Schichtplanung
Digitale Schichtplanung mit Jobilino: Dienstpläne in Minuten erstellen und mit der Zeiterfassung verbinden. DSGVO-konform, EU-Hosting.
Der Plan ist dort, wo die Leute sind
Ein Dienstplan, der im Büro an der Pinnwand hängt, hilft niemandem auf der Baustelle. In Jobilino veröffentlichen Sie den Plan – und jeder Mitarbeiter sieht seine Schichten am Handy, in seiner Sprache, auch ohne Empfang.
Ändert sich etwas kurzfristig, bekommt genau der Betroffene eine Nachricht. Nicht die ganze Belegschaft, nicht per Rundruf am Vorabend.
Früh, Spät, Nacht – und alles dazwischen
Wechselschicht, geteilte Dienste, Teilzeitkräfte mit festen Tagen, Bereitschaft am Wochenende: Ein Schichtmodell ist selten so sauber, wie es in der Software-Broschüre aussieht. Deshalb gibt Jobilino keine Modelle vor, sondern ein Raster – Mitarbeiter in den Zeilen, Tage in den Spalten.
Eine Schicht wird angelegt, gezogen oder kopiert. Eine eingespielte Woche lässt sich auf bis zu zwölf Folgewochen übertragen; belegte Zeitfenster überspringt Jobilino dabei, das mehrfache Kopieren erzeugt also keine Doppelbelegung.
Ruhezeiten prüfen, bevor der Plan rausgeht
Die Ruhezeit zwischen zwei Schichten beträgt elf Stunden – in Österreich nach § 12 AZG, in Deutschland nach § 5 ArbZG. In der Praxis reißt sie fast immer an derselben Stelle: Spätschicht bis 22 Uhr, am nächsten Morgen Frühschicht um 6 Uhr. Das sind acht Stunden.
Jobilino meldet das beim Planen, nicht erst bei der Lohnverrechnung. Ebenso weist die Planung auf Feiertage und auf Überschneidungen hin. Die Meldungen blockieren nichts – Sie entscheiden, was Sie mit ihnen tun.
Geplant und tatsächlich gearbeitet – nebeneinander
Die Schichtplanung ist nur die halbe Wahrheit. Interessant wird es dort, wo die geplante Schicht und die gestempelte Zeit auseinandergehen: bei Überstunden, bei Kurzarbeit, bei dem Einsatz, der länger gedauert hat als vereinbart.
Weil Planung und Zeiterfassung in Jobilino dasselbe System sind, stehen beide Werte nebeneinander – ohne Export, ohne Abgleich in Excel. Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit rechnen sich aus den tatsächlichen Zeiten; das Nachtzeitfenster folgt dabei dem Land des Vertrags.
Qualifikationen und Verfügbarkeit im Blick
Wer darf den Stapler fahren, wer hat den Erste-Hilfe-Kurs, wer ist diese Woche im Urlaub? Wenn diese Angaben nicht im Plan stehen, stehen sie im Kopf des Disponenten – und fehlen genau dann, wenn er krank ist.
In Jobilino hängen Qualifikationen und Abwesenheiten am Mitarbeiter. Beim Planen sehen Sie sofort, wer überhaupt infrage kommt.
Wenn jemand ausfällt
Eine Krankmeldung um halb sechs morgens ist der eigentliche Test für jede Personaleinsatzplanung. Im Raster sehen Sie, wer an diesem Tag frei hat, wer die nötige Qualifikation mitbringt und bei wem die Ruhezeit einen Einsatz noch zulässt.
Sie tragen die Änderung ein und veröffentlichen erneut. Die Benachrichtigung nennt jedem Betroffenen, was sich für ihn geändert hat – nicht bloß, dass sich etwas geändert hat. Wer nicht betroffen ist, bekommt gar keine.
So starten Sie mit der Schichtplanung
In 3 Schritten startklar
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Schichten anlegen – einmal pro Woche statt jeden Morgen
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Plan veröffentlichen – jeder sieht ihn sofort am Handy
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Ist mit Soll vergleichen – fertige Grundlage für die Lohnverrechnung
Wochenplan
Planen statt telefonieren
Mitarbeiter und Tage als Raster: Schicht anlegen, ziehen, kopieren. Eine Woche lässt sich als Vorlage auf die nächste übertragen.
Veröffentlichen
Alle auf demselben Stand
Der Plan geht erst raus, wenn Sie ihn freigeben. Bei einer späteren Änderung erfährt jeder Betroffene, was sich für ihn geändert hat – nicht nur, dass sich etwas geändert hat.
Objekte und Projekte
Schicht mit Einsatzort
Jede Schicht kann an einem Objekt, einer Baustelle oder einem Projekt hängen. Die gestempelten Stunden landen damit automatisch auf der richtigen Kostenstelle.
Alles für die Personalplanung in einem System
Von der Schichtplanung über die Zeiterfassung bis zur Urlaubsverwaltung – Jobilino bündelt alle wichtigen Funktionen in einer übersichtlichen Plattform für Teams außerhalb des Büros.
Weniger Anrufe am Sonntagabend
Wer seinen Plan am Handy sieht, ruft nicht an, um zu fragen, wann er Montag anfangen soll.
Weniger Leerlauf und Doppelbesetzung
Im Raster fällt sofort auf, wo zwei Leute stehen und wo keiner – bevor der Tag angefangen hat.
Saubere Grundlage für die Lohnverrechnung
Geplante und gestempelte Zeiten liegen im selben System. Zuschläge, Überstunden und Abwesenheiten rechnen sich daraus, statt aus Gedächtnis und Zettel.
Nachweisbar gegenüber Auftraggebern
Für Reinigung und Sicherheitsdienste zählt nicht nur, dass jemand da war, sondern dass es belegt ist. Plan und Stempelung ergeben zusammen den Nachweis.
FAQ
Häufige Fragen zur Schichtplanung
Wie schnell kann ich die Schichtplanung einrichten?
Können Mitarbeiter ihre Schichten am Smartphone sehen?
Lässt sich die Schichtplanung mit der Zeiterfassung verbinden?
Können Mitarbeiter Schichten tauschen?
Ist die Schichtplanung auch für kleine Betriebe geeignet?
Werden die Daten DSGVO-konform gespeichert?
Welche Schichtmodelle lassen sich planen?
Wie lange muss die Ruhezeit zwischen zwei Schichten sein?
Was passiert, wenn sich der Dienstplan kurzfristig ändert?
Können wir unsere Excel-Vorlage für den Dienstplan ablösen?
Werden Nachtschichten und Zuschläge berücksichtigt?
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