Bautagebuch digital führen – jeden Bautag beweissicher dokumentiert

Poliere und Bauleiter schreiben den Tagesbericht direkt auf der Baustelle per App: Witterung, Kolonne, ausgeführte Arbeiten, Behinderungen und Fotos. Personal, Geräte und Material schlägt Jobilino aus Ihrer eigenen Zeiterfassung, Planung und Lagerentnahme vor. Der Tagesabschluss friert den Bericht als PDF ein – mit Versionsverlauf, Prüfcode und Plausibilitätsprüfung.

  • Tagesbericht auf der Baustelle per App statt abends aus dem Gedächtnis
  • Tagesabschluss archiviert das PDF – jede Korrektur bleibt als eigene Version sichtbar
  • Behinderungsanzeige nach VOB/B § 6 direkt aus dem Tagesbericht
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Ein Bautagebuch ist die fortlaufende, tagesgenaue Dokumentation des Baugeschehens: wer gearbeitet hat, welche Leistungen erbracht wurden, welches Wetter herrschte, welche Geräte und Materialien im Einsatz waren und was den Bauablauf gestört hat. Es ist das wichtigste Beweismittel bei Nachträgen, Bauzeitverlängerungen und Mängelstreit. Jobilino führt das Bautagebuch dort, wo es entsteht – auf der Baustelle, per App, verbunden mit Zeiterfassung, Einsatzplanung und Lager.

Warum das Bautagebuch im Ernstfall meistens nicht trägt

Fast jeder Baubetrieb führt ein Bautagebuch – auf Papier, in Word oder in einer Excel-Vorlage. Das Problem zeigt sich erst zwei Jahre später, wenn der Auftraggeber eine Behinderung bestreitet und die Aufzeichnung genau dann nicht überzeugt.

  • Der Bericht entsteht freitags aus dem Gedächtnis – und liest sich vor Gericht als Rekonstruktion, nicht als Dokumentation
  • Eine Word- oder Excel-Datei lässt sich jederzeit ändern, ohne dass jemand sieht, dass sie geändert wurde
  • Behinderungen stehen als Nebensatz in den Bemerkungen, statt als Behinderungsanzeige beim Auftraggeber zu liegen
  • Die Stunden im Bericht passen nicht zu den Stunden in der Zeiterfassung – und niemand merkt es rechtzeitig
  • Papierblätter liegen im Baucontainer, im Auto oder gar nicht mehr vor, wenn sie gebraucht werden
  • Regentage und Stillstandszeiten werden gar nicht erfasst – die Lücke im Tagebuch wirkt später wie Nachlässigkeit

Die Lösung: ein Bautagebuch aus Ihren eigenen Baustellendaten

Jobilino baut den Tagesbericht aus dem, was der Betrieb ohnehin erfasst – und macht daraus mit dem Tagesabschluss ein Dokument, dessen Änderungen lückenlos nachvollziehbar bleiben.

Das Bautagebuch in Jobilino ist eine Sammlung von Bautagesberichten – einer je Baustelle und Kalendertag. Erfasst wird direkt vor Ort in der Mitarbeiter-App oder am Rechner: Witterung mit Temperatur und Niederschlag, Arbeitsbeginn und Arbeitsende, das eingesetzte Personal, die ausgeführten Arbeiten und alles, was den Ablauf gestört hat. Die Einträge sind in zehn feste Arten gegliedert – von Material und Geräten über Regieleistungen und Prüfungen bis zu Behinderungen, Unterbrechungen, Mängeln und besonderen Vorkommnissen.

Den größten Teil der Arbeit nimmt Jobilino ab: Personal aus der Zeiterfassung auf der Baustelle und aus der Einsatzplanung, Geräte aus Fahrten und Schichten, Material aus den Lagerentnahmen des Tages – alles als Vorschlag, den der Bauleiter prüft und übernimmt. Der Bericht bleibt dabei immer seine Aussage: Das System schlägt vor, es behauptet nichts.

