Handbuch

Objekte prüfen, Mängel abstellen und den Nachweis in der Hand haben

Schritt-für-Schritt-Anleitung für Admins, Objektleiter und Mitarbeiter. So nutzen Sie die Qualitätskontrolle in Jobilino: Prüfvorlagen mit Prüfpunkten aufbauen, wiederkehrende Kontrollen terminieren, den Rundgang mit Fotos vor Ort erfassen, die Kontrolle abschließen und als PDF einfrieren, Mängel mit Frist und Vier-Augen-Verifizierung abarbeiten und den Bericht dem Kunden geben – inklusive Qualitätsquote, AQL-Urteil und Konsistenzprüfung gegen Ihre eigenen Betriebsdaten.

Wie die Qualitätskontrolle funktioniert

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  1. Drei Bausteine: Vorlage, Kontrolle, Mangel

    Eine Prüfvorlage ist Ihre Checkliste – die Liste der Prüfpunkte, die ein Rundgang durchläuft. Eine Kontrolle ist ein konkreter Rundgang an einem Objekt an einem Tag. Ein Mangel ist eine Feststellung, die abgestellt werden muss.

    Tipp: Mängel müssen Sie nicht doppelt erfassen: Jeder als Mangel beantwortete Prüfpunkt wird beim Abschluss automatisch zu einem Mangel mit eigenem Bearbeitungsstatus.

  2. Die Checkliste wird beim Start eingefroren

    Sobald eine Kontrolle gestartet ist, trägt sie ihre eigene Kopie der Checkliste. Spätere Änderungen an der Vorlage wirken nur auf künftige Kontrollen – laufende und abgeschlossene bleiben genau so, wie sie begonnen wurden.

    Tipp: Deshalb können Sie eine Vorlage jederzeit weiterentwickeln, ohne alte Berichte zu verfälschen. Genau das macht sie als Nachweis brauchbar.

  3. Der Abschluss macht aus dem Entwurf einen Nachweis

    Solange die Kontrolle Entwurf ist, können Sie beliebig weiterarbeiten. Mit dem Abschluss wird bewertet, werden Mängel angelegt und der Bericht wird als PDF archiviert – unveränderlich.

    Tipp: Ein Entwurf trägt im PDF ein Wasserzeichen „ENTWURF“. Wer einen Bericht herausgibt, gibt also nie versehentlich einen halben Rundgang heraus.

  4. Die Qualitätsquote ist gewichtet

    Jeder Prüfpunkt kann eine Gewichtung tragen. Die Quote am Ende ist das gewichtete Ergebnis aller bewertbaren Punkte – ein kritischer Punkt zählt damit mehr als eine Nebensächlichkeit.

    Tipp: Freitext-Punkte und mit „N/A“ beantwortete Punkte fließen nicht in die Quote ein. Gibt es keinen bewertbaren Punkt, weist der Bericht ausdrücklich „keine Quote“ aus, statt 0 % zu behaupten.

  5. Nichts davon blockiert die Zeiterfassung

    Die Qualitätskontrolle liest Ihre Betriebsdaten, aber sie greift nie ein: Kein offener Mangel und keine überfällige Kontrolle hindert jemanden am Einstempeln oder an einer Buchung.

    Tipp: Auch die Konsistenzprüfung beim Abschluss ist ein Hinweis, keine Sperre – sie hält den Rundgang nie auf.

Modul einrichten und Rechte vergeben

admins

  1. Modul freischalten lassen

    Die Qualitätskontrolle ist zubuchbar und standardmäßig nicht aktiv. Ist sie freigeschaltet, erscheint „Qualität“ im Hauptmenü.

    Tipp: Melden Sie sich nach der Freischaltung einmal neu an, damit Menüpunkte und Berechtigungen frisch geladen werden.

  2. Qualität je Projekt einschalten

    Öffnen Sie „Projekt“ → „Einstellungen“ und aktivieren Sie den Schalter für Qualitätskontrollen. Erst dann erscheint der Reiter „Qualität“ am Projekt und Kontrollen sind dort möglich.

    Tipp: Ausschalten löscht nie etwas: Berichte und Mängel bleiben erhalten und sind wieder da, sobald Sie den Schalter erneut setzen.

