Teams strukturieren, Teamleiter setzen, Vertretungen organisieren

Wie Teams in Jobilino funktionieren

1. Ein Team = eine organisatorische Einheit

   Ein Team bündelt Mitarbeiter, die organisatorisch zusammengehören – z. B. Abteilung, Produktionslinie, Schicht oder Standortteam. Jedes Team hat einen Namen, eine Farbe (für die schnelle Wiedererkennung) und einen Status (aktiv/inaktiv).

   Tipp: Halten Sie Teamnamen kurz und eindeutig – 'Lager Wien', 'Produktion Linie 2', 'Office HQ'. Sie erscheinen in vielen Listen und im Organigramm.

2. Mitarbeiter können in mehreren Teams sein

   In Jobilino kann ein Mitarbeiter mehreren Teams angehören (z. B. weil er fachlich zur 'Wartung' und zur 'Frühschicht' zählt). Trotzdem hat jeder Mitarbeiter genau ein 'primäres' Team – das ist sein Heimatteam für Auswertungen und Genehmigungswege.

   Tipp: Praxis: Ordnen Sie zuerst alle eindeutigen Heimatteams zu. Erst danach Zusatzteams für Sonderzuständigkeiten – sonst wird der Org-Chart unübersichtlich.

3. Genau ein Lead pro Team

   Jedes Team hat höchstens einen Lead. Der Lead ist der disziplinarische bzw. fachliche Verantwortliche und bekommt Genehmigungen, Anträge und Berichte für sein Team angezeigt.

   Tipp: Setzen Sie einen neuen Lead, ersetzt er automatisch den vorherigen – Sie müssen den alten Lead nicht zuvor entfernen. Aus Konsistenzgründen wird der neue Lead automatisch als 'primär' im Team markiert.

4. Cross-Team-Genehmiger für besondere Konstellationen

   Manche Personen müssen Anträge in Teams freigeben, denen sie selbst nicht angehören (z. B. Schichtleiter über mehrere Linien hinweg, HR-Verantwortliche). Solche 'Genehmiger' tragen Sie pro Team zusätzlich ein – sie sind keine Mitglieder, haben aber Genehmigungsbefugnis.

   Tipp: Genehmigerrechte sind getrennt von Mitgliedschaften. So bilden Sie z. B. eine Plant-Manager-Rolle ab, ohne dass diese Person in jedem Team als Mitglied erscheint.

5. Audit-Trail: Mitgliedschaften sind nachvollziehbar

   Beitritte, Austritte, Ernennungen und Abberufungen werden lückenlos protokolliert. Genehmigerrechte werden nicht 'gelöscht', sondern revoziert – mit Datum und Person.

   Tipp: So können Sie auch Monate später nachvollziehen, wer wann welche Verantwortung hatte – wichtig bei Audits, Lohnnachweisen oder Streitfällen.

6. Abgrenzung: Team vs. Projektteam vs. Benutzergruppe

   Drei verwandte, aber getrennte Konzepte: 'Team' = organisatorische Einheit (Abteilung, Linie). 'Projektteam' = welche Mitarbeiter auf ein Projekt buchen dürfen. 'Benutzergruppe' = Berechtigungsprofil im System (Admin, Mitarbeiter, …).

   Tipp: Ein Mitarbeiter ist immer in genau einer Benutzergruppe, optional in mehreren Teams und optional in mehreren Projektteams. Die drei beeinflussen einander nicht direkt.

Team anlegen

admins

1. Teams öffnen

   Verwaltung → Teams.

2. Hinzufügen klicken

   Klicken Sie auf 'Hinzufügen'. Es erscheint das Anlageformular.

3. Name und Farbe

   Vergeben Sie einen sprechenden Namen und wählen Sie eine Farbe (z. B. #4287f5). Die Farbe erscheint als Badge in Listen und im Organigramm.

   Tipp: Tipp: Eine Farb-Logik je Bereich erleichtert die Übersicht – z. B. blau = Office, grün = Produktion, orange = Lager.

4. Aktivstatus

   Standardmäßig sind neue Teams aktiv. Inaktive Teams werden in Listen ausgeblendet, ihre Mitgliedschaftshistorie bleibt aber bestehen.

5. Speichern

   Klicken Sie auf 'Speichern'. Sie landen automatisch im Bearbeitungsmodus, wo Sie Mitglieder hinzufügen können.

Mitarbeiter einem Team hinzufügen

admins

1. Team öffnen

   Verwaltung → Teams → Klick auf das gewünschte Team → 'Bearbeiten'.

2. Mitglied hinzufügen

   Über 'Mitglied hinzufügen' (oder die Suche im Mitglieder-Bereich) wählen Sie aktive Mitarbeiter aus dem Mandanten aus. Das Hinzufügen ist sofort wirksam.

   Tipp: Sie können auch mehrere Mitarbeiter nacheinander hinzufügen, ohne das Formular zu verlassen.

3. Primäres Team setzen

   Wenn dies das Heimatteam des Mitarbeiters sein soll, markieren Sie es als 'Primär'. Pro Mitarbeiter ist nur ein primäres Team möglich – Jobilino setzt automatisch das alte primäre auf 'nicht primär'.

   Tipp: Fehlt ein primäres Team, fällt der Mitarbeiter in Auswertungen 'team-los' aus. Stellen Sie sicher, dass jeder ein primäres Team hat.