Vor dem Abschluss vergleicht eine Plausibilitätsprüfung den Bericht mit den Betriebsdaten des Tages und weist auf Abweichungen hin – etwa auf Personen, die gestempelt haben, aber im Bericht fehlen, auf abweichende Stunden oder auf Materialentnahmen, die niemand eingetragen hat. Der Tagesabschluss friert den Bericht dann als archiviertes PDF ein. Wird er später korrigiert, entsteht eine neue Version mit Begründung; die alte bleibt erhalten und das neue Dokument nennt selbst, welche Fassung es ersetzt. Genau diese Nachvollziehbarkeit unterscheidet ein digitales Bautagebuch von einer Datei auf dem Server.

Ist die VOB/B in Ihrem Bauvertrag vereinbart, erzeugen Sie aus einer dokumentierten Behinderung mit einem Klick eine Behinderungsanzeige nach § 6 Abs. 1 VOB/B – fortlaufend nummeriert, mit Verweis auf den Tagesbericht als Beleg und mit einem Text, der bei der Ausstellung eingefroren wird. Versand und Zugangsnachweis bleiben bei Ihnen. Den Monat geben Sie als PDF oder Excel heraus, den einzelnen Tag optional über einen befristeten Link, den der Auftraggeber mit Namen bestätigt. Alle Daten liegen DSGVO-konform auf Servern in der EU, und das Bautagebuch ist Teil derselben Plattform wie Zeiterfassung, Einsatzplanung und Lager – ein Login, ein Projektstamm, keine zweite Software.

Was ein digitales Bautagebuch Ihrem Betrieb bringt

Zeitnähe statt Rekonstruktion

Der Bericht entsteht am Bautag auf der Baustelle. Zeitnähe ist das Kriterium, an dem die Beweiskraft eines Bautagebuchs hängt – ein Bericht von drei Wochen später wird von der Gegenseite als Rekonstruktion behandelt.

Änderungen bleiben sichtbar

Ein abgeschlossener Bericht lässt sich nicht überschreiben. Korrekturen erzeugen eine neue PDF-Version mit Pflichtbegründung – die alte Fassung bleibt lesbar.

Ansprüche gehen nicht verloren

Aus einer Behinderung im Tagesbericht wird unmittelbar eine Behinderungsanzeige. Wer sie unverzüglich schreibt, sichert Bauzeitverlängerung und Schadensersatz – wer es versäumt, verliert beides.

Weniger Aufwand als auf Papier

Personal, Geräte und Material kommen als Vorschlag aus Zeiterfassung, Planung und Lager. Der Bauleiter prüft und ergänzt, statt jeden Tag bei null anzufangen.

Widersprüche fallen sofort auf

Die Plausibilitätsprüfung vergleicht Bericht und Zeiterfassung, bevor der Tag abgeschlossen wird – und nicht erst, wenn ein Sachverständiger beides nebeneinanderlegt.

Nachweis auch nach Jahren

Tagesberichte, Fotos und archivierte PDFs werden nie automatisch gelöscht. Sie stehen auch nach Ablauf der Gewährleistungsfrist zur Verfügung – also genau dann, wenn sie gebraucht werden.

So führen Sie das Bautagebuch mit Jobilino

  1. Bautagebuch je Baustelle einschalten

    Ein Schalter in den Projekteinstellungen aktiviert das Bautagebuch für diese Baustelle. Wer führen, einsehen und wiederöffnen darf, steuern drei getrennte Berechtigungen.

  2. Tag auf der Baustelle erfassen

    Der Polier öffnet die App, wählt die Baustelle und trägt Witterung, Arbeitszeit, Personal, ausgeführte Arbeiten und Fotos ein – Vorschläge aus Zeiterfassung, Planung und Lager per Klick übernommen.

  3. Prüfen und Tag abschließen

    Die Plausibilitätsprüfung meldet Abweichungen zu den Betriebsdaten. Mit dem Tagesabschluss wird der Bericht unveränderlich und als PDF mit Versionsnummer archiviert.

  4. Gegenzeichnen und Ansprüche sichern

    Die Bauleitung zeichnet den Bericht gegen. Aus dokumentierten Behinderungen entsteht die Behinderungsanzeige nach VOB/B § 6 als eigenes, nummeriertes Dokument.

  5. Monat herausgeben

    Den Zeitraum exportieren Sie als PDF oder Excel – exportiert werden ausschließlich abgeschlossene Tage. Einzelne Berichte teilen Sie über einen befristeten Link mit dem Auftraggeber.

