Berechtigungen sauber bündeln und Rollen vergeben

Wie Benutzergruppen in Jobilino funktionieren

1. Eine Gruppe = ein Berechtigungs­profil

   Eine Benutzergruppe bündelt Berechtigungen ('Permissions'): wer darf manuell Zeiteinträge erfassen, wer Anträge genehmigen, wer Stammdaten verwalten, wer Berichte sehen. Statt jedem Mitarbeiter einzeln Rechte zu geben, vergeben Sie die Gruppe – und ändern sich die Rechte zentral, wirken sie für alle Mitarbeiter dieser Gruppe.

   Tipp: Halten Sie die Anzahl Gruppen klein und sprechend. 'Administrator', 'Mitarbeiter' und ggf. 'Teamleiter' decken viele Fälle ab. Mehr Gruppen = mehr Pflegeaufwand.

2. Pro Mitarbeiter genau eine Gruppe

   Jeder Mitarbeiter ist in genau einer Benutzergruppe. Mehrfach­zugehörigkeiten gibt es nicht – wenn Sie 'Mitarbeiter, der manchmal genehmigt' brauchen, legen Sie dafür eine eigene Gruppe an.

   Tipp: Berechtigungen werden additiv vererbt: alles, was die Gruppe erlaubt, darf der Mitarbeiter.

3. Standardgruppen werden mitgeliefert

   Bei der Anlage eines neuen Mandanten erzeugt Jobilino automatisch zwei Gruppen: 'Administrator' (alle Rechte, is_admin = true) und 'Mitarbeiter' (Standard­rechte für die Zeiterfassung).

   Tipp: Diese Gruppen können Sie umbenennen und in den Berechtigungen anpassen, aber wir empfehlen, mindestens eine 'Administrator'-Gruppe immer aktiv und besetzt zu halten.

4. Berechtigungen sind in Themen gruppiert

   Im Berechtigungs­bereich finden Sie thematische Gruppen wie 'Zeiterfassung', 'Profil-Dokumente', 'Arbeitszeitplanung'. Innerhalb jeder Gruppe gibt es einzelne Schalter (z. B. 'kann manuell erfassen', 'kann Profildateien hinzufügen').

   Tipp: Pflege siehe Verwaltung → Benutzergruppen. Die thematische Gruppierung erleichtert das Auffinden – z. B. alle Schichtplanungs-Rechte sind im Block 'Arbeitszeitplanung'.

5. Keine Vererbung zwischen Gruppen

   Gruppen erben nicht voneinander. Eine 'Teamleiter'-Gruppe muss alle Rechte explizit aktiv haben, die ein Teamleiter braucht – auch jene, die ein 'Mitarbeiter' bereits hat.

   Tipp: Tipp beim Anlegen einer neuen Gruppe: orientieren Sie sich an einer bestehenden und ergänzen Sie nur die Unterschiede – das vermeidet Lücken.

6. Abgrenzung zu Teams und Projektteams

   Drei Konzepte oft verwechselt: Benutzergruppe = Berechtigungsprofil (was darf jemand?). Team = organisatorische Einheit (Abteilung, Linie, Lead, Vertretungen). Projektteam = wer darf auf ein bestimmtes Projekt buchen.

   Tipp: Ein Mitarbeiter ist immer in genau einer Benutzergruppe, kann in beliebig vielen Teams und Projektteams sein. Die drei beeinflussen einander nicht direkt.

Die Standardgruppen im Überblick

1. Administrator

   Hat alle Rechte: Mandantenverwaltung, Benutzerverwaltung, Berichte, Verträge, Urlaubsrichtlinien, Projektverwaltung, Schichtplanung, Genehmigungen, Profilakten anderer Mitarbeiter usw. Im Hintergrund hat die Gruppe 'is_admin = true' gesetzt – das schaltet zusätzliche Verwaltungs­bereiche frei.

   Tipp: Vergeben Sie diese Gruppe sparsam – Admin-Rechte sind weitreichend. Üblich sind 1 HR-/Personal-Admin + 1–2 IT-/Org-Admins.

2. Mitarbeiter

   Standard­rechte für die operative Zeiterfassung: eigene Stunden buchen (live oder manuell), eigenes Profil sehen, eigenen Urlaub anfordern, eigene Profil­dateien hochladen. Keine Verwaltungs­rechte, keine fremden Daten.

