Zeiterfassung mit Nachweis

Zeiterfassung mit Nachweis: Arbeitszeiten, Standorte und Leistungen per NFC oder GPS dokumentieren. Lückenlos, DSGVO-konform und exportierbar.

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Arbeitszeitnachweis direkt beim Stempeln

Jede Zeitbuchung wird automatisch mit Zeitstempel, Projektzuordnung und optionalem Standort dokumentiert. Der Arbeitszeitnachweis entsteht dort, wo gearbeitet wird – nicht nachträglich im Büro. Keine handschriftlichen Stundenzettel, keine Excel-Listen, keine Diskussionen über fehlende Einträge.

Automatischer Zeitstempel bei jeder Buchung
Projektzuordnung als Leistungsnachweis
Optionaler Standortnachweis per NFC oder GPS
Digitale Dokumentation statt Papierstundenzettel

NFC-Standortnachweis: physische Anwesenheit belegen

An Reinigungsobjekten, Baustellen oder Kundenstandorten werden NFC-Tags angebracht. Der Mitarbeiter hält sein Smartphone an den Tag – und der Standortnachweis ist dokumentiert. Datenschutzfreundlicher als GPS, genauer als Geofencing und funktioniert auch offline.

NFC-Tag am Einsatzort = physischer Anwesenheitsbeweis
Kein GPS erforderlich – funktioniert auch im Keller
Ideal für Reinigungsobjekte, Baustellen und Kundenstandorte
DSGVO-konform – keine Bewegungsprofile

Nachweise für Auftraggeber, Behörden und Lohnverrechnung

Ob der Auftraggeber einen Leistungsnachweis verlangt, die Behörde Arbeitszeitdokumentationen prüft oder die Lohnverrechnung saubere Daten braucht – mit Jobilino haben Sie alle Nachweise auf Knopfdruck. Filterbar nach Mitarbeiter, Projekt, Standort oder Zeitraum.

Fertige Berichte für Auftraggeber und Kunden
Lückenlose Dokumentation für Behördenkontrollen
Exports als CSV oder Excel für die Lohnverrechnung
Fotodokumentation als zusätzlicher Qualitätsnachweis

So funktioniert die Zeiterfassung mit Nachweis

Vom Einstempeln bis zum fertigen Bericht

Mitarbeiter stempelt – per App, NFC-Tag oder Terminal
Zeitpunkt, Ort und Person werden mitgeschrieben
Korrekturen laufen über eine Freigabe und bleiben protokolliert
Nachweis als PDF oder Excel – für Auftraggeber, Behörde oder Lohnbüro

Zeitpunkt

Auf die Minute, beim Stempeln erzeugt

Die Zeit entsteht im Moment der Buchung, nicht beim Abtippen am Freitag. Genau diese Zeitnähe ist es, an der die Beweiskraft hängt.

Ort

NFC-Tag am Einsatzort

Der gescannte Tag belegt die physische Anwesenheit. Eine Zeitangabe allein sagt nur, dass jemand etwas eingetragen hat.

Person

Das angemeldete Konto

Gebucht wird auf die Person, nicht auf die Kolonne. Wer für andere mitstempelt, erzeugt keinen Nachweis für sie.

Änderungsprotokoll

Korrekturen bleiben sichtbar

Eine nachträgliche Änderung läuft über eine Freigabe und bleibt mit Person und Zeitpunkt festgehalten.

Export für drei Empfänger

Auftraggeber, Prüfung, Lohnbüro

Derselbe Datenbestand bedient alle drei – statt drei Listen, die auseinanderlaufen.

Aufbewahrung

Auch nach Jahren abrufbar

Nachweise verschwinden nicht mit dem Monatsabschluss. Sie stehen dann zur Verfügung, wenn jemand nachfragt.

Welche Nachweise Jobilino automatisch erstellt

Jede Zeitbuchung erzeugt automatisch eine lückenlose Dokumentation. Sie müssen nichts extra tun – die Nachweise entstehen als Nebenprodukt der täglichen Zeiterfassung.

Eine Zeitbuchung und die vier Angaben, die sie belegen: Zeitpunkt beim Stempeln, Ort über den gescannten NFC-Tag, die angemeldete Person und ein Protokoll jeder Änderung.

Arbeitszeitnachweis

Beginn, Ende, Pausen und Gesamtdauer pro Arbeitstag – für jeden Mitarbeiter, lückenlos und behördenkonform.

Standortnachweis

Per NFC oder GPS dokumentiert: Welcher Mitarbeiter war wann an welchem Einsatzort. Ideal für Auftraggeber und Reinigungsnachweise.

