Handbuch

Arbeitsbereiche, Kontingente, Aufgaben und Geofence je Projekt einrichten

Schritt-für-Schritt-Anleitung für Admins und Projektverantwortliche. Dieses Kapitel setzt dort an, wo „Projektverwaltung“ aufhört: Auf der Seite „Einstellungen“ eines Projekts schalten Sie frei, was dieses eine Projekt wirklich braucht – Arbeitsbereiche für die Schichtplanung, verkaufte Stundenkontingente mit Budget und Warnschwellen, Aufgaben für die Zeiterfassung, einen Geofence fürs Einstempeln, Arbeitszeiten je Wochentag, Erinnerungen und den Stundensatz für die Verrechnung. Wie Sie ein Projekt anlegen, Mitglieder zuordnen und Stunden auswerten, steht im Kapitel „Projektverwaltung“.

Wie die Projekt-Einstellungen funktionieren

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  1. Ein Schalter gilt genau für ein Projekt

    Öffnen Sie ein Projekt und wechseln Sie auf „Einstellungen“. Unter „Funktionen dieses Projekts“ aktivieren Sie nur, was dieses Projekt wirklich braucht – nicht alles, was Jobilino kann.

    Tipp: Ein Reinigungsobjekt braucht Arbeitsbereiche, ein Beratungsprojekt Kontingente, eine Baustelle das Bautagebuch. Alles gleichzeitig einzuschalten macht die Oberfläche nur unübersichtlich.

  2. Die Reiter folgen den Schaltern

    Jeder aktivierte Schalter blendet den passenden Reiter am Projekt ein – Arbeitsbereiche, Kontingente, Aufgaben, Bautagebuch, Qualität. Ist der Schalter aus, ist der Reiter weg.

    Tipp: Das Ausblenden ist nie die einzige Sperre: Auch über die Schnittstelle lässt sich an einem ausgeschalteten Projekt nichts anlegen.

  3. Ausschalten löscht nichts

    Deaktivieren Sie einen Schalter, wird nur die jeweilige Seite ausgeblendet. Arbeitsbereiche, Kontingente und Aufgaben bleiben erhalten und sind beim erneuten Aktivieren unverändert wieder da.

    Tipp: Sie können also gefahrlos ausprobieren. Ein versehentlich ausgeschaltetes Projekt kostet keinen Datenverlust, nur einen Klick.

  4. Gesperrte Schalter erkennen

    Ist ein Modul für Ihren Zugang nicht gebucht – typisch Bautagebuch oder Qualitätskontrollen –, ist der Schalter gesperrt und mit einem Hinweis versehen. Der gespeicherte Wert bleibt dabei erhalten.

    Tipp: Wird das Modul später gebucht, sind Ihre alten Einstellungen sofort wieder wirksam – niemand muss die Projekte noch einmal durchgehen.

  5. Wer die Einstellungen ändern darf

    Lesen darf die Einstellungen jeder, der das Projekt öffnen kann – die Reiter müssen ja überall stimmen. Speichern darf nur, wer die Berechtigung „Kann Projekte bearbeiten“ hat.

    Tipp: Ohne diese Berechtigung sehen Sie die Schalter, können sie aber nicht betätigen – der Speichern-Knopf fehlt.

Zugriff auf ein Projekt steuern

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  1. Zugriffsliste pflegen

    Auf derselben Seite „Einstellungen“ finden Sie den Block „Zugriff“. Hier hinzugefügte Personen können dieses Projekt öffnen, auch wenn sie nicht auf alle Projekte zugreifen dürfen.

    Tipp: Das ist der Weg für ein einzelnes sensibles Projekt: allgemeine Sichtbarkeit eng halten und gezielt die Personen freischalten, die daran arbeiten.

  2. Die generelle Berechtigung sticht

    Wer die Berechtigung „Kann alle Projekte sehen“ besitzt, hat unabhängig von dieser Liste immer Zugriff.