   Tipp: Die meisten Beschäftigten landen in dieser Gruppe.

3. Eigene Gruppen (z. B. Teamleiter)

   Brauchen Sie eine Mischrolle (z. B. genehmigen können, aber keine Stammdaten verwalten dürfen), legen Sie eine eigene Gruppe an – etwa 'Teamleiter', 'Schichtleiter', 'HR' oder 'Projektleiter'.

   Tipp: Wir empfehlen: orientieren Sie sich an 'Mitarbeiter' und ergänzen Sie nur die nötigen Zusatz­rechte.

Wichtige Berechtigungen – im Detail

1. Zeiterfassung: kann manuell erfassen

   Mit dieser Berechtigung erscheint der Button 'Zeiteintrag erstellen' / 'Neuer Eintrag'. Ohne Berechtigung können Mitarbeiter nur live über 'Zeit starten' / 'Zeit beenden' buchen.

   Tipp: Praxis: Stempel-Mitarbeiter in Produktion oder Lager bekommen die Berechtigung oft NICHT, damit sie nur live buchen. Office-Mitarbeiter bekommen sie.

2. Zeiterfassung: kann Einträge bearbeiten / entfernen

   Steuert, ob ein Mitarbeiter eigene Einträge nachträglich ändern oder löschen darf. Bei Typen mit Freigabeprozess kann statt 'Löschen' ein 'Löschanfrage'-Button erscheinen.

   Tipp: Bei strikter Lohn­abrechnung empfiehlt sich, das Bearbeiten/Löschen alter Einträge zu unterbinden – Korrekturen laufen dann zentral über HR/Admin.

3. Zeiterfassung: kann manuell auschecken

   Wer einen Live-Eintrag eines anderen Mitarbeiters stoppen darf (z. B. Schichtleiter, der vergessene Stempel­zeiten am Tagesende beendet).

4. Zeiterfassung: NFC-Scan

   Erlaubt das Ein-/Ausstempeln per NFC-Tag. Steuert, ob die NFC-Funktion in der App sichtbar wird.

5. Zeiterfassung: jederzeit einchecken / Genehmigungen / Schichtplanung

   Diverse Zusatz­rechte rund um Genehmigungs­prozesse, Schicht­planung und besondere Erfassungs­fenster (z. B. außerhalb der eigentlichen Arbeitszeit).

   Tipp: Setzen Sie diese Rechte gezielt – sie sind in der Regel Teamleitern und Admins vorbehalten.

6. Profil-Dokumente: hinzufügen / eigene entfernen

   Steuert, ob Mitarbeiter Profil­dateien (Verträge, Bescheinigungen) selbst hochladen oder löschen dürfen. Standard: Hinzufügen ja, eigene löschen nein – damit die Akte revisionssicher bleibt.

   Tipp: Wenn Mitarbeiter eigene Dokumente löschen können sollen (z. B. selbst hochgeladene Krankmeldungen ersetzen), aktivieren Sie 'kann eigene Profildateien entfernen'.

7. Arbeitszeitplanung: anlegen / alle sehen / löschen

   Drei Berechtigungen rund um Schichtplanung: 'kann neue Planungen anlegen', 'kann alle Pläne sehen', 'kann Pläne löschen'. Mitarbeiter ohne 'kann alle sehen' sehen nur ihre eigenen Slots.

   Tipp: Teamleiter brauchen typischerweise alle drei. Mitarbeiter brauchen meist gar keine.

8. Berichte und Verwaltung

   Spezifische Rechte für Berichte (z. B. Lohnreports), Verwaltungs­bereiche (Projekte, Kunden, Status) und Stammdaten anderer Mitarbeiter.

   Tipp: Die meisten dieser Rechte sind Admin-typisch – prüfen Sie pro Rolle individuell, ob Sie sie erteilen wollen.

Eigene Benutzergruppe anlegen

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1. Verwaltung öffnen

   Verwaltung → Benutzergruppen.

2. Hinzufügen klicken

   Klicken Sie auf 'Hinzufügen'. Es öffnet sich das Formular mit Name und Berechtigungs­matrix.

3. Sprechenden Namen vergeben

   Wählen Sie einen Namen, der die Rolle klar beschreibt (z. B. 'Teamleiter Produktion', 'HR-Admin', 'Projektleiter'). Pflichtfeld.

