Arbeitszeit live stoppen, manuell nachtragen und korrekt auswerten

Wie die Zeiterfassung in Jobilino funktioniert

1. Ein Zeiteintrag = ein Zeittyp + ein Zeitraum + Kontext

   Jede Buchung ist ein Datensatz mit einem Zeittyp (z. B. 'Arbeitszeit', 'Pause', 'Urlaub'), einem Zeitraum und optionalen Kontextfeldern wie Standort, Projekt, Vertretung, Beleg und Notiz. Der Zeittyp entscheidet, ob die Buchung Arbeitszeit zählt, Pause abzieht, Urlaub verbraucht oder eine Genehmigung braucht.

   Tipp: Welche Felder am Eintrag erscheinen, steuern Sie pro Zeittyp – siehe Handbuch-Kapitel 'Zeittypen verwalten'.

2. Stündlich vs. tageweise

   Stündliche Typen erfassen Sie mit Datum + Uhrzeit ('Anfang' und 'Ende', z. B. 08:00–17:00). Tagesbasierte Typen erfassen Sie mit Datum ('Anfang' und 'Ende', z. B. 11.06.–12.06.). 'Arbeitszeit' und 'Pause' sind typisch stündlich, 'Urlaub' und 'Krankenstand' tageweise.

   Tipp: Nur tagesbasierte Typen können Urlaubstage verbrauchen.

3. Live-Erfassung über 'Zeit starten'

   In der App und im Dashboard gibt es einen großen Button 'Zeit starten'. Tippen Sie ihn beim Arbeitsbeginn, wählen Sie den Zeittyp (und ggf. Standort/Projekt) und schließen Sie die Buchung am Tagesende mit 'Zeit beenden'.

   Tipp: Die laufende Buchung ist überall sichtbar (kleine Statusleiste oben), Sie können also vom Handy starten und vom Browser stoppen – oder umgekehrt.

4. Manueller Nachtrag

   Über 'Zeiteintrag erstellen' (oder 'Neuer Eintrag') legen Sie Buchungen mit beliebigen Anfangs- und Endzeiten an. Üblich, wenn der Live-Stopp vergessen wurde oder ein vergangener Tag nachgetragen werden soll.

   Tipp: Manuell nachtragen erfordert die Berechtigung 'kann manuell erfassen'. Mitarbeiter ohne diese Berechtigung sehen den Button nicht.

5. NFC-Stempel als dritte Option

   Sind NFC-Tags konfiguriert (z. B. an einer Werkbank), kann ein Mitarbeiter sich per Handy-Tap am Tag ein- und ausstempeln. Die Buchung läuft dann gegen den Standort, der dem NFC-Tag zugeordnet ist.

   Tipp: Welche NFC-Tags es gibt, sehen Sie unter 'Verwaltung' → 'NFC Tags'.

6. Reihenfolge der Validierung

   Beim Speichern prüft Jobilino: 1) Pflichtfelder laut Zeittyp, 2) Überlappung mit bestehenden Einträgen am gleichen Tag, 3) bei Urlaubstypen: ausreichender Saldo und Vertragsabdeckung, 4) Freigabeprozess – sofern aktiv.

   Tipp: Reicht der Urlaubssaldo nicht, schlägt der Eintrag bereits beim Speichern mit 'Nicht genug Urlaubstage verfügbar' fehl.

7. Soll-Ist-Vergleich auf Vertragsbasis

   Ihr Vertrag liefert das Tagessoll (Wochenstunden ÷ Tage pro Woche). Jobilino vergleicht es mit den Ist-Stunden aller Buchungen auf 'Arbeitszeit'-Typen abzüglich Pausen und zeigt Plus-/Minusstunden in der Übersicht.

   Tipp: An einem Feiertag ist das Soll 0 (bzw. halb), gebuchte Stunden landen voll im Plus. Pflege der Feiertage: Handbuch-Kapitel 'Feiertage und Sondertage'.

Live-Zeit erfassen (Zeit starten / Zeit beenden)

mitarbeiter

1. Jobilino öffnen

   Öffnen Sie die App auf dem Smartphone oder das Dashboard im Browser.

2. Zeit starten

   Tippen Sie auf den prominenten Button 'Zeit starten' am oberen Rand.

   Tipp: Wenn ein Standard-Zeittyp im Mandanten gesetzt ist, startet die Buchung mit diesem Typ direkt; sonst wählen Sie den Typ vorher aus.

