Manuale

Configurare aree di lavoro, contingenti, attività e geofence per ogni progetto

Istruzioni passo passo per amministratori e responsabili di progetto. Questo capitolo riprende dove si ferma “Gestione progetti”: nella pagina “Impostazioni” di un progetto attivate ciò di cui quel singolo progetto ha davvero bisogno – aree di lavoro per la pianificazione dei turni, contingenti di ore vendute con budget e soglie di avviso, attività per la rilevazione presenze, un geofence per la timbratura, orari di lavoro per giorno della settimana, promemoria e la tariffa oraria per la fatturazione. Come si crea un progetto, si assegnano i membri e si analizzano le ore è descritto nel capitolo “Gestione progetti”.

Come funzionano le impostazioni di progetto

tutti

  1. Un interruttore vale per un solo progetto

    Aprite un progetto e passate a “Impostazioni”. Sotto “Funzioni di questo progetto” attivate solo ciò di cui questo progetto ha davvero bisogno – non tutto ciò che Jobilino sa fare.

    Tipp: Un immobile da pulire ha bisogno delle aree di lavoro, un progetto di consulenza dei contingenti, un cantiere del diario di cantiere. Attivare tutto insieme rende soltanto confusa l’interfaccia.

  2. Le schede seguono gli interruttori

    Ogni interruttore attivato aggiunge al progetto la scheda corrispondente – aree di lavoro, contingenti, attività, diario di cantiere, qualità. Con l’interruttore spento la scheda sparisce.

    Tipp: Nascondere non è mai l’unico blocco: anche tramite l’interfaccia non si può creare nulla su un progetto il cui interruttore è spento.

  3. Disattivare non elimina nulla

    Disattivando un interruttore viene solo nascosta la pagina relativa. Aree di lavoro, contingenti e attività restano e tornano invariati non appena lo riattivate.

    Tipp: Potete quindi provare senza rischi. Un interruttore spento per errore non costa dati, solo un clic.

  4. Riconoscere gli interruttori bloccati

    Se un modulo non è attivo per il vostro accesso – tipicamente diario di cantiere o controlli qualità – l’interruttore è bloccato e riporta una nota. Il valore salvato viene conservato.

    Tipp: Se il modulo verrà attivato in seguito, le vostre vecchie impostazioni saranno subito efficaci – nessuno dovrà ripassare tutti i progetti.

  5. Chi può modificare le impostazioni

    Può leggere le impostazioni chiunque possa aprire il progetto – le schede devono essere corrette ovunque. Può salvare solo chi ha l’autorizzazione “Può modificare i progetti”.

    Tipp: Senza quell’autorizzazione vedete gli interruttori ma non potete azionarli – manca il pulsante di salvataggio.

Controllare l’accesso a un progetto

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  1. Gestire l’elenco degli accessi

    Nella stessa pagina “Impostazioni” trovate il blocco “Accesso”. Le persone aggiunte qui possono aprire questo progetto anche se non hanno accesso a tutti i progetti.

    Tipp: È la via giusta per un singolo progetto sensibile: tenere stretta la visibilità generale e abilitare mirate le persone che ci lavorano.

  2. L’autorizzazione generale prevale

    Chi possiede l’autorizzazione “Può vedere tutti i progetti” ha sempre accesso, indipendentemente da questo elenco.

    Tipp: Non stupitevi quindi se qualcuno vede un progetto senza essere nell’elenco – controllate prima il suo gruppo utenti.

  3. Differenza rispetto al team di progetto

    L’accesso stabilisce chi può APRIRE il progetto. Chi può REGISTRARCI ore è stabilito dall’elenco dei membri del progetto – descritto nel capitolo “Gestione progetti”.

    Tipp: Due domande distinte, due elenchi distinti. Un controller spesso deve leggere senza mai registrare ore.

