Raggruppare i permessi in modo ordinato e assegnare i ruoli

Come funzionano i gruppi utente in Jobilino

1. Un gruppo = un profilo di autorizzazione

   Un gruppo utente raggruppa le autorizzazioni ('Permissions'): chi può registrare manualmente le voci di tempo, chi può approvare le richieste, chi può gestire i dati anagrafici, chi può visualizzare i rapporti. Invece di assegnare i diritti singolarmente a ogni collaboratore, si assegna il gruppo – e se i diritti cambiano a livello centrale, hanno effetto per tutti i collaboratori di quel gruppo.

   Tipp: Mantenga il numero di gruppi ridotto e significativo. 'Amministratore', 'Collaboratore' ed eventualmente 'Responsabile di team' coprono molti casi. Più gruppi = maggiore onere di manutenzione.

2. Un solo gruppo per collaboratore

   Ogni collaboratore appartiene esattamente a un gruppo utenti. Le appartenenze multiple non esistono – se ha bisogno di un 'Collaboratore che talvolta approva', crei un gruppo dedicato a tale scopo.

   Tipp: Le autorizzazioni vengono ereditate in modo additivo: tutto ciò che il gruppo consente, il collaboratore può farlo.

3. I gruppi standard vengono forniti di default

   Alla creazione di un nuovo mandante, Jobilino genera automaticamente due gruppi: 'Amministratore' (tutti i diritti, is_admin = true) e 'Collaboratore' (diritti standard per la rilevazione dei tempi).

   Tipp: È possibile rinominare questi gruppi e personalizzarne le autorizzazioni, tuttavia si consiglia di mantenere sempre attivo e popolato almeno un gruppo 'Amministratore'.

4. Le autorizzazioni sono raggruppate per argomento

   Nell'area delle autorizzazioni troverà gruppi tematici come 'Rilevazione presenze', 'Documenti del profilo', 'Pianificazione dell'orario di lavoro'. All'interno di ogni gruppo sono presenti singoli interruttori (ad es. 'può registrare manualmente', 'può aggiungere file al profilo').

   Tipp: Per la gestione consultare Amministrazione → Gruppi utenti. Il raggruppamento tematico facilita la ricerca – ad es. tutti i diritti relativi alla pianificazione dei turni si trovano nel blocco 'Pianificazione dell'orario di lavoro'.

5. Nessuna ereditarietà tra i gruppi

   I gruppi non ereditano diritti gli uni dagli altri. Un gruppo 'Responsabile di team' deve avere esplicitamente attivi tutti i diritti di cui un responsabile di team ha bisogno – compresi quelli già assegnati a un 'Collaboratore'.

   Tipp: Suggerimento per la creazione di un nuovo gruppo: prendete come riferimento un gruppo esistente e aggiungete solo le differenze – questo evita lacune.

6. Distinzione rispetto a team e team di progetto

   Tre concetti spesso confusi: gruppo utenti = profilo di autorizzazione (cosa può fare qualcuno?). Team = unità organizzativa (reparto, linea, responsabile, sostituzioni). Team di progetto = chi può registrare ore su un determinato progetto.

   Tipp: Un collaboratore appartiene sempre a esattamente un gruppo utenti, ma può far parte di un numero illimitato di team e team di progetto. I tre concetti non si influenzano direttamente a vicenda.

Panoramica dei gruppi standard

1. Amministratore

   Dispone di tutti i diritti: gestione dei clienti, gestione degli utenti, report, contratti, politiche ferie, gestione dei progetti, pianificazione dei turni, approvazioni, fascicoli del personale di altri dipendenti ecc. In background il gruppo ha impostato 'is_admin = true' – questo sblocca ulteriori aree di amministrazione.

   Tipp: Assegni questo gruppo con parsimonia – i diritti di amministratore sono molto estesi. La configurazione tipica prevede 1 amministratore HR/del personale + 1–2 amministratori IT/organizzativi.

2. Dipendenti

   Diritti standard per la rilevazione operativa dei tempi: registrare le proprie ore (in tempo reale o manualmente), visualizzare il proprio profilo, richiedere le proprie ferie, caricare i propri documenti di profilo. Nessun diritto amministrativo, nessun accesso ai dati altrui.

