Einsätze planen, Bedarf decken und die Woche veröffentlichen

Wie die Einsatzplanung in Jobilino funktioniert

1. Plan und Ist sind getrennt

   Die Einsatzplanung beantwortet die Frage „Wer arbeitet wann und wo?“. Die Zeiterfassung beantwortet „Wer hat tatsächlich gearbeitet?“. Beides bleibt getrennt: Ein geplanter Einsatz ist keine gearbeitete Zeit, die Stempelung wird separat erfasst.

   Tipp: Ihre Mitarbeiter stempeln deshalb auch an eingeplanten Tagen ganz normal ein und aus.

2. Was ein Einsatz ist

   Ein Einsatz ist ein Mitarbeiter an einem Tag in einem Zeitfenster. Optional gehört er zu einem Objekt (dem Projekt eines Kunden) und zu einem Arbeitsbereich. Dazu kommen Pausenminuten, ein Typ und ein Status.

   Tipp: Wer an fünf Tagen arbeitet, hat fünf Einsätze – jeder lässt sich einzeln ändern oder verschieben.

3. Vier Ansichten

   Öffnen Sie im Hauptmenü „Einsatzplanung“. Sie wechseln zwischen Tag, Woche, Monat und Liste. Die Tagesansicht gruppiert den Plan nach Objekten und zeigt daneben die Listen „Verfügbar“ und „Nicht verfügbar“. Die Wochenansicht ist ein Raster aus Mitarbeitern und Tagen.

   Tipp: Einsätze verschieben Sie per Drag & drop – auf dem Tablet durch langes Antippen.

4. Berechtigungen

   In der Benutzergruppe legen Sie im Bereich „Einsatzplanung“ fest, was jemand darf: „Kann neue Einsätze erstellen“, „Kann Einsätze bearbeiten“, „Kann alle Einsätze sehen“, „Kann Einsätze löschen“ und „Kann Einsatzplan veröffentlichen“.

   Tipp: Ohne „Kann alle Einsätze sehen“ sieht eine Person sich selbst und die Mitglieder der Teams, die sie leitet.

Vorlagen und Rotationsmuster

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1. Einsatz-Vorlagen

   Unter Verwaltung → Einsatz-Vorlagen pflegen Sie wiederkehrende Einsätze mit Beginn, Ende und Pause, zum Beispiel „Frühdienst“. Wählen Sie beim Anlegen eines Einsatzes eine Vorlage, werden deren Zeiten übernommen.

   Tipp: Ein Startsatz an Vorlagen wird automatisch angelegt. Sie können ihn an Ihren Betrieb anpassen.

2. Rotationsmuster

   Unter Verwaltung → Einsatzmuster legen Sie Rotationen an, etwa Früh/Spät im Wochenwechsel. Ein Muster wählen Sie, wenn Sie einen Einsatz als Serie wiederholen.

   Tipp: Auch für die Rotationsmuster gibt es einen automatisch angelegten Startsatz.

Einsatz anlegen

1. Formular öffnen

   Klicken Sie auf „Neuer Einsatz“. Das Formular hat vier Bereiche: Wer · Wann · Wo · Was.

2. Wer

   Wählen Sie über den Schalter „Alle Mitarbeiter“, „Teams“ oder „Mitarbeiter“. Bei „Teams“ werden die aktuellen Mitglieder der gewählten Teams eingeplant.

   Tipp: Sie sehen hier nur die Personen, die Sie laut Berechtigung planen dürfen.

3. Wann

   Legen Sie den Zeitraum, die Uhrzeit und die Pause fest und haken Sie die Wochentage an, an denen gearbeitet wird. Für jeden gewählten Tag entsteht pro Person ein Einsatz.

   Tipp: Mit einer Einsatz-Vorlage sind Uhrzeit und Pause bereits ausgefüllt.

4. Wo und Was

   Wählen Sie optional das Objekt und einen Arbeitsbereich sowie Typ und Status des Einsatzes.

5. Als Serie wiederholen

   Soll sich der Einsatz wiederholen, legen Sie eine Serie an: wöchentlich, alle n Wochen oder nach einem Rotationsmuster.

6. Speichern

   Beim Speichern prüft Jobilino die Regeln aus dem nächsten Abschnitt. Harte Regeln verhindern das Speichern, Warnungen nicht.