Strutturare le aree di lavoro

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  1. Attivare l’interruttore e aprire la scheda

    Attivate “Aree di lavoro” nelle impostazioni. Comparirà poi la scheda “Aree di lavoro” sul progetto.

    Tipp: Pensato per immobili composti da più unità – postazioni e percorsi di ronda nella sicurezza, edifici, piani e stanze nelle pulizie.

  2. Creare un’area

    Indicate denominazione e tipo: postazione, percorso di ronda, edificio, piano, area, stanza, zona o generico. Facoltativamente aggiungete codice, istruzioni e note.

    Tipp: Le istruzioni sono il posto per ciò che vale sul posto – numero della chiave, ordine della ronda, particolarità. Sono a disposizione del personale al momento dell’assegnazione.

  3. Annidare le aree

    Con “Area superiore” costruite gerarchie, ad esempio edificio → piano → stanza.

    Tipp: Un’area non può essere l’area superiore di sé stessa, e un’area con sotto-aree non può essere eliminata – riordinate dal basso verso l’alto.

  4. Assegnare nella pianificazione turni

    Pianificando un turno scegliete l’area di lavoro accanto al progetto. Nel piano compare così non solo l’immobile, ma la postazione o il piano concreti.

    Tipp: Vengono proposte solo le aree attive di progetti con l’interruttore acceso. Un’area già associata a un turno vi resta anche se in seguito spegnete l’interruttore.

Creare contingenti di ore

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  1. A che cosa servono i contingenti

    Un contingente è un pacchetto di ore venduto – tipicamente “Supporto 2026, 100 ore”. Le ore di lavoro vengono registrate su di esso e vedete in ogni momento quanto è stato consumato e quanto resta.

    Tipp: Un progetto può gestire più contingenti in parallelo. È il caso normale con clienti che hanno più pacchetti o quote annuali.

  2. Attivare l’interruttore e creare il contingente

    Attivate “Contingenti di ore” nelle impostazioni e create il primo nella scheda “Contingenti”: nome, periodo di validità e le ore acquistate.

    Tipp: Il periodo di validità decide anche se un contingente viene proposto durante la registrazione – uno scaduto non compare più.

  3. Scegliere la modalità di registrazione

    “Aperto (solo avviso)” consente registrazioni oltre il pacchetto e si limita a segnalarle. “Limite rigido (blocca a esaurimento)” rifiuta la registrazione non appena il contingente è esaurito.

    Tipp: Il limite rigido vale per le voci manuali e le modifiche – una registrazione in corso non viene mai interrotta a metà turno. In cantiere di solito conviene “aperto”.

  4. Impostare le soglie di avviso

    Indicate le percentuali alle quali volete essere avvisati – preimpostate 75, 90 e 100 percento del consumo.

    Tipp: Ogni soglia segnala una volta. Se il consumo cala o il contingente viene esteso, torna attiva – non ricevete quindi segnalazioni ripetute.

  5. Registrare budget e tariffe

    Facoltativamente aggiungete un budget e tariffe orarie. Gli importi sono visibili solo a chi ha l’autorizzazione sul budget dei contingenti – senza di essa vengono rimossi lato server.

    Tipp: Così un responsabile di progetto può seguire le ore senza vedere l’aspetto commerciale.

Gestire i contingenti nel tempo

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  1. Registrare un’estensione

    Se il cliente acquista altre ore, registrate un’“estensione” con le ore aggiuntive ed eventualmente l’importo. Viene sommata al totale delle ore.

    Tipp: Non sovrascrivete mai il numero di ore originario. L’estensione è la prova che si è acquistato altro – e riattiva le soglie di avviso.

  2. Correzione e storno

    Una “correzione” compensa un errore di registrazione, uno “storno” toglie ore che non vengono addebitate al cliente. Entrambi richiedono una motivazione.

    Tipp: Teneteli distinti: uno corregge un numero, l’altro è una decisione commerciale. Dopo un anno è proprio questa differenza l’analisi interessante.

