Mitarbeiter einladen, Stammdaten pflegen und Lebenszyklus sauber abbilden

Wie das Mitarbeitermodell in Jobilino funktioniert

1. Ein Mitarbeiter = eine Person mit Login + Stammdaten + Vertrag

   Beim Anlegen eines Mitarbeiters entstehen drei verbundene Datensätze: das Login (E-Mail oder Telefonnummer + Passwort), die Stammdaten (Vor-/Nachname, Sprache, Telefon) und ein erster Vertrag mit Wochenstunden, Tagen pro Woche, Land und Urlaubsrichtlinie.

   Tipp: Sobald Sie speichern, ist der Mitarbeiter aktiv und kann sich anmelden – auch wenn das Einladungs-Mail / die SMS unterwegs ist.

2. Login per E-Mail oder Mobiltelefon

   Mindestens eines der beiden Felder (E-Mail oder Mobiltelefon) muss befüllt sein. Beides ist auch möglich. Ohne beides lehnt Jobilino das Anlegen mit einer Validierungsmeldung ab.

   Tipp: Auf Baustellen / im Lager nutzen viele Kunden die SMS-Variante, da Mitarbeiter dort keine geschäftliche E-Mail haben.

3. Benutzergruppe steuert Berechtigungen

   Beim Anlegen weisen Sie eine Benutzergruppe zu (z. B. 'Administrator', 'Mitarbeiter'). Sie entscheidet, was die Person im System tun darf – manuelle Zeiterfassung, Genehmigungen, Verwaltung etc.

   Tipp: Pro Mitarbeiter genau eine Benutzergruppe. Brauchen Sie eine andere Mischung von Rechten, legen Sie eine eigene Gruppe an (Verwaltung → Benutzergruppen).

4. Vertrag liefert Soll, Land und Urlaubslogik

   Ohne Vertrag fehlt einem Mitarbeiter die Soll-Stunden-Basis und der Urlaubsanspruch. Jobilino legt deshalb beim Anlegen automatisch einen Erstvertrag an – mit den Werten, die Sie im Einladeformular gesetzt haben.

   Tipp: Pflege & Wechsel von Verträgen siehe Handbuch-Kapitel 'Verträge'.

5. Aktiv vs. inaktiv vs. fully removed

   Ein Mitarbeiter ist 'aktiv' (kann sich anmelden, alles sichtbar), 'inaktiv' (kein Login, taucht in operativen Listen nicht mehr auf, Historie bleibt) oder 'fully removed' (technisches Endstadium nach längerer Deaktivierung – nur Sonderfälle).

   Tipp: Standardweg beim Austritt: 'inaktiv' setzen, nicht löschen. So bleiben Berichte, Lohn-Nachweise und Audit-Trails vollständig.

6. Mitarbeiter ≠ Tenant-Admin

   Im Mandanten meinen wir mit 'Mitarbeiter' immer Beschäftigte mit eigener Zeiterfassung, Vertrag und Profil. Die landlord-seitigen Super-Admins (zentrale Konsole) sind eine separate Welt und werden hier nicht behandelt.

Neuen Mitarbeiter einladen

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1. Benutzerverwaltung öffnen

   Im Hauptmenü Verwaltung → Benutzer.

2. Hinzufügen klicken

   Klicken Sie 'Hinzufügen' bzw. 'Neuer Mitarbeiter'. Es öffnet sich das Einladeformular.

3. Benutzergruppe wählen

   Wählen Sie 'Administrator' oder 'Mitarbeiter' (oder eine eigene Gruppe). Pflichtfeld.

   Tipp: Setzen Sie nur dann 'Administrator', wenn die Person tatsächlich verwalten soll – Admin-Rechte sind sehr weitreichend.

4. Aktiv-Status

   Standardmäßig ist 'Aktiv' angehakt. Lassen Sie es eingeschaltet, wenn der Mitarbeiter sofort arbeiten soll.

   Tipp: Inaktiv anlegen ist nur in Sonderfällen sinnvoll (z. B. Vorbereitung Wochen vor Arbeitsantritt).

5. Vor- und Nachname

   Pflichtfelder. Sie erscheinen in Listen, Berichten und Push-Benachrichtigungen.

6. E-Mail und/oder Mobiltelefon

   Mindestens eines der beiden ausfüllen. E-Mail wird zur Anmeldung und für Mail-Benachrichtigungen genutzt; Mobil ist Login und Kanal für SMS-Einladung / -Benachrichtigungen.

