Zeiterfassung Handwerk – Einsätze, Fahrzeiten und Regiestunden sauber erfassen

Im Handwerk entsteht Arbeitszeit nicht am Schreibtisch, sondern beim Kunden, im Fahrzeug und auf der Baustelle. Drei Einsätze an einem Tag, dazwischen Fahrzeit, dazu Material und Regiestunden – und am Monatsende soll das Büro daraus eine korrekte Abrechnung machen. Mit Jobilino erfassen Ihre Monteure die Zeit dort, wo sie anfällt: per App am Handy, per NFC-Chip beim Kunden oder am Terminal in der Werkstatt. Jede Stunde hängt an einem Auftrag, bevor sie jemand vergisst.

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Zeiterfassung per App, NFC oder Terminal

Der Monteur stempelt am Handy, hält es an einen NFC-Chip oder nutzt das Terminal in der Werkstatt. Drei Wege, ein System – Sie entscheiden je Team, was zum Arbeitsalltag passt.

Auftragsbezogene Zeiterfassung

Jede Stunde hängt an einem Auftrag, einem Kunden oder einem Projekt. Der Monteur wählt beim Einstempeln aus, woran er arbeitet, und wechselt unterwegs mit zwei Klicks. Am Monatsende steht ohne Rückfrage fest, welcher Auftrag wie viele Stunden gekostet hat.

Fahrzeit als eigene Position

Der Weg zwischen zwei Einsatzorten ist Arbeitszeit, aber keine Leistung am Auftrag. Jobilino erfasst ihn beim Standortwechsel getrennt, mit einer Obergrenze, die Sie je Betrieb festlegen. So bleibt die Kalkulation ehrlich und die Lohnverrechnung korrekt.

Das Problem

Zeiterfassung im Handwerk: Warum Stundenzettel im Kundendienst nicht funktionieren

Ein Handwerksbetrieb ist keine Fabrik mit Stempeluhr am Tor. Die Mitarbeiter starten morgens im Lager, fahren zum ersten Kunden, wechseln mittags die Baustelle und schreiben ihre Stunden abends aus dem Gedächtnis auf einen Zettel. Was dabei verloren geht, merkt zunächst niemand: Fahrzeiten werden pauschal geschätzt, Regiestunden nicht sauber von Pauschalpositionen getrennt, kleine Nacharbeiten gar nicht notiert. Bei der Nachkalkulation fehlt dann die Grundlage für die Frage, ob ein Auftrag überhaupt Deckung gebracht hat – und bei einer Prüfung fehlen die Aufzeichnungen, die § 26 AZG in Österreich und § 16 ArbZG in Deutschland verlangen.

Stundenzettel entstehen abends aus dem Gedächtnis statt beim Einsatz
Fahrzeiten zwischen zwei Kunden werden geschätzt statt gemessen
Regiestunden und Pauschalpositionen landen im selben Topf
Nachkalkulation scheitert daran, dass Stunden keinem Auftrag zugeordnet sind
Bei einer Kontrolle fehlt der lückenlose Arbeitszeitnachweis
Rückfragen im Büro kosten jede Woche Stunden, die niemand verrechnet

Die Lösung

Die Lösung: Digitale Zeiterfassung für Handwerksbetriebe

Jobilino bildet den Arbeitstag im Handwerk so ab, wie er wirklich abläuft. Der Monteur stempelt sich morgens per App ein, wählt den Auftrag, an dem er arbeitet, und wechselt mit zwei Klicks zum nächsten Kunden. Beim Standortwechsel läuft die Fahrzeit als eigene Position mit – nicht als Schätzung, sondern als gestempelte Zeit. Alles funktioniert auch ohne Netz und überträgt sich, sobald wieder Empfang da ist. Im Büro entsteht daraus ohne Nacharbeit die Grundlage für Lohnverrechnung, Kundenabrechnung und Nachkalkulation.

NFC-Chip beim Kunden oder im Fahrzeug

Ein aufgeklebter Chip am Einsatzort oder im Firmenwagen genügt: Handy kurz dranhalten, fertig. Das braucht keine App-Bedienung und keine Anmeldung – und funktioniert auch für Mitarbeiter, die mit Technik wenig anfangen können.

