Manuale
Controllare gli immobili, eliminare i difetti e avere la prova in mano
Istruzioni passo passo per amministratori, responsabili di immobile e collaboratori. Ecco come si usa il controllo qualità in Jobilino: costruire modelli di controllo con i punti da verificare, programmare controlli ricorrenti, registrare il sopralluogo con le foto sul posto, chiudere il controllo e congelarlo in PDF, gestire i difetti con scadenza e verifica a quattro occhi e consegnare il rapporto al cliente – inclusi indice di qualità, giudizio AQL e verifica di coerenza rispetto ai vostri stessi dati operativi.
Come funziona il controllo qualità
tutti
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Tre elementi: modello, controllo, difetto
Un modello di controllo è la vostra checklist – l’elenco dei punti che un sopralluogo attraversa. Un controllo è un sopralluogo concreto in un immobile in un giorno. Un difetto è un rilievo che deve essere eliminato.
Tipp: Non dovete registrare i difetti due volte: ogni punto risposto come difetto diventa automaticamente, alla chiusura, un difetto con un proprio stato di lavorazione.
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La checklist viene congelata all’avvio
Non appena un controllo è avviato, porta con sé la propria copia della checklist. Le modifiche successive al modello valgono solo per i controlli futuri – quelli in corso e quelli chiusi restano esattamente come sono iniziati.
Tipp: Per questo potete far evolvere un modello in qualsiasi momento senza falsare i vecchi rapporti. È proprio ciò che lo rende utilizzabile come prova.
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La chiusura trasforma la bozza in una prova
Finché il controllo è una bozza potete lavorarci liberamente. Con la chiusura viene calcolata la valutazione, vengono creati i difetti e il rapporto viene archiviato in PDF – immodificabile.
Tipp: Una bozza porta sul PDF la filigrana “BOZZA”. Chi consegna un rapporto non consegna quindi mai per sbaglio mezzo sopralluogo.
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L’indice di qualità è ponderato
Ogni punto può portare un peso. L’indice finale è il risultato ponderato di tutti i punti valutabili – un punto critico pesa quindi più di una questione secondaria.
Tipp: I punti a testo libero e quelli risposti con “N/A” non entrano nell’indice. Se non c’è alcun punto valutabile, il rapporto indica espressamente “nessun indice” invece di sostenere 0 %.
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Nulla di tutto questo blocca la rilevazione presenze
Il controllo qualità legge i vostri dati operativi ma non interviene mai: nessun difetto aperto e nessun controllo scaduto impedisce a qualcuno di timbrare o di registrare.
Tipp: Anche la verifica di coerenza alla chiusura è un’indicazione, non un blocco – non ferma mai il sopralluogo.
Attivare il modulo e assegnare le autorizzazioni
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Far attivare il modulo
Il controllo qualità è opzionale e non è attivo per impostazione predefinita. Una volta attivato compare “Qualità” nel menu principale.
Tipp: Dopo l’attivazione effettuate una volta un nuovo accesso, in modo che voci di menu e autorizzazioni vengano ricaricate.
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Attivare la qualità per ogni progetto
Aprite “Progetto” → “Impostazioni” e attivate l’interruttore per i controlli qualità. Solo allora compare la scheda “Qualità” sul progetto e i controlli diventano possibili.
Tipp: Disattivarlo non elimina mai nulla: rapporti e difetti restano e ricompaiono non appena riattivate l’interruttore.
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Impostare le autorizzazioni nel gruppo utenti
Aprite “Amministrazione” → “Gruppi utenti” e spuntate le caselle nel blocco “Qualità”. Attenzione: le etichette di queste autorizzazioni compaiono in inglese anche nell’interfaccia italiana – “Can perform quality inspections” (responsabile di immobile), “Can view quality inspections” (sola lettura), “Can manage quality findings”, “Can manage quality templates and plans”, “Can reopen closed inspections” e “Can manage controlled documents”.
Tipp: Effettuare i controlli e gestire i difetti includono già la sola lettura – non dovete spuntarla in aggiunta.
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Tagliare i ruoli in modo sensato
Una configurazione collaudata: il responsabile di immobile effettua i controlli, la direzione qualità cura modelli e piani e gestisce i difetti, e solo poche persone possono riaprire i controlli chiusi.
