Schichtplanung

Digitale Schichtplanung mit Jobilino: Dienstpläne in Minuten erstellen und mit der Zeiterfassung verbinden. DSGVO-konform, EU-Hosting.

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Schichtplanung für mobile Teams

Erstellen Sie Dienstpläne zentral im Dashboard und teilen Sie Mitarbeiter ihren Schichten per Drag-and-drop zu. Sobald Sie veröffentlichen, sieht jeder Mitarbeiter seine Einsätze in der App – auch international zusammengesetzte Teams, denn die App ist in mehr als 30 Sprachen verfügbar: Albanisch, Bosnisch, Bulgarisch, Dänisch, Deutsch, Englisch, Finnisch, Französisch, Georgisch, Griechisch, Italienisch, Kroatisch, Lettisch, Litauisch, Mazedonisch, Niederländisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Schwedisch, Serbisch, Slowakisch, Slowenisch, Somali, Spanisch, Tschechisch, Türkisch, Ukrainisch und Ungarisch.

  • Dienstpläne in Minuten statt in Excel erstellen
  • Schichten in der App für jeden Mitarbeiter sichtbar
  • Automatische Benachrichtigung bei Änderungen

Übersicht für Disposition und Verwaltung

Behalten Sie alle Einsatzorte, Teams und Schichten im Blick. Verfügbarkeiten, Krankenstände und genehmigte Urlaube fließen automatisch in die Planung ein – so erkennen Sie Lücken und Doppelbelegungen, bevor sie zum Problem werden.

  • Live-Übersicht aller Schichten und Mitarbeiter
  • Soll-Ist-Abgleich von Plan und erfasster Zeit
  • Export für die Lohnbuchhaltung

Sicher und DSGVO-konform

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und DSGVO-konform auf Servern in der EU bzw. Österreich gespeichert. Rollenbasierte Zugriffsrechte stellen sicher, dass jeder nur das sieht, was er sehen soll.

  • DSGVO-konform
  • Hosting in der EU/Österreich
  • Rollenbasierte Zugriffsrechte

Schichtplanung, die mit der Zeiterfassung zusammenspielt

Andere Tools planen nur. Bei Jobilino laufen Schichtplanung und Zeiterfassung in einem System: Sie sehen auf einen Blick, ob die geplante Schicht mit der tatsächlich gearbeiteten Zeit übereinstimmt – die saubere Grundlage für Abrechnung und Disposition. In Jobilino heißt das Modul Einsatzplanung.

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Schichtvorlagen

Einmal anlegen, immer wieder nutzen

Wiederkehrende Dienstpläne duplizieren Sie mit wenigen Klicks, statt sie jede Woche neu zu erstellen. Das spart Stunden in der Planung.

Push-Benachrichtigungen

Klare Kommunikation ohne Nachfragen

Bei neuen Schichten und kurzfristigen Änderungen wird jeder Mitarbeiter automatisch informiert. Niemand muss mehr anrufen, um seine Einteilung zu erfahren.

Schichttausch

Flexibel und unter Kontrolle

Mitarbeiter können Schichten anfragen und untereinander tauschen. Die Leitung gibt den Tausch mit einem Klick frei und behält jederzeit den Überblick.

Soll-Ist-Vergleich

Plan und Realität nebeneinander

Geplante Schicht und erfasste Arbeitszeit stehen direkt gegenüber. Abweichungen erkennen Sie sofort – ohne mühsamen Abgleich von Hand.

Alles für die Personalplanung in einem System

Von der Schichtplanung über die Zeiterfassung bis zur Urlaubsverwaltung – Jobilino bündelt alle wichtigen Funktionen in einer übersichtlichen Plattform für Teams außerhalb des Büros.

Schichtplanung

Dienstpläne erstellen, veröffentlichen und Schichten tauschen.

Zeiterfassung

Per App, NFC oder Terminal – flexibel und direkt vor Ort.

Urlaubsverwaltung

Anträge, Genehmigungen und Resturlaub auf einen Blick.

Auswertungen

Berichte und Exporte für Lohnbuchhaltung und Controlling.

FAQ

Häufige Fragen zur Schichtplanung

Wie schnell kann ich die Schichtplanung einrichten?
Die Einrichtung dauert in der Regel unter 30 Minuten. Sie importieren Ihre Mitarbeiterliste, legen Schichten oder Vorlagen an und können sofort planen.

Können Mitarbeiter ihre Schichten am Smartphone sehen?
Ja. Sobald Sie den Dienstplan veröffentlichen, sieht jeder Mitarbeiter seine Schichten in der App und wird bei Änderungen automatisch per Push-Benachrichtigung informiert.

Lässt sich die Schichtplanung mit der Zeiterfassung verbinden?
Ja, beides liegt im selben System – in Jobilino heißt das Modul Einsatzplanung. Sie planen, wer in welcher Schicht oder auf welcher Montage ist, und veröffentlichen den Plan per Push aufs Handy des Teams. Anschließend vergleichen Sie geplante und tatsächlich erfasste Zeiten – ohne zwei Listen nebeneinander zu führen.