4. Mitgliedshistorie

   Jedes Hinzufügen, Entfernen, Befördern oder Abberufen wird in der Mitgliedschaftshistorie festgehalten – mit Datum und Aktion.

   Tipp: Praktisch z. B. wenn Sie nachweisen wollen, wer im Mai vergangenes Jahres in 'Linie 2' war.

Lead (Teamleiter) ernennen

admins

1. Mitglied ist Voraussetzung

   Lead kann nur jemand werden, der Mitglied im Team ist. Fügen Sie die Person ggf. zuerst als Mitglied hinzu.

2. Zum Lead machen

   Klicken Sie in der Mitgliederliste auf 'Zum Lead machen' bei der gewünschten Person.

   Tipp: Hat das Team bereits einen Lead, wird er automatisch wieder zum normalen Mitglied 'demoted'. Pro Team ist nur ein Lead möglich.

3. Automatisch primäres Team

   Der neue Lead bekommt automatisch dieses Team als 'primäres Team' gesetzt – auch wenn er vorher ein anderes Heimatteam hatte.

   Tipp: Begründung: Ein Teamleiter führt sein eigenes Team; sein Hauptauswertungs-Team sollte daher dieses Team sein.

4. Lead direkt entfernen

   Sie können einen Lead nicht direkt aus dem Team werfen, ohne zuerst einen neuen Lead zu ernennen. So bleibt das Team nie ohne Verantwortlichen.

   Tipp: Praxis: Erst neuen Lead ernennen, dann den alten – jetzt 'normales Mitglied' – aus dem Team entfernen, falls gewünscht.

Cross-Team-Genehmiger einrichten

admins

1. Wann brauche ich einen Cross-Team-Genehmiger?

   Wenn jemand Anträge eines Teams freigeben soll, dem er selbst nicht angehört (z. B. ein Plant-Manager über mehrere Schichten, ein HR-Verantwortlicher übergreifend).

2. Team öffnen

   Verwaltung → Teams → das gewünschte Team auswählen.

3. Genehmiger hinzufügen

   Im Bereich 'Genehmiger' fügen Sie über 'Genehmiger hinzufügen' den gewünschten Mitarbeiter zu.

   Tipp: Genehmiger sind ausdrücklich keine Mitglieder – sie tauchen nicht in der Mitgliederliste auf, haben aber Zugriff auf Anträge dieses Teams.

4. Berechtigung wieder entziehen

   Über 'Genehmiger entfernen' (Revoke). Die Berechtigung wird nicht hart gelöscht, sondern mit Datum revoziert. Vergangene Genehmigungen bleiben gültig und nachvollziehbar.

   Tipp: Im Verlauf sehen Sie, wer wann Genehmigerrechte hatte – wichtig für Audits.

Mitarbeiter aus dem Team entfernen

admins

1. Voraussetzung: kein Lead

   Den Lead kann man nicht direkt entfernen. Ernennen Sie zuerst einen neuen Lead, dann lässt sich der vorherige (jetzt einfaches Mitglied) entfernen.

2. Mitglied entfernen

   In der Mitgliederliste auf 'Entfernen' beim gewünschten Mitglied klicken. Die Aktion wird im Audit-Trail mit Datum vermerkt.

   Tipp: Bereits gebuchte Zeiten und genehmigte Anträge bleiben erhalten – Sie entziehen nur die zukünftige Zugehörigkeit.

3. Primäres Team neu setzen

   War das entfernte Team das primäre Team des Mitarbeiters, weisen Sie ein neues primäres Team zu, damit der Mitarbeiter nicht 'team-los' wird.

   Tipp: Falls die Person die Firma verlässt, deaktivieren Sie sie zusätzlich im Benutzerbereich (siehe Handbuch-Kapitel 'Verträge').

Team bearbeiten oder schließen

admins

1. Stammdaten ändern

   Verwaltung → Teams → Klick auf das Team → 'Bearbeiten'. Name und Farbe sind jederzeit änderbar.

2. Team deaktivieren

   Setzen Sie ein Team auf 'inaktiv', wenn es nicht mehr verwendet werden soll. Es verschwindet aus aktiven Listen, die Mitgliedshistorie bleibt vollständig erhalten.

   Tipp: Empfehlung: 'Inaktiv' statt 'Löschen', wenn Mitgliedshistorie aus Compliance-Gründen aufgehoben werden muss.

3. Team löschen

   Ein Team kann gelöscht werden, wenn es keine Mitglieder mehr hat. Existieren noch Mitglieder, weist Jobilino das Löschen ab.

   Tipp: Praxis: Erst Mitglieder entfernen oder umziehen, dann das Team löschen.

Organigramm anzeigen

1. Organigramm öffnen

   Verwaltung → Organigramm. Sie sehen alle aktiven Teams als Karten – jedes mit Lead, Mitgliederliste und Farbe.

2. Workday-Stil

   Die Darstellung ist bewusst eine Kachel-Übersicht (kein strenger Hierarchie-Baum). Ein Mitarbeiter, der in mehreren Teams ist, erscheint in mehreren Karten.

   Tipp: Die Markierung 'Primäres Team' kennzeichnet sein Heimatteam – relevant für künftige Genehmigungswege und Berichte.

3. Schnellzugriff

   Klick auf eine Teamkarte öffnet die Detailansicht (Mitglieder, Lead, Genehmiger).