  3. Berechtigungen in der Benutzergruppe setzen

    Öffnen Sie „Verwaltung“ → „Benutzergruppen“ und setzen Sie im Block „Qualität“ die Haken: „Darf Qualitätskontrollen durchführen“ (Objektleiter), „Darf Qualitätskontrollen einsehen“ (nur lesen), „Darf Mängel verwalten“, „Darf Prüfvorlagen und Prüfpläne verwalten“, „Darf abgeschlossene Kontrollen wieder öffnen“ und „Darf gelenkte Dokumente verwalten“.

    Tipp: Durchführen und Mängel verwalten schließen das Einsehen jeweils ein – Sie müssen den Lesehaken nicht zusätzlich setzen.

  4. Rollen sinnvoll schneiden

    Bewährt hat sich: Der Objektleiter darf durchführen, die Qualitätsleitung darf Vorlagen und Pläne pflegen sowie Mängel verwalten, und nur wenige Personen dürfen abgeschlossene Kontrollen wieder öffnen.

    Tipp: Das Wiederöffnen bewusst eng vergeben: Es ist der einzige Weg, einen bereits eingefrorenen Bericht zu ändern.

  5. Eigene Mängel brauchen keine Berechtigung

    Ein Mitarbeiter, dem ein Mangel zugewiesen wurde, sieht ihn und kann ihn als erledigt melden – auch ohne Qualitäts-Berechtigung, im Web wie in der App.

    Tipp: Verifizieren darf er ihn allerdings nicht selbst. Das ist der Vier-Augen-Punkt, siehe den Abschnitt zu den Mängeln.

Prüfvorlagen anlegen

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  1. Neue Vorlage erstellen

    Öffnen Sie „Qualität“ und wechseln Sie über die Toolbar zu „Prüfvorlagen“ → „Neue Vorlage“. Geben Sie Name, Beschreibung und optional eine Branche an (Reinigung, Sicherheitsdienst, Bau oder Allgemein).

    Tipp: Bauen Sie lieber mehrere schlanke Vorlagen als eine große: „Unterhaltsreinigung Büro“ und „Glasreinigung“ getrennt ergeben brauchbarere Quoten als eine Sammelliste.

  2. Prüfpunkte hinzufügen

    Legen Sie je Prüfpunkt einen Abschnitt (z. B. „Sanitär“), den Titel und optional eine Anweisung fest. Der Abschnitt gliedert den Rundgang und erscheint auch im Bericht.

    Tipp: Formulieren Sie den Prüfpunkt so, wie er vor Ort beurteilt wird – „Spiegel streifenfrei“ statt „Sanitärbereich ordnungsgemäß“. Beurteilbar schlägt vollständig.

  3. Antworttyp wählen

    Je Prüfpunkt wählen Sie zwischen „OK / Mangel“, einer Punkteskala (mit Von- und Bis-Wert), „Ja / Nein“ und Freitext.

    Tipp: „OK / Mangel“ ist der Regelfall: Nur dieser Typ erzeugt beim Abschluss automatisch einen Mangel. Die Punkteskala eignet sich, wenn Sie Abstufungen brauchen statt eines Urteils.

  4. Gewichtung setzen

    Mit der Gewichtung steuern Sie, wie stark ein Punkt in die Qualitätsquote eingeht.

    Tipp: Nutzen Sie Gewichtungen sparsam und begründet. Eine Vorlage, in der jeder Punkt eine andere Zahl trägt, ist später niemandem mehr erklärbar.

  5. Foto und Kommentar verpflichtend machen

    Je Prüfpunkt können Sie „Foto erforderlich“ und „Kommentar bei Mangel erforderlich“ setzen. Beim Abschluss wird das geprüft und benennt fehlende Angaben punktgenau.

    Tipp: Das ist der wirksamste Hebel für belastbare Berichte: Ein Mangel ohne Foto ist im Streitfall eine Behauptung, ein Mangel mit Foto ein Nachweis.

