Handbuch
Arbeitsbereiche, Kontingente, Aufgaben und Geofence je Projekt einrichten
Schritt-für-Schritt-Anleitung für Admins und Projektverantwortliche. Dieses Kapitel setzt dort an, wo „Projektverwaltung“ aufhört: Auf der Seite „Einstellungen“ eines Projekts schalten Sie ein, was genau dieses Projekt braucht – Arbeitsbereiche für die Einsatzplanung, verkaufte Stundenkontingente mit Budget und Warnschwellen, Aufgaben für die Zeiterfassung, einen Geofence für das Einstempeln, Arbeitszeiten je Wochentag, Erinnerungen und den Stundensatz für die Abrechnung. Wie Sie ein Projekt anlegen, Mitglieder zuordnen und Stunden auswerten, lesen Sie im Kapitel „Projektverwaltung“.
Häufige Fragen
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich einen Projekt-Schalter ausschalte?
Nichts wird gelöscht. Deaktivieren Sie „Arbeitsbereiche“, „Stundenkontingente“ oder „Aufgaben“, wird nur der jeweilige Reiter am Projekt ausgeblendet und die Funktion über die Schnittstelle gesperrt. Alle Bereiche, Kontingente und Aufgaben bleiben erhalten und sind beim erneuten Aktivieren unverändert wieder da. Sie können also gefahrlos ausprobieren.
Warum ist ein Schalter grau und nicht bedienbar?
Weil das dahinterliegende Modul für Ihren Zugang nicht gebucht ist – typisch beim Bautagebuch und bei den Qualitätskontrollen. Der Schalter zeigt dann einen Hinweis, und der gespeicherte Wert bleibt unangetastet. Wird das Modul später gebucht, sind Ihre alten Einstellungen sofort wieder wirksam.
Worin unterscheiden sich „Zugriff“ und die Projektmitglieder?
Der Zugriff regelt, wer das Projekt ÖFFNEN darf – wichtig für Personen, die nicht alle Projekte sehen dürfen. Die Mitgliederliste regelt, wer Stunden darauf BUCHEN darf. Zwei getrennte Fragen mit zwei getrennten Listen: Ein Controller darf oft lesen, ohne je Stunden zu erfassen. Wer die Berechtigung „Kann alle Projekte sehen“ hat, kommt unabhängig von der Zugriffsliste immer hinein.
Muss ich Arbeitsbereiche anlegen?
Nein, sie sind optional und für Objekte gedacht, die aus mehreren Einheiten bestehen – Posten und Streifenrouten im Sicherheitsdienst, Gebäude, Etagen und Räume in der Reinigung. Ein einzelnes Büro braucht keine. Angelegte Bereiche weisen Sie anschließend in der Einsatzplanung zu, damit im Einsatzplan nicht nur das Objekt, sondern der konkrete Posten steht.
Was ist der Unterschied zwischen „Offen“ und „Hartem Limit“ beim Kontingent?
„Offen (nur warnen)“ lässt Buchungen über das gekaufte Paket hinaus zu und meldet sie nur über die Warnschwellen. „Hartes Limit (bei Erschöpfung blockieren)“ weist die Buchung ab, sobald das Kontingent aufgebraucht ist – das greift bei manuellen Einträgen und Bearbeitungen. Eine laufende Zeiterfassung wird nie mitten im Betrieb gestoppt. Auf der Baustelle fährt man mit „offen“ meist besser.
Warum zählen meine Stunden nicht gegen das Kontingent?
Weil beim Erfassen kein Kontingent gewählt wurde. Jobilino ordnet Stunden nie automatisch zu – Verbrauch soll nur zählen, wenn ihn jemand bewusst gebucht hat. Solche Stunden erscheinen auf der Kontingentseite als nicht zugeordnet und lassen sich nachträglich am Zeiteintrag zuweisen. Mit der Einstellung „Kontingent-Auswahl verpflichtend“ erzwingen Sie die Zuordnung: Bei genau einem nutzbaren Kontingent wird automatisch zugeordnet, bei mehreren ist eine Auswahl nötig.
Wie buche ich nachgekaufte Stunden?
