Handbuch
Werkzeuge, Maschinen und Hardware erfassen, ausgeben und zurückbekommen
Schritt-für-Schritt-Anleitung für Admins, Gerätewarte und Mitarbeiter. So nutzen Sie die Betriebsmittelverwaltung in Jobilino: Ihr Inventar mit Inventarnummern, Herstellern und Kaufdaten erfassen, Geräte an Mitarbeiter ausgeben oder dauerhaft beim Kunden stationieren, den Empfang bestätigen lassen, Prüfungen und Reparaturen dokumentieren, QR-Etiketten drucken und Softwarelizenzen mit Plätzen verwalten – inklusive der Abgrenzung zum Lager und zum Fuhrpark.
Häufige Fragen
Was gehört ins Inventar und was ins Lager?
Ins Lager gehört alles, was als Menge gezählt und verbraucht wird – Kabel, Schrauben, Handschuhe, Reinigungsmittel. Ins Inventar gehört alles, was Sie namentlich wiederhaben wollen: Bohrhammer, Messgerät, Notebook, Schlüssel. Faustregel: Fragen Sie sich, ob es Sie interessiert, welches der zehn gleichen Stücke gerade wo ist. Lautet die Antwort ja, ist es ein Betriebsmittel.
Wie erfasse ich zehn baugleiche Geräte, ohne zehnmal dasselbe zu tippen?
Nutzen Sie im Formular das Feld „Anzahl Exemplare“. Jobilino legt dann zehn eigenständige Betriebsmittel mit fortlaufenden Inventarnummern an – jedes einzeln ausgebbar und verfolgbar. Die Seriennummern können Sie später je Gerät nachtragen. Eine Menge von 10 auf einem einzigen Datensatz gibt es bewusst nicht, sonst wüssten Sie nie, welches Stück bei wem ist.
Kann ein Gerät versehentlich an zwei Personen gleichzeitig ausgegeben werden?
Nein. Wer ein Gerät hat, ergibt sich aus der einen Ausgabe, die noch nicht zurückgenommen wurde – mehr als eine offene Ausgabe pro Gerät ist technisch ausgeschlossen. Wenn jemand anderes das Gerät bereits hat, meldet Jobilino das und Sie nehmen es erst zurück.
Muss der Mitarbeiter den Erhalt bestätigen?
Standardmäßig ja – der Empfänger bekommt eine Benachrichtigung und bestätigt in der App oder im Web mit „Ja, ich habe das Gerät erhalten“. Dafür braucht er keine Betriebsmittel-Berechtigung. Alternativ setzt der Ausgebende beim Ausgeben den Haken „Ich bestätige, dass die Person das Gerät erhalten hat“ – sinnvoll bei Personen ohne App oder wenn auf Papier unterschrieben wurde.
Wie erfasse ich ein Gerät, das dauerhaft beim Kunden steht?
Geben Sie es aus und wählen Sie als Empfänger den Kunden statt eines Mitarbeiters, und lassen Sie das Rückgabedatum leer. Das Gerät gilt als unbefristet ausgegeben und wird nie als überfällig gemeldet. Auf der Kundenkarte zeigt der Reiter „Betriebsmittel“ jederzeit, was Sie bei diesem Kunden stehen haben – die Antwort auf die Frage bei jeder Vertragsbeendigung.
Wer darf Geräte ausgeben – muss das ein Admin sein?
Nein. „Darf Betriebsmittel ausgeben“ ist bewusst eine eigene Berechtigung und nicht an Adminrechte gekoppelt, weil der Lagerist, Polier oder Werkstattleiter selten Admin ist. Er kann damit ausgeben und zurücknehmen, aber nicht das System verwalten. Teamleiter sehen dabei nur die Mitarbeiter, die sie führen – auch beim Speichern, nicht nur in der Auswahlliste.
Wer sieht die Kaufpreise?