  6. Optional: AQL-Stufe hinterlegen

    Mit einer AQL-Stufe nach DIN 77400 erhält jede abgeschlossene Kontrolle zusätzlich ein Urteil „Los angenommen“ oder „Los abgelehnt“ nach ISO 2859-1 – zusätzlich zur Quote, nicht an ihrer Stelle.

    Tipp: Üblich in Reinigungsverträgen, die ausdrücklich auf DIN 77400 verweisen. Ohne solche Vertragsgrundlage lassen Sie das Feld leer.

  7. Vorlage deaktivieren statt löschen

    Eine Vorlage, die bereits in Kontrollen verwendet wurde, lässt sich nicht mehr löschen. Deaktivieren Sie sie – sie verschwindet aus der Auswahl, alte Berichte bleiben lesbar.

    Tipp: Bestehende Kontrollen behalten ohnehin die Checkliste, mit der sie gestartet wurden. Es geht also nie etwas verloren.

Wiederkehrende Kontrollen terminieren

admins

  1. Prüfplan anlegen

    Öffnen Sie den Reiter „Qualität“ am Projekt und legen Sie einen Prüfplan an: Prüfvorlage, Intervall (wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich oder quartalsweise) und die erste Fälligkeit.

    Tipp: Die erste Fälligkeit ist der Anker der ganzen Reihe. Setzen Sie sie auf den Tag, an dem tatsächlich geprüft werden soll – die Folgetermine rechnen sich von dort.

  2. Verantwortlichen Prüfer bestimmen

    Legen Sie fest, wer für die Kontrolle zuständig ist. Ohne Zuordnung geht die Erinnerung an das Qualitäts-Team des Projekts.

    Tipp: Ein namentlich Verantwortlicher wird deutlich zuverlässiger tätig als ein Verteiler – vergeben Sie ihn, wo es geht.

  3. Erinnerungen verstehen

    Zur Fälligkeit meldet sich Jobilino, und wenn der Termin verstreicht, folgt eine Eskalation als überfällig – im Postfach und als Push.

    Tipp: Jede Stufe meldet sich einmal je Termin, nicht täglich neu.

  4. Kontrolle auf den Plan buchen

    Starten Sie die Kontrolle aus dem Prüfplan heraus, erfüllt der Abschluss den ältesten offenen Termin dieses Plans automatisch.

    Tipp: Eine frei gestartete Kontrolle erfüllt keinen Plantermin – dieser bleibt offen und wird weiter angemahnt. Wenn Sie planmäßig prüfen, starten Sie also aus dem Plan.

  5. Plan löschen ist harmlos

    Wird ein Prüfplan gelöscht, verschwindet nur die Terminierung. Bereits durchgeführte Kontrollen bleiben vollständig erhalten.

    Tipp: Pausieren Sie einen Plan lieber über „Aktiv“, wenn ein Objekt vorübergehend ruht.

Eine Kontrolle durchführen

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  1. Kontrolle starten

    Öffnen Sie das Projekt, wechseln Sie auf „Qualität“ und klicken Sie auf „Neue Kontrolle“. Wählen Sie Prüfvorlage, Kontrolldatum und optional den Bereich – oder lassen Sie „Gesamtes Objekt“ stehen.

    Tipp: In der Jobilino-App finden Sie dieselbe Funktion im Seitenmenü, mit einem Hinweis auf fällige Prüfpläne. Der Rundgang entsteht dort, wo er stattfindet – nicht abends am Laptop.

  2. Prüfpunkte beantworten

    Gehen Sie die Checkliste Abschnitt für Abschnitt durch. Je nach Antworttyp wählen Sie OK oder Mangel, einen Punktwert, Ja oder Nein – oder Sie tragen Text ein. Nicht zutreffende Punkte markieren Sie mit „N/A“.

    Tipp: „N/A“ ist eine echte Antwort und der richtige Weg für Punkte, die es an diesem Objekt nicht gibt. Ein einfach leer gelassener Punkt verhindert dagegen den Abschluss.

  3. Fotos und Kommentare erfassen

    Halten Sie zu jedem Mangel fest, was Sie sehen – ein Kommentar und ein Foto direkt am Prüfpunkt. Bei Prüfpunkten mit Pflichtfoto ist das Hochladen Voraussetzung für den Abschluss.