Leistungsnachweis

Projektstunden pro Kunde, Auftrag oder Standort – als Grundlage für Abrechnung, Nachkalkulation und Angebotserstellung.

Qualitätsnachweis

Fotodokumentation direkt aus der App – als Beleg für erbrachte Leistungen, Bautagesberichte und Abnahmeprotokolle.

Der Nachweis entsteht nebenbei

Niemand muss ihn führen. Er fällt bei jeder Buchung an – das ist der Unterschied zu einer Dokumentation, an die man sich erinnern muss.

Nachträgliche Änderungen sind sichtbar

Eine Korrektur läuft über eine Freigabe und bleibt mit Person und Zeitpunkt im Protokoll. Entscheidend ist nicht, dass nichts geändert wurde, sondern dass jede Änderung nachvollziehbar ist.

FAQ

Häufige Fragen zur Zeiterfassung mit Nachweis

Was bedeutet Zeiterfassung mit Nachweis?

Arbeitszeiten werden erfasst und zusätzlich mit Projekten, Standorten oder anderen Informationen dokumentiert.

Warum ist ein Nachweis wichtig?

Damit Arbeitszeiten gegenüber Kunden oder intern nachvollziehbar sind.

Kann ich Arbeitszeiten Projekten zuordnen?

Ja. Beim Einstempeln wählt der Mitarbeiter das Projekt. Bei NFC-Tags ist die Zuordnung automatisch. Sie sehen auf Knopfdruck, wie viele Stunden auf welchen Auftrag entfallen – für Nachkalkulation und Kundenabrechnung.

Sind Reports mit Nachweisen möglich?

Ja, Arbeitszeiten und Nachweise können exportiert werden.

Welche Nachweise erstellt Jobilino automatisch?

Jobilino erstellt automatisch Arbeitszeitnachweise (Beginn, Ende, Pausen), Standortnachweise (per NFC oder GPS), Leistungsnachweise (Projektstunden pro Auftrag) und Qualitätsnachweise (Fotodokumentation). Alle Nachweise sind jederzeit abrufbar und exportierbar.

Was ist der Unterschied zwischen NFC- und GPS-Standortnachweis?

NFC beweist, dass ein Mitarbeiter physisch an einem bestimmten Punkt war – er muss sein Smartphone an den NFC-Tag halten. GPS erfasst den Standort zum Zeitpunkt des Stempelns, erfordert aber Mobilfunkempfang. NFC funktioniert auch offline und in Gebäuden, ist datenschutzfreundlicher und genauer. Für Reinigungsobjekte und feste Einsatzorte ist NFC die bessere Wahl.

Sind die Nachweise bei einer Behördenkontrolle ausreichend?

Ja. Die digitale Dokumentation erfüllt die Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes an die Aufzeichnungspflicht. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit werden automatisch und manipulationssicher dokumentiert. Nachträgliche Korrekturen werden separat protokolliert.

Kann ich Nachweise für einzelne Auftraggeber exportieren?

Ja. Im Dashboard filtern Sie nach Projekt, Kunde oder Auftrag und exportieren die Stundenauswertung als CSV, Excel oder PDF. Der Bericht enthält alle Arbeitsstunden, die dem jeweiligen Auftraggeber zugeordnet wurden – inklusive Zeitstempel und optionalem Standort.

Funktioniert der Standortnachweis auch ohne Internet?

Ja. NFC-Standortnachweise funktionieren vollständig offline. Der Tag wird lokal auf dem Smartphone gespeichert und beim nächsten Verbindungsaufbau automatisch synchronisiert. GPS-Nachweise erfordern Mobilfunkempfang zum Zeitpunkt des Stempelns.

Werden GPS-Daten dauerhaft gespeichert?

Nein. GPS wird nur zum Zeitpunkt des Ein- und Ausstempelns erfasst – nicht durchgehend. Es werden keine Bewegungsprofile erstellt. Alle Daten werden verschlüsselt auf europäischen Servern gespeichert und entsprechen den Anforderungen der DSGVO.

Kann ich Fotos als Leistungsnachweis verwenden?

Ja. Mitarbeiter können Fotos direkt in der App hinterlegen – zum Beispiel Vorher-Nachher-Bilder bei der Reinigung, Baufortschritt auf der Baustelle oder Schadensdokumentation. Die Fotos werden automatisch dem Projekt und dem Zeitraum zugeordnet.

In welchen Sprachen ist die App verfügbar?

Die App ist in 21 Sprachen verfügbar: Albanisch, Bulgarisch, Deutsch, Englisch, Französisch, Georgisch, Griechisch, Italienisch, Kroatisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Serbisch, Slowakisch, Spanisch, Tschechisch, Türkisch, Ukrainisch und Ungarisch.