Funktionen des Bautagebuchs im Überblick

Ein Bericht je Baustelle und Tag

Jeder Bautagesbericht gehört zu genau einem Projekt und einem Kalendertag. Doppelte Berichte für denselben Tag und Berichte für die Zukunft sind ausgeschlossen.

Zehn feste Eintragsarten

Ausgeführte Arbeiten, Material, Geräte und Maschinen, Regieleistungen, Prüfungen und Abnahmen, Behinderungen, Unterbrechungen, Mängel, Anweisungen und besondere Vorkommnisse.

Witterung und Arbeitszeit

Wetterlage, Temperatur min/max, Niederschlagsnotiz sowie Arbeitsbeginn und Arbeitsende – die Angaben, auf die es bei einer Bauzeitverlängerung ankommt.

Eigenes Personal und Fremdfirmen

Eigene Mitarbeiter namentlich mit Stunden, Subunternehmer als Kolonne mit Firmenname, Gewerk und Kopfzahl – sauber getrennt statt in einer Sammelzeile.

Vorschläge aus dem laufenden Betrieb

Personal aus Zeiterfassung und Einsatzplanung, Geräte aus Fahrten und Schichten, Material aus den Lagerentnahmen des Tages – gruppenweise übernehmbar.

Fotos vom Baufortschritt

Bilder gehören zum Tag und wandern ins archivierte PDF. In der App aufgenommene Fotos werden als Kameraaufnahme gekennzeichnet.

Plausibilitätsprüfung

Vergleicht den Bericht mit Zeiterfassung, Planung und Lager: fehlende oder zusätzliche Personen, abweichende Stunden, Stempelungen außerhalb der angegebenen Arbeitszeit, nicht erfasste Materialentnahmen und Geräte.

Tagesabschluss mit PDF-Archiv

Der Abschluss archiviert das PDF mit Versionsnummer. Jeder spätere Download liefert exakt diese Datei – zwei Ausdrucke derselben Version sind garantiert identisch.

Wiedereröffnen mit Begründung

Korrekturen sind möglich, aber nie unsichtbar: Wiedereröffnen verlangt einen Grund, wird protokolliert und der nächste Abschluss erzeugt eine neue Version.

Gegenzeichnung durch die Bauleitung

Der abgeschlossene Bericht wird intern im Vier-Augen-Prinzip gegengezeichnet – mit Name und Zeitpunkt auf dem Dokument.

Behinderungsanzeige nach VOB/B § 6

Aus einem Behinderungs- oder Unterbrechungseintrag entsteht ein nummeriertes Schreiben mit Ursache, Auswirkung und Verweis auf den Tagesbericht. Der Text wird bei Ausstellung eingefroren.

Tage ohne Arbeit dokumentieren

Witterungsausfall oder Baustellenschließung werden als solche festgehalten. Ein dokumentierter Regentag ist ein Argument – eine Lücke im Tagebuch ist keines.

Automatischer Entwurf am Abend

Jobilino bereitet abends für jede Baustelle mit Aktivität einen Entwurf aus den erfassten Daten vor – sichtbar als noch nicht geprüft, niemals automatisch abgeschlossen.

Erinnerung an fehlende Tage

Wurde gearbeitet, aber kein Bericht abgeschlossen, meldet sich Jobilino bei den Zuständigen – im System und als Push, einmal pro Tag und Baustelle.

Monatsexport als PDF und Excel

Der Zeitraum als zusammenhängendes Bautagebuch. Exportiert werden ausschließlich abgeschlossene Berichte – ein verlässlicher Monatsend-Check.

Auftraggeber-Link mit Kenntnisnahme

Ein befristeter Link, den der Auftraggeber ohne Anmeldung öffnet und mit seinem Namen bestätigt. Ein neuer Link entwertet den alten sofort.

Prüfcode und Dokument-Hash

Jeder abgeschlossene Bericht trägt einen Prüfcode und seinen SHA-256-Hash. Empfänger prüfen ohne Anmeldung, ob ihre Kopie dem Original entspricht – und ob eine neuere Version existiert.

Drei getrennte Berechtigungen

Führen, einsehen und wiederöffnen sind einzeln vergebbar. So schreibt der Polier, liest die Kaufmännische Leitung mit, und nur wenige dürfen einen abgeschlossenen Bericht ändern.

