Zeiterfassung Pflege – Touren, Wegzeiten und Einsätze beim Klienten sauber erfassen

In der mobilen Pflege besteht ein Arbeitstag aus acht bis zwölf Einsätzen, dazwischen Wegzeiten, dazu Übergaben und Dokumentation. Wer das abends aus dem Gedächtnis auf einen Zettel schreibt, verliert Zeit – und im Zweifel den Nachweis, wer wann bei wem war. Mit Jobilino stempeln Ihre Pflegekräfte direkt beim Klienten: per NFC-Chip an der Wohnungstür, per App oder am Terminal in der Station. Jeder Einsatz ist dokumentiert, bevor die Tür wieder zufällt.

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Zeiterfassung per App, NFC oder Terminal

Die Pflegekraft stempelt am Handy, hält es an einen NFC-Chip beim Klienten oder nutzt das Terminal in der Station. Drei Wege, ein System – Sie entscheiden je Team, was zum Arbeitsalltag passt.

Einsatzbezogene Erfassung je Klient

Jede Stempelung hängt an einem Einsatz und damit an einem Klienten. So entsteht ohne zusätzlichen Aufwand die Antwort auf die Frage, wer wann wie lange vor Ort war – gegenüber Angehörigen, Kostenträgern und der eigenen Abrechnung.

Wegzeit als eigene Position

Der Weg zwischen zwei Klienten ist Arbeitszeit, gehört aber nicht zum Einsatz. Jobilino erfasst ihn beim Standortwechsel getrennt, mit einer Obergrenze je Betrieb. Damit endet die Pauschalierung, die in der mobilen Pflege regelmäßig zu Streit führt.

Das Problem

Zeiterfassung in der Pflege: Warum Dienstplan und Wirklichkeit auseinanderlaufen

Der Dienstplan sagt, was geplant war. Er sagt nicht, dass der Einsatz um 8:15 Uhr zwanzig Minuten länger gedauert hat, dass eine Kollegin für eine erkrankte Kraft eingesprungen ist und dass zwischen zwei Klienten eine halbe Stunde Fahrt lag. Genau diese Abweichungen entscheiden am Monatsende über die Lohnverrechnung – und bei einer Prüfung darüber, ob die Aufzeichnungen nach § 26 AZG in Österreich beziehungsweise § 16 ArbZG in Deutschland Bestand haben. In vielen Pflegediensten wird das nachträglich rekonstruiert: aus dem Dienstplan, aus der Erinnerung, aus Notizen auf Zetteln.

Der Dienstplan wird zur Abrechnungsgrundlage, obwohl er nur die Planung abbildet
Wegzeiten zwischen Klienten werden pauschaliert statt erfasst
Kurzfristige Vertretungen tauchen in keiner Aufzeichnung auf
Der Nachweis, wer wann bei wem war, hängt an handschriftlichen Notizen
Ruhezeiten zwischen geteilten Diensten lassen sich nicht belegen
In mehrsprachigen Teams kommen Erfassungsvorgaben nur zum Teil an

Die Lösung

Die Lösung: Digitale Zeiterfassung für Pflege- und Betreuungsdienste

Jobilino erfasst die Arbeitszeit dort, wo sie entsteht – beim Klienten, nicht im Büro. Die Pflegekraft hält ihr Handy an einen NFC-Chip in der Wohnung oder stempelt in der App, wählt den Einsatz und ist fertig. Wegzeiten laufen beim Standortwechsel als eigene Position mit. Die App funktioniert offline, was in Altbauten und Kellergeschossen den Unterschied macht, und sie spricht die Sprache Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Verwaltung sieht in Echtzeit, welche Touren laufen, wo eine Vertretung nötig ist und welche Stunden am Monatsende in die Lohnverrechnung gehen.

NFC-Chip in der Wohnung des Klienten

Ein kleiner Chip an der Wohnungstür oder in der Betreuungsmappe genügt: Handy dranhalten, fertig. Kein Entsperren, keine Anmeldung, keine App-Bedienung mit Handschuhen – und ein Anwesenheitsnachweis, der am Ort selbst entsteht.

