Zeiterfassung Berlin – prüffest dokumentiert, auch bei internationalen Teams

Jobilino ist die digitale Zeiterfassung für Berliner Betriebe in Bau, Gebäudereinigung, Sicherheit und Logistik. Ihr Team stempelt per App, NFC oder Terminal in 21 Sprachen – die Aufzeichnungen erfüllen den BAG-Beschluss und die Sieben-Tage-Frist nach § 17 MiLoG.

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  • Erfüllt § 17 MiLoG – Aufzeichnung binnen sieben Tagen
  • App in 21 Sprachen – für internationale Belegschaften
  • DSGVO-konform, Server in der EU, Support auf Deutsch

Dokumentation am selben Tag

Die Aufzeichnung entsteht mit der Stempelung, nicht am Monatsende. Damit ist die Sieben-Tage-Frist nach § 17 MiLoG strukturell eingehalten.

21 Sprachen in der App

Türkisch, Polnisch, Rumänisch, Bulgarisch, Serbisch, Kroatisch, Ukrainisch, Arabisch und weitere. Jede Person stellt ihre Sprache selbst ein, Ihre Auswertung bleibt deutsch.

NFC-Chip auf der Baustelle

Ein Aufkleber am Container oder im Objekt genügt: Handy davorhalten, gestempelt. Funktioniert offline und ist auch für Personen ohne Deutschkenntnisse bedienbar.

Das Problem

Warum Berliner Betriebe bei einer Prüfung besonders unter Druck geraten

Berlin baut, reinigt und liefert mit Teams aus aller Welt – und arbeitet dabei häufig in Ketten aus Generalunternehmern und Nachunternehmern. Genau diese Konstellation steht bei der Finanzkontrolle Schwarzarbeit im Fokus: Bau, Gebäudereinigung, Logistik und Gastronomie zählen zu den Branchen, in denen Arbeitszeiten nach § 17 MiLoG binnen sieben Tagen aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren sind. Wer das auf Zetteln führt, die erst zum Monatsende eintreffen, erfüllt diese Frist strukturell nicht.

  • Stundenzettel treffen erst zum Monatsende ein – die Sieben-Tage-Frist ist damit nie eingehalten
  • Bei einer Prüfung müssen Aufzeichnungen aus Ordnern zusammengesucht werden
  • Teams sprechen fünf Sprachen – deutschsprachige Formulare werden falsch ausgefüllt
  • Auf Großbaustellen weiß niemand tagesaktuell, wer welcher Kolonne zugeordnet ist
  • Der Generalunternehmer verlangt Nachweise, die erst rekonstruiert werden müssen
  • Pausen werden pauschal abgezogen statt tatsächlich erfasst

Die Lösung

Digitale Zeiterfassung in Berlin: dokumentiert am selben Tag

Mit Jobilino entsteht die Aufzeichnung im selben Moment wie die Arbeitszeit – nicht drei Wochen später. Ihr Team stempelt per App, per NFC-Chip auf der Baustelle oder im Objekt oder am Terminal, jede Buchung mit Zeitpunkt, Einsatzort und auf Wunsch Standortnachweis. Die Sieben-Tage-Frist ist damit strukturell eingehalten, und bei einer Prüfung legen Sie die Aufzeichnungen als Export vor, statt Ordner zu durchsuchen.

Terminal am Bauhof

Ein Tablet, an dem sich ein ganzes Team ein- und ausstempelt – für alle ohne eingerichtetes Diensthandy.

Pausen tatsächlich erfasst

Pausen werden gestempelt statt pauschal abgezogen. Das ist bei einer Prüfung der Unterschied zwischen einer Aufzeichnung und einer Annahme.

Kolonnen und Einsatzorte planen

Planen Sie, wer morgen auf welcher Baustelle oder in welchem Objekt ist, und schicken Sie den Plan per Push – mehrsprachig aufs Handy jedes Teammitglieds.

