Pausenstempelung: echte Pausen statt pauschaler Abzüge

Zwei Antworten beim Ausstempeln

Ist die Funktion eingeschaltet, fragt Jobilino beim Ausstempeln: „Pause oder Arbeitsende?“ Mehr Auswahl gibt es nicht – bezahlt oder unbezahlt entscheidet später die Auswertung, nicht der Mitarbeiter.

Tipp: Beim Einstempeln fragt Jobilino nie. Die Frage gehört zum Beenden, nicht zum Beginnen.

Die Pause ist die Lücke, kein Eintrag

Wird ein Eintrag mit „Pause“ beendet, gilt die Zeit bis zum nächsten Einstempeln desselben Tages als Pause. Jobilino speichert dafür keinen eigenen Zeiteintrag, sondern rechnet die Lücke aus den vorhandenen Stempelungen.

Tipp: Das ist der Kern: Eine gebuchte „Pause“ wäre eine Behauptung. Eine Lücke zwischen zwei echten Stempelungen ist ein Beleg – mit Anfang, Ende und Dauer.

Mehrere Pausen am Tag sind normal

Ihre Mitarbeiter dürfen so oft pausieren, wie es der Arbeitsablauf verlangt. Jobilino zählt alle Lücken eines Tages zusammen – ob eine Mittagspause oder fünf kurze Unterbrechungen, spielt für die Summe keine Rolle.

Einstellung öffnen

Verwaltung → Zeiterfassung. Dort finden Sie den Schalter „Pausenstempelung (‚Pause oder Arbeitsende?‘)“. Ab dem Einschalten erscheint die Frage bei jedem Ausstempeln – in App, Web-App und bei NFC.

Tipp: Die Umstellung wirkt ab sofort und nur nach vorne. Bereits erfasste Zeiten ändern sich nicht.

Die automatische Pause muss weichen

Der Schalter „Pause automatisch nach 6 Stunden hinzufügen“ und die Pausenstempelung schließen einander aus – beides zusammen würde doppelt abziehen. Jobilino lehnt die Kombination beim Speichern ab.

Tipp: Sollten beide je zusammentreffen, gewinnt die Pausenstempelung und der automatische Abzug wird abgeschaltet – die real gestempelte Pause ist die belastbarere Angabe.

Alte Pausen-Zeittypen deaktivieren

Manche Betriebe haben aus früheren Jahren einen buchbaren Zeittyp „Pause“. Er wird durch die Pausenstempelung überflüssig und führt zu doppelten Angaben. Die Einstellungsseite listet betroffene Zeittypen mit einem Hinweis auf.

Tipp: Ein gebuchter Pausen-Eintrag erzeugt weder eine Lücke noch eine bezahlte Pause – er sieht nur so aus, als täte er es.

Team informieren

Die Frage beim Ausstempeln ist neu und selbsterklärend, aber sie ändert eine Gewohnheit. Ein Satz im Team genügt: Wer in die Pause geht, wählt „Pause“; wer Feierabend macht, „Arbeitsende“.

Tipp: Abbrechen bricht das Ausstempeln ab, statt eine der beiden Antworten zu erzwingen – niemand stempelt aus Versehen aus.

Wert beim Kunden hinterlegen

In den Kundeneinstellungen legen Sie fest, wie viele Pausenminuten pro Tag bezahlt werden: 0, 10, 15, 20, 25 oder 30 Minuten. Voreingestellt ist 0 – ohne Angabe bleibt jede Pause unbezahlt.

Tipp: Der Wert gehört zum Kunden, nicht zum Mitarbeiter. Damit bilden Sie ab, was im jeweiligen Vertrag oder Kollektivvertrag vereinbart ist.

Die Pause gehört dem Kunden davor

Jede Pause wird dem Kunden des Eintrags zugeordnet, der ihr vorausgeht. Wer vormittags bei Kunde A und nachmittags bei Kunde B arbeitet, kann an einem Tag zwei Gutschriften erhalten – je eine pro Kunde, jeweils bis zur dortigen Obergrenze.

Ohne Projekt keine bezahlte Pause

Eine Pause nach einem Eintrag ohne Projekt und damit ohne Kunden bleibt vollständig unbezahlt. Sie zählt zwar zur Pausendauer, bekommt aber keine Gutschrift.

Tipp: Wenn bezahlte Pausen bei Ihnen die Regel sind, achten Sie darauf, dass Zeiten konsequent auf Projekte gebucht werden.