   Tipp: Tippen Sie das Mobil­telefon im internationalen Format (mit Ländervorwahl). Doppelte E-Mails / Telefonnummern lehnt Jobilino ab.

7. Sprache wählen

   Wählen Sie die App-Sprache des Mitarbeiters (z. B. de, en, sk). Sie steuert UI, E-Mails und SMS-Texte. Standard ist die Mandanten-Sprache.

   Tipp: Sprache lässt sich später jederzeit im Profil ändern (Mitarbeiter selbst oder Admin).

8. Vertragsbasis: Wochenstunden und Tage pro Woche

   Tragen Sie die Wochenstunden (Standard 40) und Tage pro Woche (Standard 5) ein. Diese Werte landen im automatisch erzeugten Erstvertrag.

   Tipp: Beispiel Teilzeit: 22 Stunden / 4 Tage. Detail-Pflege später unter 'Vertrag' auf der Mitarbeiter-Detailseite.

9. Optional: Startdatum

   Setzen Sie das Eintrittsdatum (= Vertragsbeginn). Leer = heute.

   Tipp: Für anteiligen Urlaubsanspruch im ersten Jahr ist das Startdatum entscheidend.

10. Optional: Land und Urlaubsrichtlinie

    Wählen Sie das Vertragsland (für Feiertagslogik) und – falls Urlaubsverwaltung aktiv – die Urlaubsrichtlinie. Beide Felder gehören zum Vertrag, nicht zum Login.

    Tipp: Ohne Urlaubsrichtlinie wird für diesen Mitarbeiter kein Urlaubssaldo geführt.

11. Optional: Passwort vorgeben

    Sie können ein Passwort selbst setzen oder das Feld leer lassen. Wenn Sie es leer lassen, generiert Jobilino ein temporäres Passwort und versendet es im Rahmen der Einladung.

    Tipp: Wir empfehlen die generierte Variante – damit das Passwort nirgends doppelt notiert ist.

12. Einladung versenden

    Mit dem Schalter 'Einladung per Mail/SMS senden' steuern Sie, ob direkt nach dem Speichern eine automatische Einladung mit Login-Daten verschickt wird.

    Tipp: Schalten Sie das ab, wenn Sie das Passwort dem Mitarbeiter persönlich übergeben möchten – z. B. bei Onboarding-Terminen.

13. Speichern

    Klicken Sie 'Speichern'. Mitarbeiter, Login und Erstvertrag werden gleichzeitig angelegt; Urlaubsperiode und anteiliger Anspruch werden automatisch erzeugt, wenn eine Richtlinie zugewiesen wurde.

    Tipp: Sie landen direkt auf der Detailseite des neuen Mitarbeiters – ideal, um sofort Stammdaten oder Teamzugehörigkeit zu pflegen.

Stammdaten und Profil pflegen

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1. Mitarbeiter öffnen

   Verwaltung → Benutzer → Klick auf den gewünschten Eintrag.

2. Stammdaten

   Hier ändern Sie Vor-/Nachname, E-Mail, Mobil, Sprache, Aktiv-Status und Benutzergruppe. Speichern wirkt sofort.

   Tipp: Ändert sich die E-Mail, ändert sich auch der Login. Informieren Sie den Mitarbeiter, sonst sperrt er sich versehentlich aus.

3. Vertrag

   Im Reiter 'Vertrag' verwalten Sie Wochenstunden, Tage pro Woche, Land, Urlaubsrichtlinie, Übertrag und Verfallsdatum. Bei größeren Änderungen besser einen Folgevertrag anlegen.

   Tipp: Details siehe Handbuch-Kapitel 'Verträge'.

4. Teamzuordnung

   Im Reiter 'Teams' (oder über die Teamliste) ordnen Sie den Mitarbeiter einer oder mehreren organisatorischen Einheiten zu und setzen ein primäres Team.

   Tipp: Details siehe Handbuch-Kapitel 'Teams'.

5. Dokumente / Profilakte

   Im Reiter 'Dokumente' (Profilakte) hinterlegen Sie Verträge, Bescheinigungen, Zertifikate und ähnliche Unterlagen. Welche Aktionen erlaubt sind, hängt von den Berechtigungen der Benutzergruppe ab (z. B. 'kann Profildateien hinzufügen', 'kann eigene Profildateien entfernen').