Tipp: Assegnate la riapertura in modo volutamente ristretto: è l’unico modo per modificare un rapporto già congelato.
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I propri difetti non richiedono autorizzazioni
Un collaboratore a cui è stato assegnato un difetto lo vede e può segnalarlo come risolto – anche senza alcuna autorizzazione sulla qualità, sul web come nell’app.
Tipp: Non può però verificarlo lui stesso. È il punto dei quattro occhi – si veda la sezione sui difetti.
Creare i modelli di controllo
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Creare un nuovo modello
Aprite “Qualità” e passate dalla barra degli strumenti a “Modelli di controllo” → “Nuovo modello”. Indicate nome, descrizione e facoltativamente un settore (pulizie, servizio di sicurezza, edilizia o generico).
Tipp: Meglio più modelli snelli che uno grande: “Pulizia ordinaria uffici” e “Pulizia vetri” separati producono indici molto più utili di un unico elenco.
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Aggiungere i punti di controllo
Per ogni punto indicate una sezione (ad es. “Servizi igienici”), il titolo e facoltativamente un’istruzione. La sezione struttura il sopralluogo e compare anche nel rapporto.
Tipp: Formulate il punto come viene giudicato sul posto – “Specchi senza aloni” invece di “Area sanitari conforme”. Giudicabile batte completo.
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Scegliere il tipo di risposta
Per ogni punto scegliete tra “OK / difetto”, una scala a punti (con valore da e a), “Sì / No” e testo libero.
Tipp: “OK / difetto” è il caso normale: solo questo tipo genera automaticamente un difetto alla chiusura. La scala a punti serve quando vi occorrono gradazioni invece di un giudizio.
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Impostare il peso
Con il peso stabilite quanto un punto incide sull’indice di qualità.
Tipp: Usate i pesi con parsimonia e con una motivazione. Un modello in cui ogni punto porta un numero diverso non sarà più spiegabile a nessuno.
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Rendere obbligatori foto e commento
Per ogni punto potete impostare “Foto obbligatoria” e “Commento obbligatorio in caso di difetto”. Alla chiusura viene verificato e ciò che manca viene indicato punto per punto.
Tipp: È la leva più efficace per rapporti solidi: un difetto senza foto in una contestazione è un’affermazione, un difetto con foto è una prova.
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Facoltativo: indicare un livello AQL
Con un livello AQL secondo DIN 77400 ogni controllo chiuso riceve anche un giudizio “lotto accettato” o “lotto respinto” secondo ISO 2859-1 – in aggiunta all’indice, non al suo posto.
Tipp: Diffuso nei contratti di pulizia che richiamano espressamente la DIN 77400. Senza una simile base contrattuale, lasciate il campo vuoto.
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Disattivare invece di eliminare
Un modello già utilizzato nei controlli non può più essere eliminato. Disattivatelo – sparisce dalla selezione, i vecchi rapporti restano leggibili.
Tipp: I controlli esistenti mantengono comunque la checklist con cui sono stati avviati. Non si perde quindi mai nulla.
Programmare controlli ricorrenti
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Creare un piano di controllo
Aprite la scheda “Qualità” sul progetto e create un piano di controllo: modello, intervallo (settimanale, ogni due settimane, mensile o trimestrale) e la prima scadenza.
Tipp: La prima scadenza ancora tutta la serie. Impostatela sul giorno in cui il controllo deve davvero avvenire – le date successive si calcolano da lì.
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Indicare il controllore responsabile
Stabilite chi è responsabile del controllo. Senza assegnazione il promemoria va al team qualità del progetto.
Tipp: Un responsabile con nome e cognome agisce molto più affidabilmente di una lista di distribuzione – assegnatelo dove potete.
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Capire i promemoria
Alla scadenza Jobilino si fa vivo e, se il termine passa, segue un’escalation come scaduto – in posta in arrivo e come notifica push.
Tipp: Ogni livello segnala una volta per scadenza, non ogni giorno.
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Collegare il controllo al piano
Se avviate il controllo dal piano, la chiusura soddisfa automaticamente la scadenza aperta più vecchia di quel piano.
Tipp: Un controllo avviato liberamente non soddisfa alcuna scadenza pianificata – questa resta aperta e continua a essere sollecitata. Quando controllate secondo piano, partite quindi dal piano.