    Tipp: Wundern Sie sich also nicht, wenn jemand ein Projekt sieht, obwohl er nicht in der Liste steht – prüfen Sie zuerst seine Benutzergruppe.

  3. Abgrenzung zum Projektteam

    Der Zugriff regelt, wer das Projekt ÖFFNEN darf. Wer Stunden darauf BUCHEN darf, regelt die Mitgliederliste des Projekts – beschrieben im Kapitel „Projektverwaltung“.

    Tipp: Zwei getrennte Fragen, zwei getrennte Listen. Ein Controller darf oft lesen, ohne je Stunden zu buchen.

Arbeitsbereiche gliedern

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  1. Schalter aktivieren und Reiter öffnen

    Aktivieren Sie „Arbeitsbereiche“ in den Einstellungen. Danach erscheint der Reiter „Arbeitsbereiche“ am Projekt.

    Tipp: Gedacht für Objekte, die aus mehreren Einheiten bestehen – Posten und Streifenrouten im Sicherheitsdienst, Gebäude, Etagen und Räume in der Reinigung.

  2. Bereich anlegen

    Geben Sie Bezeichnung und Typ an: Posten, Streifenroute, Gebäude, Etage, Bereich, Raum, Zone oder Allgemein. Optional ergänzen Sie Code, Anweisungen und Notizen.

    Tipp: Die Anweisungen sind der Platz für das, was vor Ort gilt – Schlüsselnummer, Reihenfolge des Rundgangs, Besonderheiten. Sie stehen dem Personal bei der Zuweisung zur Verfügung.

  3. Bereiche verschachteln

    Über „Übergeordneter Bereich“ bilden Sie Hierarchien ab, etwa Gebäude → Etage → Raum.

    Tipp: Ein Bereich kann nicht sein eigener übergeordneter Bereich sein, und ein Bereich mit Unterbereichen lässt sich nicht löschen – räumen Sie von unten nach oben auf.

  4. In der Schichtplanung zuweisen

    Beim Planen einer Schicht wählen Sie neben dem Projekt den Arbeitsbereich. So steht im Dienstplan nicht nur das Objekt, sondern der konkrete Posten oder die Etage.

    Tipp: Angeboten werden nur aktive Bereiche von Projekten, deren Schalter an ist. Ein Bereich, den eine Schicht bereits trägt, bleibt an ihr erhalten, auch wenn Sie den Schalter später ausschalten.

Stundenkontingente anlegen

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  1. Wofür Kontingente da sind

    Ein Kontingent ist ein verkauftes Stundenpaket – typisch „Support 2026, 100 Stunden“. Arbeitszeiten werden darauf gebucht, und Sie sehen jederzeit, wie viel verbraucht und wie viel offen ist.

    Tipp: Ein Projekt kann mehrere Kontingente nebeneinander führen. Das ist der Normalfall bei Kunden mit mehreren Paketen oder Jahresscheiben.

  2. Schalter aktivieren und Kontingent erstellen

    Aktivieren Sie „Stundenkontingente“ in den Einstellungen und legen Sie im Reiter „Kontingente“ das erste an: Name, Gültigkeitszeitraum und die gekauften Stunden.

    Tipp: Der Gültigkeitszeitraum entscheidet mit, ob ein Kontingent bei der Erfassung angeboten wird – ein abgelaufenes taucht nicht mehr auf.

  3. Buchungsmodus wählen

    „Offen (nur warnen)“ lässt Buchungen über das Paket hinaus zu und meldet sie nur. „Hartes Limit (bei Erschöpfung blockieren)“ weist die Buchung ab, sobald das Kontingent aufgebraucht ist.

    Tipp: Das harte Limit greift bei manuellen Einträgen und Bearbeitungen – eine laufende Zeiterfassung wird nie mitten im Betrieb gestoppt. Auf der Baustelle fährt man mit „offen“ meist besser.

  4. Warnschwellen setzen

    Hinterlegen Sie die Prozentwerte, bei denen benachrichtigt werden soll – voreingestellt 75, 90 und 100 Prozent des Verbrauchs.