Können Mitarbeiter Schichten tauschen?
In Jobilino setzt die Leitung einen Schichttausch um: Sie weist die Schicht in der Einsatzplanung einfach einer anderen Person zu, und die Mitarbeitenden sehen ihre aktuellen Schichten in der App. Einen Tausch, den Mitarbeitende selbst in der App anfragen, gibt es derzeit nicht.

Ist die Schichtplanung auch für kleine Betriebe geeignet?
Ja. Jobilino ist besonders für kleine und mittlere Betriebe gemacht, die eine einfache, übersichtliche Lösung statt komplizierter Software suchen.

Werden die Daten DSGVO-konform gespeichert?
Ja. Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten nach DSGVO. Jobilino hostet ausschließlich auf EU-Servern und stellt eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) bereit, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Welche Schichtmodelle lassen sich planen?
Jobilino gibt keine festen Modelle vor. Sie planen im Raster: Mitarbeiter in den Zeilen, Tage in den Spalten. Damit lassen sich Früh-, Spät- und Nachtschicht ebenso abbilden wie Wechselschicht, geteilte Dienste, Teilzeitkräfte mit festen Wochentagen oder Bereitschaft am Wochenende. Eine eingespielte Woche können Sie auf bis zu zwölf Folgewochen übertragen; bereits belegte Zeitfenster werden dabei übersprungen.

Wie lange muss die Ruhezeit zwischen zwei Schichten sein?
Elf Stunden – in Österreich nach § 12 AZG, in Deutschland nach § 5 ArbZG. Die Regel reißt in der Praxis fast immer an derselben Stelle: Spätschicht bis 22 Uhr, am nächsten Morgen Frühschicht um 6 Uhr ergibt nur acht Stunden. Jobilino weist beim Planen darauf hin, bevor der Plan veröffentlicht wird. Die Meldung blockiert nichts – sie macht den Konflikt sichtbar, solange er noch änderbar ist. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung; für Ihren Betrieb können Kollektiv- oder Tarifvertrag abweichende Regelungen vorsehen.

Was passiert, wenn sich der Dienstplan kurzfristig ändert?
Sie ändern die Schicht und veröffentlichen den Plan erneut. Benachrichtigt wird nur, wer betroffen ist – und die Nachricht nennt konkret, was sich für diese Person geändert hat: andere Zeiten, anderes Fahrzeug, anderer Einsatzort. Wer nicht betroffen ist, bekommt gar keine Nachricht. Der Betrieb sieht anschließend, bei wem die Benachrichtigung angekommen ist.

Können wir unsere Excel-Vorlage für den Dienstplan ablösen?
Ja, und das ist der übliche Ausgangspunkt. Eine Excel-Vorlage kann planen, aber nicht veröffentlichen: Sie wissen nie sicher, wer die aktuelle Fassung gesehen hat. Dazu kommt, dass geplante und tatsächlich gearbeitete Zeiten in zwei getrennten Dateien liegen und am Monatsende von Hand zusammengeführt werden. In Jobilino liegen beide im selben System.

Werden Nachtschichten und Zuschläge berücksichtigt?
Die Zuschläge rechnen sich aus den tatsächlich erfassten Zeiten, nicht aus dem Plan – geplant ist nicht gearbeitet. Das Nachtzeitfenster folgt dabei dem Land des Vertrags, weil es sich unterscheidet: In Österreich gilt 22 bis 6 Uhr, in Deutschland 23 bis 6 Uhr. Sonn- und Feiertagszuschläge werden gesondert ausgewiesen.

Was kann der KI-Assistent Joby in der Einsatzplanung?
Joby fasst einen gewählten Zeitraum zusammen und nennt vorgeschlagene nächste Schritte, beantwortet Fragen zum Plan in normaler Sprache – etwa „Wer könnte Anna am Dienstag vertreten, ohne Überstunden zu bekommen?“ – und macht aus einem Satz wie „Plane Anna und Ben Mo–Fr 06:00–14:00 am Objekt Bahnhof für 4 Wochen“ ein vorausgefülltes Formular. Er bucht auf Zuruf Aufträge vor und findet freie Termine je Person. Joby ist im Web in der Einsatzplanung verfügbar und als Zusatzmodul dazu buchbar.

Ändert die KI den Einsatzplan selbstständig?
Nein. Joby schlägt vor, Sie entscheiden. Jede Antwort endet in einer Karte mit Bestätigung oder in einem vorausgefüllten Formular, das Sie prüfen und speichern. Beim Speichern laufen alle Regeln noch einmal: Abwesenheiten, Kundensperren und fehlende Qualifikationen lassen sich auch über die KI nicht umgehen. Erkennt Joby eine Person oder ein Objekt nicht eindeutig, rät er nicht, sondern sagt es.

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