Zwei Dinge, die ein Bautagebuch von einer Datei unterscheiden

Der Tagesabschluss macht aus einem Bericht ein Dokument – und der größte Teil der Angaben stammt aus Daten, die Ihr Betrieb ohnehin erfasst.

Ablauf des Tagesabschlusses: Version 1 wird als PDF archiviert und unveränderlich. Nach einer Wiedereröffnung mit Begründung entsteht Version 2, die auf Version 1 verweist; Version 1 bleibt lesbar. Jede Version trägt Prüfcode und SHA-256-Hash.

Korrigieren ist erlaubt, unsichtbar korrigieren nicht

Mit dem Tagesabschluss wird der Bericht als PDF archiviert und unveränderlich. Eine spätere Korrektur verlangt eine Begründung und erzeugt eine neue Version, die selbst nennt, welche Fassung sie ersetzt – die alte bleibt lesbar. Jede Version trägt einen Prüfcode und ihren SHA-256-Hash, mit dem ein Empfänger ohne Anmeldung feststellen kann, ob seine Kopie dem Original entspricht.

Übersicht der Angaben eines Bautagesberichts und ihrer Herkunft: Personal, Geräte und Material schlägt Jobilino aus Zeiterfassung, Planung und Lager vor; Witterung, ausgeführte Arbeiten, Behinderungen und Fotos trägt der Bauleiter vor Ort ein.

Der Bericht baut sich zum größten Teil selbst

Personal kommt aus der Zeiterfassung, Geräte aus Fahrten und Schichten, Material aus den Lagerentnahmen des Tages – jeweils als Vorschlag, den der Bauleiter prüft. Witterung, ausgeführte Arbeiten, Behinderungen und Fotos trägt er selbst ein. Das System schlägt vor, es behauptet nichts: Der Bericht bleibt seine Aussage.

Das Bautagebuch im Zusammenspiel

Das Bautagebuch steht nicht allein – es liest die Daten, die auf der Baustelle ohnehin entstehen, und schreibt in keines dieser Systeme zurück.

Zeiterfassung

Gestempelte Stunden und Kolonnenstärke werden als Personalvorschlag übernommen und beim Abschluss gegen den Bericht geprüft. Maßgeblich für Lohn und Abrechnung bleibt die Zeiterfassung.

Einsatzplanung und Disposition

Die geplante Kolonne und die eingeteilten Fahrzeuge stehen als Vorschlag bereit – auch dann, wenn noch niemand gestempelt hat.

Lager

Materialentnahmen auf diese Baustelle werden mit Menge und Einheit vorgeschlagen. Fehlt eine Entnahme im Bericht, weist die Plausibilitätsprüfung darauf hin.

Fahrtenbuch und Fuhrpark

Fahrzeuge und Maschinen, die an diesem Tag auf der Baustelle waren, lassen sich als Geräteeintrag übernehmen.

Mitarbeiter-App

Baustelle wählen, Tag erfassen, Fotos aufnehmen, Tag abschließen – direkt vor Ort. Korrekturen an abgeschlossenen Berichten bleiben bewusst der Weboberfläche vorbehalten.

Benachrichtigungen

Vorbereiteter Entwurf, fehlender Tagesbericht: Jobilino meldet sich im System und per Push – bei den Zuständigen, nicht bei allen.

Bautagebuch nach Branche

Am stärksten wirkt ein digitales Bautagebuch dort, wo mehrere Baustellen parallel laufen und Nachträge, Behinderungen und Bauzeiten regelmäßig belegt werden müssen.

Häufige Fragen zum Bautagebuch

Was ist ein Bautagebuch?
Ein Bautagebuch ist die fortlaufende, tagesgenaue Dokumentation des Baugeschehens auf einer Baustelle. Festgehalten werden das eingesetzte Personal, die ausgeführten Arbeiten, Witterung und Temperatur, Geräte und Material sowie alles, was den Bauablauf gestört hat – Behinderungen, Unterbrechungen, Mängel, Anweisungen und besondere Vorkommnisse. Es dient als Nachweis bei Nachträgen, Bauzeitverlängerungen und Streitigkeiten über erbrachte Leistungen.

