Disposizione: pianificate dipendenti e veicoli in un'unica interfaccia
Trascinate i dipendenti liberi sul veicolo più adatto: Jobilino verifica in tempo reale qualifiche, posti disponibili e disponibilità. Chi non possiede l'abilitazione necessaria non può essere assegnato come conducente.
- Una board per cliente e giorno, gestita con il trascinamento
- Esattamente un conducente per veicolo, imposto tecnicamente
- Alla chiusura ogni persona assegnata viene avvisata
L'interfaccia di disposizione è un board giornaliero: per un cliente e una data specifici, si stabilisce chi viaggia con quale veicolo. Poiché disposizione e pianificazione dei turni condividono gli stessi impieghi, ogni assegnazione compare automaticamente anche nella vista settimanale e mensile – non esiste un secondo mondo di pianificazione da gestire separatamente.
Perché la pianificazione degli impieghi con veicoli è così complessa
Non appena i dipendenti non si recano al lavoro autonomamente, ma entrano in gioco veicoli e gruppi di trasporto condiviso, un semplice piano turni non è più sufficiente:
- Chi è libero oggi sta in un elenco, chi è in ferie in un altro, e chi si è dato malato lo si scopre al telefono la mattina
- Un veicolo viene assegnato due volte perché due persone pianificano contemporaneamente
- Il giorno dell'intervento si scopre che il conducente designato non ha l'abilitazione necessaria
- Più persone che posti a sedere: ce se ne accorge solo nel parcheggio
- L'assegnazione viene inviata via WhatsApp; chi non risponde forse l'ha vista, forse no
- Se qualcosa cambia la sera prima, nessuno sa chi conosca la vecchia versione e chi la nuova
Come funziona l'interfaccia di disposizione
Un board per cliente e giornata, a sinistra le risorse libere, a destra i veicoli – e in background le regole che impediscono pianificazioni errate.
Si selezionano cliente e data e si visualizzano due pool: i dipendenti liberi in quel giorno e i veicoli liberi. Il pool dei dipendenti calcola automaticamente chi è già pianificato altrove, chi ha ferie approvate o è in malattia e chi lavora con impegni fissi. Si pianifica quindi solo con le persone realmente disponibili.
Tramite drag-and-drop si assegnano i dipendenti a un veicolo. Ogni veicolo ha un numero di posti, l'occupazione è sempre visibile e al momento della conferma del piano viene verificata la capacità. Per ogni veicolo e piano esiste esattamente un conducente – imposto tecnicamente, non solo come convenzione.
La parte decisiva sono le qualifiche. I dipendenti possiedono qualifiche, e sia i veicoli che i clienti possono richiederle. Se a un dipendente manca una qualifica richiesta dal veicolo, non è possibile attivare l'interruttore del conducente – con indicazione del motivo. Le qualifiche corrispondenti vengono contrassegnate come corrispondenza, quelle mancanti sono altrettanto chiaramente evidenziate. È inoltre possibile escludere singoli dipendenti per determinati clienti.
Un piano giornaliero è inizialmente una bozza e viene poi confermato. Se un piano già confermato viene nuovamente modificato, il sistema lo riconosce come aggiornamento. I nuovi piani giornalieri vengono pre-compilati dall'ultimo piano confermato dello stesso cliente – i tour ricorrenti vengono così pianificati in secondi anziché in minuti.
Cosa porta la pianificazione nella quotidianità
Pianificare solo con persone davvero libere
Il pool esclude ferie, malattia, orari fissi e assegnazioni già esistenti. Chi è impegnato altrove compare in grigio con l'indicazione di dove e perché, invece di sparire: così potete comunque riorganizzare.
Gli errori vengono impediti, non registrati
Numero di posti, un conducente per veicolo, abilitazione mancante, collaboratori esclusi: tutto viene verificato durante la pianificazione e di nuovo alla chiusura. Un piano che non torna non può essere chiuso.
Ognuno sa che cosa lo aspetta
Alla chiusura ogni persona assegnata riceve esattamente una notifica: cliente, data, inizio, veicolo e conducente. Il conducente riceve invece le proprie informazioni di guida con l'elenco dei passeggeri.
Le modifiche sono riconoscibili come tali
Se un piano già chiuso viene modificato di nuovo, il sistema non reinvia un messaggio identico ma mostra a ogni destinatario che cosa è cambiato rispetto alla versione che aveva ricevuto.
Giri ricorrenti in pochi secondi
Un nuovo piano giornaliero viene precompilato dall'ultimo piano chiuso dello stesso cliente. Chi oggi non è disponibile esce automaticamente: correggete solo le differenze.
Il caposquadra vede lo stato
Il giorno dell'intervento una scheda nella dashboard mostra chi ha già timbrato e chi manca ancora, con aggiornamento automatico. Il caposquadra vede la propria squadra, non l'intera azienda.
Il piano giornaliero completo in cinque passaggi
-
Scegliere cliente e giorno
La board si apre per impostazione predefinita sul giorno successivo: nella pratica si pianifica il giorno prima. Ogni board si condivide direttamente dalla barra degli indirizzi.
-
Avviare la pianificazione giornaliera
All'avvio viene ripreso l'ultimo piano chiuso dello stesso cliente, nella misura in cui persone e veicoli sono disponibili oggi. Se non c'è nulla da riprendere si parte con veicoli vuoti.
