Feiertage und Sondertage anlegen, regional zuordnen und auswerten

Wie Feiertage und Sondertage in Jobilino funktionieren

1. Ein Eintrag pro Tag und Land

   Ein Feiertag oder Sondertag ist ein einzelner Datumseintrag, der an ein Land gebunden ist (z. B. AT, DE) und optional auf bestimmte Subdivisionen eingegrenzt wird (z. B. AT-3 Niederösterreich). Zwei Einträge mit demselben Datum und derselben Landes-/Subdivisionskombination sind nicht erlaubt.

   Tipp: Wir liefern für die unterstützten Länder eine Standard-Liste der gesetzlichen Feiertage mit. Sie ergänzen die Liste um regionale Tage und betriebliche Sondertage.

2. Vertragsland entscheidet, wer betroffen ist

   Maßgeblich ist nicht das Land der Firma, sondern das Land, das im aktuell gültigen Vertrag des Mitarbeiters hinterlegt ist. So können Sie z. B. Mitarbeiter in Österreich und Deutschland im selben Mandanten korrekt abrechnen.

   Tipp: Hat ein Mitarbeiter im Vertrag 'AT' eingetragen, gelten für ihn die Einträge mit Land 'AT' (und ggf. seine Subdivision). Einträge anderer Länder ignoriert Jobilino für diesen Mitarbeiter.

3. Wirkung auf den Urlaub

   Bei Werktage-Urlaub (Standard) überspringt Jobilino automatisch alle Feiertage des Vertragslandes innerhalb des beantragten Zeitraums. Diese Tage werden nicht vom Urlaubssaldo abgezogen.

   Tipp: Bei Kalendertage-Urlaub (Einstellung in der Urlaubsrichtlinie oder am Zeittyp) werden Feiertage mitgezählt – sie reduzieren also den Urlaubssaldo. Welche Variante gilt, sehen Sie in der Urlaubsrichtlinie.

4. Wirkung auf das Soll-Ist-Saldo

   Ein 'Ganzer Tag' Feiertag setzt das Tagessoll des Mitarbeiters auf 0 – es entstehen weder Plus- noch Minusstunden, wenn an diesem Tag nicht gearbeitet wird. Ein 'Halber Tag' setzt das Soll auf die Hälfte (z. B. 4 statt 8 Stunden).

   Tipp: Wer trotz Feiertag arbeitet und seine Stunden erfasst, sieht die Stunden in den Auswertungen ganz normal als Plusstunden – das Soll bleibt 0 (oder halb), das Ist sind die tatsächlich gebuchten Stunden.

5. Regionale Feinsteuerung über Subdivisionen

   Manche Feiertage gelten nur in bestimmten Bundesländern (z. B. 'Mariä Himmelfahrt' nur in einigen deutschen Bundesländern). Über Subdivisionen ordnen Sie einen Eintrag genau diesen Regionen zu.

   Tipp: Die Region eines Mitarbeiters kommt aus seinem Vertrag (Feld 'Subdivision', z. B. AT-3). Lassen Sie das Subdivisionen-Feld am Feiertag leer, gilt der Tag landesweit.

Die wichtigsten Optionen am Eintrag

1. Name

   Der Name erscheint in Kalendern, im Urlaubsantrag und in Auswertungen (z. B. 'Heiliger Abend', 'Betriebsausflug', 'Fenstertag').

   Tipp: Halten Sie den Namen kurz und eindeutig – er ist die Beschriftung im Mitarbeiterkalender.

2. Datum

   Genau ein Tag pro Eintrag. Wiederkehrende Feiertage (z. B. 'Weihnachten') legen Sie pro Jahr einmal an.

   Tipp: Sie können Folgejahre einfach kopieren – der Eintrag selbst bleibt einzeln, das Datum wird angepasst.

3. Abdeckung: Ganzer Tag / Halber Tag

   Mit 'Ganzer Tag' wird das Tagessoll für betroffene Mitarbeiter auf 0 gesetzt. Mit 'Halber Tag' wird es auf die Hälfte reduziert (typisch für 24.12. oder 31.12.).

   Tipp: 'Halber Tag' wirkt symmetrisch: 4 statt 8 Stunden Soll bei Vollzeit, 2 statt 4 Stunden bei einer 20-Stunden-Woche etc.

4. Land

   Pflichtfeld. Bestimmt, welche Mitarbeiter (über ihr Vertragsland) den Tag überhaupt sehen.

5. Subdivisionen (optional)

   Eine oder mehrere Regionen des gewählten Landes. Leer = gilt für alle Mitarbeiter mit diesem Vertragsland. Befüllt = gilt nur für Mitarbeiter, deren Vertrag in mindestens einer der gewählten Subdivisionen liegt.

   Tipp: Beispiel: 'Mariä Himmelfahrt' in DE → Subdivisionen DE-BY (Bayern, Teile) und DE-SL (Saarland) auswählen.

6. Notizen (optional)

   Internes Freitextfeld – z. B. 'Halbtags ab 13:00 frei laut Betriebsvereinbarung 2024-08'.