Ist ein Bautagebuch Pflicht?
Ein Gesetz, das den Auftragnehmer allgemein zum Führen eines Bautagebuchs verpflichtet, gibt es weder in Deutschland noch in Österreich. Verbindlich wird es auf drei Wegen. Erstens vertraglich: Der Bauvertrag verlangt es ausdrücklich – der häufigste Fall. Zweitens über das Leistungsbild der Bauüberwachung: Die Dokumentation des Bauablaufs gehört in Deutschland zur Objektüberwachung nach HOAI Leistungsphase 8. Drittens faktisch über die Beweislast: Wer eine Behinderung, eine Bauzeitverlängerung, eine Regieleistung oder einen Nachtrag geltend macht, muss sie darlegen und beweisen – ohne tagesgenaue Aufzeichnungen gelingt das selten. Die VOB/B selbst schreibt kein Bautagebuch vor, verlangt in § 6 Abs. 1 aber die unverzügliche Anzeige einer Behinderung, die sich ohne laufende Dokumentation kaum belegen lässt. Maßgeblich ist immer Ihr konkreter Bauvertrag. Dieser Text ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung.

Was gehört in ein Bautagebuch?
Zu einem vollständigen Bautagesbericht gehören: Datum und Baustelle, Arbeitsbeginn und Arbeitsende, Witterung mit Temperatur und Niederschlag, das eingesetzte Personal getrennt nach eigenen Mitarbeitern und Subunternehmern, die ausgeführten Arbeiten, eingesetzte Geräte und Maschinen, verbrauchtes Material, Regieleistungen, Prüfungen und Abnahmen sowie Behinderungen, Unterbrechungen, Mängel, erteilte Anweisungen und besondere Vorkommnisse. Fotos vom Baufortschritt erhöhen den Beweiswert deutlich.

Wer führt das Bautagebuch?
In der Regel der Polier oder der Bauleiter der ausführenden Firma – also die Person, die den Tag auf der Baustelle tatsächlich erlebt hat. In Jobilino steuern drei getrennte Berechtigungen, wer den Bericht führen, wer ihn nur einsehen und wer einen bereits abgeschlossenen Bericht wieder öffnen darf. Bewährt hat sich: Der Polier schreibt, die Bauleitung zeichnet gegen, und nur wenige Personen dürfen einen abgeschlossenen Bericht ändern.

Was ist der Unterschied zwischen Bautagebuch und Bautagesbericht?
Der Bautagesbericht ist die Dokumentation eines einzelnen Tages. Das Bautagebuch ist die lückenlose Sammlung aller Bautagesberichte einer Baustelle über die gesamte Bauzeit. In Jobilino erfassen Sie je Baustelle und Kalendertag genau einen Bautagesbericht; die Monats- und Zeitraumexporte ergeben daraus das eigentliche Bautagebuch.

Ist ein digitales Bautagebuch als Nachweis geeignet?
Entscheidend sind Zeitnähe, Vollständigkeit, erkennbare Urheberschaft und Nachvollziehbarkeit von Änderungen. Genau darauf ist das Bautagebuch in Jobilino ausgelegt: Der Tagesabschluss friert den Bericht als archiviertes PDF mit Versionsnummer ein, jede Korrektur verlangt eine Begründung und erzeugt eine neue Version, während die alte erhalten bleibt. Jedes abgeschlossene Dokument trägt zudem einen Prüfcode und seinen SHA-256-Hash, mit dem ein Empfänger ohne Anmeldung prüfen kann, ob seine Kopie dem Original entspricht. Eine Datei auf dem Server, die sich jederzeit spurlos ändern lässt, leistet das nicht.