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Eliminare un piano è innocuo
Se un piano di controllo viene eliminato, sparisce solo la programmazione. I controlli già effettuati restano integralmente.
Tipp: Meglio mettere in pausa un piano tramite “Attivo” quando un immobile è temporaneamente fermo.
Effettuare un controllo
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Avviare il controllo
Aprite il progetto, passate a “Qualità” e fate clic su “Nuovo controllo”. Scegliete il modello, la data del controllo e facoltativamente l’area – oppure lasciate “Intero immobile”.
Tipp: L’app Jobilino offre la stessa funzione nel menu laterale, con un’indicazione dei piani in scadenza. Il sopralluogo nasce dove avviene – non la sera al portatile.
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Rispondere ai punti di controllo
Percorrete la checklist sezione per sezione. A seconda del tipo di risposta scegliete OK o difetto, un punteggio, Sì o No – oppure inserite del testo. I punti non applicabili si contrassegnano con “N/A”.
Tipp: “N/A” è una risposta a tutti gli effetti ed è il modo giusto per i punti che questo immobile non ha. Un punto semplicemente lasciato vuoto impedisce invece la chiusura.
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Registrare foto e commenti
Per ogni difetto annotate ciò che vedete – un commento e una foto direttamente sul punto. Per i punti con foto obbligatoria il caricamento è presupposto per la chiusura.
Tipp: Nell’app la foto viene scattata con la fotocamera ed è contrassegnata come tale. È proprio questa differenza a darle in seguito valore probatorio.
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Salvare durante il lavoro
Con “Salva bozza” mettete al sicuro lo stato e proseguite più tardi. La bozza resta aperta quanto volete.
Tipp: Su immobili grandi conviene salvare dopo ogni sezione – i sopralluoghi vengono spesso interrotti.
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Note sull’impressione complessiva
Usate il campo note per ciò che non appartiene a nessun singolo punto – meteo, problemi di accesso, accordi presi sul posto.
Tipp: Questa nota compare nel rapporto. È il posto per il contesto che tra sei mesi nessuno ricorderà più.
Chiudere il controllo
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Avviare la chiusura
Fate clic su “Salva e chiudi”. Jobilino verifica prima la completezza e indica per nome le risposte mancanti, i commenti obbligatori mancanti e le foto obbligatorie mancanti.
Tipp: Questi messaggi nominano il punto, non solo il numero – andate direttamente dove manca qualcosa.
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Che cosa innesca la chiusura
Viene calcolato l’indice, ogni punto risposto come difetto diventa un difetto, l’esito della verifica di coerenza viene congelato e il rapporto viene archiviato in PDF.
Tipp: Da quel momento il controllo è immodificabile. Il download restituisce sempre il PDF archiviato, mai una versione ricalcolata.
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Leggere la verifica di coerenza
Jobilino confronta il controllo con i vostri dati operativi della giornata e segnala ad esempio che nel giorno del controllo non è stato registrato alcun tempo di lavoro o non era previsto personale, che il sopralluogo è stato avviato lontano dal punto dell’immobile oppure che è stato particolarmente breve.
Tipp: Sono indicazioni, non accuse, e non un blocco. Compaiono nel rapporto – chi controlla il proprio rapporto vede le stesse anomalie che vedrà poi un auditor.
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Rapporto e versione PDF
Il controllo chiuso mostra indice, elenco dei difetti, esito della coerenza e la versione PDF. Il download restituisce il file archiviato.
Tipp: Il numero di versione è stampato sul PDF stesso, con l’indicazione di quale versione sostituisce. Un cliente con due copie in mano capisce subito quale vale.
Riapertura e firma del cliente
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Riaprire un controllo
Se un controllo chiuso deve essere corretto, riapritelo con “Riapri” – con motivazione obbligatoria. Serve l’apposita autorizzazione.
Tipp: Ogni riapertura viene protocollata e la chiusura successiva archivia una NUOVA versione PDF. La vecchia non viene mai sovrascritta.
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Che cosa viene azzerato con la riapertura
Indice, esito della coerenza e un’eventuale firma del cliente già raccolta decadono – appartenevano al contenuto precedente. Dopo la nuova chiusura vengono raccolti di nuovo.
Tipp: Se era già stato firmato, richiedete quindi nuovamente la firma. Diversamente sarebbe una firma su un testo che il cliente non ha mai visto.