   Tipp: Notizen sind nur für Admins sichtbar, nicht für Mitarbeiter.

Standard-Feiertage prüfen und übernehmen

admins

1. Verwaltung öffnen

   Im Dashboard zu 'Verwaltung' → 'Feiertage'.

2. Land filtern

   Wählen Sie über den Filter das Land Ihres Unternehmens (z. B. AT). Sie sehen alle hinterlegten Feiertage des aktuellen Jahres.

   Tipp: Beim Anlegen eines neuen Mandanten füllt Jobilino diese Liste automatisch mit den gesetzlichen Feiertagen des Hauptlandes vor.

3. Liste durchsehen

   Prüfen Sie, ob alle für Sie relevanten Tage enthalten sind und ob die Abdeckung (Ganzer Tag / Halber Tag) Ihrer betrieblichen Praxis entspricht.

   Tipp: Typische Anpassung: 24.12. und 31.12. von 'Ganzer Tag' auf 'Halber Tag' setzen.

4. Bei Bedarf bearbeiten oder ergänzen

   Klicken Sie auf einen Eintrag, um ihn anzupassen, oder auf 'Hinzufügen', um eigene Tage anzulegen (siehe nächster Abschnitt).

Eigenen Sondertag anlegen

admins

1. Hinzufügen klicken

   Verwaltung → Feiertage → 'Hinzufügen'.

2. Name und Datum

   Tragen Sie einen sprechenden Namen ein (z. B. 'Betriebsausflug', 'Fenstertag') und wählen Sie das genaue Datum.

   Tipp: Pro Jahr ein Eintrag. Für Folgejahre kopieren Sie den Eintrag und passen das Datum an.

3. Abdeckung wählen

   Ganzer Tag (Soll = 0) oder Halber Tag (Soll = halbiert).

4. Land wählen

   Wählen Sie das Land, in dem dieser Sondertag gilt. Pflichtfeld.

5. Optional: Subdivisionen einschränken

   Wenn der Tag nur für eine Region gilt, fügen Sie die passenden Subdivisionen hinzu (z. B. AT-9 Wien für 'Wiener Stadtfeiertag').

   Tipp: Leer lassen = gilt landesweit.

6. Optional: Notiz

   Interne Notiz für Admin-Kollegen, sichtbar nur in der Verwaltung.

7. Speichern

   Klicken Sie auf 'Speichern'. Der Tag ist sofort aktiv – auch für bereits gestellte zukünftige Urlaubsanträge, sobald diese gespeichert oder neu bewertet werden.

   Tipp: Bestehende, bereits gespeicherte Urlaubsanträge bekommen den neuen Feiertag erst bei einer Aktualisierung des Antrags angerechnet (siehe FAQ).

Sondertag bearbeiten oder löschen

admins

1. Eintrag öffnen

   Verwaltung → Feiertage → Klick auf den gewünschten Eintrag.

2. Werte anpassen

   Sie können Name, Datum, Abdeckung, Land und Subdivisionen jederzeit ändern.

   Tipp: Beachten Sie: Eine Änderung am Datum oder der Abdeckung wirkt rückwirkend auf zukünftige Auswertungen, beeinflusst aber bereits berechnete Urlaubsbuchungen erst, wenn sie neu gespeichert werden.

3. Löschen

   Über 'Löschen' im Bearbeitungsformular. Bestehende Urlaubsbuchungen, die diesen Feiertag bereits berücksichtigt hatten, behalten ihren Stand – bis sie erneut bewertet werden.

   Tipp: Wenn Sie einen Eintrag dauerhaft entfernen, prüfen Sie betroffene Anträge im Genehmigungs-Workflow auf Konsistenz.

Mehrere Länder oder Regionen sauber trennen

admins

1. Mehrere Länder

   Pflegen Sie für jedes betroffene Land eine eigene Liste von Feiertagen. Über das Vertragsland des Mitarbeiters greift dann automatisch die richtige Liste.

   Tipp: Beispiel: AT-Feiertage und DE-Feiertage parallel. Mitarbeiter mit Vertrag AT sehen nur AT-Tage, Mitarbeiter mit Vertrag DE nur DE-Tage.

2. Subdivisionen pflegen

   Bei einem regional gültigen Feiertag (z. B. 'Mariä Himmelfahrt' in DE) wählen Sie alle Subdivisionen aus, in denen er gilt. Mitarbeiter, deren Vertrag in einer dieser Subdivisionen liegt, bekommen den Tag.

   Tipp: Mitarbeiter ohne hinterlegte Subdivision sehen ausschließlich landesweite Feiertage – stellen Sie also sicher, dass Verträge eine Subdivision haben, wenn Sie regional differenzieren wollen.

3. Mischbetriebe (z. B. AT und CH)

   Sie können beliebig viele Länder im selben Mandanten betreiben. Jede Person ist immer genau einem Vertragsland zugeordnet, und die Feiertagsliste ergibt sich daraus automatisch.