Offline im Keller und im Rohbau

Technikräume, Kellergeschosse und Rohbauten haben kein Netz. Die App speichert die Stempelung lokal und überträgt sie, sobald wieder Empfang da ist – ohne dass der Mitarbeiter daran denken muss.

Überstunden und Zuschläge nachvollziehbar

Mehrstunden, Samstagsarbeit und Zuschlagszeiten werden getrennt ausgewiesen, statt am Monatsende geschätzt zu werden. Die Lohnverrechnung sieht, worauf ein Zuschlag beruht – in Österreich wie in Deutschland.

Mehrsprachig für gemischte Monteurteams

Ihre Mitarbeiter bedienen die App in ihrer Sprache, das Büro sieht alles auf Deutsch. Das senkt Fehleingaben genau dort, wo Sprachbarrieren sonst zu falschen Zeiten und langen Rückfragen führen.

Auswertung und Export auf Knopfdruck

Monatsabschluss ohne Abtippen: geprüfte Stunden je Mitarbeiter und je Auftrag, als Datei für die Lohnverrechnung oder als Nachweis für den Auftraggeber.

So funktioniert's

So funktioniert die Zeiterfassung im Handwerk mit Jobilino

Aufträge und Mitarbeiter anlegen

Sie tragen Ihre laufenden Aufträge, Kunden und Mitarbeiter ein oder importieren sie. Über Teams steuern Sie, wer welche Aufträge sieht. Das ist einmalige Arbeit von etwa einer halben Stunde.
Monteur stempelt beim ersten Kunden ein

Morgens per App oder per NFC-Chip am Einsatzort. Der Mitarbeiter wählt den Auftrag – mehr ist nicht zu tun. Wer keine geschäftliche E-Mail-Adresse hat, meldet sich über die Handynummer an.
Standortwechsel mit Fahrzeit

Beim Wechsel zum nächsten Kunden stempelt der Monteur den Standortwechsel. Die Fahrzeit läuft als eigene Position mit, die Arbeitszeit am neuen Auftrag beginnt automatisch.
Regiestunden direkt beim Einsatz festhalten

Zusätzliche Leistungen werden beim Kunden vermerkt, nicht abends aus dem Gedächtnis. Wer den Nachweis gegenüber dem Auftraggeber braucht, hat ihn mit Uhrzeit und Einsatzort.
Büro prüft und gibt frei

Die Verwaltung sieht alle Zeiten in Echtzeit. Auffällige Buchungen – vergessenes Ausstempeln, ungewöhnlich lange Fahrzeiten – fallen sofort auf und werden geklärt, solange sich alle noch erinnern.
Export für Lohn und Nachkalkulation

Am Monatsende exportieren Sie die geprüften Stunden für die Lohnverrechnung. Parallel liegt je Auftrag die tatsächlich geleistete Stundenzahl vor – die Grundlage dafür, den nächsten ähnlichen Auftrag richtig zu kalkulieren.

Ihre Vorteile

Stunden entstehen beim Einsatz statt abends aus dem Gedächtnis
Fahrzeit sauber getrennt von der Arbeit am Auftrag
Nachkalkulation je Auftrag ohne zusätzliche Erfassung
Lückenlose Aufzeichnungen für AZG und ArbZG
Funktioniert offline im Keller, im Rohbau und im Funkloch
Mehrsprachige Bedienung für gemischte Monteurteams

Für wen

Für welche Handwerksbetriebe ist Jobilino geeignet?

Jobilino passt zu Handwerksbetrieben, deren Mitarbeiter den Tag nicht an einem Ort verbringen: Elektrotechnik, Sanitär, Heizung und Klima, Tischlerei, Malerei, Dachdeckerei, Bodenlegerei, Metallbau und Kundendienst aller Gewerke. Vom Betrieb mit drei Monteuren bis zum Unternehmen mit mehreren Kolonnen. Besonders sinnvoll, wenn mehrere Einsätze pro Tag anfallen, Fahrzeiten ins Gewicht fallen und Regiestunden gegenüber dem Kunden nachgewiesen werden müssen.