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Raccogliere la firma del cliente
A rapporto chiuso, fate firmare il cliente direttamente sullo schermo e inserite il suo nome. La firma compare sul PDF.
Tipp: Per ogni versione del rapporto è possibile esattamente una firma. Nell’app funziona allo stesso modo – il responsabile la raccoglie direttamente al momento della consegna.
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Correggere sul web, non da mobile
La riapertura è volutamente possibile solo sul web, come la gestione di modelli e piani. L’app copre il sopralluogo, non la correzione di una prova.
Tipp: Un collaboratore con il diritto di riapertura riceve nell’app l’indicazione che questo passaggio avviene al computer – invece di un pulsante mancante.
Gestire i difetti
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Aprire la panoramica dei difetti
“Qualità” nel menu principale porta direttamente alla panoramica dei difetti – la superficie di lavoro quotidiana. Filtrate per progetto, gravità, stato o “Solo scaduti”.
Tipp: I difetti provenienti da un controllo portano l’origine “Controllo”. Potete inoltre registrarne uno “ad hoc” o creare un “reclamo cliente” – con il contatto che lo ha segnalato.
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Assegnare e dare una scadenza
Impostate gravità (bassa, media, alta, critica), responsabile e scadenza. L’assegnatario viene avvisato.
Tipp: L’esperienza dice che un difetto senza responsabile e senza scadenza non viene eliminato – viene solo documentato. Assegnate entrambi.
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Segnalare come risolto
Chi ha eliminato il difetto lo contrassegna come risolto e descrive brevemente che cosa è stato fatto. Può farlo anche il collaboratore assegnato, sul web come nell’app.
Tipp: Quella descrizione è poi la prova dell’azione correttiva. “Risolto” da solo non risponde in nessun audit alla domanda: come?
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Verificare la risoluzione (quattro occhi)
Un difetto risolto vale come chiuso solo dopo la verifica. A verificare deve essere una persona DIVERSA da chi lo ha risolto – oppure si allega come prova un controllo successivo chiuso dello stesso progetto.
Tipp: È esattamente la differenza tra “dice che è fatto” e “è dimostrabilmente fatto”. Chi ha risolto viene informato della conferma.
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Respingere se non era un difetto
Se un rilievo si rivela infondato, respingete il difetto. Resta visibile con questo stato.
Tipp: Respinto non significa eliminato – il rilievo e la sua valutazione restano tracciabili. È esattamente ciò che un auditor si aspetta.
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Tenere d’occhio i difetti scaduti
Se la scadenza viene superata, Jobilino avvisa il responsabile; la panoramica mostra un contrassegno di scaduto e la scheda “Qualità” della dashboard li elenca insieme ai controlli scaduti.
Tipp: La scheda compare solo quando c’è qualcosa da fare – se è tutto a posto, la vostra home page resta tranquilla.
Consegnare il rapporto al cliente
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Scaricare il PDF e inviarlo
La via più semplice: aprire il rapporto, scaricare il PDF, consegnarlo al cliente. È sempre la versione archiviata con numero di versione, indice, elenco dei difetti e foto.
Tipp: Se è già stato firmato, il PDF porta la firma – non serve un verbale di accettazione separato.
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Lingua del rapporto
Il rapporto viene prodotto nella lingua registrata sul cliente, e questa lingua viene congelata alla chiusura.
Tipp: Un rapporto non cambia quindi mai lingua in seguito perché qualcuno ha modificato un’impostazione. Curate la lingua del documento sul cliente prima di chiudere.
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Facoltativo: creare il link per il cliente
Se la funzione è abilitata sulla vostra installazione, generate sul rapporto con “Crea link” un indirizzo web a tempo. Il cliente lo apre, legge il rapporto, scarica il PDF e conferma con il proprio nome di averne preso visione.
Tipp: Il link viene mostrato una sola volta – copiatelo subito. Un nuovo link invalida quello precedente: è così che annullate un link condiviso per errore. La revoca è possibile in qualsiasi momento.
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Conoscere i limiti della presa visione
La conferma registra nome e orario. Dimostra che il cliente ha visto il rapporto – non è una firma elettronica e non sostituisce un’accettazione.
Tipp: Per una vera accettazione usate la firma del cliente sul rapporto o il PDF firmato.