  3. Tutto è nel registro

    Assegnazione, estensione, correzione e storno compaiono come righe nel registro del contingente – con data, persona e motivazione.

    Tipp: Il registro risponde alla domanda “perché le ore non coincidono con l’offerta?” – di solito in due minuti.

  4. Assegnazioni per persona

    Facoltativamente ripartite un contingente tra singole persone – ad esempio 40 ore per la consulente, 60 per lo sviluppatore.

    Tipp: Ha senso solo se la ripartizione è davvero concordata. Altrimenti gestite il contingente nel suo insieme – meno manutenzione e altrettanto significativo.

  5. Esportare i contingenti

    Con i pulsanti di esportazione generate il report del contingente in Excel, CSV o PDF – con riepilogo, registro e le voci orarie attribuite.

    Tipp: È la prova per il cliente: che cosa è stato acquistato, che cosa consumato, per che cosa. Gli importi compaiono solo per chi è autorizzato.

Registrare ore sui contingenti

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  1. Scegliere il contingente durante la registrazione

    Se il progetto ha contingenti utilizzabili, durante la registrazione compare la selezione “Scegli contingente” – nel modulo, all’avvio del tempo e dopo una registrazione NFC.

    Tipp: Viene proposto solo ciò che è attivo e nel periodo di validità. Un pacchetto esaurito o scaduto non compare affatto.

  2. Senza scelta non viene attribuito nulla

    Se registrate senza contingente, l’ora non conta su alcun pacchetto. Compare nella pagina dei contingenti come ora non attribuita.

    Tipp: È voluto: il consumo deve contare solo quando qualcuno lo ha registrato consapevolmente. Le ore non attribuite si possono assegnare in seguito sulla voce oraria.

  3. Rendere obbligatoria la scelta

    Con l’impostazione “Scelta del contingente obbligatoria” ogni ora deve essere attribuita a un contingente: se ne esiste esattamente uno utilizzabile viene attribuito in automatico, con più di uno serve una scelta.

    Tipp: L’opzione sta rientrata sotto l’interruttore dei contingenti ed è inefficace finché quello è spento. Anche qui una registrazione in corso e la timbratura di uscita non vengono mai bloccate.

  4. Leggere correttamente gli avvisi

    Quando il consumo raggiunge una soglia di avviso vengono avvisati i responsabili – non la persona che registra il tempo.

    Tipp: Come collaboratore normalmente non percepite nulla dello stato del contingente. Solo con il limite rigido il sistema si rivolge direttamente a voi.

Attività per progetto

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  1. Attivare e creare le attività

    Attivate “Attività” nelle impostazioni e gestite nella scheda “Attività” le lavorazioni di questo progetto – con titolo e descrizione facoltativa.

    Tipp: Tenete l’elenco corto e nel linguaggio della squadra. Dieci attività riconoscibili vengono usate, cinquanta troppo dettagliate no.

  2. Renderle selezionabili nella registrazione

    Con la spunta “Selezionabile nella rilevazione presenze” l’attività compare nella selezione multipla al momento di registrare le voci orarie – nel modulo e dopo una registrazione NFC.

    Tipp: Togliete la spunta alle attività che servono solo alla vostra struttura interna. L’attività resta ma non compare più nella selezione.

  3. Più attività per voce

    I collaboratori selezionano un numero qualsiasi di attività per una voce oraria. La selezione è sempre facoltativa – non viene mai attribuito nulla in automatico.

    Tipp: Le attività selezionate compaiono sotto il progetto nell’elenco mensile, nel PDF, nell’esportazione delle ore e nell’app.

  4. Richiesta alla timbratura di uscita

    I gruppi utenti possono essere configurati in modo che alla timbratura di uscita venga chiesto quali attività sono state svolte – con una riga di testo libero.

    Tipp: La richiesta è saltabile e non blocca mai l’uscita. Se non c’è alcuna attività selezionabile, non compare affatto.