Export für die Prüfung

Aufzeichnungen je Person und Zeitraum als Excel, CSV oder PDF – vorlegbar, ohne Ordner zu durchsuchen. Zwei Jahre Aufbewahrung inklusive.

Nachweis für den Auftraggeber

Stunden je Baustelle und Auftraggeber ausgewiesen – die Grundlage für Abrechnung und für Nachweise gegenüber dem Generalunternehmer.

So funktioniert's

In vier Schritten prüffest dokumentiert

  1. Zugang anlegen

    In wenigen Minuten registrieren – ohne Installation, ohne Server, ohne Einrichtungsgebühr.

  2. Team mehrsprachig einladen

    Einladung per SMS oder E-Mail, App installieren, eigene Sprache wählen – auch ohne Deutschkenntnisse in einer Minute startklar.

  3. Täglich stempeln

    Per App, NFC-Chip auf der Baustelle oder Terminal am Bauhof, inklusive Pausen und Einsatzort.

  4. Prüfen, freigeben, vorlegen

    Stunden prüfen und freigeben, Monat für die Lohnabrechnung exportieren und Aufzeichnungen bei Bedarf als Nachweis ausgeben.

Ihre Vorteile

  • Erfüllt die Aufzeichnung binnen sieben Tagen nach § 17 MiLoG
  • Erfüllt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022
  • Aufzeichnungen bei einer Prüfung als Export sofort vorlegbar
  • Zwei Jahre Aufbewahrung ohne Ordner und Papierarchiv
  • App in 21 Sprachen für internationale Belegschaften
  • Pausen werden erfasst statt pauschal abgezogen
  • Tagesaktueller Überblick über alle Baustellen und Objekte
  • Stundennachweis je Baustelle für den Generalunternehmer
  • Einsatzplanung mehrsprachig per Push statt Aushang
  • Funktioniert offline – Rohbau, Keller, Tiefgarage
  • Lohnabrechnung in Minuten statt Tagen
  • DSGVO-konform, Server in der EU, keine Einrichtungsgebühr

Für wen

Für welche Berliner Betriebe ist Jobilino gemacht?

Gemacht für Betriebe mit mobilen und internationalen Teams: Bauunternehmen, Baunebengewerbe und Nachunternehmer, Gebäude- und Unterhaltsreinigung, Sicherheits- und Bewachungsdienste, Logistik, Transport und Zustellung, Handwerksbetriebe aller Gewerke, Facility Management und Hausmeisterdienste, Gastronomie und Veranstaltungsdienstleister sowie Personaldienstleister. Also genau die Branchen, in denen § 17 MiLoG greift.

Zeiterfassung für Ihren Berliner Betrieb – jetzt kostenlos testen

Zugang in wenigen Minuten anlegen, Team per SMS einladen, ab heute täglich dokumentieren statt am Monatsende zu sammeln. Keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar. Oder Sie lassen sich Jobilino in einer kostenlosen Online-Demo an Ihren Baustellen und Objekten zeigen.

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  • Keine Setup-Gebühr
  • monatlich kündbar
  • DSGVO-konform

Häufige Fragen zur Zeiterfassung in Berlin

Was verlangt § 17 MiLoG konkret von Berliner Bau- und Reinigungsbetrieben?
In den dort genannten Branchen – unter anderem Bau, Gebäudereinigung, Gastronomie, Logistik, Fleischwirtschaft und Messebau – müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden. Stundenzettel, die erst zum Monatsende eintreffen, erfüllen diese Frist strukturell nicht. Eine digitale Erfassung dokumentiert im selben Moment, in dem gearbeitet wird.

Was passiert bei einer Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit?
Verlangt werden die Arbeitszeitaufzeichnungen für die betroffenen Personen und Zeiträume. Mit Jobilino exportieren Sie diese je Person und Zeitraum als Excel, CSV oder PDF, statt Ordner zu durchsuchen oder Zettel zu rekonstruieren. Weil jede Korrektur protokolliert ist, lässt sich auch nachvollziehen, wann und von wem ein Eintrag geändert wurde.