   Tipp: Vermeiden Sie technische Namen wie 'Gruppe 3'. Spätere Admins müssen den Zweck auf den ersten Blick erkennen.

4. Berechtigungen aktivieren

   Gehen Sie die thematischen Blöcke durch und schalten Sie ein, was die Rolle braucht. Innerhalb eines Blocks (z. B. 'Zeiterfassung') sehen Sie alle Schalter und ihre Beschreibungen.

   Tipp: Empfehlung: orientieren Sie sich an 'Mitarbeiter' und ergänzen Sie nur die Unterschiede für die neue Rolle.

5. Speichern

   Klicken Sie auf 'Speichern'. Die Gruppe erscheint sofort in der Liste und im Mitarbeiter-Anlage-Formular zur Auswahl.

   Tipp: Vor der ersten Massen-Vergabe: Testen Sie die neue Gruppe an einem einzelnen Test­mitarbeiter, ob alle relevanten Funktionen wie gewünscht erscheinen.

Bestehende Gruppe bearbeiten

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1. Auswirkungen einschätzen

   Eine Änderung wirkt sofort für alle Mitarbeiter dieser Gruppe. Eine zusätzliche Berechtigung erweitert ihren Zugriff, eine entfernte Berechtigung schränkt ihn ein.

   Tipp: Bei kritischen Änderungen (z. B. Wegnahme von 'kann manuell erfassen') informieren Sie Betroffene vorher – sonst wundern sie sich, warum ein Button verschwunden ist.

2. Gruppe öffnen

   Verwaltung → Benutzergruppen → Klick auf die Gruppe.

3. Werte anpassen und speichern

   Schalten Sie Berechtigungen ein/aus, ändern Sie ggf. den Namen und klicken Sie 'Speichern'. Die Änderung greift sofort.

   Tipp: Mitarbeiter, die gerade angemeldet sind, sehen die neuen Berechtigungen nach dem nächsten Seitenwechsel oder spätestens beim erneuten Login.

Mitarbeiter eine Gruppe zuweisen oder wechseln

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1. Beim Anlegen

   Beim Einladen eines neuen Mitarbeiters wählen Sie die Benutzergruppe im Formular aus (Pflichtfeld). Siehe Handbuch-Kapitel 'Mitarbeiter einladen und verwalten'.

2. Im laufenden Betrieb wechseln

   Verwaltung → Benutzer → Mitarbeiter öffnen → Stammdaten → Benutzergruppe ändern → Speichern. Ab diesem Moment gelten die Rechte der neuen Gruppe.

   Tipp: Praxisbeispiel: Beförderung eines 'Mitarbeiter' zum 'Teamleiter' = Gruppen­wechsel. Die alten Rechte werden automatisch ersetzt.

3. Massen­wechsel

   Im Standard ändern Sie Mitarbeiter einzeln. Für größere Umstrukturierungen (z. B. neue Rolle 'Schichtleiter' für 8 Personen) wenden Sie sich an den Support – ein Importweg ist je nach Mandanten­konfiguration möglich.

Gruppe deaktivieren oder löschen

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1. Vor dem Löschen alle Mitarbeiter umziehen

   Sie können eine Benutzergruppe nicht löschen, solange Mitarbeiter in ihr sind. Weisen Sie den Betroffenen zuerst eine andere Gruppe zu.

   Tipp: Eine Liste 'aktive Mitarbeiter pro Gruppe' sehen Sie direkt in der Übersicht der Benutzergruppen.

2. Gruppe löschen

   In der Bearbeitungs­ansicht 'Löschen' klicken. Vorher prüft Jobilino die Mitarbeiter­zuordnung – sind keine mehr in der Gruppe, ist das Löschen möglich.

   Tipp: Tipp: Statt zu löschen, können Sie eine ungenutzte Gruppe einfach umbenennen ('zzz_archiv_alt') und leer lassen. So bleibt sie historisch erhalten, ohne zu stören.

3. Administrator­gruppe nie ohne Mitglied lassen

   Achten Sie darauf, dass mindestens ein Administrator immer aktiv und der 'Administrator'-Gruppe zugeordnet ist – sonst kann niemand mehr verwalten.

   Tipp: Wir empfehlen mindestens zwei Administrator-Konten, um Krankheits-/Urlaubs­vertretung abzusichern.