Manuale
Registrare attrezzi, macchine e hardware, consegnarli e riaverli indietro
Istruzioni passo passo per amministratori, responsabili delle attrezzature e collaboratori. Ecco come si usa la gestione delle attrezzature in Jobilino: registrare l’inventario con numero di inventario, produttore e dati d’acquisto, consegnare i dispositivi ai collaboratori o collocarli stabilmente presso un cliente, far confermare la ricezione, documentare verifiche e riparazioni, stampare etichette QR e gestire le licenze software con i relativi posti – inclusa la distinzione rispetto al magazzino e al parco veicoli.
Domande frequenti
Che cosa va nell’inventario e che cosa in magazzino?
In magazzino va tutto ciò che si conta come quantità e si consuma – cavi, viti, guanti, detergenti. Nell’inventario va tutto ciò che volete indietro per nome: martello perforatore, strumento di misura, notebook, chiavi. Regola pratica: chiedetevi se vi interessa sapere quale dei dieci pezzi identici si trovi dove. Se la risposta è sì, è un’attrezzatura.
Come registro dieci dispositivi identici senza digitare dieci volte la stessa cosa?
Usate nel modulo il campo “Numero di esemplari”. Jobilino crea dieci attrezzature autonome con numeri di inventario progressivi – ciascuna consegnabile e tracciabile singolarmente. I numeri di serie si possono aggiungere in seguito per ogni dispositivo. Una quantità di 10 su un unico record non esiste volutamente, altrimenti non sapreste mai quale pezzo si trova presso chi.
Un dispositivo può essere consegnato per errore a due persone contemporaneamente?
No. Chi ha un dispositivo deriva dall’unica consegna non ancora chiusa con la restituzione – più di una consegna aperta per dispositivo è tecnicamente impossibile. Se il dispositivo è già presso qualcun altro, Jobilino lo segnala e voi lo ritirate prima.
Il collaboratore deve confermare la ricezione?
Per impostazione predefinita sì – il destinatario riceve una notifica e conferma nell’app o sul web con “Sì, ho ricevuto il dispositivo”. Per farlo non serve alcuna autorizzazione sulle attrezzature. In alternativa, chi consegna spunta “Confermo che la persona ha ricevuto il dispositivo” – utile per chi non usa l’app o quando si è firmato su carta.
Come registro un dispositivo che resta stabilmente presso il cliente?
Consegnatelo selezionando come destinatario il cliente invece di un collaboratore e lasciate vuota la data di restituzione. Il dispositivo risulta consegnato a tempo indeterminato e non viene mai segnalato come scaduto. Nella scheda cliente, il tab “Attrezzature” mostra in ogni momento che cosa avete presso quel cliente – la risposta alla domanda che arriva a ogni fine contratto.
Chi può consegnare i dispositivi – deve essere un amministratore?
No. “Può consegnare le attrezzature” è volutamente un’autorizzazione a sé e non è legata ai diritti di amministratore, perché il magazziniere, il capocantiere o il responsabile dell’officina raramente è amministratore. Con essa può consegnare e ritirare, ma non amministrare il sistema. I responsabili di team vedono solo i collaboratori che gestiscono – anche al salvataggio, non solo nell’elenco di selezione.
Chi vede i prezzi d’acquisto?
Solo chi ha l’autorizzazione “Può vedere i costi di acquisto”. Senza di essa, prezzo d’acquisto e costi di riparazione vengono rimossi lato server – nell’elenco, nel dettaglio del dispositivo e in ogni esportazione. Così un responsabile delle attrezzature può curare tutto l’inventario senza vedere cifre commercialmente sensibili.
Posso eliminare un dispositivo che non ho più?
Non appena per un dispositivo esistono consegne, non può più essere eliminato – sparirebbe anche la cronologia. Impostatelo invece su “Dismesso” (o “Smarrito”): sparisce dalla selezione, mentre verbali e cronologia restano integralmente conservati. L’eliminazione serve solo per gli errori di digitazione, cioè per dispositivi mai consegnati.
Come funzionano le etichette QR?
Selezionate i dispositivi nell’inventario e stampate un foglio di etichette in PDF con “Stampa etichette QR”. Il codice QR contiene l’indirizzo del dispositivo in Jobilino, così qualsiasi fotocamera di uno smartphone apre direttamente la pagina del dispositivo. Chi ha l’autorizzazione a consegnare vi trova subito l’azione giusta – è la consegna tramite scansione.
Sono gli stessi tag NFC della rilevazione presenze?
No. L’adesivo NFC su un dispositivo è un adesivo a sé, il cui UID viene registrato nel modulo dell’attrezzatura. I tag NFC della rilevazione presenze sono invece legati a un progetto o immobile e servono per timbrare entrata e uscita. I due mondi sono volutamente separati – un attrezzo non deve timbrare l’entrata di nessuno.
Perché non posso consegnare una licenza software?
Perché una licenza non è una cassetta che si passa di mano – ha dei posti. Create la licenza con il tipo “Licenza software” e il numero di posti, poi assegnate i singoli posti alle persone con “Assegna posto”. Così vedete in ogni momento quanti dei posti acquistati sono realmente occupati – la base per ogni rinnovo contrattuale.
Perché i veicoli non sono attrezzature?
Perché i veicoli stanno meglio nel parco veicoli e nel libro di bordo: è lì che targa, scadenza della revisione, conducente abituale, conducenti assegnati e i singoli viaggi stanno insieme. Gli attrezzi che restano stabilmente in un veicolo vengono comunque registrati come attrezzature.
Vengo avvisato delle verifiche e delle garanzie in scadenza?
Sì. Se avete registrato intervallo di verifica, prossima verifica, fine garanzia o data di scadenza di una licenza, Jobilino si fa vivo automaticamente in anticipo – in posta in arrivo e come notifica push sul telefono. Lo stesso vale per le restituzioni in scadenza e scadute. Ogni segnalazione arriva una sola volta per dispositivo e scadenza, non ogni giorno.
Che cosa faccio quando un collaboratore lascia l’azienda?
Aprite “Attrezzature” → “Consegne” e filtrate per quella persona: vedete per intero che cosa ha ancora. Questo elenco può essere esportato in PDF ed è la base per il colloquio di riconsegna. Poi ritirate ogni dispositivo annotandone le condizioni.
Posso trasformare in attrezzature il materiale acquistato tramite il magazzino?
Sì, con “Crea dal magazzino”. Selezionate l’articolo di magazzino e la quantità; Jobilino registra un prelievo del tutto normale in magazzino e crea per ogni pezzo un’attrezzatura con un proprio numero di inventario. Serve in aggiunta l’autorizzazione sul magazzino – chi può solo gestire attrezzature non deve poter prelevare materiale dallo scaffale.
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