    Tipp: In der App wird das Foto als Kamerabild erfasst und auch so gekennzeichnet. Genau dieser Unterschied macht später seinen Beweiswert aus.

  4. Zwischendurch speichern

    Mit „Entwurf speichern“ sichern Sie den Stand und arbeiten später weiter. Der Entwurf bleibt beliebig lange offen.

    Tipp: Auf großen Objekten empfiehlt sich Speichern nach jedem Abschnitt – der Rundgang wird oft unterbrochen.

  5. Notizen zum Gesamteindruck

    Halten Sie im Notizfeld fest, was zu keinem einzelnen Prüfpunkt gehört – Wetter, Zugangsprobleme, Absprachen vor Ort.

    Tipp: Diese Notiz erscheint im Bericht. Sie ist der Platz für den Kontext, den in einem halben Jahr niemand mehr im Kopf hat.

Kontrolle abschließen

mitarbeiter

  1. Abschluss auslösen

    Klicken Sie auf „Speichern & abschließen“. Jobilino prüft zuerst die Vollständigkeit und benennt fehlende Antworten, fehlende Pflichtkommentare und fehlende Pflichtfotos namentlich.

    Tipp: Diese Meldungen nennen den Prüfpunkt, nicht nur die Zahl – Sie springen direkt an die Stelle, die noch fehlt.

  2. Was der Abschluss auslöst

    Die Quote wird berechnet, aus jedem als Mangel beantworteten Punkt entsteht ein Mangel, das Ergebnis der Konsistenzprüfung wird eingefroren und der Bericht wird als PDF archiviert.

    Tipp: Ab diesem Moment ist die Kontrolle unveränderlich. Der Download liefert immer das archivierte PDF, nicht eine neu gerechnete Fassung.

  3. Konsistenzprüfung lesen

    Jobilino vergleicht die Kontrolle mit Ihren eigenen Betriebsdaten des Tages und weist zum Beispiel darauf hin, dass am Kontrolltag keine Arbeitszeit erfasst oder kein Personal eingeplant war, dass der Rundgang weit entfernt vom Objekt-Pin gestartet wurde oder auffällig kurz war.

    Tipp: Das sind Hinweise, keine Vorwürfe und keine Sperre. Sie stehen im Bericht – wer den eigenen Bericht prüft, sieht dieselben Auffälligkeiten wie später ein Auditor.

  4. Bericht und PDF-Version

    Die abgeschlossene Kontrolle zeigt Quote, Mangelliste, Konsistenzergebnis und die PDF-Version. Der Download gibt die archivierte Datei aus.

    Tipp: Die Versionsnummer steht auf dem PDF selbst, samt Hinweis, welche Version ersetzt wurde. Ein Kunde mit zwei Fassungen in der Hand erkennt sofort, welche gilt.

Wieder öffnen und Kundensignatur

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  1. Kontrolle wieder öffnen

    Muss eine abgeschlossene Kontrolle korrigiert werden, öffnen Sie sie über „Wieder öffnen“ wieder – mit Pflichtbegründung. Das erfordert die eigene Berechtigung dafür.

    Tipp: Jedes Öffnen wird protokolliert, und der nächste Abschluss archiviert eine NEUE PDF-Version. Die alte Fassung wird nie überschrieben.

  2. Was beim Wiederöffnen zurückgesetzt wird

    Quote, Konsistenzergebnis und eine bereits erfasste Kundensignatur verfallen – sie gehörten zum alten Inhalt. Nach dem erneuten Abschluss werden sie neu erhoben.

    Tipp: Wurde bereits unterschrieben, holen Sie die Unterschrift also erneut ein. Alles andere wäre eine Unterschrift unter einen Text, den der Kunde nie gesehen hat.

  3. Kundensignatur erfassen

    Ist der Bericht abgeschlossen, lassen Sie den Kunden direkt auf dem Bildschirm unterschreiben und tragen Sie seinen Namen ein. Die Unterschrift erscheint auf dem PDF.

    Tipp: Pro Berichtsversion ist genau eine Unterschrift möglich. In der App funktioniert das genauso – der Objektleiter holt sie direkt bei der Abnahme ein.