3. Optional: Standort / Projekt / Notiz

   Wählen Sie Standort und Projekt, wenn der Zeittyp diese Felder hat. Eine kurze Notiz kann beim Stoppen oder später ergänzt werden.

   Tipp: Sie können Standort/Projekt auch unterwegs noch ändern – etwa wenn Sie zwischendurch zur Baustelle wechseln.

4. Pause einlegen (optional)

   Tippen Sie auf 'Zeit beenden' am Pausenbeginn, danach 'Zeit starten' mit Zeittyp 'Pause' bzw. erneut 'Arbeitszeit'.

   Tipp: Manche Kunden buchen Pausen separat als eigenen Eintrag, andere ziehen einen festen Pausenabzug nur in der Auswertung – beides ist möglich.

5. Zeit beenden

   Am Arbeitsende auf 'Zeit beenden' tippen. Die Buchung wird gespeichert, der Tageszähler aktualisiert sich.

   Tipp: Vergessen Sie das Stoppen nicht – Jobilino zeigt am nächsten Tag eine Erinnerung, wenn ein Eintrag noch offen ist.

Manuellen Zeiteintrag erstellen

mitarbeiter

1. Zeiterfassung öffnen

   Im Hauptmenü auf 'Zeiterfassung' tippen.

2. Neuen Eintrag starten

   Tippen Sie auf 'Zeiteintrag erstellen' bzw. 'Neuer Eintrag'.

   Tipp: Sehen Sie diesen Button nicht, fehlt Ihnen die Berechtigung 'kann manuell erfassen'. Sprechen Sie Ihren Admin an.

3. Zeittyp wählen

   Wählen Sie aus dem Dropdown 'Zeittyp' z. B. 'Arbeitszeit'. Die Felder darunter passen sich an (stündlich oder tageweise, mit/ohne Standort, Projekt, Vertretung, Beleg).

4. Zeitraum eintragen

   Bei stündlichen Typen: Datum + Uhrzeit für 'Anfang' und 'Ende'. Bei tagesbasierten Typen: Datum für 'Anfang' und 'Ende' (z. B. nur ein Tag = beides gleich).

   Tipp: Bei mehrtägigen Buchungen achten Sie darauf, dass das Ende NICHT vor dem Anfang liegt – sonst lehnt Jobilino die Buchung ab.

5. Optional: Notiz, Vertretung, Beleg

   Notiz für interne Hinweise. Vertretung, falls der Zeittyp es vorsieht. Beleg per Datei-Upload (z. B. AU-Bescheinigung beim Krankenstand).

   Tipp: Welche Felder Pflicht sind, hängt vom Zeittyp ab.

6. Speichern

   Klicken Sie auf 'Speichern'. Bei Zeittypen ohne Freigabe ist der Eintrag sofort wirksam. Bei Zeittypen mit Freigabe geht er in Status 'In Prüfung'.

   Tipp: Sie sehen sofort eine Bestätigung und – bei Werktage-Urlaub mit Feiertagen im Zeitraum – eine Notiz, wie viele Feiertage übersprungen wurden.

Urlaub und Krankenstand erfassen

mitarbeiter

1. Urlaub anfordern

   Auf der Übersichtsseite der Zeiterfassung tippen Sie auf 'Urlaub anfordern'. Der Zeittyp 'Urlaub' ist vorausgewählt, die Datumsfelder sind tagesbasiert.

   Tipp: Den aktuellen Saldo sehen Sie auf der Kachel 'Tage übrig'. Mehr dazu im Handbuch-Kapitel 'Urlaubsverwaltung'.

2. Krankenstand erfassen

   Über 'Krankmeldung' (oder den entsprechenden Button) erfassen Sie tagesbasierte Krankheitszeiten. Beleg (AU) hochladen, falls der Typ es verlangt.

   Tipp: 'Krankenstand' verbraucht keinen Urlaub und reduziert das Tagessoll auf 0 für die betroffenen Tage.

3. Mehrtägiger Zeitraum

   Wählen Sie 'Anfang' und 'Ende'. Bei einer Werktage-Richtlinie überspringt Jobilino Wochenenden und Feiertage des Vertragslandes – dies wird im Hinweis nach dem Speichern angezeigt.

   Tipp: Beispiel: Urlaub Mo–Fr inkl. eines Feiertags = 4 verbrauchte Tage statt 5 (Werktage-Richtlinie).