Unsere Teams sprechen fünf verschiedene Sprachen – wie lösen wir das?
Die App gibt es in 21 Sprachen, darunter Türkisch, Polnisch, Rumänisch, Bulgarisch, Serbisch, Kroatisch, Ukrainisch und Arabisch. Jede Person stellt ihre Sprache selbst ein, Ihre Auswertung bleibt auf Deutsch. Beim NFC-Chip reduziert sich die Bedienung ohnehin auf das Vorhalten des Handys – dabei gibt es keine Sprachbarriere mehr.

Müssen Pausen wirklich einzeln erfasst werden?
Wer sie pauschal abzieht, dokumentiert eine Annahme, keine Aufzeichnung – und genau daran scheitern Nachweise bei Prüfungen häufig. In Jobilino stempelt das Team die Pause, oder sie ergibt sich aus der Lücke zwischen zwei Buchungen. Beides führt zu einer tatsächlich erfassten Pausenzeit statt zu einem pauschalen Abzug.

Wie weisen wir dem Generalunternehmer die Stunden auf seiner Baustelle nach?
Über die Zuordnung jeder Stunde zur Baustelle, idealerweise kombiniert mit einem NFC-Chip am Baustellencontainer. Am Monatsende exportieren Sie die Aufstellung je Baustelle und Auftraggeber als PDF oder Excel – aus denselben Daten, aus denen auch Ihre Lohnabrechnung entsteht. Doppelte Listen entfallen.

Behalten wir auf Großbaustellen den Überblick über die Kolonnen?
Ja. Sie planen vorab, wer welcher Kolonne und welcher Baustelle zugeordnet ist, und veröffentlichen den Plan per Push – in der Sprache der jeweiligen Person. Tagsüber sehen Sie in einer Live-Übersicht, wer eingestempelt ist und wo. Das ersetzt die Runde am Morgen, in der jemand mitschreibt, wer erschienen ist.

Funktioniert die Erfassung im Rohbau ohne Mobilfunknetz?
Ja. Stempelungen werden offline gespeichert und automatisch übertragen, sobald wieder Verbindung besteht – mit dem ursprünglichen Zeitpunkt, nicht dem der Übertragung. In Rohbauten, Kellern und Tiefgaragen ist das der Normalfall. NFC-Stempelungen funktionieren dort vollständig ohne Netz.

Wie richten wir Personal ein, das morgen schon anfängt?
In etwa einer Minute pro Person. Einladung per SMS oder E-Mail, App installieren, Sprache wählen – fertig. Wer kein eigenes Smartphone nutzen möchte, stempelt am Terminal am Bauhof oder per NFC-Chip. Eine Einschulung ist nicht nötig, weil Starten und Beenden je ein Tipp sind.

Gilt die Erfassungspflicht auch für kleine Betriebe mit wenigen Leuten?
Ja. Der BAG-Beschluss vom 13.09.2022 gilt unabhängig von Branche und Betriebsgröße, und § 17 MiLoG knüpft an die Branche an, nicht an die Mitarbeiterzahl. Ein Betrieb mit fünf Personen auf dem Bau ist genauso dokumentationspflichtig wie ein großer – hat aber selten jemanden, der Zettel abtippt.

Was kostet Jobilino bei stark schwankendem Personalstand?
Abgerechnet wird pro aktivem Mitarbeitenden und Monat, ohne Einrichtungsgebühr und monatlich kündbar. Wer ausscheidet, wird deaktiviert und kostet ab dem Folgemonat nichts. Bei projektbezogenen Teams ist das gegenüber fixen Lizenzpaketen deutlich günstiger.

Wo liegen die Daten und wer hat Zugriff?
DSGVO-konform auf Servern in der Europäischen Union. Die Zugriffsrechte legen Sie über Benutzergruppen fest: Ein Polier sieht nur seine Kolonne, die Lohnabrechnung nur die abrechnungsrelevanten Daten. Standortdaten werden ausschließlich erfasst, wenn Sie diese Funktion bewusst aktivieren.

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