Manuale
Configurare aree di lavoro, contingenti, attività e geofence per ogni progetto
Istruzioni passo passo per amministratori e responsabili di progetto. Questo capitolo riprende dove si ferma “Gestione progetti”: nella pagina “Impostazioni” di un progetto attivate ciò di cui quel singolo progetto ha davvero bisogno – aree di lavoro per la pianificazione del personale, contingenti di ore vendute con budget e soglie di avviso, attività per la rilevazione presenze, un geofence per la timbratura, orari di lavoro per giorno della settimana, promemoria e la tariffa oraria per la fatturazione. Come si crea un progetto, si assegnano i membri e si analizzano le ore è descritto nel capitolo “Gestione progetti”.
Domande frequenti
Che cosa succede ai miei dati se disattivo un interruttore di progetto?
Non viene eliminato nulla. Disattivando “Aree di lavoro”, “Contingenti di ore” o “Attività” viene solo nascosta la scheda corrispondente sul progetto e la funzione viene bloccata anche tramite l’interfaccia. Tutte le aree, i contingenti e le attività restano e tornano invariati non appena riattivate l’interruttore. Potete quindi provare senza rischi.
Perché un interruttore è grigio e non azionabile?
Perché il modulo sottostante non è attivo per il vostro accesso – tipicamente il diario di cantiere e i controlli qualità. L’interruttore mostra allora una nota e il valore salvato resta intatto. Se il modulo verrà attivato in seguito, le vostre vecchie impostazioni saranno subito efficaci.
Che differenza c’è tra “Accesso” e i membri del progetto?
L’accesso stabilisce chi può APRIRE il progetto – importante per chi non può vedere tutti i progetti. L’elenco dei membri stabilisce chi può REGISTRARCI ore. Due domande distinte con due elenchi distinti: un controller spesso deve leggere senza mai registrare ore. Chi ha l’autorizzazione “Può vedere tutti i progetti” entra sempre, indipendentemente dall’elenco.
Devo creare delle aree di lavoro?
No, sono facoltative e pensate per immobili composti da più unità – postazioni e percorsi di ronda nella sicurezza, edifici, piani e stanze nelle pulizie. Un singolo ufficio non ne ha bisogno. Le aree create si assegnano poi nella pianificazione del personale, così nel piano compare non solo l’immobile ma la postazione concreta.
Qual è la differenza tra “Aperto” e “Limite rigido” su un contingente?
“Aperto (solo avviso)” consente registrazioni oltre il pacchetto acquistato e si limita a segnalarle tramite le soglie. “Limite rigido (blocca a esaurimento)” rifiuta la registrazione non appena il contingente è esaurito – vale per le voci manuali e le modifiche. Una registrazione in corso non viene mai interrotta a metà turno. In cantiere di solito conviene “aperto”.
Perché le mie ore non contano sul contingente?
Perché durante la registrazione non è stato scelto alcun contingente. Jobilino non attribuisce mai le ore in automatico – il consumo deve contare solo quando qualcuno lo ha registrato consapevolmente. Queste ore compaiono nella pagina dei contingenti come non attribuite e si possono assegnare in seguito sulla voce oraria. Con l’impostazione “Scelta del contingente obbligatoria” imponete l’attribuzione: con esattamente un contingente utilizzabile avviene in automatico, con più di uno serve una scelta.
Come registro le ore acquistate in aggiunta?
Tramite un’“estensione” sul contingente – con le ore aggiuntive ed eventualmente l’importo. Viene sommata al totale delle ore e riattiva le soglie di avviso. Non sovrascrivete mai il numero di ore originario: l’estensione è la prova che si è acquistato altro e compare nel registro con data e persona.
Chi vede budget e tariffe di un contingente?
Solo le persone con l’autorizzazione sul budget dei contingenti. Senza di essa gli importi vengono rimossi lato server – nell’interfaccia e in ogni esportazione. Così un responsabile di progetto può seguire le ore e discuterne con il cliente senza vedere l’aspetto commerciale.
Le attività vengono attribuite automaticamente a una voce oraria?
No, mai. I collaboratori selezionano le attività da sé, quante ne vogliono per ogni voce, e la selezione è sempre facoltativa. Viene proposto solo ciò che ha la spunta “Selezionabile nella rilevazione presenze”. Le attività selezionate compaiono poi sotto il progetto nell’elenco mensile, nel PDF, nell’esportazione delle ore e nell’app.
Il geofence non blocca – perché?
Quasi sempre per via del tipo di orario. Il geofence vale solo per le timbrature in tempo reale di tipi che rilevano la posizione. Pin e tipo di orario adeguato vanno quindi insieme: un pin da solo, senza un tipo che rilevi la posizione, crea un geofence che non interviene mai. Verificate inoltre che l’interruttore sia attivo – senza pin non si può nemmeno accendere.
Che cosa non blocca sicuramente il geofence?
La timbratura di uscita, le modifiche e gli inserimenti manuali – e nemmeno le voci giornaliere come ferie o malattia. Nessuno resta quindi fuori perché manca il segnale o il rilevamento GPS è troppo impreciso. L’inserimento manuale con motivazione è espressamente la via di correzione prevista.
Come blocco la registrazione fuori dagli orari di apertura?
Tramite la scheda “Orari di lavoro”: registrate gli orari per ogni giorno (o contrassegnate il giorno come chiuso) e spuntate “Consenti la registrazione solo durante gli orari di lavoro”. A differenza del geofence vengono rifiutati sia la timbratura sia gli inserimenti manuali – qui non esiste volutamente una porta di servizio. Singoli ruoli possono essere esentati con l’autorizzazione “Consenti il check-in nell’APP in qualsiasi momento”.
Valgono gli orari del progetto o quelli del cliente?
Prevale il progetto. L’ordine è progetto, poi cliente, poi le 06:00 come ultimo valore predefinito. Curate quindi solo gli immobili in cui gli orari sono davvero diversi – finché per un progetto non sono registrati orari di lavoro, non vale alcuna limitazione oraria.
Quale tariffa oraria viene usata in fattura?
La tariffa di progetto prima di quella del cliente, prima dello standard aziendale – e una tariffa digitata a mano durante la creazione vince sempre. Lasciarla vuota non significa quindi “nessuna tariffa” ma “un livello più in alto”. Importante: la paga oraria del contratto di un collaboratore non entra mai nella fatturazione – costo e prezzo sono volutamente separati.
Dove trovo le basi sui progetti?
Nel capitolo “Gestione progetti”. Lì è spiegato come creare un progetto, impostare cliente e stato, assegnare i membri, selezionare il progetto in una voce oraria, analizzare le ore e usare i progetti nella pianificazione del personale. Questo capitolo si aggiunge a quello e tratta le impostazioni e le funzioni aggiuntive per ogni progetto.
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