oder Lohnbüro. Ein abgeschlossener Monat ist eingefroren – spätere Änderungen laufen nachvollziehbar über einen Korrekturweg und verändern nie stillschweigend eine bereits abgerechnete Abrechnungsgrundlage.

Ist Jobilino auch für kleine Wiener Betriebe sinnvoll?
Ja – gerade dort. In kleinen Betrieben gibt es selten jemanden, der Stundenzettel abtippt; die Arbeit bleibt an der Geschäftsführung hängen. Es gibt keine Mindestanzahl an Nutzern, Sie zahlen nur für aktive Mitarbeitende, und die Einrichtung schaffen Sie an einem Nachmittag selbst.

Wo liegen die Daten und ist das DSGVO-konform?
Die Daten liegen DSGVO-konform auf Servern in der Europäischen Union. Jobilino wird in Österreich entwickelt und betreut, der Support antwortet auf Deutsch. Zugriffsrechte lassen sich fein einstellen – ein Vorarbeiter sieht nur sein Team, die Lohnverrechnung nur die abrechnungsrelevanten Daten.

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