Zeiterfassung Installateur – Arbeitszeiten einfach per App erfassen

Rohrbruch um 23 Uhr, Badsanierung am Donnerstag, dazwischen zwölf Wartungen: Installationsbetriebe leben von kurzen Einsätzen bei vielen Kunden. Jobilino hält jeden davon fest – mit Kunde, Dauer, Foto und dem Material aus dem Servicefahrzeug. Ohne Zettel im Handschuhfach.

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Auch kurze Einsätze einzeln
Fahrzeug als Lagerort
Wartungserinnerungen

Kurze Einsätze einzeln erfassen

Ankommen, einstempeln, arbeiten, ausstempeln – zwei Berührungen pro Kunde. Auch der Vierzig-Minuten-Einsatz steht damit einzeln in der Auswertung, statt in einer Tagessumme unterzugehen.

Das Servicefahrzeug als Lagerort

Ein Fahrzeug kann ein eigener Lagerort sein. Was der Monteur dort entnimmt, wird demselben Kunden zugeordnet wie seine Stunden – und Sie sehen, was tatsächlich noch im Wagen ist, bevor er leer zur Baustelle fährt.

Notdienst sauber belegt

Der Einsatz um 23 Uhr wird beim Losfahren gestempelt und nicht am nächsten Morgen geschätzt. Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge ergeben sich aus dem hinterlegten Vertrag, ohne dass jemand nachrechnet.

Das Problem

Herausforderungen bei der Zeiterfassung für Installateure

Ein Installateur fährt an einem Tag oft fünf bis zehn Adressen an. Jeder Einsatz dauert vielleicht vierzig Minuten, jeder gehört zu einem anderen Kunden, und bei jedem wird Material verbaut, das aus dem Fahrzeug kommt. Genau diese Kleinteiligkeit überfordert den Stundenzettel: Am Abend erinnert sich niemand mehr, ob der zweite Termin vierzig oder siebzig Minuten gedauert hat. Und der Notdiensteinsatz um 23 Uhr wird oft überhaupt nicht aufgeschrieben.

Fünf bis zehn Kundenadressen am Tag – abends weiß niemand mehr, welcher Einsatz wie lange gedauert hat
Notdienst- und Bereitschaftseinsätze werden gefahren, aber nicht dokumentiert und damit nicht bezahlt
Material aus dem Servicefahrzeug landet auf keinem Auftrag – der Wagen ist irgendwann leer und niemand weiß, wohin es ging
Wartungstermine aus Verträgen werden übersehen, bis der Kunde anruft
Bei einem Wasserschaden fehlt später der Beleg, in welchem Zustand die Anlage vorgefunden wurde
Die Fahrten zwischen den Kunden machen einen großen Teil des Tages aus, tauchen aber in keiner Abrechnung auf

Die Lösung

Die Lösung: Digitale Zeiterfassung für Installateure

Mit Jobilino stempelt der Installateur bei jedem Kunden kurz ein und wieder aus – per App oder über einen NFC-Tag an der Anlage. Damit steht jeder Einsatz einzeln in der Auswertung, statt in einer Tagessumme zu verschwinden. Das Servicefahrzeug lässt sich als eigener Lagerort führen: Was dort entnommen wird, geht auf denselben Auftrag wie die Stunden. Und wiederkehrende Wartungen meldet das System von selbst, bevor der Kunde anruft.

Wartungen melden sich selbst

Zu jedem Objekt lassen sich wiederkehrende Erinnerungen hinterlegen – wöchentlich bis jährlich, auf Wunsch mehrere Tage im Voraus. Die zuständigen Personen werden benachrichtigt, bevor der Termin fällig ist.

Fotos als Zustandsnachweis

Vor der Demontage, nach der Reparatur, der Zählerstand: Fotos hängen direkt am Zeiteintrag. Bei einem Wasserschaden ist damit belegt, in welchem Zustand die Anlage vorgefunden wurde.

Fahrzeit zwischen den Kunden

Wer sich beim einen Kunden mit Standortwechsel abmeldet, bekommt die Fahrt zum nächsten als eigenen Eintrag gutgeschrieben. Bei zehn Adressen am Tag ist das der Unterschied zwischen einer plausiblen und einer zu kurzen Tagessumme.

So funktioniert's

So funktioniert die Zeiterfassung für Installateure

Kunden und Wartungsverträge anlegen

Sie legen Ihre Kunden und die betreuten Anlagen an. Wo regelmäßig gewartet wird, hinterlegen Sie die Erinnerung gleich mit – das Intervall reicht von wöchentlich bis jährlich.
Fahrzeuge als Lagerorte einrichten

Optional wird jedes Servicefahrzeug ein eigener Lagerort. Was aufgeladen wird, ist Zugang; was beim Kunden verbaut wird, ist Entnahme auf dessen Auftrag.
Bei jedem Kunden stempeln

Der Monteur meldet sich bei der Ankunft an und beim Verlassen wieder ab. NFC-Tags an häufig betreuten Anlagen ersparen dabei die Auswahl am Telefon.
Notdienst und Nachträge

Bereitschaftseinsätze werden wie jeder andere Einsatz gestempelt. Was doch einmal vergessen wurde, wird nachgetragen – je nach Einstellung mit Begründung und Genehmigung, immer protokolliert.
Abrechnen und auswerten

Am Monatsende stehen Stunden je Kunde und je Anlage bereit, inklusive Zuschlägen und Fahrzeiten. Der Export geht an die Lohnverrechnung, der Bericht je Kunde an die Rechnungsstellung.