  4. Kontrolle im Web korrigieren, nicht mobil

    Wiederöffnen ist bewusst nur im Web möglich, ebenso das Verwalten von Vorlagen und Plänen. Die App deckt den Rundgang ab, nicht die Korrektur eines Nachweises.

    Tipp: Ein Mitarbeiter mit Wiederöffnungsrecht bekommt in der App den Hinweis, dass dieser Schritt am Rechner erfolgt – statt eines fehlenden Buttons.

Mängel abarbeiten

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  1. Mängel-Übersicht öffnen

    „Qualität“ im Hauptmenü führt direkt auf die Mängel-Übersicht – die tägliche Arbeitsfläche. Filtern Sie nach Projekt, Schweregrad, Status oder „Nur überfällige“.

    Tipp: Aus einer Kontrolle stammende Mängel tragen die Quelle „Kontrolle“. Sie können zusätzlich „Ad hoc“ erfassen oder eine „Kundenreklamation“ anlegen – mit dem meldenden Kundenkontakt.

  2. Zuweisen und befristen

    Setzen Sie Schweregrad (Gering, Mittel, Hoch, Kritisch), Verantwortlichen und Frist. Der Zugewiesene wird benachrichtigt.

    Tipp: Ein Mangel ohne Verantwortlichen und ohne Frist wird erfahrungsgemäß nicht abgestellt – er wird nur dokumentiert. Vergeben Sie beides.

  3. Als erledigt melden

    Wer den Mangel behoben hat, markiert ihn als erledigt und beschreibt kurz, was getan wurde. Das darf auch der zugewiesene Mitarbeiter selbst, im Web wie in der App.

    Tipp: Die Beschreibung ist später der Beleg der Abstellmaßnahme. „Erledigt“ allein beantwortet in keinem Audit die Frage, wie.

  4. Behebung verifizieren (Vier-Augen-Prinzip)

    Ein erledigter Mangel gilt erst nach der Verifizierung als abgeschlossen. Verifizieren muss eine ANDERE Person als der Erlediger – oder es wird eine abgeschlossene Nachkontrolle desselben Projekts als Nachweis hinterlegt.

    Tipp: Genau hier liegt der Unterschied zwischen „sagt, es sei erledigt“ und „ist nachweislich erledigt“. Der Erlediger wird über die Bestätigung informiert.

  5. Ablehnen, wenn es kein Mangel war

    Stellt sich eine Feststellung als unbegründet heraus, lehnen Sie den Mangel ab. Er bleibt mit diesem Status sichtbar.

    Tipp: Abgelehnt heißt nicht gelöscht – die Feststellung und ihre Beurteilung bleiben nachvollziehbar. Genau das erwartet ein Auditor.

  6. Überfällige Mängel im Blick behalten

    Wird die Frist überschritten, meldet sich Jobilino beim Verantwortlichen; die Übersicht zeigt einen Überfällig-Hinweis, und die Dashboard-Karte „Qualität“ führt sie zusammen mit überfälligen Kontrollen auf.

    Tipp: Die Karte erscheint nur, wenn es etwas zu tun gibt – ist alles im Grünen, bleibt Ihre Startseite ruhig.

Den Bericht an den Kunden geben

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  1. PDF herunterladen und senden

    Der einfachste Weg: Bericht öffnen, PDF herunterladen, dem Kunden geben. Es ist immer die archivierte Fassung mit Versionsnummer, Quote, Mangelliste und Fotos.

    Tipp: Wurde bereits unterschrieben, trägt das PDF die Unterschrift – ein separates Abnahmeprotokoll brauchen Sie nicht.

  2. Berichtssprache

    Der Bericht wird in der Sprache erstellt, die beim Kunden hinterlegt ist, und diese Sprache wird beim Abschluss eingefroren.

    Tipp: Ein Bericht wechselt also nie nachträglich die Sprache, weil jemand seine Spracheinstellung geändert hat. Pflegen Sie die Dokumentsprache am Kunden, bevor Sie abschließen.