Was Jobilino beim Einplanen prüft

1. Harte Regeln

   Ein Einsatz kann nicht gespeichert werden, wenn der Mitarbeiter abwesend ist (Urlaub, Krankenstand), wenn der Kunde diesen Mitarbeiter ausgeschlossen hat oder wenn eine Qualifikation fehlt, die der Kunde verlangt. Jobilino nennt jeweils den Grund.

2. Warnungen

   Nur als Hinweis erscheinen: Überschneidung mit einem anderen Einsatz, Ruhezeit, Tages- und Wochenhöchstgrenzen, Vertragsstunden und Feiertag. Sie können trotzdem speichern.

   Tipp: Prüfen Sie die Hinweise, bevor Sie die Woche veröffentlichen.

Bedarf hinterlegen und offene Plätze füllen

1. Bedarf je Objekt

   Hinterlegen Sie für ein Objekt, wie viele Personen an welchen Wochentagen in welchem Zeitfenster gebraucht werden – optional mit einer erforderlichen Qualifikation.

2. Offene Plätze sehen

   In der Tagesansicht erscheinen fehlende Personen als gestrichelte Zeilen beim Objekt, dazu der Stand, zum Beispiel „3/4 besetzt“.

   Tipp: Ein Objekt mit Bedarf erscheint auch dann, wenn dort noch niemand eingeplant ist.

3. Plan füllen

   Klicken Sie auf „Plan füllen“. Der Plan-Assistent schlägt je offenem Platz eine Person vor und nennt die Gründe: kennt das Objekt, Qualifikation gültig, noch Stunden frei in dieser Woche, faire Verteilung der Wochenenden.

4. Vorschau prüfen und übernehmen

   Zuerst sehen Sie eine Vorschau, in der noch nichts gespeichert ist. Übernehmen Sie die Vorschläge, die passen. Beim Übernehmen laufen alle Prüfungen noch einmal.

   Tipp: Ein inzwischen eingetragener Urlaub verhindert die Einteilung also auch dann noch.

Wenn jemand ausfällt

1. „Vertretung nötig“

   Meldet sich ein Mitarbeiter nach der Planung krank, bleibt sein Einsatz bestehen und wird als „Vertretung nötig“ markiert. Führungskräfte und Planer erhalten eine Benachrichtigung.

2. Vertretung finden

   Öffnen Sie den Einsatz und wählen Sie „Vertretung finden“. Jobilino listet mögliche Vertretungen nach Eignung sortiert auf. Wählen Sie eine davon aus.

Schneller planen

1. Wie letzte Woche

   Ist eine Woche oder ein Monat noch leer, übernimmt „Wie letzte Woche“ die Einsätze des vorherigen Zeitraums.

2. Belegte Plätze werden übersprungen

   Beim Kopieren überspringt Jobilino Plätze, die bereits belegt sind. So entstehen keine doppelten Einsätze.

Woche veröffentlichen

1. Woche veröffentlichen

   Mit „Woche veröffentlichen“ erhält jeder eingeplante Mitarbeiter seine Woche per Push und im Posteingang.

   Tipp: Dafür ist die Berechtigung „Kann Einsatzplan veröffentlichen“ nötig.

2. Änderungen veröffentlichen

   Ändern Sie danach etwas, benachrichtigt „Änderungen veröffentlichen“ nur die Mitarbeiter, die davon betroffen sind.

3. Keine Sperre

   Eine veröffentlichte Woche bleibt bearbeitbar. Veröffentlichen sperrt nichts.

Exportieren und drucken

1. Excel, CSV, PDF

   Exportieren Sie den angezeigten Zeitraum als Excel-, CSV- oder PDF-Datei.

2. Einsatzplan drucken

   „Einsatzplan drucken“ erzeugt einen Aushang: Mitarbeiter als Zeilen, Tage als Spalten, A4 quer.

   Tipp: Praktisch für Standorte, an denen nicht jeder die App nutzt.

Einsätze in der App

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1. Meine Einsätze

   In der Jobilino-App sehen Sie Ihre Einsätze unter „Meine Einsätze“.

2. Benachrichtigung

   Wird Ihre Woche veröffentlicht oder danach geändert, erhalten Sie eine Push-Nachricht.

3. Trotzdem stempeln

   Ein geplanter Einsatz ist noch keine Arbeitszeit. Stempeln Sie wie gewohnt ein und aus.