Urlaubsrichtlinien anlegen, Anträge stellen und Salden auswerten

Wie die Urlaubsverwaltung in Jobilino funktioniert

1. Urlaubsrichtlinie als Grundlage

   Eine Urlaubsrichtlinie legt fest, wie viele Tage ein Mitarbeiter pro Jahr bekommt, wann sein Urlaubsjahr beginnt und ob nur Werktage oder alle Kalendertage gezählt werden. Sie wird einmal angelegt und einem Vertrag zugewiesen.

   Tipp: Eine Richtlinie kann an beliebig viele Verträge angehängt werden. Sie müssen sie nicht für jeden Mitarbeiter neu anlegen.

2. Vertrag verbindet Mitarbeiter und Richtlinie

   Jeder Mitarbeiter hat einen Vertrag. Der Vertrag bestimmt, welche Urlaubsrichtlinie gilt, wie der Resturlaub aus dem Vorjahr behandelt wird und in welchem Land der Mitarbeiter arbeitet (für Feiertage relevant).

3. Urlaub wird über Zeiteinträge verbraucht

   Ein Urlaubstag in Jobilino ist immer ein Zeiteintrag mit einem urlaubsverbrauchenden Zeittyp (z. B. 'Urlaub'). Sobald der Eintrag genehmigt ist, wird der Saldo automatisch reduziert. Solange er noch in Prüfung ist, ist der Tag 'reserviert' (pending), aber noch nicht abgezogen.

4. Saldo wird laufend in einem Buchungs­journal geführt

   Jobilino führt für jeden Mitarbeiter ein nachvollziehbares Journal: Anspruch des Jahres (+), Übertrag aus dem Vorjahr (+), verbrauchte Tage (–), abgelaufene Übertragstage (–) und manuelle Korrekturen (+/–) durch HR. So lässt sich jeder Saldo erklären.

   Tipp: Bei Bedarf kann der Admin manuelle Korrekturen mit Begründung erfassen, ohne den ursprünglichen Anspruch zu ändern.

5. Übertrag und Verfall am Jahreswechsel

   Am Ende des Urlaubsjahres bleibt der Restsaldo als 'Übertrag' im neuen Jahr stehen – optional begrenzt auf eine Maximalanzahl Tage und mit einem Verfallsdatum (z. B. 31. März).

   Tipp: Übertrag und neuer Anspruch werden getrennt geführt, damit Sie jederzeit sehen, was Stammurlaub und was Vorjahresrest ist.

Die zwei wichtigen Unterschiede – auf einen Blick

1. Unterschied 1: Werktage vs. Kalendertage (wie wird gezählt?)

   In der Urlaubsrichtlinie legen Sie fest, ob 'Urlaub als Kalendertage zählen' aktiv ist oder nicht. Diese Einstellung bestimmt, wie ein Urlaubszeitraum auf den Saldo umgerechnet wird.

   Tipp: Werktage (Standard, Schalter aus): nur Mo–Fr werden gezählt; Wochenenden und Feiertage des Vertragslandes werden übersprungen. Kalendertage (Schalter ein): jeder Tag im Zeitraum zählt – auch Samstag, Sonntag und Feiertage. Beispiel: Urlaub Mo–So (7 Kalendertage). Bei 'Werktage' werden 5 Tage abgezogen, bei 'Kalendertage' 7 Tage.

2. Unterschied 2: Kalenderjahr vs. Vertragsbeginn-Jahrestag (wann läuft das Urlaubsjahr?)

   Ebenfalls in der Richtlinie: 'Urlaubsjahr' = Kalenderjahr (Standard) oder Vertragsbeginn (Jahrestag). Diese Einstellung bestimmt, ab wann der neue Anspruch entsteht und wann der alte verfällt bzw. übergetragen wird.

   Tipp: Kalenderjahr: 1. Januar – 31. Dezember, gleich für alle Mitarbeiter (in Österreich/Deutschland am häufigsten). Vertragsbeginn (Jahrestag, Beta): das Urlaubsjahr beginnt am Eintrittsdatum des Mitarbeiters und endet am Tag vor dem nächsten Eintrittsjubiläum – sinnvoll, wenn Verträge stichtagsbezogen sind.

