Stunden, Urlaub und Projekte sauber auswerten und exportieren

Wie Berichte in Jobilino funktionieren

1. Datenquelle: Zeiteinträge + Vertragsdaten + Feiertage + Urlaub

   Jeder Bericht zieht seine Zahlen aus vier Quellen zusammen: erfassten Zeiteinträgen (Ist), den Vertragsdaten des Mitarbeiters (Soll), den Feiertagen seines Vertragslandes (reduziertes Soll) und den Urlaubsbuchungen (verbraucht/reserviert).

   Tipp: Eine Änderung an einer dieser Quellen wirkt sofort auf den Bericht. Beispiel: ein nachgetragener Feiertag senkt rückwirkend das Soll für betroffene Mitarbeiter.

2. Drei Standardberichte stehen bereit

   Auf der Zeiterfassungs-Übersicht finden Sie drei Berichts-Kacheln: 'PDF Bericht' (für Lohn-/Zeitnachweise), 'Excel Bericht' (für Weiterverarbeitung) und 'Drucken' (browserfertige Ansicht). Alle drei nutzen dieselben Daten und Filter.

   Tipp: PDF eignet sich für Unterschrift und Archivierung, Excel für eigene Pivot-Tabellen, Drucken für die schnelle Übergabe.

3. Filter steuern den Inhalt

   Über die Filter wählen Sie Zeitraum (Monat, Quartal, eigener Bereich), Mitarbeiter (Sicht), Projekt und Standort. Die Sicht steuert auch, wessen Daten Sie sehen – Mitarbeiter sehen sich selbst, Teamleiter ihr Team, Admins alle.

   Tipp: Über die Auswahlbox am oberen Rand der Zeiterfassung können Admins die Sicht auf einen anderen Mitarbeiter wechseln und so dessen Bericht aus dessen Perspektive erzeugen.

4. Berichte werden in Echtzeit erzeugt

   Es gibt keinen festen Stichtag oder Tagesabschluss. Was Sie sehen, sind die aktuellen Zahlen aus der Datenbank – inklusive Buchungen, die soeben angelegt wurden.

   Tipp: Wenn Sie einen 'Stand zum 30.06.' brauchen, exportieren Sie den Bericht zum Stichtag und legen ihn revisionssicher ab.

5. Reservierte vs. verbrauchte Urlaubstage

   Im Urlaubsbericht steht jede Buchung mit 'Saldo vor' und 'Saldo nach' der Buchung. Reservierte Tage (offene Anträge) sind klar getrennt von verbrauchten – so erkennen Sie sofort, was endgültig abgebucht und was nur vorgemerkt ist.

   Tipp: Reservierte Tage werden bei Genehmigung in verbrauchte überführt, bei Ablehnung wieder freigegeben.

Wie Soll-Ist-Stunden gerechnet werden

1. Soll = Vertragsstunden pro Tag

   Jobilino verteilt 'Wochenstunden ÷ Tage pro Woche' gleichmäßig auf die im Vertrag hinterlegten Arbeitstage. Beispiel: 40 Stunden / 5 Tage = 8 Stunden Soll pro Werktag.

   Tipp: Bei Vertragswechsel mitten im Monat rechnet Jobilino tageweise: bis zum Vertragsende altes Soll, ab dem Folgevertrag neues Soll.

2. Feiertage reduzieren das Soll

   Ein 'Ganzer Tag' Feiertag setzt das Soll auf 0, ein 'Halber Tag' halbiert es. Maßgeblich ist das Vertragsland (und ggf. die Subdivision) des Mitarbeiters.

   Tipp: Wer am Feiertag arbeitet, hat als Ist > 0 und als Soll = 0 → 100 % Plusstunden für diesen Tag, was die Feiertagsarbeit transparent ausweist.

3. Urlaub und Krankenstand decken das Soll

   Tagesbasierte Urlaubs- und Krankenstandseinträge füllen das Tagessoll – es entstehen weder Plus- noch Minusstunden, der Tag gilt als geleistet.

   Tipp: Im Bericht erscheinen Urlaub/Krankenstand in eigenen Spalten, nicht in der Arbeitszeit.

4. Ist = Arbeitszeit-Buchungen abzüglich Pausen

   Jobilino summiert alle Buchungen unter Zeittypen mit 'Ist Arbeitszeit = aktiv' und zieht alle 'Pause'-Buchungen ab.

   Tipp: Welcher Typ als Arbeitszeit zählt, steuern Sie in 'Verwaltung' → 'Zeittypen'.

5. Plus-/Minusstunden = Ist − Soll

   Die Differenz pro Tag, Woche und Monat ergibt das Saldo. Positive Werte = Überstunden, negative Werte = Minusstunden.

   Tipp: Saldi laufen in der Regel über Monatsende hinaus weiter – wie genau Ihre Firma das verrechnet, hängt von Ihren betrieblichen Regelungen ab.

Mein Stundenbericht (Mitarbeiter)

mitarbeiter

1. Zeiterfassung öffnen

   Im Hauptmenü auf 'Zeiterfassung' tippen.

2. Monatsübersicht lesen

   Sie sehen Soll, Ist und Differenz für den aktuellen Monat. Eine Liste darunter zeigt Ihre Buchungen tageweise.

   Tipp: Per Tipp auf einen Tag öffnet sich die Detailansicht mit allen Buchungen dieses Tages.

3. Zeitraum wechseln

   Über den Datumsfilter wählen Sie einen anderen Monat oder einen freien Bereich.

   Tipp: Praktisch z. B. zum Vergleich Q1 vs. Q2 oder Jahresansicht.

4. PDF / Excel / Drucken

   Über die Kacheln 'PDF Bericht', 'Excel Bericht' oder 'Drucken' exportieren Sie die aktuelle Ansicht.