Bezahlt heißt bezahlt, nicht gearbeitet

Die Gutschrift fließt in die Summe „Bezahlt“, nicht in „Gearbeitet“ – genauso wie Feiertage und Urlaub. Überstunden und Minusstunden bleiben davon unberührt.

Tipp: Das ist wichtig für die Lohnverrechnung: Eine bezahlte Pause erhöht die zu zahlenden Stunden, aber niemand baut damit Überstunden auf.

Monatsansicht

Die Monatsübersicht zeigt eine eigene Karte mit Pausensumme, bezahltem und unbezahltem Anteil sowie je Tag einen Hinweis, an dem eine Pause gestempelt wurde.

PDF und Excel

Beide Exporte führen die Pausen genauso auf wie die Bildschirmansicht – je Tag und als Monatssumme, getrennt nach bezahlt und unbezahlt.

Tipp: Damit ist der Nachweis gegenüber Prüfern und Auftraggebern derselbe wie das, was Ihr Team am Bildschirm sieht.

Live-Übersicht

Wer mit „Pause“ ausgestempelt hat, erscheint in der Tagesübersicht ausdrücklich als „in Pause“ – nicht als abwesend und nicht als fertig.

Abgeschlossener Monat

Beim Monatsabschluss friert Jobilino die Pausen ein: Der bezahlte Anteil geht in die Abrechnungssumme, die Aufteilung in bezahlt und unbezahlt bleibt dokumentiert.

Tipp: Eine spätere Änderung der bezahlten Minuten beim Kunden wirkt deshalb nur nach vorne – abgerechnete Monate bleiben, wie sie waren.

Über das manuelle Formular

Beim Anlegen eines Zeiteintrags wählen Sie als Erfassungsart „Pause“ und geben das Pausenfenster an – also von wann bis wann pausiert wurde.

Tipp: Die Auswahl erscheint nur, solange die Pausenstempelung eingeschaltet ist.

Was Jobilino daraus macht

Es entsteht kein Pausen-Eintrag. Endet ein Eintrag genau zum Beginn der Pause, wird er als „Pause“ markiert. Umspannt ein Eintrag das Pausenfenster, teilt Jobilino ihn in zwei Hälften – beide behalten Zeittyp, Projekt und Kontingent.

Tipp: Das Ergebnis ist genau dasselbe wie bei einer gestempelten Pause, samt bezahlter Pause je Kunde.

Wenn es nicht passt

Liegt keine passende Stempelung vor oder überlappt das Fenster nur teilweise, lehnt Jobilino den Nachtrag mit einer Meldung ab, statt zu raten. Dasselbe gilt für Einträge in einem abgeschlossenen Monat oder in laufender Genehmigung.

Tipp: Prüfen Sie in dem Fall zuerst, ob die Zeiten des Tages überhaupt stimmen – meist fehlt eine Stempelung, nicht die Pause.

Nachträglich markieren

Beim Bearbeiten eines bestehenden Eintrags gibt es zusätzlich den Schalter „Pause nach diesem Eintrag“. Damit korrigieren Sie eine falsch beantwortete Frage, ohne Zeiten zu verändern.

Vergessenes Ausstempeln

Beendet die nächtliche Automatik einen offenen Eintrag, setzt sie immer „Arbeitsende“ – nie „Pause“. Sonst entstünde eine Pause, die nie endet.

Pausen über Mitternacht

Eine Pause, die über Mitternacht reicht, wird nicht gezählt: Das schließende Einstempeln fällt auf den nächsten Tag. Bei Nachtschichten tragen Sie solche Pausen manuell nach.

Sehr kurze Unterbrechungen

Lücken unter einer Minute zählen nicht als Pause. Wer sofort wieder einstempelt, erzeugt also keine Pausenzeit – etwa nach einer versehentlich falsch beantworteten Frage.

Gesetzliche Pausenregeln sind etwas anderes

Weiter unten auf derselben Seite stehen Pausen-Frühwarnsystem und Ruhezeitprüfung. Sie überwachen gesetzliche Grenzen und warnen; die Pausenstempelung erfasst die Pause überhaupt erst. Beides lässt sich unabhängig einschalten.

Tipp: Sinnvoll ist die Reihenfolge: erst erfassen, dann überwachen. Ohne gestempelte Pausen kann ein Frühwarnsystem nur die reine Arbeitsdauer beurteilen.