    Tipp: Jede Schwelle meldet sich einmal. Sinkt der Verbrauch wieder oder wird das Kontingent erweitert, ist sie erneut scharf – Sie bekommen also keine Wiederholungsmeldungen.

  5. Budget und Sätze hinterlegen

    Optional ergänzen Sie ein Budget und Stundensätze. Die Beträge sehen nur Personen mit der Berechtigung für das Kontingent-Budget – ohne sie werden sie serverseitig entfernt.

    Tipp: So kann ein Projektleiter den Stundenstand führen, ohne die kaufmännische Seite zu sehen.

Kontingente über die Laufzeit führen

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  1. Erweiterung buchen

    Kauft der Kunde nach, buchen Sie eine „Erweiterung“ mit den zusätzlichen Stunden und optional dem Betrag. Sie wird der Stundensumme hinzugefügt.

    Tipp: Nie die ursprüngliche Stundenzahl überschreiben. Die Erweiterung ist der Beleg dafür, dass nachgekauft wurde – und sie schaltet die Warnschwellen wieder scharf.

  2. Korrektur und Abschreibung

    Eine „Korrektur“ gleicht einen Erfassungsfehler aus, eine „Abschreibung“ bucht Stunden ab, die dem Kunden nicht berechnet werden. Beide verlangen eine Begründung.

    Tipp: Halten Sie die beiden auseinander: Die eine korrigiert eine Zahl, die andere ist eine kaufmännische Entscheidung. Nach einem Jahr ist genau dieser Unterschied die interessante Auswertung.

  3. Alles steht im Verlauf

    Zuteilung, Erweiterung, Korrektur und Abschreibung erscheinen als Zeilen im Verlauf des Kontingents – mit Datum, Person und Begründung.

    Tipp: Der Verlauf ist die Antwort auf die Frage „Warum stimmt der Stundenstand nicht mit dem Angebot überein?“ – meistens in zwei Minuten geklärt.

  4. Zuteilungen pro Person

    Optional teilen Sie ein Kontingent auf einzelne Personen auf – etwa 40 Stunden für die Beraterin, 60 für den Entwickler.

    Tipp: Nur sinnvoll, wenn die Aufteilung wirklich vereinbart ist. Sonst führen Sie das Kontingent als Ganzes – das ist weniger Pflege und genauso aussagekräftig.

  5. Kontingente exportieren

    Über die Exportschaltflächen erzeugen Sie den Kontingentbericht als Excel, CSV oder PDF – mit Zusammenfassung, Verlauf und den zugeordneten Zeiteinträgen.

    Tipp: Das ist der Nachweis für den Kunden: Was wurde gekauft, was verbraucht, wofür. Beträge stehen nur für Berechtigte darin.

Stunden auf Kontingente buchen

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  1. Kontingent bei der Erfassung wählen

    Hat das Projekt nutzbare Kontingente, erscheint bei der Zeiterfassung die Auswahl „Kontingent wählen“ – im Formular, beim Starten der Zeit und nach einer NFC-Erfassung.

    Tipp: Angeboten wird nur, was aktiv und im Gültigkeitszeitraum ist. Ein leeres oder abgelaufenes Paket taucht gar nicht erst auf.

  2. Ohne Auswahl wird nichts zugeordnet

    Buchen Sie ohne Kontingent, zählt die Stunde nicht gegen ein Paket. Sie erscheint auf der Kontingentseite als nicht zugeordnete Stunde.

    Tipp: Absicht: Verbrauch soll nur zählen, wenn ihn jemand bewusst gebucht hat. Nicht zugeordnete Stunden lassen sich nachträglich am Zeiteintrag zuweisen.

  3. Pflichtauswahl aktivieren

    Mit der Einstellung „Kontingent-Auswahl verpflichtend“ muss jede Stunde einem Kontingent zugeordnet werden. Gibt es genau ein nutzbares Kontingent, wird es automatisch zugeordnet; bei mehreren ist eine Auswahl erforderlich.