  3. Optional: Kundenlink erstellen

    Ist die Funktion für Ihre Installation freigeschaltet, erzeugen Sie auf dem Bericht über „Link erstellen“ eine befristete Webadresse. Der Kunde öffnet sie, liest den Bericht, lädt das PDF und bestätigt mit seinem Namen die Kenntnisnahme.

    Tipp: Der Link wird nur einmal angezeigt – kopieren Sie ihn sofort. Ein neuer Link macht den alten ungültig; genau so entwerten Sie einen versehentlich weitergegebenen Link. Widerrufen geht ebenfalls jederzeit.

  4. Grenzen der Kenntnisnahme kennen

    Die Bestätigung hält Name und Zeitpunkt fest. Sie belegt, dass der Kunde den Bericht gesehen hat – sie ist keine elektronische Signatur und ersetzt keine Abnahme.

    Tipp: Für eine echte Abnahme nehmen Sie die Kundensignatur auf dem Bericht oder das unterschriebene PDF.

Auswerten und exportieren

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  1. Kontrollen und Mängel exportieren

    Exportieren Sie die Kontrollen als Excel oder PDF und die Mängel als Excel oder CSV – jeweils mit Ihren aktuellen Filtern.

    Tipp: Der Mangel-Export ist die schnellste Vorbereitung auf ein Audit oder ein Jour fixe beim Kunden: filtern, exportieren, durchgehen.

  2. Qualitätsquote je Objekt auswerten

    Unter „Auswertungen“ zeigt der Bericht zur Qualitätsquote je Projekt die Entwicklung über die Monate – als Durchschnitt, nicht als Summe.

    Tipp: Der Trend ist die eigentliche Information. Eine einzelne Quote sagt wenig, drei Monate in Folge fallend sind ein Gesprächsanlass.

  3. Offene Mängel nach Alter

    Der Bericht zu offenen Mängeln gruppiert sie nach Alter. Er zeigt den aktuellen Stand, nicht eine historische Momentaufnahme.

    Tipp: Die älteste Gruppe ist die interessante: Mängel, die seit Monaten offen sind, sind fast immer ein Zuständigkeits- und kein Sachproblem.

  4. Nachweise werden nicht aufgeräumt

    Prüfberichte, Mängel und archivierte PDFs werden nie automatisch gelöscht – sie sind Nachweise.

    Tipp: Planen Sie also nicht mit einer automatischen Bereinigung. Was Sie hier erfassen, steht auch in drei Jahren noch zur Verfügung.

Gelenkte Dokumente und Schulungen

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  1. Was dazugehört

    Zur Qualität gehören zwei weitere Bereiche, die auf ISO 9001 zielen: „Gelenkte Dokumente“ mit QM-Handbuch und Lesebestätigung sowie die Schulungsverwaltung mit Qualifikationsmatrix.

    Tipp: Beide sind eigenständige Arbeitsflächen mit eigenen Berechtigungen – Sie können die Qualitätskontrolle nutzen, ohne sie einzusetzen.

  2. Gelenkte Dokumente in Kürze

    Ein Dokument trägt Versionen (Entwurf → Freigegeben → Ersetzt) mit je einer Datei. Die Freigabe erfordert eine andere Person als den Hochladenden, und die zugewiesenen Mitarbeiter bestätigen unter „Meine Dokumente“ die Kenntnisnahme – auf Wunsch mit Unterschrift.

    Tipp: Eine neue freigegebene Version setzt die Lesebestätigungen zurück. Das ist gewollt: Bestätigt wurde eine bestimmte Fassung, nicht ein Titel.

  3. Wer Dokumente pflegen darf

    Dokumente und Kapitel anlegen, Versionen hochladen und freigeben sowie die Kenntnisnahme zuweisen und nachverfolgen steuert die Berechtigung „Darf gelenkte Dokumente verwalten“ – im Block „Qualität“ der Benutzergruppe, standardmäßig nur für Admins.

    Tipp: Die eigenen zugewiesenen Dokumente sieht und bestätigt dagegen jeder unter „Meine Dokumente“ – ganz ohne Berechtigung, im Web wie in der App. Dieselbe Selbstbedienungs-Logik wie bei den eigenen Mängeln.