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Testen Sie Jobilino 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte. Legen Sie Ihre laufenden Aufträge an, geben Sie zwei Monteuren die App – und sehen Sie am Freitag, was der Stundenzettel bisher verschwiegen hat.

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Häufige Fragen zur Zeiterfassung im Handwerk

Ist Zeiterfassung im Handwerk gesetzlich vorgeschrieben?

Ja. Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs C-55/18 aus 2019 müssen Arbeitgeber in der EU die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter objektiv, verlässlich und zugänglich aufzeichnen. In Österreich regelt das § 26 AZG, in Deutschland § 16 ArbZG. Handwerksbetriebe sind davon nicht ausgenommen – auch dann nicht, wenn die Mitarbeiter den ganzen Tag unterwegs sind. Papierstundenzettel gelten als Aufzeichnung, sind bei einer Prüfung aber schwer zu belegen, weil sie nachträglich entstehen.

Wie erfasse ich die Fahrzeit zwischen zwei Kundeneinsätzen?

Über die Funktion Standortwechsel: Der Monteur stempelt beim Verlassen des Einsatzortes, die Fahrt läuft als eigene Position mit und die Arbeitszeit am nächsten Auftrag beginnt automatisch beim Eintreffen. Sie legen je Betrieb eine Obergrenze fest, damit eine vergessene Stempelung nicht zu einer Vier-Stunden-Fahrt wird. So bleibt die Fahrzeit Arbeitszeit, ohne die Kalkulation des Auftrags zu verfälschen.

Funktioniert die Zeiterfassung ohne Internet im Keller oder im Rohbau?

Ja. Die App speichert jede Stempelung zuerst auf dem Gerät und überträgt sie automatisch, sobald wieder Empfang besteht. Der Mitarbeiter merkt davon nichts und muss nichts nachtragen. Genau das ist im Handwerk der Normalfall: Technikräume, Kellergeschosse und Rohbauten haben selten stabiles Netz.

Können Stunden einzelnen Aufträgen und Kunden zugeordnet werden?

Ja, und das ist der eigentliche Zweck. Der Monteur wählt beim Einstempeln den Auftrag aus und wechselt unterwegs mit zwei Klicks. Dadurch entsteht ohne zusätzliche Erfassung eine Nachkalkulation: Sie sehen je Auftrag die tatsächlich geleisteten Stunden und können den nächsten ähnlichen Auftrag darauf aufbauend kalkulieren.

Wie weise ich Regiestunden gegenüber dem Kunden nach?

Zusätzliche Leistungen werden direkt beim Einsatz vermerkt, mit Uhrzeit und Einsatzort. Beim Monatsabschluss exportieren Sie die Stunden je Auftrag als Nachweis für den Auftraggeber. Der Unterschied zur Zettelwirtschaft: Der Eintrag entsteht, während die Arbeit passiert, nicht abends aus der Erinnerung.

Brauchen meine Monteure eine geschäftliche E-Mail-Adresse?

Nein. Die Anmeldung funktioniert auch über die Handynummer mit einem Einmalcode. Das ist im Handwerk häufig der praktikablere Weg, weil viele gewerbliche Mitarbeiter keine Firmen-E-Mail haben und eine private Adresse nicht angeben möchten. Über einen NFC-Chip am Einsatzort geht das Stempeln sogar ganz ohne Anmeldevorgang.

Eignet sich das auch für Lehrlinge, Aushilfen und Teilzeitkräfte?

Ja. Jeder Mitarbeiter bekommt sein eigenes Zeitkonto, unabhängig vom Beschäftigungsausmaß. Gerade bei Lehrlingen und Teilzeitkräften ist die saubere Aufzeichnung wichtig, weil Berufsschulzeiten, abweichende Wochenstunden und Mehrstunden sonst leicht untergehen.

Wie schnell ist ein Handwerksbetrieb damit einsatzbereit?

Rechnen Sie mit etwa einer halben Stunde für die Einrichtung: Aufträge und Mitarbeiter anlegen, Teams festlegen, App verteilen. Die Monteure brauchen keine Schulung – Einstempeln, Auftrag wählen, Ausstempeln. Sinnvoll ist ein Start mit zwei oder drei Mitarbeitern in der ersten Woche, bevor der ganze Betrieb umgestellt wird.