    Tipp: Die Option sitzt eingerückt unter dem Kontingent-Schalter und ist wirkungslos, solange dieser aus ist. Eine laufende Zeiterfassung und das Ausstempeln werden auch hier nie blockiert.

  4. Warnungen richtig lesen

    Erreicht der Verbrauch eine Warnschwelle, werden die Verantwortlichen benachrichtigt – nicht die erfassende Person.

    Tipp: Als Mitarbeiter merken Sie vom Kontingentstand also normalerweise nichts. Nur beim harten Limit meldet sich das System direkt bei Ihnen.

Aufgaben je Projekt

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  1. Aufgaben aktivieren und anlegen

    Aktivieren Sie „Aufgaben“ in den Einstellungen und pflegen Sie im Reiter „Aufgaben“ die Tätigkeiten dieses Projekts – mit Titel und optionaler Beschreibung.

    Tipp: Halten Sie die Liste kurz und in der Sprache des Teams. Zehn wiedererkennbare Aufgaben werden benutzt, fünfzig feingliedrige nicht.

  2. Bei der Zeiterfassung wählbar machen

    Mit dem Haken „Bei Zeiterfassung wählbar“ erscheint die Aufgabe in der Mehrfachauswahl beim Erfassen von Zeiteinträgen – im Formular und nach einer NFC-Erfassung.

    Tipp: Nehmen Sie den Haken bei Aufgaben heraus, die nur der internen Gliederung dienen. Die Aufgabe bleibt bestehen, taucht aber nicht mehr in der Auswahl auf.

  3. Mehrere Aufgaben je Eintrag

    Mitarbeitende wählen beliebig viele Aufgaben zu einem Zeiteintrag. Die Auswahl ist immer freiwillig – es wird nie automatisch etwas zugeordnet.

    Tipp: Die gewählten Aufgaben erscheinen unter dem Projekt in der Monatsliste, im PDF, im Stunden-Export und in der App.

  4. Abfrage beim Ausstempeln

    Benutzergruppen können so eingestellt werden, dass beim Ausstempeln nach den erledigten Aufgaben gefragt wird – samt einer freien Textzeile.

    Tipp: Die Abfrage ist überspringbar und blockiert nie das Ausstempeln. Gibt es keine wählbare Aufgabe, erscheint sie gar nicht.

Geofence einrichten

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  1. Pin auf der Karte setzen

    Öffnen Sie in den Einstellungen den Block Geofence, suchen Sie die Adresse oder klicken Sie direkt auf die Karte. Den gesetzten Pin können Sie zum Anpassen ziehen.

    Tipp: Der Schalter lässt sich erst aktivieren, wenn ein Pin gesetzt ist – sonst gäbe es keinen Mittelpunkt für den Radius.

  2. Radius wählen

    Stellen Sie den Radius zwischen 50 und 5.000 Metern ein; voreingestellt sind 700 Meter.

    Tipp: Lieber großzügig: Ein GPS-Fix ist zwischen Häuserzeilen schnell hundert Meter daneben. Ein zu enger Radius erzeugt vor allem Anrufe.

  3. Was der Geofence blockiert

    Abgewiesen wird ein Echtzeit-Einstempeln – Zeit starten, NFC – auf diesem Projekt, wenn die Position außerhalb des Radius liegt und die Zeiterfassungsart den Standort erfasst.

    Tipp: Das ist die entscheidende Voraussetzung: Erfasst die gewählte Zeiterfassungsart keinen Standort, greift der Geofence nicht. Pin und passende Zeitart gehören zusammen.

  4. Was er nie blockiert

    Ausstempeln, Bearbeiten und manuelle Nachträge werden nie abgewiesen – auch nicht tägliche Einträge wie Urlaub oder Krankheit.

    Tipp: Niemand bleibt also draußen stehen, weil der Empfang fehlt. Der Nachtrag mit Begründung ist der vorgesehene Korrekturweg.