Über eine „Erweiterung“ auf dem Kontingent – mit den zusätzlichen Stunden und optional dem Betrag. Sie wird der Stundensumme hinzugefügt und schaltet die Warnschwellen wieder scharf. Überschreiben Sie nie die ursprüngliche Stundenzahl: Die Erweiterung ist der Beleg dafür, dass nachgekauft wurde, und steht mit Datum und Person im Verlauf.
Wer sieht Budget und Stundensätze eines Kontingents?
Nur Personen mit der Berechtigung für das Kontingent-Budget. Ohne sie werden die Beträge serverseitig entfernt – in der Oberfläche und in jedem Export. So kann ein Projektleiter den Stundenstand führen und dem Kunden gegenüber vertreten, ohne die kaufmännische Seite zu sehen.
Werden Aufgaben automatisch einem Zeiteintrag zugeordnet?
Nein, nie. Mitarbeitende wählen die Aufgaben selbst aus, beliebig viele je Eintrag, und die Auswahl ist immer freiwillig. Angeboten wird nur, was den Haken „Bei Zeiterfassung wählbar“ trägt. Die gewählten Aufgaben erscheinen anschließend unter dem Projekt in der Monatsliste, im PDF, im Stunden-Export und in der App.
Der Geofence blockiert nicht – woran liegt das?
Fast immer an der Zeiterfassungsart. Der Geofence greift nur bei Echtzeit-Einstempelungen von Arten, die den Standort erfassen. Pin und passende Zeitart gehören also zusammen: Ein Pin allein ohne standorterfassende Zeitart erzeugt einen Geofence, der nie zuschlägt. Prüfen Sie außerdem, ob der Schalter aktiv ist – ohne gesetzten Pin lässt er sich gar nicht einschalten.
Was blockiert der Geofence garantiert nicht?
Ausstempeln, Bearbeiten und manuelle Nachträge – auch keine täglichen Einträge wie Urlaub oder Krankheit. Niemand bleibt also draußen stehen, weil der Empfang fehlt oder der GPS-Fix zu ungenau ist. Der manuelle Nachtrag mit Begründung ist ausdrücklich der vorgesehene Korrekturweg.
Wie sperre ich Zeitbuchungen außerhalb der Öffnungszeiten?
Über den Reiter „Arbeitszeiten“: Zeiten je Wochentag hinterlegen (oder den Tag als geschlossen markieren) und den Haken „Zeitbuchung nur während der Arbeitszeiten erlauben“ setzen. Anders als beim Geofence werden dann Einstempeln UND manuelle Einträge abgelehnt – hier gibt es bewusst keine Hintertür. Einzelne Rollen können über die Berechtigung „Erlaube in APP jederzeit Check-In“ ausgenommen werden.
Gelten die Arbeitszeiten des Projekts oder die des Kunden?
Das Projekt geht vor. Die Reihenfolge ist Projekt, dann Kunde, dann 06:00 Uhr als letzter Standard. Pflegen Sie also nur die Objekte, bei denen die Zeiten wirklich abweichen – solange für ein Projekt keine Arbeitszeiten hinterlegt sind, gilt keinerlei zeitliche Einschränkung.
Welcher Stundensatz wird bei der Rechnung verwendet?
Der Projektsatz vor dem Kundensatz vor dem Firmenstandard – und ein bei der Erstellung von Hand eingetragener Satz gewinnt immer. Leer lassen heißt also nicht „kein Satz“, sondern „eine Ebene höher“. Wichtig: Der Stundenlohn aus dem Mitarbeitervertrag fließt nie in die Verrechnung ein – Kosten und Preis sind bewusst getrennt.
Wo finde ich die Grundlagen zu Projekten?
Im Kapitel „Projektverwaltung“. Dort steht, wie Sie ein Projekt anlegen, Kunde und Status setzen, Mitglieder zuordnen, das Projekt im Zeiteintrag auswählen, Stunden auswerten und Projekte in der Einsatzplanung nutzen. Dieses Kapitel hier setzt darauf auf und behandelt die Einstellungen und die Zusatzfunktionen je Projekt.
Noch Fragen? Wir helfen gern.
Testen Sie Jobilino kostenlos oder vereinbaren Sie eine persönliche Demo.
Lieber gleich anrufen? +43 664 5031382