Material erfassen, Bestand führen und wissen, wo es hingekommen ist

Ins Lager gehört alles, was als Menge gezählt und verbraucht wird – Schrauben, Kabel, Handschuhe, Farbe. Ins Inventar (Betriebsmittel) gehört alles, was Sie namentlich wiederhaben wollen – Bohrhammer, Notebook, Messgerät. Faustregel: Interessiert es Sie, welches der zehn gleichen Stücke gerade wo ist? Dann ist es ein Betriebsmittel, kein Lagerartikel.

Weil jede erfasste Menge in ihr ausgedrückt ist. Würden Sie nachträglich von Stück auf Karton umstellen, würde aus einem Bestand von 240 Stück stillschweigend ein Bestand von 240 Kartons – und die gesamte Historie wäre falsch. Solange ein Artikel noch keine Bewegung hat, lässt sich die Basiseinheit frei ändern. Danach legen Sie im Zweifel einen neuen Artikel an.

Nicht als eigenen Artikel, sondern als Gebinde des Artikels mit dem Faktor 12. Sie buchen dann „2 Kartons“ und das Lager rechnet daraus 24 Stück. Der Bestand bleibt immer in der Basiseinheit. Der Faktor wird bei jeder Buchung eingefroren – liefert der Lieferant später Kartons mit 10 Stück, ändern Sie das Gebinde, und alte Buchungen bleiben unberührt.

Weil auf der Baustelle das Material meist weg ist, bevor es gebucht wird. Würde die Buchung blockiert, würde gar nicht gebucht – und dann stimmt der Bestand endgültig nicht mehr. Deshalb wird die Entnahme gebucht und nur gewarnt. Ein negativer Bestand ist immer ein Hinweis auf einen fehlenden Wareneingang. In den Lagereinstellungen können Sie solche Buchungen auch blockieren lassen.

Der Bestand ist, was im Regal liegt. Der verfügbare Bestand ist der Bestand abzüglich der Mengen, die durch genehmigte Materialanforderungen reserviert sind. So werden dieselben 20 Meter Kabel nicht zweimal zugesagt. Bestandswarnungen rechnen mit dem verfügbaren Bestand.

Nicht durch Ändern oder Löschen – Bewegungen sind unveränderlich, weil sie zusammen den Bestand ergeben. Buchen Sie stattdessen die passende Gegenbuchung: eine Rückgabe, wenn das Material zurückkommt, eine Abschreibung, wenn es verloren ist, oder eine Inventur, wenn Sie schlicht die gezählte Menge festschreiben wollen. Die Historie erzählt dann, was wirklich passiert ist.

Bei der Inventur tragen Sie die gezählte Menge ein; Jobilino bucht die Differenz zum erfassten Bestand als Korrektur. Sie korrigiert also einen Zähl- oder Buchungsfehler. Die Abschreibung bucht beschädigtes, abgelaufenes oder verlorenes Material mit Begründung aus – sie erklärt einen echten Verlust. Nach einem Jahr ist genau dieser Unterschied die interessante Auswertung.

Das entscheiden Sie in den Lagereinstellungen. Ist die Option aktiv, wird eine von einem Mitarbeiter gebuchte Entnahme als „Bestätigung ausstehend“ markiert, bis ein Berechtigter sie quittiert. Wichtig: Der Bestand wird in beiden Fällen sofort reduziert – die Bestätigung ist ein Vier-Augen-Prinzip, keine Freigabe, und erzeugt keine Wartezeit auf der Baustelle.

Die Person, für die gebucht wurde – sie wird benachrichtigt und bestätigt selbst, im Web oder in der App, ganz ohne besondere Berechtigung. Alternativ setzt der Buchende den Haken „Ich bestätige, dass die Person das Material erhalten hat“, etwa wenn die Person die App nicht nutzt.

Ein Mitarbeiter fordert Artikel mit Mengen und Bedarfsdatum an. Ein Berechtigter entscheidet zeilenweise – er kann die Menge je Position anpassen oder eine Position auf null setzen – und genehmigt oder lehnt ab; mit der Genehmigung wird die Menge reserviert. Erst die Ausgabe bucht die echte Entnahme. Wird weniger ausgegeben als genehmigt, bleibt die Anforderung als „Teilweise ausgegeben“ offen; mehr als genehmigt kann nie ausgegeben werden. Eine bereits genehmigte Anforderung lässt sich später noch ablehnen – so geben Sie eine Reservierung frei, die niemand mehr abholt. Bereits ausgegebenes Material wird dabei nicht zurückgebucht.

Nur wer die Berechtigung „Darf Lagerpreise einsehen“ hat. Ohne sie werden Preise und Bestandswert serverseitig entfernt – nicht nur ausgeblendet, sondern auch aus jedem Export. So kann ein Lagerwart den kompletten Bestand führen, ohne die Einkaufskonditionen zu sehen.

Ordnen Sie die Entnahme dem Projekt zu – der Verkaufspreis des Artikels wird auf der Buchung eingefroren. Artikel mit „Dem Kunden verrechenbar“ sind dabei vorab markiert. Die so erfassten Entnahmen können Sie in der Rechnungsstellung auf eine Rechnung übernehmen; einmal verrechnetes Material wird nicht erneut angeboten.

Ja, über „Artikel importieren“. Laden Sie die Vorlage herunter, füllen Sie sie aus und laden Sie die Datei hoch – Jobilino zeigt zuerst eine Vorschau, gebucht wird erst nach Ihrer Bestätigung. Eine Datei mit fehlerhaften Zeilen wird als Ganzes abgelehnt. Zwei Schutzregeln machen ein erneutes Einspielen harmlos: Bereits hinterlegte Preise werden nie überschrieben, und ein Anfangsbestand wird nur bei Artikeln ohne Bewegungshistorie gebucht.

Nicht am Anfang – das „Hauptlager“ wird automatisch angelegt und reicht für den Einstieg. Weitere Orte (Zentrallager, Fahrzeug, Baustelle) lohnen sich, sobald Sie wirklich wissen wollen, was im Bus des Monteurs oder im Baustellencontainer liegt. Bestand wird dann je Ort geführt, und Umlagerungen verschieben ihn.

Sobald der verfügbare Bestand eines Artikels auf den hinterlegten Mindestbestand oder darunter fällt – im Postfach und als Push. Ist der Artikel ganz weg, gibt es eine eigene Meldung. Jede Stufe meldet sich nur einmal und wird erst wieder scharf, wenn sich der Bestand erholt hat. Ohne Mindestbestand gibt es für den Artikel bewusst keine Warnung. Bestellt wird nie automatisch.

Ja. In der Betriebsmittelverwaltung wählen Sie „Aus Lager erzeugen“, geben Lagerartikel und Stückzahl an: Jobilino bucht eine ganz normale Entnahme im Lager und legt pro Stück ein Betriebsmittel mit eigener Inventarnummer an. Der Lagerbestand bleibt dabei stimmig. Sie brauchen dafür sowohl die Lager- als auch die Betriebsmittelberechtigung.