Offline im Altbau und im Kellergeschoss

Dicke Wände, Souterrainwohnungen, ländliche Funklöcher: Die App speichert die Stempelung lokal und überträgt sie automatisch, sobald wieder Empfang besteht. Die Pflegekraft muss nichts nachtragen.

Dienstplan und tatsächliche Zeiten nebeneinander

Geplante Tour und gestempelte Zeit stehen im selben System. Abweichungen, Vertretungen und Mehrstunden fallen sofort auf, statt am Monatsende mühsam rekonstruiert zu werden.

Ruhezeiten und geteilte Dienste im Blick

Jobilino kennt die hinterlegten Werte für Pausen, Höchstarbeitszeit und Ruhezeit und warnt per Push, bevor eine Grenze erreicht wird. Gerade bei geteilten Diensten ist das der Unterschied zwischen Planung und böser Überraschung.

Mehrsprachig für internationale Pflegeteams

Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bedienen die App in ihrer Sprache, die Verwaltung sieht alles auf Deutsch. Das senkt Fehleingaben genau dort, wo Sprachbarrieren in der Pflege besonders häufig sind.

So funktioniert's

So funktioniert die Zeiterfassung in der Pflege mit Jobilino

Touren, Klienten und Mitarbeiter anlegen

Sie hinterlegen Ihre Touren, die betreuten Klienten und Ihre Pflegekräfte. Über Teams steuern Sie, wer welche Einsätze sieht. Das ist einmalige Arbeit und in etwa einer Stunde erledigt.
Pflegekraft stempelt beim ersten Einsatz

Per NFC-Chip an der Wohnungstür oder in der App. Wer keine geschäftliche E-Mail-Adresse hat, meldet sich über die Handynummer mit Einmalcode an – in der Pflege ist das der Normalfall.
Wegzeit beim Wechsel zum nächsten Klienten

Der Standortwechsel wird gestempelt, die Fahrt läuft als eigene Position mit, der nächste Einsatz beginnt beim Eintreffen. Die Tour bildet sich damit ab, wie sie tatsächlich gelaufen ist.
Vertretungen und Mehrstunden festhalten

Springt jemand kurzfristig ein oder dauert ein Einsatz länger, steht das in der Erfassung – nicht in einer Notiz, die bis zum Monatsende überlebt haben muss.
Verwaltung prüft und gibt frei

Die Leitung sieht alle Zeiten in Echtzeit. Vergessenes Ausstempeln, ungewöhnlich lange Wegzeiten und drohende Ruhezeitverletzungen fallen sofort auf und werden geklärt, solange sich alle noch erinnern.
Export für Lohnverrechnung und Nachweis

Am Monatsende exportieren Sie die geprüften Stunden für die Lohnverrechnung. Parallel liegt je Klient und je Einsatz vor, wer wann wie lange vor Ort war.

Ihre Vorteile

Einsätze werden beim Klienten dokumentiert statt abends rekonstruiert
Wegzeit erfasst statt pauschaliert
Anwesenheitsnachweis je Klient ohne zusätzliche Erfassung
Lückenlose Aufzeichnungen für AZG und ArbZG
Warnung, bevor Ruhezeit oder Höchstarbeitszeit reißen
Mehrsprachige Bedienung für internationale Pflegeteams

Für wen

Für welche Pflege- und Betreuungsdienste ist Jobilino geeignet?

Jobilino passt zu Diensten, deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Tag unterwegs verbringen: ambulante Pflegedienste und Hauskrankenpflege, mobile Betreuung und Alltagsbegleitung, Behindertenbetreuung, Tagesstrukturen sowie Therapieberufe mit Hausbesuchen – Physiotherapie, Ergotherapie und Logopädie. Vom Dienst mit fünf Pflegekräften bis zum Träger mit mehreren Standorten in Österreich und Deutschland. Besonders sinnvoll, wenn Touren mit vielen Einsätzen pro Tag gefahren werden, Wegzeiten ins Gewicht fallen und der Anwesenheitsnachweis belegbar sein muss.