3. Anspruch im ersten Jahr (anteilig)

   Tritt ein Mitarbeiter unterjährig ein, bekommt er den Jahresanspruch automatisch anteilig (pro rata). Beispiel: Eintritt am 1. Juli mit 25 Jahresurlaubstagen → 12,5 Tage für das laufende Urlaubsjahr.

Urlaubsrichtlinie anlegen

admins

1. Verwaltung öffnen

   Melden Sie sich im Dashboard an und öffnen Sie 'Verwaltung' → 'Urlaubsrichtlinien'.

2. Neue Richtlinie hinzufügen

   Klicken Sie auf 'Hinzufügen' und vergeben Sie einen sprechenden Namen, z. B. 'Standard 25 Tage – Werktage – Kalenderjahr'.

   Tipp: Der Name erscheint später in der Vertragsmaske – wählen Sie ihn so, dass er die Regel zusammenfasst.

3. Jahresurlaub festlegen

   Tragen Sie den jährlichen Urlaubsanspruch in Tagen ein, z. B. 25.

4. Urlaubsjahr wählen (Unterschied 2)

   Wählen Sie 'Kalenderjahr' (1.1.–31.12.) oder 'Vertragsbeginn (Jahrestag)'.

   Tipp: Die meisten Kunden nutzen 'Kalenderjahr'. 'Vertragsbeginn' ist sinnvoll, wenn Sie das Urlaubsjahr individuell pro Mitarbeiter führen wollen.

5. Zählweise wählen (Unterschied 1)

   Schalten Sie 'Urlaub als Kalendertage zählen' ein oder lassen Sie es aus. Aus = Werktage (mit Feiertagsübersprung), Ein = jeder Tag zählt.

   Tipp: Achtung: einzelne Zeittypen können diese Einstellung überschreiben (z. B. 'Sonderurlaub' kann fix in Kalendertagen rechnen, unabhängig von der Richtlinie).

6. Speichern

   Klicken Sie auf 'Speichern'. Die Richtlinie ist sofort verfügbar und kann Verträgen zugewiesen werden.

   Tipp: Eine Richtlinie kann nicht gelöscht werden, solange Verträge daran hängen. Lösen Sie zuerst die Zuweisungen.

Urlaubsrichtlinie einem Mitarbeiter zuweisen

admins

1. Mitarbeiter öffnen

   Gehen Sie zu 'Verwaltung' → 'Benutzer' und wählen Sie den Mitarbeiter aus.

2. Vertrag bearbeiten

   Öffnen Sie den aktuellen Vertrag des Mitarbeiters.

   Tipp: Wenn noch kein Vertrag existiert, legen Sie zuerst einen mit Eintrittsdatum und Land an – das Land steuert die Feiertagslogik.

3. Richtlinie auswählen

   Wählen Sie unter 'Urlaubsrichtlinie' die passende Richtlinie aus dem Dropdown.

   Tipp: Ohne zugewiesene Richtlinie wird für diesen Mitarbeiter kein Urlaubssaldo geführt.

4. Übertrags-Optionen setzen

   Tragen Sie optional 'Maximaler Übertrag' (in Tagen) und 'Verfallsdatum für Übertrag' (TT.MM, z. B. 31.03.) ein.

   Tipp: Leer lassen bedeutet: unbegrenzter Übertrag und kein Verfall. Diese Felder gehören zum Vertrag, nicht zur Richtlinie – so können zwei Mitarbeiter mit gleicher Richtlinie unterschiedliche Übertragsregeln haben.

5. Speichern

   Klicken Sie auf 'Speichern'. Jobilino legt automatisch eine Periode für das aktuelle Urlaubsjahr an und berechnet den anteiligen Anspruch.

Urlaub beantragen

mitarbeiter

1. Zeiterfassung öffnen

   Öffnen Sie die App oder das Dashboard und gehen Sie zu 'Zeiterfassung'.

   Tipp: Auf der Übersichtsseite sehen Sie eine Kachel mit 'Tage übrig' – das ist Ihr aktueller Urlaubssaldo.

2. Urlaub anfordern

   Tippen Sie auf 'Urlaub anfordern' (oder 'Neuer Eintrag' und wählen Sie einen Urlaubstyp).