Eintrag bearbeiten oder löschen

mitarbeiter

1. Eintrag öffnen

   Im Listenbereich der Zeiterfassung auf den gewünschten Eintrag tippen.

2. Bearbeiten

   Felder anpassen und 'Speichern'. Bei Typen mit Freigabeprozess startet der Genehmigungslauf erneut.

   Tipp: Bei bereits genehmigten urlaubsverbrauchenden Einträgen wird zuerst die alte Buchung aus dem Saldo gelöst, dann die neue verrechnet.

3. Löschen

   Über das Mülleimer-Symbol oder 'Löschen' im Bearbeitungsformular. Bei Typen mit Freigabe ist statt 'Löschen' häufig 'Löschanfrage' aktiv – die Vorgesetzten müssen das Entfernen bestätigen.

   Tipp: Beim Löschen eines Urlaubseintrags wird der Saldo automatisch wiederhergestellt.

Anträge genehmigen oder ablehnen

teamleiter

1. Genehmigungen öffnen

   Im Dashboard zu 'Anträge' bzw. 'Genehmigungen'. Sie sehen alle Einträge in Status 'In Prüfung' Ihres Teams.

2. Eintrag prüfen

   Klicken Sie einen Antrag an: Sie sehen Zeitraum, Notiz, Beleg und – bei Urlaubstypen – den aktuellen Saldo des Mitarbeiters inkl. reservierter Tage.

   Tipp: So erkennen Sie sofort, ob nach Genehmigung noch genug Urlaub übrig wäre.

3. Entscheidung

   'Genehmigen' bucht den Eintrag final ein (bei Urlaub: Saldo wird abgebucht). 'Ablehnen' verwirft den Eintrag und entfernt – bei Urlaub – die Reservierung.

   Tipp: Bei Ablehnung kurz Begründung in die Notiz schreiben – der Mitarbeiter sieht sie in der Push-Benachrichtigung.

4. Sammelbearbeitung

   Über 'Alle genehmigen' können Sie ganze Listen auf einmal abarbeiten – nützlich nach längerer Abwesenheit.

   Tipp: Bevor Sie 'Alle genehmigen' nutzen: kurz drüberlesen. Was einmal genehmigt ist, lässt sich nur über das erneute Bearbeiten zurückrollen.

Auswertungen und Berichte

teamleiter

1. Übersicht öffnen

   In der Zeiterfassung sehen Sie auf einer Kachel das aktuelle Monatssoll und Ist – inklusive Plus-/Minusstunden.

   Tipp: Über 'PDF Bericht', 'Excel Bericht' und 'Drucken' können Sie diese Ansicht exportieren.

2. Filter setzen

   Sie können nach Mitarbeiter, Zeitraum, Projekt oder Standort filtern. Als Teamleiter sehen Sie nur Mitarbeiter Ihres Teams; als Admin alle.

   Tipp: Über die obere Auswahlbox können Admins die Sicht auf einen anderen Mitarbeiter wechseln, um dessen Buchungen aus seiner Perspektive zu sehen.

3. Berichte exportieren

   PDF eignet sich für Lohnauswertungen und Zeitnachweise. Excel ist die richtige Wahl, wenn Sie die Zahlen weiterverarbeiten möchten (z. B. in der Lohnbuchhaltung).

   Tipp: Berichte berücksichtigen automatisch Vertragslogik (Soll), Feiertage (reduziertes Soll) und Urlaub/Krankenstand (separate Spalten).

Zeiterfassung im Auftrag eines Mitarbeiters

admins

1. Sicht wechseln

   Über die Auswahlbox am oberen Rand der Zeiterfassung wählen Sie einen anderen Mitarbeiter aus. Als Admin sehen Sie dessen Buchungen aus seiner Perspektive.

   Tipp: Mitarbeiter (ohne Adminrechte) sehen diese Auswahlbox nicht – sie können ausschließlich für sich selbst buchen.

2. Eintrag im Auftrag erstellen

   Klicken Sie 'Zeiteintrag erstellen'. Die Buchung wird unter dem ausgewählten Mitarbeiter angelegt.

   Tipp: Sinnvoll z. B. wenn ein Mitarbeiter krank ausgefallen ist und seine Buchungen nicht mehr selbst nachtragen kann.

3. Sicht zurücksetzen

   Schalten Sie nach dem Erfassen über die Auswahlbox wieder auf sich selbst um – sonst legen alle Folgeklicks weiterhin Buchungen für den anderen Mitarbeiter an.