Manuale
Controllare gli immobili, eliminare i difetti e avere la prova in mano
Istruzioni passo passo per amministratori, responsabili di immobile e collaboratori. Ecco come si usa il controllo qualità in Jobilino: costruire modelli di controllo con i punti da verificare, programmare controlli ricorrenti, registrare il sopralluogo con le foto sul posto, chiudere il controllo e congelarlo in PDF, gestire i difetti con scadenza e verifica a quattro occhi e consegnare il rapporto al cliente – inclusi indice di qualità, giudizio AQL e verifica di coerenza rispetto ai vostri stessi dati operativi.
Domande frequenti
Che cosa succede se modifico un modello mentre ci sono controlli in corso?
Nulla – ed è voluto. Dal momento in cui parte, ogni controllo porta con sé la propria copia della checklist. Le modifiche al modello valgono solo per i controlli futuri; le bozze in corso e i rapporti chiusi restano esattamente come sono iniziati. Per questo potete far evolvere un modello senza falsare i vecchi rapporti.
Perché non posso semplicemente modificare un controllo chiuso?
Perché la chiusura lo trasforma in una prova: l’indice è calcolato, i difetti sono creati e il rapporto è archiviato in PDF. Le modifiche passano esclusivamente da “Riapri” – con motivazione obbligatoria, protocollata, e con una NUOVA versione PDF alla chiusura successiva. La vecchia non viene mai sovrascritta. Solo poche persone dovrebbero avere questa autorizzazione.
Come viene calcolato l’indice di qualità?
Come risultato ponderato di tutti i punti valutabili. Ogni punto può avere un peso, così un punto critico conta più di una questione secondaria. I punti a testo libero e quelli risposti con “N/A” non rientrano nel calcolo. Se non c’è alcun punto valutabile, il rapporto indica espressamente “nessun indice” invece di sostenere 0 %.
Devo registrare i difetti due volte – nel sopralluogo e nell’elenco dei difetti?
No. Ogni punto risposto come difetto diventa automaticamente un difetto alla chiusura del controllo, con un proprio stato di lavorazione, gravità, responsabile e scadenza. Inoltre potete registrare difetti indipendentemente da un controllo – come “ad hoc” o come “reclamo cliente” con il contatto che lo ha segnalato.
Perché non posso verificare io stesso la mia risoluzione?
È il principio dei quattro occhi e il cuore della prova. Il responsabile può risolvere da sé, ma la verifica deve essere fatta da un’altra persona – oppure si allega come prova un controllo successivo chiuso dello stesso progetto. Solo allora il difetto vale come chiuso. Chi ha risolto viene informato della conferma.
Che cos’è la verifica di coerenza e blocca la chiusura?
Alla chiusura confronta il controllo con i vostri dati operativi della giornata e segnala ad esempio che nel giorno del controllo non è stato registrato alcun tempo di lavoro o non era previsto personale, che il sopralluogo è stato avviato lontano dal punto dell’immobile oppure che è stato particolarmente breve. Non blocca nulla – l’esito viene semplicemente congelato nel rapporto. Chi legge il proprio rapporto vede le stesse anomalie che vedrà poi un auditor.
Che cosa significa la valutazione AQL secondo DIN 77400?
Se indicate un livello AQL nel modello, ogni controllo chiuso riceve in aggiunta un giudizio “lotto accettato” o “lotto respinto” secondo ISO 2859-1, in base al numero di difetti rispetto ai punti controllati. Arriva IN AGGIUNTA all’indice di qualità, non al suo posto. Ha senso per i contratti di pulizia che richiamano espressamente la DIN 77400 – altrimenti lasciate il campo vuoto.
Un collaboratore senza autorizzazioni sulla qualità può lavorare sui difetti?
Sì, sui propri. Chi ha un difetto assegnato lo vede e può segnalarlo come risolto – sul web come nell’app, senza alcuna autorizzazione sulla qualità. Non può verificarlo lui stesso (principio dei quattro occhi) e non vede i difetti altrui.
Perché il mio controllo non viene conteggiato sul piano?
Perché con ogni probabilità è stato avviato liberamente. Solo un controllo avviato DAL piano soddisfa, alla chiusura, la scadenza aperta più vecchia di quel piano. Un controllo avviato liberamente è un rapporto valido, ma lascia aperta la scadenza pianificata – che continua a essere segnalata come in scadenza e poi come scaduta.
In quale lingua riceve il rapporto il cliente?
Nella lingua registrata sul cliente come lingua del documento. Questa lingua viene congelata alla chiusura, così un rapporto già consegnato non cambia mai lingua in seguito perché qualcuno ha modificato un’impostazione. Curate quindi la lingua del documento sul cliente prima di chiudere.
Che cosa può fare il link per il cliente – e che cosa no?
Se la funzione è abilitata sulla vostra installazione, generate per un rapporto chiuso un indirizzo web a tempo. Il cliente legge il rapporto, scarica il PDF e conferma con il proprio nome di averne preso visione; nome e orario vengono registrati. Il link viene mostrato una sola volta, uno nuovo invalida il precedente e potete revocarlo in qualsiasi momento. NON è una firma elettronica e non sostituisce un’accettazione – per quella usate la firma del cliente sul rapporto.
Posso effettuare un controllo da mobile?
Sì – il sopralluogo è esattamente ciò per cui è pensato. Nell’app Jobilino scegliete l’immobile (con l’indicazione dei piani in scadenza), compilate la checklist, scattate le foto con la fotocamera, chiudete il controllo e raccogliete la firma del cliente; il PDF archiviato si apre direttamente. Sono volutamente solo web la riapertura, la gestione di modelli e piani, la verifica e il rifiuto dei difetti e le esportazioni.
I difetti aperti o i controlli scaduti bloccano la rilevazione presenze?
No, mai. Il controllo qualità legge i vostri dati operativi ma non interviene: nessuno viene impedito di timbrare, di registrare o di svolgere un passaggio di lavoro perché un difetto è aperto o un controllo è scaduto. Lo strumento sono i promemoria e le indicazioni, non i blocchi.
I vecchi rapporti di controllo vengono prima o poi eliminati automaticamente?
No. Rapporti di controllo, difetti e PDF archiviati sono prove e non vengono mai ripuliti automaticamente. Non contate quindi su un’eliminazione automatica – ciò che registrate qui sarà disponibile anche fra anni.
Che cosa succede se disattivo i controlli qualità per un progetto?
Non viene eliminato nulla. La scheda “Qualità” scompare e su quel progetto non sono più possibili nuovi controlli, ma tutti i rapporti, i difetti e i PDF archiviati restano e tornano completamente disponibili non appena riattivate l’interruttore.
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