Kann ich aus dem Bautagebuch eine Behinderungsanzeige nach VOB/B erstellen?
Ja – mit einer wichtigen Einordnung vorweg: Die VOB/B ist kein Gesetz, sondern ein vorformuliertes Klauselwerk. Sie gilt nur, wenn die Parteien ihre Geltung im Bauvertrag vereinbart haben; bei öffentlichen Auftraggebern ist das der Regelfall, bei privaten nicht zwingend. Ist sie vereinbart, hat der Auftragnehmer eine Behinderung dem Auftraggeber nach § 6 Abs. 1 VOB/B unverzüglich schriftlich anzuzeigen. Unterbleibt die Anzeige, bleiben die Rechte aus § 6 nur erhalten, soweit dem Auftraggeber die hindernden Umstände offenkundig bekannt waren (§ 6 Abs. 1 Satz 2 VOB/B). Auf der Anzeige bauen die Verlängerung der Ausführungsfristen (§ 6 Abs. 2) und ein möglicher Schadensersatz (§ 6 Abs. 6) auf. Gilt die VOB/B nicht, richtet sich alles nach dem BGB-Werkvertragsrecht – etwa § 642 BGB bei unterlassener Mitwirkung des Auftraggebers –, in Österreich nach ABGB und, soweit vereinbart, ÖNORM B 2110; auch dort ist die unverzügliche Anzeige der Leistungsstörung der praktisch entscheidende Schritt. Jobilino erzeugt aus dem Berichtseintrag ein fortlaufend nummeriertes Schreiben mit Ursache, Auswirkung und Verweis auf den Bautagesbericht; der Text wird bei der Ausstellung eingefroren. Versand und Zugangsnachweis liegen bei Ihnen – ob eine E-Mail dem vertraglichen Schriftformerfordernis genügt, hängt vom Bauvertrag ab; im Zweifel zusätzlich nachweisbar per Post. Dieser Text ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung.

Funktioniert das Bautagebuch auf Baustellen ohne Empfang?
Der Tagesbericht wird online gespeichert – anders als die Zeiterfassung, die Stempelungen auch ohne Verbindung entgegennimmt und später nachträgt. In der Praxis fällt das kaum ins Gewicht: Ein Bericht lässt sich als Entwurf beliebig lange offen halten und ergänzen, und der Tagesabschluss erfolgt üblicherweise am Ende des Arbeitstages. Fotos nehmen Sie unabhängig davon vor Ort auf und hängen sie an, sobald wieder Verbindung besteht.

Kann der Auftraggeber den Bautagesbericht einsehen und bestätigen?
Ja. Sie können den einzelnen Tagesbericht über einen befristeten Link freigeben: Der Auftraggeber öffnet ihn ohne Anmeldung, liest den Bericht, lädt das PDF und bestätigt mit seinem Namen die Kenntnisnahme – der Vermerk erscheint auf dem Dokument. Ein neuer Link entwertet den alten sofort. Die Kenntnisnahme ist ein sauberer Zugangsnachweis, aber keine qualifizierte elektronische Signatur und ersetzt keine Abnahme; dafür enthält das PDF Unterschriftenfelder für Bauleitung und Auftraggeber.

Wie lange muss ein Bautagebuch aufbewahrt werden?
Eine eigene gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Bautagebücher gibt es nicht. Maßgeblich sind zwei andere Fristen. Erstens die Mängelhaftung: In Deutschland verjähren Mängelansprüche bei Bauwerken nach § 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB in fünf Jahren ab Abnahme; ist die VOB/B vereinbart, beträgt die Frist nach § 13 Abs. 4 Nr. 1 VOB/B vier Jahre. In Österreich gilt für unbewegliche Sachen die dreijährige Gewährleistungsfrist des § 933 ABGB; die ÖNORM B 2110 sieht ebenfalls drei Jahre vor. Zweitens die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung: in Deutschland sechs beziehungsweise zehn Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO), in Österreich sieben Jahre (§ 212 UGB, § 132 BAO); läuft ein Verfahren, verlängert sich das entsprechend. Praktisch heißt das: mindestens bis zum Ablauf der Mängelhaftung, sinnvollerweise mit Reserve. Jobilino löscht Tagesberichte, Fotos und archivierte PDFs deshalb nie automatisch. Dieser Text ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung.

Brauchen wir für das Bautagebuch eine eigene Software?
Nein. Das Bautagebuch ist ein zubuchbares Modul innerhalb von Jobilino und nutzt dieselben Projekte, Mitarbeiter und Geräte wie Zeiterfassung, Einsatzplanung und Lager – ein Login, ein Stammdatensatz, keine Schnittstellenpflege. Aktiviert wird es je Baustelle mit einem Schalter in den Projekteinstellungen; ein Einführungsprojekt ist nicht nötig.

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