Verträge anlegen, pflegen und richtig wechseln

Wie Verträge in Jobilino funktionieren

1. Ein Vertrag = ein Zeitraum mit klaren Regeln

   Ein Vertrag legt fest, was für einen Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum gilt: wie viele Wochenstunden er arbeitet, an wie vielen Tagen pro Woche, in welchem Land (für Feiertage relevant), welche Urlaubsrichtlinie greift und wie sein Resturlaub aus dem Vorjahr behandelt wird.

   Tipp: Sie können beliebig viele Verträge pro Mitarbeiter anlegen – jeder gilt für einen klar definierten Zeitraum.

2. Aktueller Vertrag steuert das Tagesgeschäft

   Jobilino erkennt anhand des Datums automatisch, welcher Vertrag für einen Zeiteintrag gilt. So wird z. B. ein Urlaubstag im Januar nach dem alten Vertrag berechnet, ein Tag im Februar nach dem neuen – ohne Eingriff von Ihnen.

   Tipp: Maßgeblich ist immer das 'Datum' bzw. der Beginn des Zeiteintrags, nicht der Tag, an dem er erfasst wurde.

3. Vertrag verbindet Mitarbeiter, Land und Urlaubsrichtlinie

   Drei Felder im Vertrag haben weitreichende Wirkung: 'Land' (entscheidet, welche Feiertage für diesen Mitarbeiter gelten), 'Urlaubsrichtlinie' (Anspruch und Zählweise) und 'Wochenstunden / Tage pro Woche' (Soll-Stunden für die Auswertung).

   Tipp: Ohne zugewiesene Urlaubsrichtlinie wird für diesen Mitarbeiter kein Urlaubssaldo geführt.

4. Vertragshistorie ist nachvollziehbar

   Alle Verträge eines Mitarbeiters bleiben sichtbar – auch alte. So können Sie jederzeit prüfen, mit welcher Stundenzahl er etwa im letzten Quartal beschäftigt war.

   Tipp: Verträge werden niemals stillschweigend gelöscht. Korrekturen erfolgen entweder über das Bearbeiten eines bestehenden Vertrags oder über das Anlegen eines Folgevertrags.

5. Soll-Ist-Vergleich basiert auf den Vertragsdaten

   Wochenstunden und 'Tage pro Woche' definieren das Soll. Jobilino vergleicht dieses Soll mit den tatsächlich erfassten Zeiten und zeigt Über-/Minusstunden in den Auswertungen.

   Tipp: Bei Wechsel der Stundenzahl mitten im Monat werden die Anteile automatisch tageweise gewichtet.

Erstvertrag für einen neuen Mitarbeiter anlegen

admins

1. Mitarbeiter einladen

   Legen Sie den Mitarbeiter über 'Verwaltung' → 'Benutzer' → 'Hinzufügen' an. Bereits beim Einladen können Sie Wochenstunden, Tage pro Woche und Land setzen – Jobilino erstellt damit automatisch den Erstvertrag.

   Tipp: Standardwerte sind 40 Wochenstunden / 5 Tage. Diese passen Sie bei Bedarf an, z. B. 22 Stunden / 4 Tage für Teilzeit.

2. Eintrittsdatum als Vertragsbeginn

   Tragen Sie als 'Startdatum' des Vertrags das echte Eintrittsdatum ein – nicht das Datum, an dem Sie den Mitarbeiter im System anlegen.

   Tipp: Der anteilige Urlaubsanspruch im ersten Jahr wird auf Basis dieses Datums berechnet.

3. Land wählen

   Wählen Sie das Land, in dem der Mitarbeiter arbeitet. Es entscheidet, welche Feiertagskalender-Einträge übersprungen werden, wenn er 'Werktage'-Urlaub bucht.

   Tipp: Die Feiertage selbst pflegen Sie unter 'Verwaltung' → 'Feiertage'.

4. Urlaubsrichtlinie zuweisen

   Wählen Sie unter 'Urlaubsrichtlinie' die passende Richtlinie aus. Diese steuert Anspruch, Werktage/Kalendertage-Zählung und Urlaubsjahr (Kalenderjahr oder Vertragsbeginn).

   Tipp: Wenn Sie den Mitarbeiter ohne Richtlinie speichern, kann er Zeiteinträge erfassen – aber kein Urlaubssaldo wird geführt.

5. Übertragsregeln definieren

   Optional: 'Maximaler Übertrag' (in Tagen) und 'Verfallsdatum für Übertrag' (TT.MM, z. B. 31.03.) eintragen. Diese Felder gehören zum Vertrag, nicht zur Richtlinie.

   Tipp: Leer lassen heißt: unbegrenzter Übertrag, kein Verfall. So können zwei Mitarbeiter mit derselben Richtlinie unterschiedliche Übertragsregeln haben.

6. Speichern

   Klicken Sie auf 'Speichern'. Jobilino legt für das laufende Urlaubsjahr automatisch eine Periode mit anteiligem Anspruch an.

Vertragsdaten ändern (kleine Korrektur)

admins

1. Wann eine Korrektur (statt Folgevertrag)?

   Eine Korrektur am bestehenden Vertrag passt, wenn Sie sich vertippt haben oder ein Wert von Anfang an falsch war (z. B. Land falsch gesetzt, Eintrittsdatum um einen Tag verschoben).