Nur wer die Berechtigung „Darf Anschaffungskosten sehen“ hat. Ohne sie werden Kaufpreis und Reparaturkosten serverseitig entfernt – in der Liste, im Gerätedetail und in jedem Export. So kann ein Gerätewart das komplette Inventar pflegen, ohne kaufmännisch sensible Zahlen zu sehen.
Kann ich ein Gerät löschen, das ich nicht mehr habe?
Sobald es für ein Gerät Ausgaben gibt, lässt es sich nicht mehr löschen – sonst würde die Historie verschwinden. Setzen Sie es stattdessen auf „Ausgemustert“ (oder „Verloren“): Es verschwindet aus der Auswahl, Protokolle und Verlauf bleiben vollständig erhalten. Löschen ist nur für Tippfehler gedacht, also für Geräte, die nie ausgegeben wurden.
Wie funktionieren die QR-Etiketten?
Sie wählen in der Inventarliste Geräte aus und drucken über „QR-Etiketten drucken“ einen PDF-Etikettenbogen. Der QR-Code enthält die Adresse des Geräts in Jobilino, jede normale Handykamera öffnet damit direkt die Geräteseite. Wer die Ausgabeberechtigung hat, sieht dort sofort die passende Aktion – das ist Ausgeben per Scan.
Sind das dieselben NFC-Tags wie bei der Zeiterfassung?
Nein. Der NFC-Aufkleber auf einem Gerät ist ein eigener Aufkleber, dessen UID Sie im Geräteformular hinterlegen. Die NFC-Tags der Zeiterfassung hängen dagegen an einem Projekt bzw. Objekt und dienen dem Ein- und Ausstempeln. Beides bewusst getrennt – ein Werkzeug soll niemanden einstempeln.
Warum kann ich eine Softwarelizenz nicht ausgeben?
Weil eine Lizenz keine Kiste ist, die man weiterreicht – sie hat Plätze. Legen Sie die Lizenz mit der Art „Softwarelizenz“ und der Platzanzahl an und vergeben Sie dann über „Platz vergeben“ einzelne Plätze an Personen. So sehen Sie jederzeit, wie viele der gekauften Plätze wirklich belegt sind – die Grundlage für jede Vertragsverlängerung.
Warum sind Fahrzeuge keine Betriebsmittel?
Weil Fahrzeuge im Fuhrpark bzw. Fahrtenbuch besser aufgehoben sind: Dort gehören Kennzeichen, Prüftermin, Stammfahrer, zugewiesene Fahrer und die einzelnen Fahrten zusammen. Werkzeug, das dauerhaft in einem Fahrzeug liegt, erfassen Sie trotzdem als Betriebsmittel.
Werde ich an Prüfungen und ablaufende Garantien erinnert?
Ja. Wenn Sie Prüfintervall, nächsten Prüftermin, Garantieende oder ein Lizenz-Ablaufdatum hinterlegt haben, meldet sich Jobilino automatisch vorher – im Postfach und als Push auf dem Handy. Dasselbe gilt für fällige und überfällige Rückgaben. Jede Meldung kommt pro Gerät und Termin nur einmal, nicht täglich neu.
Was mache ich, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Öffnen Sie „Betriebsmittel“ → „Ausgaben“ und filtern Sie auf die Person: Sie sehen vollständig, was diese Person noch hat. Diese Liste lässt sich als PDF exportieren und ist die Grundlage für das Übergabegespräch. Anschließend nehmen Sie jedes Gerät mit Zustandsvermerk zurück.
Kann ich beschafftes Material aus dem Lager in Betriebsmittel umwandeln?
Ja, über „Aus Lager erzeugen“. Sie wählen den Lagerartikel und die Stückzahl; Jobilino bucht eine ganz normale Entnahme im Lager und legt pro Stück ein Betriebsmittel mit eigener Inventarnummer an. Dafür brauchen Sie zusätzlich die Lagerberechtigung – wer nur Betriebsmittel verwalten darf, soll nicht nebenbei Material vom Regal buchen können.
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