   Tipp: La maggior parte dei dipendenti viene assegnata a questo gruppo.

3. Gruppi personalizzati (es. responsabili di team)

   Se avete bisogno di un ruolo misto (ad es. poter approvare, ma non gestire i dati anagrafici), create un gruppo personalizzato – ad esempio 'Responsabile team', 'Responsabile turno', 'HR' o 'Responsabile progetto'.

   Tipp: Consiglio: prendetevi come riferimento 'Collaboratore' e aggiungete soltanto i diritti aggiuntivi necessari.

Autorizzazioni importanti – nel dettaglio

1. Rilevamento presenze: può registrare manualmente

   Con questa autorizzazione compare il pulsante 'Crea voce oraria' / 'Nuova voce'. Senza autorizzazione, i collaboratori possono registrare solo in tempo reale tramite 'Avvia tempo' / 'Termina tempo'.

   Tipp: Nella pratica: i collaboratori che timbrano in produzione o in magazzino spesso NON ricevono questa autorizzazione, in modo da poter registrare solo in tempo reale. I collaboratori d'ufficio la ricevono invece.

2. Rilevazione presenze: può modificare / rimuovere voci

   Controlla se un dipendente può modificare o eliminare successivamente le proprie voci. Per i tipi con processo di approvazione, al posto di 'Elimina' può apparire un pulsante 'Richiesta di eliminazione'.

   Tipp: In caso di elaborazione stipendi rigorosa, si consiglia di impedire la modifica/eliminazione di voci precedenti – le correzioni vengono gestite centralmente tramite HR/Admin.

3. Rilevazione presenze: può effettuare il check-out manuale

   Definisce chi può interrompere una voce attiva di un altro dipendente (ad es. il responsabile di turno che chiude i timbrature dimenticate a fine giornata).

4. Rilevazione presenze: scansione NFC

   Consente il check-in/check-out tramite tag NFC. Controlla se la funzione NFC è visibile nell'app.

5. Rilevazione presenze: check-in in qualsiasi momento / approvazioni / pianificazione turni

   Diversi diritti aggiuntivi relativi ai processi di approvazione, alla pianificazione dei turni e a finestre di rilevazione particolari (ad es. al di fuori del normale orario di lavoro).

   Tipp: Assegni questi diritti in modo mirato – di norma sono riservati ai responsabili di team e agli amministratori.

6. Documenti del profilo: aggiungere / rimuovere i propri

   Controlla se i collaboratori possono caricare o eliminare autonomamente i file del profilo (contratti, attestati). Impostazione predefinita: aggiunta consentita, eliminazione dei propri file non consentita – per garantire la conservazione a prova di revisione del fascicolo.

   Tipp: Se si desidera che i dipendenti possano eliminare i propri documenti (ad es. sostituire certificati medici caricati personalmente), attivare 'può rimuovere i propri file del profilo'.

7. Pianificazione dell'orario di lavoro: creare / visualizzare tutti / eliminare

   Tre autorizzazioni relative alla pianificazione dei turni: 'può creare nuove pianificazioni', 'può visualizzare tutti i piani', 'può eliminare i piani'. I dipendenti privi di 'può visualizzare tutti' vedono solo i propri slot.

   Tipp: I responsabili di team necessitano tipicamente di tutte e tre. I dipendenti di solito non ne hanno bisogno.

8. Report e amministrazione

   Diritti specifici per i report (ad es. report sulle retribuzioni), le aree amministrative (progetti, clienti, stato) e i dati anagrafici degli altri dipendenti.

   Tipp: La maggior parte di questi diritti è tipica degli amministratori – verifichi singolarmente per ogni ruolo se desidera concederli.

Creare un gruppo utenti personalizzato

amministratori

1. Aprire la gestione

   Gestione → Gruppi utenti.

2. Fare clic su Aggiungi

   Facci clic su 'Aggiungi'. Si apre il modulo con il nome e la matrice dei permessi.