Arbeitszeiten je Projekt

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  1. Zeiten je Wochentag hinterlegen

    Öffnen Sie den Reiter „Arbeitszeiten“ und tragen Sie je Wochentag die Zeiten dieses Objekts ein – oder markieren Sie den Tag als geschlossen.

    Tipp: Diese Zeiten sind zugleich der Einsatzzeit-Standard für die Disposition. Die Reihenfolge ist Projekt vor Kunde vor 06:00 Uhr.

  2. Zeitbuchung auf das Fenster begrenzen

    Mit „Zeitbuchung nur während der Arbeitszeiten erlauben“ werden Einstempeln UND manuelle Einträge auf diesem Projekt außerhalb des Tagesfensters abgelehnt.

    Tipp: Anders als beim Geofence gibt es hier bewusst keine Hintertür über den manuellen Nachtrag. Setzen Sie den Haken deshalb nur, wo das Objekt wirklich zu ist.

  3. Ausnahme für einzelne Rollen

    Die Berechtigung „Erlaube in APP jederzeit Check-In“ hebt diese zeitliche Einschränkung für die betreffende Person auf – auf allen Erfassungswegen.

    Tipp: Der saubere Weg für Bereitschaft und Notdienste: Regel bleibt streng, die wenigen Rollen mit echtem Bedarf bekommen die Ausnahme.

  4. Nichts eingetragen heißt unbeschränkt

    Solange Sie für ein Projekt keine Arbeitszeiten pflegen, gilt keinerlei zeitliche Einschränkung.

    Tipp: Sie müssen also nicht alle Projekte durchgehen – pflegen Sie nur die Objekte, bei denen die Zeiten wirklich eine Rolle spielen.

Projekt-Erinnerungen

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  1. Erinnerung anlegen

    Öffnen Sie den Reiter „Erinnerungen“ und legen Sie eine an: Titel, wiederkehrend oder zu einem festen Termin, dazu die Uhrzeit.

    Tipp: Gedacht für das, was am Projekt hängt und sonst untergeht – Wartungstermin, Vertragsverlängerung, jährliche Grundreinigung.

  2. Vorlaufzeiten wählen

    Wählen Sie, wie viele Tage vorher erinnert werden soll. Mehrere Vorläufe sind möglich, auch der Termin selbst.

    Tipp: Zwei Stufen reichen meist: einmal früh genug zum Planen, einmal am Tag selbst.

  3. Empfänger festlegen

    Wählen Sie Personen oder ganze Teams als Empfänger. Jeder Empfänger kann zusätzlich eine persönliche Nachricht bekommen, neben der allgemeinen.

    Tipp: Teamleiter sehen in der Auswahl nur die Personen, die sie führen – auch beim Speichern, nicht nur in der Liste.

  4. Zustellung nachvollziehen

    Zu jeder ausgelösten Erinnerung sehen Sie je Empfänger, wann sie versendet, zugestellt und gesehen wurde.

    Tipp: Über „Jetzt senden“ lösen Sie eine Erinnerung sofort aus, ohne den Termin abzuwarten – praktisch zum Testen der Empfängerliste.

Stundensatz und Verrechnung

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  1. Satz je Projekt hinterlegen

    Ist das Finanzmodul gebucht, finden Sie in den Einstellungen den „Stundensatz (Verrechnung)“ – den Nettobetrag pro Stunde für Arbeiten auf diesem Projekt.

    Tipp: Leer lassen heißt nicht „kein Satz“, sondern „eine Ebene höher“: Es gilt dann der Kundensatz und, falls auch der fehlt, der Firmenstandard.

  2. Die Kette verstehen

    Bei der Rechnungsstellung gilt der Projektsatz vor dem Kundensatz vor dem Firmenstandard. Ein bei der Erstellung von Hand eingetragener Satz gewinnt immer.

    Tipp: Pflegen Sie den Satz dort, wo die Ausnahme liegt. Ein Projekt zum Sonderpreis bekommt seinen eigenen Satz, alle anderen erben vom Kunden.

  3. Kosten sind kein Preis

    Dieser Satz ist ein Verkaufspreis. Der Stundenlohn aus dem Mitarbeitervertrag fließt nie in die Verrechnung ein.