   Tipp: Standardmäßig dürfen Mitarbeiter Profildateien hinzufügen, aber nicht löschen – so bleibt die Akte revisionssicher.

Login zurücksetzen / Passwort neu vergeben

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1. Mitarbeiter öffnen

   Verwaltung → Benutzer → Klick auf den Eintrag.

2. Passwort setzen oder Magic Link senden

   Sie können ein neues Passwort manuell vergeben oder einen Magic Link an die hinterlegte E-Mail / Telefonnummer senden.

   Tipp: Magic Links sind komfortabel – der Mitarbeiter klickt einmal und ist eingeloggt; ein eigenes Passwort braucht er trotzdem ggf. später.

3. Mitarbeiter informiert

   Bei Passwort­wechsel über die Einladungs- oder Reset-Funktion versendet Jobilino automatisch die neue Information per Mail/SMS – sofern die Einladungs­option aktiv ist.

Mitarbeiter deaktivieren (Austritt)

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1. Vertrag korrekt beenden

   Setzen Sie zuerst im aktuellen Vertrag das Enddatum auf den letzten Arbeitstag. Bis zu diesem Datum kann der Mitarbeiter noch Zeiten erfassen und Urlaub buchen.

   Tipp: Details siehe Handbuch-Kapitel 'Verträge'.

2. Resturlaub klären

   Prüfen Sie den Urlaubssaldo zum Austritt. Bei Auszahlung legen Sie eine manuelle negative Anpassung mit Begründung 'Auszahlung Resturlaub' an. Bei Verfall: keine weitere Aktion nötig, Saldo wird beim Austritt eingefroren.

3. Aktiv-Schalter umlegen

   Im Mitarbeiterprofil auf 'inaktiv' setzen und speichern. Der Mitarbeiter kann sich nicht mehr anmelden, alle bisherigen Daten bleiben erhalten.

   Tipp: Wir empfehlen ausdrücklich 'inaktiv' statt 'löschen'. Auswertungen, Lohn-Nachweise und Audit-Trails bleiben so vollständig.

4. Optional: aus Teams entfernen

   Wenn der Mitarbeiter Lead eines Teams war, einen neuen Lead ernennen und die Person danach aus dem Team entfernen.

Wiedereintritt: ehemaliger Mitarbeiter kommt zurück

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1. Mitarbeiter wiederfinden

   Verwaltung → Benutzer → Filter auf 'inaktiv' oder Suche nach Name/E-Mail.

2. Reaktivieren

   Setzen Sie die Person wieder auf 'aktiv'. Login (E-Mail/Telefon) und Stammdaten bleiben erhalten.

   Tipp: Wenn Login-Daten geändert werden müssen (z. B. neue dienstliche E-Mail), passen Sie sie jetzt an.

3. Neuer Vertrag mit Wiedereintrittsdatum

   Legen Sie einen neuen Vertrag an – Startdatum = Wiedereintrittsdatum. Damit beginnt der anteilige Urlaubsanspruch korrekt zu zählen.

   Tipp: Alte Verträge und Zeiteinträge bleiben sichtbar, sind aber klar von der neuen Phase getrennt.

4. Teams und Berechtigungen prüfen

   Stellen Sie sicher, dass Benutzergruppe und Teamzuordnung der neuen Rolle entsprechen – nicht alle Wiedereinsteiger kommen in dieselbe Funktion zurück.

Liste filtern, suchen und exportieren

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1. Filter setzen

   In der Benutzerliste filtern Sie nach Status (aktiv/inaktiv), Benutzergruppe oder Team. Die Suche akzeptiert Name, E-Mail und Telefonnummer.

   Tipp: Praktisch z. B. um schnell 'alle aktiven Administratoren' oder 'alle inaktiven Mitarbeiter mit offenen Verträgen' zu finden.

2. Sortieren

   Über die Spalten­überschriften sortieren Sie nach Name, Eintrittsdatum oder Status.

3. Export

   Über den Export erzeugen Sie eine Liste mit Stammdaten und Vertragsbasis – ideal für Lohn­übergabe oder einmalige Inventur.

   Tipp: DSGVO: Behandeln Sie exportierte Personendaten vertraulich und löschen Sie nicht mehr benötigte Listen rechtzeitig.