   Tipp: Im Antrag ist der Zeittyp 'Urlaub' bereits vorausgewählt.

3. Zeitraum wählen

   Wählen Sie Anfang und Ende. Urlaub wird tageweise erfasst.

   Tipp: Tipp: Auch ein einzelner Tag funktioniert – setzen Sie Anfang = Ende.

4. Optional: Vertretung und Notiz

   Geben Sie bei Bedarf eine Vertretung an und schreiben Sie einen Hinweis für den Genehmiger.

5. Speichern

   Klicken Sie auf 'Speichern'. Der Antrag geht automatisch in den Status 'In Prüfung' und Ihr Saldo wird vorgemerkt (pending).

   Tipp: Erst mit der Genehmigung wird der Saldo endgültig abgezogen.

Saldo und Buchungen einsehen

mitarbeiter

1. Urlaubskachel öffnen

   Tippen Sie auf der Zeiterfassungs-Übersicht auf die Kachel 'Tage übrig'.

2. Urlaubsbuchungen ansehen

   Sie sehen alle Buchungen chronologisch: Anspruch, Übertrag, Verbrauch und Korrekturen – mit Saldo vor und nach jeder Buchung.

   Tipp: Die Spalte 'Tage' kann von der Anzahl der Kalendertage abweichen, wenn die Richtlinie auf Werktage zählt – Wochenenden und Feiertage werden dort nicht mitgezählt.

Anträge genehmigen oder ablehnen

teamleiter

1. Offene Anträge öffnen

   Im Dashboard zu 'Anträge' bzw. 'Genehmigungen' navigieren.

2. Saldo des Mitarbeiters prüfen

   Bei jedem Antrag wird der aktuelle Saldo angezeigt – inklusive Vorjahres­übertrag und reservierter Tage.

   Tipp: So sehen Sie sofort, ob ein Mitarbeiter genug Anspruch für den Antrag hat.

3. Genehmigen

   Mit 'Genehmigen' wird der Saldo abgebucht (CONSUME).

4. Ablehnen

   Mit 'Ablehnen' wird die Reservierung entfernt (kein Abzug). Tragen Sie eine kurze Begründung ein.

   Tipp: Reicht der Saldo nicht aus, lehnt Jobilino den Antrag bereits beim Speichern mit der Meldung 'Nicht genug Urlaubstage verfügbar' ab.

Saldo manuell korrigieren

admins

1. Mitarbeiter öffnen

   Gehen Sie zum Mitarbeiter und auf den Reiter 'Urlaub' / 'Vertrag'.

2. Korrektur eingeben

   Tragen Sie unter 'Manuelle Anpassung' die Anzahl Tage ein – positiv (+2) oder negativ (–1) – und geben Sie eine Begründung an.

   Tipp: Beispiele: 'Bonus zum Jubiläum +2', 'Auszahlung von 5 Tagen –5', 'Korrektur Eröffnungs­saldo +3'.

3. Speichern

   Die Korrektur erscheint sofort als eigene Buchung im Journal des Mitarbeiters. Der ursprüngliche Anspruch bleibt unverändert.

   Tipp: So bleibt jederzeit nachvollziehbar, was 'Standardanspruch', was 'Übertrag' und was 'manuelle Korrektur' war.

Jahreswechsel: Übertrag und Verfall

admins

1. Automatischer Übertrag

   Jobilino erzeugt einmal pro Jahr automatisch eine neue Urlaubsperiode für jeden Mitarbeiter. Der Restsaldo des Vorjahres wird – ggf. begrenzt durch 'Maximaler Übertrag' – als ROLLOVER ins neue Jahr gebucht.

   Tipp: Sie müssen nichts manuell anlegen. Der Übertrag wird als separate Zeile geführt und nicht in den Standardanspruch eingerechnet.

2. Verfall des Übertrags

   Ist im Vertrag ein Verfallsdatum für den Übertrag gesetzt (z. B. 31.03.), bucht Jobilino am Stichtag eine REVERSAL-Zeile in Höhe des noch nicht verbrauchten Übertrags.

   Tipp: Damit erkennt der Mitarbeiter sofort, wann und warum sich sein Saldo verringert hat.