    Tipp: Beides ist bewusst getrennt – sonst würde eine Lohnerhöhung stillschweigend Ihre Kundenrechnungen verändern.

  4. Verrechnete Stunden erkennen

    Stunden, die auf einer abgeschlossenen Rechnung stehen, sind in der Zeiterfassung als verrechnet gekennzeichnet und werden nicht erneut angeboten.

    Tipp: Wird ein bereits verrechneter Eintrag nachträglich geändert, weist ein Hinweis darauf hin – die Rechnung selbst bleibt unverändert.

Häufige Fragen

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich einen Projekt-Schalter ausschalte?
Nichts wird gelöscht. Deaktivieren Sie „Arbeitsbereiche“, „Stundenkontingente“ oder „Aufgaben“, wird nur der jeweilige Reiter am Projekt ausgeblendet und die Funktion über die Schnittstelle gesperrt. Alle Bereiche, Kontingente und Aufgaben bleiben erhalten und sind beim erneuten Aktivieren unverändert wieder da. Sie können also gefahrlos ausprobieren.

Warum ist ein Schalter grau und nicht bedienbar?
Weil das dahinterliegende Modul für Ihren Zugang nicht gebucht ist – typisch beim Bautagebuch und bei den Qualitätskontrollen. Der Schalter zeigt dann einen Hinweis, und der gespeicherte Wert bleibt unangetastet. Wird das Modul später gebucht, sind Ihre alten Einstellungen sofort wieder wirksam.

Worin unterscheiden sich „Zugriff“ und die Projektmitglieder?
Der Zugriff regelt, wer das Projekt ÖFFNEN darf – wichtig für Personen, die nicht alle Projekte sehen dürfen. Die Mitgliederliste regelt, wer Stunden darauf BUCHEN darf. Zwei getrennte Fragen mit zwei getrennten Listen: Ein Controller darf oft lesen, ohne je Stunden zu erfassen. Wer die Berechtigung „Kann alle Projekte sehen“ hat, kommt unabhängig von der Zugriffsliste immer hinein.

Muss ich Arbeitsbereiche anlegen?
Nein, sie sind optional und für Objekte gedacht, die aus mehreren Einheiten bestehen – Posten und Streifenrouten im Sicherheitsdienst, Gebäude, Etagen und Räume in der Reinigung. Ein einzelnes Büro braucht keine. Angelegte Bereiche weisen Sie anschließend in der Schichtplanung zu, damit im Dienstplan nicht nur das Objekt, sondern der konkrete Posten steht.

Was ist der Unterschied zwischen „Offen“ und „Hartem Limit“ beim Kontingent?
„Offen (nur warnen)“ lässt Buchungen über das gekaufte Paket hinaus zu und meldet sie nur über die Warnschwellen. „Hartes Limit (bei Erschöpfung blockieren)“ weist die Buchung ab, sobald das Kontingent aufgebraucht ist – das greift bei manuellen Einträgen und Bearbeitungen. Eine laufende Zeiterfassung wird nie mitten im Betrieb gestoppt. Auf der Baustelle fährt man mit „offen“ meist besser.

Warum zählen meine Stunden nicht gegen das Kontingent?
Weil beim Erfassen kein Kontingent gewählt wurde. Jobilino ordnet Stunden nie automatisch zu – Verbrauch soll nur zählen, wenn ihn jemand bewusst gebucht hat. Solche Stunden erscheinen auf der Kontingentseite als nicht zugeordnet und lassen sich nachträglich am Zeiteintrag zuweisen. Mit der Einstellung „Kontingent-Auswahl verpflichtend“ erzwingen Sie die Zuordnung: Bei genau einem nutzbaren Kontingent wird automatisch zugeordnet, bei mehreren ist eine Auswahl nötig.