Configurare il geofence

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  1. Posizionare il pin sulla mappa

    Aprite nelle impostazioni il blocco geofence, cercate l’indirizzo oppure fate clic direttamente sulla mappa. Il pin posizionato può essere trascinato per regolarlo.

    Tipp: L’interruttore si può attivare solo dopo aver posizionato un pin – altrimenti non ci sarebbe un centro per il raggio.

  2. Scegliere il raggio

    Impostate il raggio tra 50 e 5.000 metri; il valore predefinito è 700 metri.

    Tipp: Meglio abbondare: un rilevamento GPS tra i palazzi sbaglia facilmente di cento metri. Un raggio troppo stretto produce soprattutto telefonate.

  3. Che cosa blocca il geofence

    Rifiuta una timbratura in tempo reale – avvio del tempo, NFC – su questo progetto quando la posizione è fuori dal raggio e il tipo di orario rileva la posizione.

    Tipp: È il presupposto decisivo: se il tipo di orario scelto non rileva la posizione, il geofence non interviene. Pin e tipo di orario adeguato vanno insieme.

  4. Che cosa non blocca mai

    Timbratura di uscita, modifiche e inserimenti manuali non vengono mai rifiutati – e nemmeno le voci giornaliere come ferie o malattia.

    Tipp: Nessuno resta quindi fuori perché manca il segnale. L’inserimento manuale con motivazione è la via di correzione prevista.

Orari di lavoro per progetto

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  1. Registrare gli orari per giorno della settimana

    Aprite la scheda “Orari di lavoro” e inserite per ogni giorno gli orari di questo immobile – oppure contrassegnate il giorno come chiuso.

    Tipp: Questi orari sono al tempo stesso l’orario di riferimento per la disposizione. L’ordine è progetto prima del cliente prima delle 06:00.

  2. Limitare la registrazione alla finestra oraria

    Con “Consenti la registrazione solo durante gli orari di lavoro” la timbratura E gli inserimenti manuali su questo progetto vengono rifiutati fuori dalla finestra del giorno.

    Tipp: A differenza del geofence qui non esiste volutamente una porta di servizio tramite l’inserimento manuale. Spuntatela quindi solo dove l’immobile è davvero chiuso.

  3. Eccezione per singoli ruoli

    L’autorizzazione “Consenti il check-in nell’APP in qualsiasi momento” elimina questa limitazione oraria per quella persona – su tutte le vie di registrazione.

    Tipp: È la via pulita per reperibilità e pronto intervento: la regola resta severa e i pochi ruoli con una necessità reale ottengono l’eccezione.

  4. Nessun orario significa nessun limite

    Finché non registrate orari di lavoro per un progetto, non vale alcuna limitazione oraria.

    Tipp: Non dovete quindi ripassare tutti i progetti – curate solo gli immobili in cui gli orari contano davvero.

Promemoria di progetto

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  1. Creare un promemoria

    Aprite la scheda “Promemoria” e createne uno: titolo, ricorrente o a data fissa, più l’orario.

    Tipp: Pensato per ciò che dipende dal progetto e altrimenti sfugge – una scadenza di manutenzione, un rinnovo contrattuale, la pulizia di fondo annuale.

  2. Scegliere i preavvisi

    Scegliete con quanti giorni di anticipo ricordare. Sono possibili più preavvisi, anche il giorno stesso.

    Tipp: Due livelli di solito bastano: uno abbastanza presto per organizzarsi, uno il giorno stesso.

  3. Definire i destinatari

    Scegliete persone o interi team come destinatari. Ogni destinatario può ricevere anche un messaggio personale oltre a quello generale.

    Tipp: I responsabili di team vedono nella selezione solo le persone che gestiscono – anche al salvataggio, non solo nell’elenco.

  4. Verificare la consegna

    Per ogni promemoria scattato vedete per ciascun destinatario quando è stato inviato, consegnato e visto.