  4. Schulungen und Qualifikationsmatrix in Kürze

    Qualifikationen können ein Gültigkeitsdatum tragen. Die Qualifikationsmatrix zeigt je Mitarbeiter gültig, bald ablaufend, abgelaufen oder fehlend, und vor dem Ablauf wird erinnert.

    Tipp: Abgelaufene Qualifikationen zählen in der Disposition nicht mehr als vorhanden – ein abgelaufener Schein bindet also automatisch keinen Fahrer mehr.

  5. Wo Sie das finden

    Beide Bereiche erreichen Sie über das Hauptmenü, sobald die passenden Berechtigungen gesetzt sind; die Qualifikationsmatrix liegt in der Verwaltung bei den Qualifikationen.

    Tipp: Fragen Sie uns nach einer eigenen Anleitung, wenn Sie diese Bereiche produktiv einsetzen wollen – sie haben genug Tiefe für ein eigenes Kapitel.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich eine Prüfvorlage ändere, während Kontrollen laufen?

Nichts – und das ist Absicht. Jede Kontrolle trägt ab dem Start ihre eigene Kopie der Checkliste. Änderungen an der Vorlage wirken nur auf künftige Kontrollen; laufende Entwürfe und abgeschlossene Berichte bleiben genau so, wie sie begonnen wurden. Deshalb können Sie eine Vorlage jederzeit weiterentwickeln, ohne alte Berichte zu verfälschen.

Warum kann ich eine abgeschlossene Kontrolle nicht einfach bearbeiten?

Weil sie mit dem Abschluss zu einem Nachweis wird: Die Quote ist berechnet, Mängel sind angelegt und der Bericht ist als PDF archiviert. Änderungen laufen ausschließlich über „Wieder öffnen“ – mit Pflichtbegründung, protokolliert, und mit einer NEUEN PDF-Version beim nächsten Abschluss. Die alte Fassung wird nie überschrieben. Das Recht dazu sollten nur wenige Personen haben.

Wie wird die Qualitätsquote berechnet?

Als gewichtetes Ergebnis aller bewertbaren Prüfpunkte. Jeder Punkt kann eine Gewichtung tragen, sodass ein kritischer Punkt stärker zählt als eine Nebensächlichkeit. Freitext-Punkte und mit „N/A“ beantwortete Punkte fließen nicht ein. Gibt es überhaupt keinen bewertbaren Punkt, weist der Bericht ausdrücklich „keine Quote“ aus, statt 0 % zu behaupten.

Muss ich Mängel doppelt erfassen – einmal im Rundgang, einmal in der Mangelliste?

Nein. Jeder Prüfpunkt, den Sie als Mangel beantworten, wird beim Abschluss der Kontrolle automatisch zu einem Mangel mit eigenem Bearbeitungsstatus, Schweregrad, Verantwortlichem und Frist. Zusätzlich können Sie Mängel unabhängig von einer Kontrolle erfassen – als „Ad hoc“ oder als „Kundenreklamation“ mit dem meldenden Kundenkontakt.

Warum kann ich meine eigene Mangelbehebung nicht selbst verifizieren?

Das ist das Vier-Augen-Prinzip und der Kern des Nachweises. Erledigen darf der Zuständige selbst, verifizieren muss eine andere Person – oder es wird eine abgeschlossene Nachkontrolle desselben Projekts als Nachweis hinterlegt. Erst danach gilt der Mangel als abgeschlossen. Der Erlediger wird über die Bestätigung informiert.

Was ist die Konsistenzprüfung und blockiert sie den Abschluss?

Sie vergleicht die Kontrolle beim Abschluss mit Ihren eigenen Betriebsdaten des Tages und weist zum Beispiel darauf hin, dass am Kontrolltag keine Arbeitszeit erfasst oder kein Personal eingeplant war, dass der Rundgang weit entfernt vom Objekt-Pin gestartet wurde oder auffällig kurz war. Sie blockiert nichts – das Ergebnis wird nur in den Bericht eingefroren. Wer den eigenen Bericht liest, sieht dieselben Auffälligkeiten wie später ein Auditor.

Was bedeutet die AQL-Bewertung nach DIN 77400?