3. Assegnare un nome descrittivo

   Scelga un nome che descriva chiaramente il ruolo (ad es. 'Responsabile di produzione', 'HR-Admin', 'Project Manager'). Campo obbligatorio.

   Tipp: Eviti nomi tecnici come 'Gruppo 3'. Gli amministratori futuri devono riconoscere lo scopo a prima vista.

4. Attivare i permessi

   Scorra i blocchi tematici e attivi ciò di cui il ruolo ha bisogno. All'interno di un blocco (ad es. 'Rilevamento delle presenze') verdrà tutti gli interruttori e le relative descrizioni.

   Tipp: Raccomandazione: prendete come riferimento 'Collaboratore' e aggiungete solo le differenze per il nuovo ruolo.

5. Salva

   Cliccate su 'Salva'. Il gruppo appare immediatamente nell'elenco e nel modulo di creazione del collaboratore per la selezione.

   Tipp: Prima della prima assegnazione di massa: testate il nuovo gruppo su un singolo collaboratore di prova per verificare che tutte le funzioni rilevanti appaiano come desiderato.

Modifica gruppo esistente

admins

1. Valutare gli effetti

   Una modifica ha effetto immediato per tutti i dipendenti di questo gruppo. Un'autorizzazione aggiuntiva amplia il loro accesso, un'autorizzazione rimossa lo limita.

   Tipp: In caso di modifiche critiche (ad es. la rimozione di 'può registrare manualmente'), informi gli interessati in anticipo – altrimenti si chiederanno perché un pulsante è scomparso.

2. Aprire il gruppo

   Amministrazione → Gruppi utenti → Clic sul gruppo.

3. Modificare i valori e salvare

   Attivi o disattivi i permessi, modifichi il nome se necessario e clicchi su 'Salva'. La modifica è immediatamente operativa.

   Tipp: I dipendenti attualmente connessi vedranno i nuovi permessi dopo la prossima navigazione di pagina o al più tardi al successivo login.

Assegnare o cambiare gruppo a un dipendente

amministratori

1. Durante la creazione

   Quando invita un nuovo dipendente, selezioni il gruppo utente nel modulo (campo obbligatorio). Consulti il capitolo del manuale 'Invitare e gestire i dipendenti'.

2. Cambio durante l'operatività

   Amministrazione → Utenti → Aprire il collaboratore → Dati anagrafici → Modificare il gruppo utenti → Salvare. Da questo momento si applicano i diritti del nuovo gruppo.

   Tipp: Esempio pratico: promozione di un 'Collaboratore' a 'Team Leader' = cambio di gruppo. I vecchi diritti vengono sostituiti automaticamente.

3. Cambio di massa

   Di default è possibile modificare i collaboratori singolarmente. Per ristrutturazioni più ampie (ad es. nuovo ruolo 'Responsabile turno' per 8 persone) contattare il supporto – una procedura di importazione è possibile a seconda della configurazione del mandante.

Disattivare o eliminare un gruppo

amministratori

1. Spostare tutti i collaboratori prima dell'eliminazione

   Non è possibile eliminare un gruppo di utenti finché vi sono collaboratori al suo interno. Assegnare prima agli interessati un altro gruppo.

   Tipp: Un elenco dei 'collaboratori attivi per gruppo' è disponibile direttamente nella panoramica dei gruppi di utenti.

2. Elimina gruppo

   Nella visualizzazione di modifica, fare clic su 'Elimina'. In precedenza Jobilino verifica l'assegnazione dei collaboratori – se non ve ne sono più nel gruppo, l'eliminazione è possibile.

   Tipp: Suggerimento: invece di eliminare un gruppo inutilizzata, può semplicemente rinominarla ('zzz_archiv_alt') e lasciarla vuota. In questo modo viene conservata a fini storici senza causare disturbi.

3. Non lasciare mai il gruppo amministratori senza membri

   Assicurarsi che almeno un amministratore sia sempre attivo e assegnato al gruppo 'Administrator'; altrimenti nessuno potrà più gestire il sistema.

   Tipp: Raccomandiamo di mantenere almeno due account amministratore per garantire la copertura in caso di malattia o ferie.