    Tipp: Con “Invia ora” fate scattare subito un promemoria senza attendere la data – comodo per verificare l’elenco dei destinatari.

Tariffa oraria e fatturazione

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  1. Registrare la tariffa per progetto

    Se il modulo finanziario è attivo, nelle impostazioni trovate la “Tariffa oraria (fatturazione)” – l’importo netto per ora per i lavori su questo progetto.

    Tipp: Lasciarla vuota non significa “nessuna tariffa” ma “un livello più in alto”: vale allora la tariffa del cliente e, se manca anche quella, lo standard aziendale.

  2. Capire la catena

    In fatturazione la tariffa di progetto prevale su quella del cliente, che prevale sullo standard aziendale. Una tariffa digitata a mano durante la creazione vince sempre.

    Tipp: Curate la tariffa dove sta l’eccezione. Un progetto a prezzo speciale ha la sua tariffa, tutto il resto eredita dal cliente.

  3. Il costo non è il prezzo

    Questa tariffa è un prezzo di vendita. La paga oraria del contratto di un collaboratore non entra mai nella fatturazione.

    Tipp: I due valori sono volutamente separati – altrimenti un aumento salariale modificherebbe silenziosamente le vostre fatture ai clienti.

  4. Riconoscere le ore fatturate

    Le ore che compaiono su una fattura finalizzata sono contrassegnate come fatturate nella rilevazione presenze e non vengono proposte una seconda volta.

    Tipp: Se una voce già fatturata viene modificata in seguito, un avviso lo segnala – la fattura stessa resta invariata.

Domande frequenti

Che cosa succede ai miei dati se disattivo un interruttore di progetto?
Non viene eliminato nulla. Disattivando “Aree di lavoro”, “Contingenti di ore” o “Attività” viene solo nascosta la scheda corrispondente sul progetto e la funzione viene bloccata anche tramite l’interfaccia. Tutte le aree, i contingenti e le attività restano e tornano invariati non appena riattivate l’interruttore. Potete quindi provare senza rischi.

Perché un interruttore è grigio e non azionabile?
Perché il modulo sottostante non è attivo per il vostro accesso – tipicamente il diario di cantiere e i controlli qualità. L’interruttore mostra allora una nota e il valore salvato resta intatto. Se il modulo verrà attivato in seguito, le vostre vecchie impostazioni saranno subito efficaci.

Che differenza c’è tra “Accesso” e i membri del progetto?
L’accesso stabilisce chi può APRIRE il progetto – importante per chi non può vedere tutti i progetti. L’elenco dei membri stabilisce chi può REGISTRARCI ore. Due domande distinte con due elenchi distinti: un controller spesso deve leggere senza mai registrare ore. Chi ha l’autorizzazione “Può vedere tutti i progetti” entra sempre, indipendentemente dall’elenco.

Devo creare delle aree di lavoro?
No, sono facoltative e pensate per immobili composti da più unità – postazioni e percorsi di ronda nella sicurezza, edifici, piani e stanze nelle pulizie. Un singolo ufficio non ne ha bisogno. Le aree create si assegnano poi nella pianificazione dei turni, così nel piano compare non solo l’immobile ma la postazione concreta.

Qual è la differenza tra “Aperto” e “Limite rigido” su un contingente?
“Aperto (solo avviso)” consente registrazioni oltre il pacchetto acquistato e si limita a segnalarle tramite le soglie. “Limite rigido (blocca a esaurimento)” rifiuta la registrazione non appena il contingente è esaurito – vale per le voci manuali e le modifiche. Una registrazione in corso non viene mai interrotta a metà turno. In cantiere di solito conviene “aperto”.