Analisi ed esportazioni
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Esportare controlli e difetti
Esportate i controlli in Excel o PDF e i difetti in Excel o CSV – ciascuno con i filtri attivi.
Tipp: L’esportazione dei difetti è la preparazione più rapida a un audit o a un incontro periodico con il cliente: filtrare, esportare, scorrere.
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Analizzare l’indice di qualità per immobile
In “Analisi” il report sull’indice di qualità per progetto mostra l’andamento nei mesi – come media, non come somma.
Tipp: L’informazione vera è la tendenza. Un singolo indice dice poco, tre mesi consecutivi in calo sono un motivo di confronto.
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Difetti aperti per anzianità
Il report sui difetti aperti li raggruppa per anzianità. Mostra lo stato attuale, non un’istantanea storica.
Tipp: Il gruppo più vecchio è quello interessante: i difetti aperti da mesi sono quasi sempre un problema di competenze, non di sostanza.
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Le prove non vengono ripulite
Rapporti di controllo, difetti e PDF archiviati non vengono mai eliminati automaticamente – sono prove.
Tipp: Non contate quindi su una pulizia automatica. Ciò che registrate qui sarà disponibile anche tra tre anni.
Documenti controllati e formazione
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Che cosa ne fa parte
Alla qualità appartengono altri due ambiti orientati alla ISO 9001: i “Documenti controllati” con manuale QM e presa visione, e la gestione della formazione con la matrice delle qualifiche.
Tipp: Entrambi sono superfici di lavoro autonome con autorizzazioni proprie – potete usare il controllo qualità senza adottarli.
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Documenti controllati in breve
Un documento porta versioni (bozza → approvata → sostituita), ciascuna con un file. L’approvazione richiede una persona diversa da chi ha caricato, e i collaboratori assegnati confermano la presa visione in “I miei documenti” – se richiesto con firma.
Tipp: Una nuova versione approvata azzera le prese visione. È voluto: ciò che era stato confermato era una versione precisa, non un titolo.
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Chi può gestire i documenti
Creare documenti e capitoli, caricare e approvare versioni e assegnare e monitorare la presa visione sono governati dall’autorizzazione “Can manage controlled documents” (l’etichetta compare in inglese) – nel blocco “Qualità” del gruppo utenti, per impostazione predefinita solo per gli amministratori.
Tipp: I propri documenti assegnati sono invece visibili e confermabili da chiunque in “I miei documenti” – senza alcuna autorizzazione, sul web come nell’app. La stessa logica self-service dei propri difetti.
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Formazione e matrice delle qualifiche in breve
Le qualifiche possono avere una data di validità. La matrice mostra per ogni collaboratore se una qualifica è valida, in scadenza, scaduta o mancante, e prima della scadenza arriva un promemoria.
Tipp: Le qualifiche scadute non contano più come possedute nella disposizione – un attestato scaduto smette quindi automaticamente di abilitare un conducente.
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Dove si trovano
Entrambi gli ambiti si raggiungono dal menu principale una volta impostate le autorizzazioni adeguate; la matrice delle qualifiche si trova in Amministrazione, accanto alle qualifiche.
Tipp: Chiedeteci una guida dedicata se volete usare questi ambiti in produzione – hanno abbastanza profondità per un capitolo a sé.
Domande frequenti
Che cosa succede se modifico un modello mentre ci sono controlli in corso?
Perché non posso semplicemente modificare un controllo chiuso?
Come viene calcolato l’indice di qualità?
Devo registrare i difetti due volte – nel sopralluogo e nell’elenco dei difetti?
Perché non posso verificare io stesso la mia risoluzione?
Che cos’è la verifica di coerenza e blocca la chiusura?
Che cosa significa la valutazione AQL secondo DIN 77400?
Un collaboratore senza autorizzazioni sulla qualità può lavorare sui difetti?
Perché il mio controllo non viene conteggiato sul piano?
In quale lingua riceve il rapporto il cliente?
Che cosa può fare il link per il cliente – e che cosa no?
Posso effettuare un controllo da mobile?
I difetti aperti o i controlli scaduti bloccano la rilevazione presenze?
I vecchi rapporti di controllo vengono prima o poi eliminati automaticamente?
Che cosa succede se disattivo i controlli qualità per un progetto?
Altre domande? Siamo felici di aiutarti.
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