Wie buche ich nachgekaufte Stunden?
Über eine „Erweiterung“ auf dem Kontingent – mit den zusätzlichen Stunden und optional dem Betrag. Sie wird der Stundensumme hinzugefügt und schaltet die Warnschwellen wieder scharf. Überschreiben Sie nie die ursprüngliche Stundenzahl: Die Erweiterung ist der Beleg dafür, dass nachgekauft wurde, und steht mit Datum und Person im Verlauf.

Wer sieht Budget und Stundensätze eines Kontingents?
Nur Personen mit der Berechtigung für das Kontingent-Budget. Ohne sie werden die Beträge serverseitig entfernt – in der Oberfläche und in jedem Export. So kann ein Projektleiter den Stundenstand führen und dem Kunden gegenüber vertreten, ohne die kaufmännische Seite zu sehen.

Werden Aufgaben automatisch einem Zeiteintrag zugeordnet?
Nein, nie. Mitarbeitende wählen die Aufgaben selbst aus, beliebig viele je Eintrag, und die Auswahl ist immer freiwillig. Angeboten wird nur, was den Haken „Bei Zeiterfassung wählbar“ trägt. Die gewählten Aufgaben erscheinen anschließend unter dem Projekt in der Monatsliste, im PDF, im Stunden-Export und in der App.

Der Geofence blockiert nicht – woran liegt das?
Fast immer an der Zeiterfassungsart. Der Geofence greift nur bei Echtzeit-Einstempelungen von Arten, die den Standort erfassen. Pin und passende Zeitart gehören also zusammen: Ein Pin allein ohne standorterfassende Zeitart erzeugt einen Geofence, der nie zuschlägt. Prüfen Sie außerdem, ob der Schalter aktiv ist – ohne gesetzten Pin lässt er sich gar nicht einschalten.

Was blockiert der Geofence garantiert nicht?
Ausstempeln, Bearbeiten und manuelle Nachträge – auch keine täglichen Einträge wie Urlaub oder Krankheit. Niemand bleibt also draußen stehen, weil der Empfang fehlt oder der GPS-Fix zu ungenau ist. Der manuelle Nachtrag mit Begründung ist ausdrücklich der vorgesehene Korrekturweg.

Wie sperre ich Zeitbuchungen außerhalb der Öffnungszeiten?
Über den Reiter „Arbeitszeiten“: Zeiten je Wochentag hinterlegen (oder den Tag als geschlossen markieren) und den Haken „Zeitbuchung nur während der Arbeitszeiten erlauben“ setzen. Anders als beim Geofence werden dann Einstempeln UND manuelle Einträge abgelehnt – hier gibt es bewusst keine Hintertür. Einzelne Rollen können über die Berechtigung „Erlaube in APP jederzeit Check-In“ ausgenommen werden.

Gelten die Arbeitszeiten des Projekts oder die des Kunden?
Das Projekt geht vor. Die Reihenfolge ist Projekt, dann Kunde, dann 06:00 Uhr als letzter Standard. Pflegen Sie also nur die Objekte, bei denen die Zeiten wirklich abweichen – solange für ein Projekt keine Arbeitszeiten hinterlegt sind, gilt keinerlei zeitliche Einschränkung.

Welcher Stundensatz wird bei der Rechnung verwendet?
Der Projektsatz vor dem Kundensatz vor dem Firmenstandard – und ein bei der Erstellung von Hand eingetragener Satz gewinnt immer. Leer lassen heißt also nicht „kein Satz“, sondern „eine Ebene höher“. Wichtig: Der Stundenlohn aus dem Mitarbeitervertrag fließt nie in die Verrechnung ein – Kosten und Preis sind bewusst getrennt.

Wo finde ich die Grundlagen zu Projekten?
Im Kapitel „Projektverwaltung“. Dort steht, wie Sie ein Projekt anlegen, Kunde und Status setzen, Mitglieder zuordnen, das Projekt im Zeiteintrag auswählen, Stunden auswerten und Projekte in der Arbeitszeitplanung nutzen. Dieses Kapitel hier setzt darauf auf und behandelt die Einstellungen und die Zusatzfunktionen je Projekt.

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