Perché le mie ore non contano sul contingente?
Perché durante la registrazione non è stato scelto alcun contingente. Jobilino non attribuisce mai le ore in automatico – il consumo deve contare solo quando qualcuno lo ha registrato consapevolmente. Queste ore compaiono nella pagina dei contingenti come non attribuite e si possono assegnare in seguito sulla voce oraria. Con l’impostazione “Scelta del contingente obbligatoria” imponete l’attribuzione: con esattamente un contingente utilizzabile avviene in automatico, con più di uno serve una scelta.

Come registro le ore acquistate in aggiunta?
Tramite un’“estensione” sul contingente – con le ore aggiuntive ed eventualmente l’importo. Viene sommata al totale delle ore e riattiva le soglie di avviso. Non sovrascrivete mai il numero di ore originario: l’estensione è la prova che si è acquistato altro e compare nel registro con data e persona.

Chi vede budget e tariffe di un contingente?
Solo le persone con l’autorizzazione sul budget dei contingenti. Senza di essa gli importi vengono rimossi lato server – nell’interfaccia e in ogni esportazione. Così un responsabile di progetto può seguire le ore e discuterne con il cliente senza vedere l’aspetto commerciale.

Le attività vengono attribuite automaticamente a una voce oraria?
No, mai. I collaboratori selezionano le attività da sé, quante ne vogliono per ogni voce, e la selezione è sempre facoltativa. Viene proposto solo ciò che ha la spunta “Selezionabile nella rilevazione presenze”. Le attività selezionate compaiono poi sotto il progetto nell’elenco mensile, nel PDF, nell’esportazione delle ore e nell’app.

Il geofence non blocca – perché?
Quasi sempre per via del tipo di orario. Il geofence vale solo per le timbrature in tempo reale di tipi che rilevano la posizione. Pin e tipo di orario adeguato vanno quindi insieme: un pin da solo, senza un tipo che rilevi la posizione, crea un geofence che non interviene mai. Verificate inoltre che l’interruttore sia attivo – senza pin non si può nemmeno accendere.

Che cosa non blocca sicuramente il geofence?
La timbratura di uscita, le modifiche e gli inserimenti manuali – e nemmeno le voci giornaliere come ferie o malattia. Nessuno resta quindi fuori perché manca il segnale o il rilevamento GPS è troppo impreciso. L’inserimento manuale con motivazione è espressamente la via di correzione prevista.

Come blocco la registrazione fuori dagli orari di apertura?
Tramite la scheda “Orari di lavoro”: registrate gli orari per ogni giorno (o contrassegnate il giorno come chiuso) e spuntate “Consenti la registrazione solo durante gli orari di lavoro”. A differenza del geofence vengono rifiutati sia la timbratura sia gli inserimenti manuali – qui non esiste volutamente una porta di servizio. Singoli ruoli possono essere esentati con l’autorizzazione “Consenti il check-in nell’APP in qualsiasi momento”.

Valgono gli orari del progetto o quelli del cliente?
Prevale il progetto. L’ordine è progetto, poi cliente, poi le 06:00 come ultimo valore predefinito. Curate quindi solo gli immobili in cui gli orari sono davvero diversi – finché per un progetto non sono registrati orari di lavoro, non vale alcuna limitazione oraria.

Quale tariffa oraria viene usata in fattura?
La tariffa di progetto prima di quella del cliente, prima dello standard aziendale – e una tariffa digitata a mano durante la creazione vince sempre. Lasciarla vuota non significa quindi “nessuna tariffa” ma “un livello più in alto”. Importante: la paga oraria del contratto di un collaboratore non entra mai nella fatturazione – costo e prezzo sono volutamente separati.

Dove trovo le basi sui progetti?
Nel capitolo “Gestione progetti”. Lì è spiegato come creare un progetto, impostare cliente e stato, assegnare i membri, selezionare il progetto in una voce oraria, analizzare le ore e usare i progetti nella pianificazione. Questo capitolo si aggiunge a quello e tratta le impostazioni e le funzioni aggiuntive per ogni progetto.

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