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Testen Sie Jobilino 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte. Legen Sie eine Tour an, geben Sie zwei Pflegekräften die App – und vergleichen Sie am Ende der Woche Dienstplan und tatsächliche Zeiten.

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Häufige Fragen zur Zeiterfassung in der Pflege

Ist Zeiterfassung in der Pflege gesetzlich vorgeschrieben?

Ja. Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs C-55/18 aus 2019 müssen Arbeitgeber in der EU die Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich aufzeichnen; in Österreich konkretisiert das § 26 AZG, in Deutschland § 16 ArbZG. Für die mobile Pflege ist das besonders relevant, weil der Dienstplan häufig als Aufzeichnung herhalten muss – er bildet aber nur die Planung ab, nicht die tatsächlich geleistete Zeit.

Wie wird die Wegzeit zwischen zwei Klienten erfasst?

Über die Funktion Standortwechsel: Die Pflegekraft stempelt beim Verlassen der Wohnung, die Fahrt läuft als eigene Position mit, der nächste Einsatz beginnt beim Eintreffen. Sie hinterlegen eine Obergrenze, damit eine vergessene Stempelung nicht zu einer stundenlangen Fahrt wird. Damit endet die Pauschalierung, die in der mobilen Pflege regelmäßig zu Diskussionen führt.

Wie weisen wir nach, wer wann bei welchem Klienten war?

Jede Stempelung hängt an einem Einsatz und damit an einem Klienten, mit Uhrzeit und Dauer. Am wirksamsten ist der NFC-Chip in der Wohnung: Er wird beim Eintreffen berührt, der Nachweis entsteht also am Ort selbst und nicht nachträglich im Büro. Der Export liefert die Aufstellung je Klient und je Einsatz.

Funktioniert die App ohne Internet, etwa im Altbau oder Souterrain?

Ja. Die Stempelung wird zuerst auf dem Gerät gespeichert und automatisch übertragen, sobald wieder Empfang besteht. Die Pflegekraft merkt davon nichts und muss nichts nachtragen – wichtig in dicken Altbaumauern, Souterrainwohnungen und auf dem Land.

Brauchen Pflegekräfte eine geschäftliche E-Mail-Adresse?

Nein. Die Anmeldung geht über die Handynummer mit einem Einmalcode. In der Pflege ist das meist der praktikablere Weg, weil viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keine Firmen-E-Mail haben. Über den NFC-Chip funktioniert das Stempeln sogar ganz ohne Anmeldevorgang.

Hilft die Zeiterfassung bei Ruhezeiten und geteilten Diensten?

Ja. Jobilino kennt die hinterlegten Werte für Pausen, Höchstarbeitszeit und Ruhezeit und meldet sich per Push, bevor eine Grenze erreicht wird. Bei geteilten Diensten und kurzfristigen Vertretungen ist genau das der Punkt, an dem sonst unbemerkt eine Ruhezeit unterschritten wird.

Was ist mit dem Datenschutz der Klientendaten?

Jobilino erfasst Arbeitszeit, keine Pflegedokumentation und keine Gesundheitsdaten. Ein Einsatz wird einem Klienten zugeordnet, damit die Zeit zuordenbar bleibt – mehr nicht. Die Daten liegen auf Servern in der EU, die Verarbeitung ist DSGVO-konform, und Sie steuern über Teams, wer welche Einsätze überhaupt sieht.

Wie schnell ist ein Pflegedienst damit einsatzbereit?

Rechnen Sie mit etwa einer Stunde für die Einrichtung: Touren, Klienten und Mitarbeiter anlegen, Teams festlegen, NFC-Chips verteilen. Die Pflegekräfte brauchen keine Schulung – Handy an den Chip halten genügt. Sinnvoll ist ein Start mit einer Tour in der ersten Woche, bevor der ganze Dienst umgestellt wird.