   Tipp: Faustregel: 'Es war schon immer so' → bestehenden Vertrag korrigieren. 'Ab heute gilt etwas Neues' → Folgevertrag anlegen (siehe nächster Abschnitt).

2. Mitarbeiter öffnen

   Gehen Sie zu 'Verwaltung' → 'Benutzer' und wählen Sie den Mitarbeiter. Öffnen Sie den Reiter 'Vertrag'.

3. Wert anpassen und speichern

   Korrigieren Sie das betroffene Feld und klicken Sie auf 'Speichern'. Bestehende Zeiteinträge werden rückwirkend nach den neuen Werten ausgewertet.

   Tipp: Achtung: Eine Änderung der Wochenstunden im bestehenden Vertrag wirkt rückwirkend auf den gesamten Vertragszeitraum. Wenn Sie nur 'ab jetzt' ändern wollen, nutzen Sie einen Folgevertrag.

Vertragswechsel: Stunden, Teilzeit/Vollzeit, neue Funktion

admins

1. Wann ein Folgevertrag?

   Ein Folgevertrag ist die saubere Lösung, wenn sich ab einem bestimmten Datum etwas ändert: andere Wochenstunden, andere Tage pro Woche, neue Urlaubsrichtlinie, Wechsel des Landes (z. B. Versetzung), neue Übertragsregeln.

   Tipp: Vorteil: alte und neue Phase bleiben getrennt nachvollziehbar. Auswertungen vorher/nachher zeigen die jeweils gültigen Soll-Werte.

2. Aktuellen Vertrag beenden

   Setzen Sie im aktuellen Vertrag das 'Enddatum' auf den letzten Tag der bisherigen Regelung (z. B. 31.01.).

   Tipp: Das Enddatum ist inklusive – an diesem Tag gilt noch der alte Vertrag.

3. Folgevertrag anlegen

   Klicken Sie auf 'Vertrag hinzufügen' und tragen Sie als 'Startdatum' den Tag nach dem Ende des Vorvertrags ein (z. B. 01.02.). Setzen Sie alle Felder neu: Wochenstunden, Tage pro Woche, Land, Urlaubsrichtlinie, Übertrag.

   Tipp: Lassen Sie zwischen Ende des alten und Start des neuen Vertrags keine Lücke – sonst werden Tage in der Lücke ohne Vertrag ausgewertet.

4. Speichern

   Klicken Sie auf 'Speichern'. Ab dem Startdatum greifen sofort die neuen Werte – für neue Zeiteinträge, Soll-Ist-Auswertungen und Urlaubsbuchungen.

   Tipp: Bereits genehmigte Urlaubstage in der alten Phase behalten ihre alte Bewertung. Neue Urlaubstage in der neuen Phase werden nach den neuen Regeln berechnet.

5. Wirkung auf den Urlaubssaldo

   Wechselt sich die Urlaubsrichtlinie oder die Wochenstundenzahl, passt Jobilino den Anspruch des laufenden Urlaubsjahres anteilig an: Anspruch der alten Phase × Anteil + Anspruch der neuen Phase × Anteil.

   Tipp: Beispiel: Voller Anspruch 25 Tage. Wechsel zum 1. Juli auf eine Richtlinie mit 30 Tagen → Saldo des Jahres 12,5 + 15,0 = 27,5 Tage.

Vertrag beenden / Mitarbeiteraustritt

admins

1. Letzten Arbeitstag eintragen

   Setzen Sie im aktuellen Vertrag das 'Enddatum' auf den letzten Arbeitstag des Mitarbeiters.

   Tipp: Bis zu diesem Datum (inklusive) kann er Zeiten erfassen und Urlaub buchen.

2. Resturlaub abklären

   Prüfen Sie unter 'Urlaubsbuchungen' den Saldo zum Austrittsdatum. Bei nicht verbrauchten Tagen entscheiden Sie: Auszahlung (manuelle Anpassung mit negativem Wert und Begründung 'Auszahlung Resturlaub') oder Verfall.

   Tipp: So bleibt im Journal nachvollziehbar, warum der Saldo am Austrittstag null ist.

3. Mitarbeiter deaktivieren

   Setzen Sie den Mitarbeiter unter 'Benutzer' auf 'inaktiv'. Er kann sich dann nicht mehr anmelden, alle historischen Daten bleiben aber erhalten.

   Tipp: Wir empfehlen 'inaktiv' statt 'löschen'. Auswertungen vergangener Zeiträume und Lohnnachweise bleiben so vollständig.

Wiedereintritt: derselbe Mitarbeiter, neuer Zeitraum

admins

1. Mitarbeiter reaktivieren

   Setzen Sie den Mitarbeiter wieder auf 'aktiv'.

2. Neuen Vertrag mit Wiedereintrittsdatum

   Legen Sie einen neuen Vertrag an. Als 'Startdatum' nehmen Sie das Wiedereintrittsdatum, nicht das ursprüngliche Eintrittsdatum.

   Tipp: So beginnt das Urlaubsjahr für die neue Phase korrekt anteilig. Die alten Verträge und Zeiten bleiben dokumentiert.