Hinterlegen Sie in der Prüfvorlage eine AQL-Stufe, erhält jede abgeschlossene Kontrolle zusätzlich ein Urteil „Los angenommen“ oder „Los abgelehnt“ nach ISO 2859-1, basierend auf der Zahl der Mängel im Verhältnis zu den geprüften Punkten. Das kommt ZUSÄTZLICH zur Qualitätsquote, nicht an ihrer Stelle. Sinnvoll ist es bei Reinigungsverträgen, die ausdrücklich auf DIN 77400 verweisen – sonst lassen Sie das Feld leer.

Kann ein Mitarbeiter ohne Qualitäts-Berechtigung mit Mängeln arbeiten?

Ja, mit seinen eigenen. Wem ein Mangel zugewiesen wurde, sieht ihn und kann ihn als erledigt melden – im Web wie in der App, ohne jede Qualitäts-Berechtigung. Verifizieren darf er ihn nicht selbst (Vier-Augen-Prinzip), und fremde Mängel sieht er nicht.

Warum wird meine Kontrolle nicht auf den Prüfplan angerechnet?

Weil sie vermutlich frei gestartet wurde. Nur eine Kontrolle, die AUS dem Prüfplan heraus gestartet wird, erfüllt beim Abschluss dessen ältesten offenen Termin. Eine frei gestartete Kontrolle ist ein gültiger Bericht, lässt den Plantermin aber offen – und der wird weiter als fällig und dann als überfällig gemeldet.

In welcher Sprache bekommt der Kunde den Bericht?

In der Sprache, die beim Kunden als Dokumentsprache hinterlegt ist. Diese Sprache wird beim Abschluss eingefroren, damit ein herausgegebener Bericht nie nachträglich die Sprache wechselt, weil jemand eine Einstellung geändert hat. Pflegen Sie die Dokumentsprache am Kunden also, bevor Sie abschließen.

Was kann der Kundenlink – und was nicht?

Ist die Funktion für Ihre Installation freigeschaltet, erzeugen Sie zu einem abgeschlossenen Bericht eine befristete Webadresse. Der Kunde liest den Bericht, lädt das PDF und bestätigt mit seinem Namen die Kenntnisnahme; Name und Zeitpunkt werden festgehalten. Der Link wird nur einmal angezeigt, ein neuer macht den alten ungültig, und widerrufen können Sie jederzeit. Es ist KEINE elektronische Signatur und ersetzt keine Abnahme – dafür nehmen Sie die Kundensignatur auf dem Bericht.

Kann ich eine Kontrolle mobil durchführen?

Ja – der Rundgang ist genau dafür gedacht. In der Jobilino-App wählen Sie das Objekt (mit Hinweis auf fällige Prüfpläne), füllen die Checkliste aus, machen Fotos mit der Kamera, schließen ab und holen die Kundensignatur ein; das archivierte PDF lässt sich direkt öffnen. Bewusst web-only sind das Wiederöffnen, das Verwalten von Vorlagen und Plänen, das Verifizieren und Ablehnen von Mängeln sowie die Exporte.

Blockieren offene Mängel oder überfällige Kontrollen die Zeiterfassung?

Nein, nie. Die Qualitätskontrolle liest Ihre Betriebsdaten, greift aber nicht ein: Niemand wird am Einstempeln, an einer Buchung oder an einem Arbeitsschritt gehindert, weil ein Mangel offen oder eine Kontrolle überfällig ist. Erinnerungen und Hinweise sind das Mittel, nicht Sperren.

Werden alte Prüfberichte irgendwann automatisch gelöscht?

Nein. Prüfberichte, Mängel und die archivierten PDFs sind Nachweise und werden nie automatisch bereinigt. Planen Sie also nicht mit einer automatischen Löschung – was Sie hier erfassen, steht auch in Jahren noch zur Verfügung.

Was passiert, wenn ich Qualitätskontrollen bei einem Projekt wieder ausschalte?

Es wird nichts gelöscht. Der Reiter „Qualität“ verschwindet und neue Kontrollen sind an diesem Projekt nicht mehr möglich, aber alle Berichte, Mängel und archivierten PDFs bleiben erhalten und sind wieder vollständig da, sobald Sie den Schalter erneut setzen.

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