   Tipp: PDF eignet sich, wenn Sie Ihrem Vorgesetzten einen Stundennachweis schicken müssen.

Urlaubsbericht / Buchungsjournal

mitarbeiter

1. Saldo-Kachel öffnen

   Auf der Zeiterfassungs-Übersicht zeigt eine Kachel 'Tage übrig' Ihren aktuellen Urlaubssaldo. Tippen Sie darauf.

2. Journal lesen

   Sie sehen alle Bewegungen chronologisch: Anspruch (+), Übertrag aus Vorjahr (+), Verbrauch (−), Reservierungen (−, in Prüfung), Reversierungen bei Verfall (−), manuelle Korrekturen (+/−).

   Tipp: Die Spalten 'Vorher' und 'Nachher' zeigen den Saldo unmittelbar vor und nach jeder Buchung – so können Sie jeden Wert nachvollziehen.

3. Werktage vs. Kalendertage erkennen

   Die Spalte 'Tage' zeigt die tatsächlich verrechneten Tage einer Buchung. Sie kann von der Anzahl Kalendertage abweichen, wenn Ihre Urlaubsrichtlinie auf 'Werktage' eingestellt ist – Wochenenden und Feiertage werden dann übersprungen.

   Tipp: Wenn Sie sich über eine Differenz wundern, vergleichen Sie das Datum mit Ihrer Feiertagsliste – Feiertage erscheinen nicht in der Tagessumme.

Teamübersicht und Genehmigungen

teamleiter

1. Teamansicht öffnen

   In der Zeiterfassung auf 'Team' (bzw. die entsprechende Filteroption) wechseln. Sie sehen alle Mitarbeiter Ihres Teams mit Soll, Ist und Differenz.

   Tipp: Der Filter zeigt nur Mitarbeiter, für die Sie als Teamleiter zuständig sind.

2. Drilldown

   Klick auf einen Mitarbeiter öffnet dessen Monatsbericht aus dessen Perspektive – inklusive aller Buchungen, Urlaubssaldi und Genehmigungsstati.

   Tipp: So lässt sich auch ein Detailgespräch (z. B. Stunden-Korrektur) datenbasiert führen.

3. Anträge gemeinsam abarbeiten

   Über 'Anträge' / 'Genehmigungen' sehen Sie offene Buchungen mit Genehmigungsbedarf und können sie genehmigen, ablehnen oder kommentieren.

   Tipp: Mehr Details im Handbuch-Kapitel 'Zeiterfassung'.

Projekt- und Standortauswertung

teamleiter

1. Filter setzen

   Wählen Sie unter 'Projekt' bzw. 'Standort' den gewünschten Wert. Die Auswertung schränkt sich auf Buchungen ein, deren Zeittyp diese Felder hat und in denen sie gesetzt sind.

   Tipp: Voraussetzung: Der Zeittyp muss 'Hat Projekt' bzw. 'Hat Standort' aktiv haben – siehe Handbuch-Kapitel 'Zeittypen verwalten'.

2. Stunden je Projekt summieren

   Die Liste zeigt Stunden gruppiert nach Projekt (oder Standort), inklusive der Mitarbeiter, die darauf gebucht haben.

   Tipp: Praktisch für Projektabrechnungen, Innenkostenstellen, Bauauswertungen.

3. Excel exportieren

   Excel-Export für eigene Auswertung in der Buchhaltung oder für Pivot-Tabellen.

Mandantenweite Auswertung

admins

1. Sicht öffnen

   Als Admin sehen Sie standardmäßig alle aktiven Mitarbeiter im Mandanten. Filter nach Abteilung, Standort, Projekt oder Zeitraum stehen zur Verfügung.

   Tipp: Über die Auswahlbox in der Zeiterfassung können Sie sich auf die Sicht eines einzelnen Mitarbeiters reduzieren.

2. Kontextwechsel beachten

   Wenn Sie auf 'Sicht eines anderen Mitarbeiters' wechseln, gilt diese Sicht für nachfolgende Aktionen (z. B. 'Zeiteintrag erstellen' legt die Buchung beim ausgewählten Mitarbeiter an).

   Tipp: Schalten Sie nach dem Auswerten aktiv wieder auf sich selbst um, sonst landen Folge-Buchungen ungewollt beim falschen Mitarbeiter.

3. Periodischer Export

   Für Lohnabrechnungen empfiehlt sich ein fester Rhythmus: am Monatsende PDF + Excel exportieren und revisionssicher ablegen.

   Tipp: Wir empfehlen, in den Dateinamen Mandant, Zeitraum und Erstelldatum aufzunehmen, z. B. 'jobilino_lohn_2026-04_export-2026-05-02.xlsx'.

Berichte exportieren (PDF, Excel, Druck)

1. Filter prüfen

   Stellen Sie sicher, dass Zeitraum, Mitarbeiter (Sicht), ggf. Projekt/Standort wie gewünscht gesetzt sind. Der Export übernimmt genau die aktuelle Ansicht.

2. Format wählen

   PDF Bericht – druckfertige Seitenansicht mit Vor-/Nachname, Soll, Ist, Differenz, Urlaub, Krankenstand, Plus-/Minusstunden. Excel Bericht – tabellarische Daten zur Weiterverarbeitung. Drucken – direkt aus dem Browser drucken.

   Tipp: Das PDF eignet sich auch zum Unterschreiben (z. B. Zeitkonto-Quittierung). Das Excel-Format respektiert Datumsspalten und Zahlenformate, sodass Sie sofort filtern, sortieren und summieren können.

3. Speichern und ablegen

   Datei auf einem versionierten Laufwerk oder in der Lohnsoftware ablegen. Idealerweise mit Hash-Wert oder Zeitstempel für Revisionsfestigkeit.