-
Trascinare le persone sui veicoli
Dal pool dei collaboratori liberi su un veicolo con il trascinamento. Il carico per veicolo è visibile, così come quali qualifiche una persona possiede e quali le mancano.
-
Designare il conducente
Per ogni veicolo si designa esattamente un conducente. Chi non possiede l'abilitazione richiesta dal veicolo non può essere impostato come conducente, con l'indicazione dell'attestato mancante. Se è registrato un conducente abituale, viene proposto automaticamente.
-
Chiudere il piano
Alla chiusura il sistema verifica capienza, conducente e composizione della squadra. Solo dopo partono le notifiche: una bozza non invia nulla.
Panoramica delle funzioni
Due pool invece di cercare
A sinistra i collaboratori liberi oggi, accanto i veicoli liberi. Le persone già impegnate compaiono in grigio con il motivo: altro cliente, ferie o malattia.
Trascinamento
Trascinare i collaboratori su un veicolo, spostarli tra veicoli, riportarli nel pool. Esiste anche il gruppo Senza veicolo, per chi si reca sul posto autonomamente.
Un conducente per veicolo
La regola è ancorata nel database, non solo nell'interfaccia. Quando si imposta un nuovo conducente, il precedente perde automaticamente il ruolo.
Qualifiche su veicolo e cliente
Un veicolo può richiedere che almeno un certo numero di membri dell'equipaggio possieda una qualifica, e che il conducente la possieda personalmente. Anche i clienti possono porre requisiti.
Esclusioni per cliente
Singoli collaboratori possono essere bloccati per determinati clienti. Non compaiono nemmeno come pianificabili, invece di essere rifiutati alla chiusura.
Report di consegna
Dopo la chiusura vedete chi la notifica ha raggiunto e chi no. Se qualcuno si autentica più tardi, sparisce da solo dall'elenco.
Esportazione in PDF, Excel o CSV
Il piano giornaliero completo si può esportare, per l'affissione, per il committente o per l'archivio. Le righe dei conducenti sono evidenziate.
Le bozze si ripuliscono da sole
Le bozze mai chiuse vengono eliminate quando il giorno pianificato risale a più di sette giorni prima. I piani chiusi restano intatti.
Come si presenta la disposizione
Due viste spiegano più di una descrizione: la lavagna stessa – e la regola che impedisce a chi non ha l'abilitazione richiesta di mettersi al volante.
Una lavagna per cliente e per giorno
A sinistra stanno i dipendenti realmente liberi quel giorno; chi è in ferie o in malattia compare in grigio con il motivo. A destra i veicoli con il loro equipaggio, il contatore dei posti e un solo conducente indicato per veicolo. I dipendenti si trascinano su un veicolo, si spostano da un veicolo all'altro o tornano nel pool.
La verifica del conducente
Un veicolo può richiedere un'abilitazione – per esempio una determinata categoria di patente. Chi non la possiede non può essere impostato come conducente, e l'interfaccia indica quale documento manca. È la differenza fra un avviso che si chiude con un clic e una regola che tiene: l'errore emerge durante la pianificazione, non il giorno stesso nel parcheggio.
Integrato con ciò che già utilizza
La pianificazione non è un'isola, ma un'ulteriore vista sugli stessi dati:
Pianificazione dei turni
Un impiego assegnato è lo stesso impiego della pianificazione settimanale. Non nasce un secondo mondo di pianificazione da mantenere in parallelo.
Rilevazione presenze
Il giorno dell'intervento le persone assegnate timbrano come sempre. Lo stato in tempo reale confronta piano e timbrature e mostra chi ha già iniziato.
Veicoli
I veicoli sono gli stessi gestiti nel registro dei chilometri. Posti, targa e conducente abituale esistono in un unico punto.
Qualifiche
Gli stessi attestati gestiti nella matrice delle qualifiche governano qui l'idoneità alla guida. Se uno scade, l'effetto sulla pianificabilità è immediato.
Notifiche
La consegna passa dagli stessi canali di ogni altra comunicazione: nel sistema e come push sul telefono.
Settori di utilizzo tipici
Ovunque i team si rechino insieme a missioni variabili, la pianificazione sostituisce fogli cartacei ed Excel.
Domande frequenti sulla pianificazione
La disposizione si pianifica giorno per giorno o anche mensilmente?
Come impedisce Jobilino che qualcuno guidi senza la qualifica richiesta?
Quali qualifiche posso inserire?
Come fa il sistema a sapere quali dipendenti sono disponibili?
Un veicolo può essere prenotato oltre la sua capacità?
Posso escludere determinati dipendenti da determinati clienti?
Devo ricomporre da zero i percorsi ricorrenti ogni giorno?
Cosa significa bozza e finalizzato?
La disposizione sostituisce la pianificazione dei turni?
La disposizione è inclusa automaticamente?
Guarda la pianificazione dal vivo
Il modulo di pianificazione viene attivato per la sua azienda. In una breve demo le mostriamo un vero tabellone giornaliero – con veicoli, pool e la verifica delle qualifiche per i conducenti.
Preferisce chiamare subito? +43 664 5031382