Ihre Vorteile

Jeder Kurzeinsatz einzeln belegt statt in einer Tagessumme versteckt
Notdienst und Bereitschaft werden bezahlt, weil sie erfasst sind
Material aus dem Servicefahrzeug landet auf dem richtigen Kunden
Wartungstermine melden sich, bevor der Kunde anruft
Fotos belegen den Zustand der Anlage vor und nach dem Einsatz
Fahrzeiten zwischen den Adressen werden sichtbar

Für wen

Für welche Installateurfirmen ist Jobilino geeignet?

Jobilino wird von Installations- und Sanitärbetrieben, Heizungsbauern und Betrieben der Gebäudetechnik eingesetzt – vom Ein-Fahrzeug-Betrieb bis zum Unternehmen mit eigener Notdienstbereitschaft. Typisch ist die Mischung aus geplanten Sanierungen, wiederkehrenden Wartungen und ungeplanten Störungen. Besonders sinnvoll ist es für Betriebe mit vielen kurzen Kundeneinsätzen pro Tag, mit Wartungsverträgen, die zuverlässig angestoßen werden müssen, und mit Material, das überwiegend aus dem Servicefahrzeug verbaut wird. Lager, Fahrtenbuch und Werkzeugausgabe sind eigene Module, die auf denselben Kunden und Aufträgen aufsetzen.

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Keine Setup-Gebühr
monatlich kündbar
DSGVO-konform

Häufige Fragen zur Zeiterfassung für Installateure

Ist die Lösung auch für kleine Installateurfirmen geeignet?

Ja, Jobilino ist besonders für kleine und mittlere Installateurfirmen geeignet.

Können Mitarbeiter per NFC einstempeln?

Ja, Mitarbeiter können sich per NFC direkt auf der Baustelle ein- und ausstempeln.

Ist die Zeiterfassung DSGVO-konform?

Ja. Jobilino wird in Österreich entwickelt und die Daten liegen auf Servern in der EU. Wer welche Zeiten und Personendaten sehen darf, wird über Benutzergruppen geregelt – ein Vorarbeiter sieht sein Team, nicht das ganze Unternehmen. Änderungen an Zeiteinträgen werden protokolliert, sodass nachvollziehbar bleibt, wer wann was geändert hat. Standortdaten werden nur erfasst, wenn Sie das für die jeweilige Zeitart aktivieren, und nur im Moment des Stempelns – es gibt keine laufende Ortung.

Lohnt sich das Stempeln überhaupt, wenn ein Einsatz nur eine halbe Stunde dauert?

Gerade dann. Ein- und Ausstempeln sind zwei Berührungen und dauern zusammen wenige Sekunden. Der Gewinn ist, dass der Einsatz einzeln in der Auswertung steht: Sie sehen, wie lange ein Wartungsbesuch bei diesem Kunden tatsächlich dauert, statt am Jahresende festzustellen, dass die Pauschale nie gepasst hat.

Wie erfasse ich einen Notdiensteinsatz mitten in der Nacht?

Wie jeden anderen Einsatz: beim Losfahren einstempeln, beim Kunden das Objekt wählen, nach getaner Arbeit ausstempeln. Die Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge ergeben sich aus dem hinterlegten Vertrag – der Monteur muss nichts ausrechnen oder ankreuzen, und im Monatsabschluss stehen die Zuschlagsstunden getrennt.

Kann ich sehen, welches Material noch im Servicefahrzeug liegt?

Wenn Sie das Lagermodul einsetzen, ja. Jedes Fahrzeug kann ein eigener Lagerort sein. Was aufgeladen wird, ist ein Zugang, was beim Kunden verbaut wird, eine Entnahme auf dessen Auftrag. Der Bestand je Fahrzeug ist damit jederzeit sichtbar – und Sie merken vor der Abfahrt, dass die Dichtungen ausgehen, nicht beim Kunden.

Wie stelle ich sicher, dass keine Wartung aus einem Vertrag vergessen wird?

Zu jedem Objekt lassen sich wiederkehrende Erinnerungen hinterlegen – wöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich. Sie legen fest, wie viele Tage vorher erinnert wird und wer die Benachrichtigung bekommt. Damit hängt der Termin nicht mehr an einer Person und ihrer Excel-Liste.

Was habe ich davon, Fotos an den Zeiteintrag zu hängen?

Bei einem Wasserschaden oder einer strittigen Reparatur ist der Zustand vor dem Eingriff der entscheidende Punkt. Ein Foto am Zeiteintrag ist mit Zeitpunkt, Mitarbeiter und Objekt verknüpft – das ist ein anderer Beleg als ein Bild in der Handygalerie, dem niemand ansieht, wann und wo es entstanden ist.

Meine Monteure sprechen unterschiedliche Sprachen. Ist das ein Problem?

Nein. Die App gibt es in 21 Sprachen, jeder Mitarbeiter stellt seine eigene ein. Der Betrieb arbeitet weiter auf Deutsch, während der Monteur seine Oberfläche in seiner Sprache sieht – das reduziert Fehler beim Stempeln spürbar, gerade bei neuen Kollegen in den ersten Wochen.

Brauche ich für jeden Kunden einen NFC-Tag?

Nein, ein Tag ist optional und lohnt sich dort, wo Sie regelmäßig hinkommen – etwa bei Wartungsverträgen oder Hausverwaltungen. Bei einmaligen Einsätzen wählt der Monteur den Kunden einfach in der App. Beides führt zum selben Zeiteintrag; der Tag spart nur die Auswahl.