Zeittypen anlegen, konfigurieren und sinnvoll einsetzen

Wie Zeittypen in Jobilino funktionieren

1. Ein Zeittyp = eine Buchungsart mit Regeln

   Ein Zeittyp ist die Kategorie, unter der ein Mitarbeiter Zeit erfasst – z. B. 'Arbeitszeit', 'Pause', 'Krankheit', 'Urlaub'. Pro Zeittyp legen Sie fest, ob er als Arbeitszeit zählt, ob er stunden- oder tageweise erfasst wird, ob ein Vorgesetzter freigeben muss, ob ein Beleg nötig ist und ob er Urlaubstage verbraucht.

   Tipp: Stellen Sie sich Zeittypen wie Konten in der Buchhaltung vor: Sie sind die 'Schubladen', in die jeder Zeiteintrag fällt – und jede Schublade hat ihre eigenen Spielregeln.

2. Standardtypen werden mitgeliefert

   Bei jedem neuen Konto legt Jobilino automatisch vier Standardtypen an: 'Arbeitszeit' (stundenweise, mit Standort und Projekt), 'Pause' (zieht von Arbeitszeit ab), 'Krankenstand' (tageweise, mit Vertretung, Beleg und Freigabe) und 'Urlaub' (tageweise, mit Vertretung, Beleg, Freigabe und Urlaubsverbrauch).

   Tipp: Diese Standardtypen können Sie umbenennen, anpassen oder ergänzen – aber nicht alle Eigenschaften sind beliebig kombinierbar (siehe FAQ).

3. Stündlich vs. Täglich

   Stündliche Typen erfasst man mit Anfang/Ende-Uhrzeit (z. B. 08:00–17:00). Tägliche Typen erfasst man mit Anfang/Ende-Datum (z. B. 11.06.–20.06.). 'Arbeitszeit' und 'Pause' sind typischerweise stündlich, 'Urlaub' und 'Krankenstand' tageweise.

   Tipp: Tagesbasierte Typen sind die einzigen, die Urlaubstage verbrauchen können.

4. Auswählbar oder nicht

   Mit 'Auswählbar' steuern Sie, ob ein Zeittyp im Mitarbeiterformular im Dropdown erscheint. Standardmäßig sind 'Krankenstand' und 'Urlaub' nicht auswählbar – sie werden über eigene Aktionen wie 'Urlaub anfordern' angeboten.

   Tipp: Schalten Sie Typen, die Sie aktuell nicht nutzen wollen, einfach auf 'nicht auswählbar' – statt sie zu löschen.

5. Reihenfolge der Eintragsregeln

   Beim Speichern eines Zeiteintrags prüft Jobilino in dieser Reihenfolge: 1) Pflichtfelder laut Zeittyp (z. B. Beleg, Vertretung), 2) Überlappung mit bestehenden Einträgen am gleichen Tag, 3) bei Urlaubstypen: ausreichender Urlaubssaldo, 4) Freigabeprozess (sofern aktiv).

   Tipp: Reicht der Saldo nicht, lehnt Jobilino den Eintrag bereits beim Speichern mit der Meldung 'Nicht genug Urlaubstage verfügbar' ab.

Die Eigenschaften eines Zeittyps – im Detail

1. Name und Beschreibung

   Der Name erscheint im Dropdown der Mitarbeiter und in Auswertungen. Die Beschreibung ist optional und für interne Hinweise gedacht.

   Tipp: Halten Sie Namen kurz und eindeutig: 'Urlaub', 'Sonderurlaub Hochzeit', 'Pause', 'Reisezeit'.

2. Ist Arbeitszeit

   Aktiv: Stunden zählen ins Soll-Ist und damit auch in Überstunden. Inaktiv: Buchungen unter diesem Typ werden nicht als Arbeitszeit gewertet.

   Tipp: Beispiele: 'Arbeitszeit' = aktiv. 'Pause' = inaktiv. 'Reisezeit' kann aktiv oder inaktiv sein – je nachdem, ob Sie sie zur Arbeitszeit zählen wollen.

3. Ist täglich (statt stündlich)

   Aktiv: Eintrag erfolgt mit Datumsfeldern (Anfang/Ende-Datum). Inaktiv: Eintrag erfolgt mit Datum + Uhrzeit (Anfang/Ende).

   Tipp: Nur tägliche Typen können Urlaubstage verbrauchen – die Option 'Urlaub verbrauchen' ist sonst nicht aktivierbar.

4. Auswählbar

   Aktiv: Mitarbeiter sehen den Typ im Dropdown beim manuellen Eintrag. Inaktiv: Der Typ existiert weiterhin, ist aber im Standardformular ausgeblendet.

   Tipp: 'Krankenstand' und 'Urlaub' sind im Standard nicht auswählbar – sie werden über dedizierte Buttons wie 'Urlaub anfordern' angeboten, damit der richtige Genehmigungs-Workflow läuft.

5. Hat Standort

   Aktiv: Im Eintragsformular erscheint die Standortauswahl (sinnvoll für Außendienst, Baustellen, mehrere Niederlassungen).

6. Hat Projekt

   Aktiv: Im Eintragsformular erscheint die Projektauswahl. So können Stunden später nach Projekt ausgewertet werden.

   Tipp: Nutzen Sie das Feld auch für Kostenstellen, wenn Sie keine eigenen Projekte führen.

7. Hat Vertretung

   Aktiv: Mitarbeiter geben einen Kollegen als Vertretung an (typisch bei 'Urlaub' und 'Krankenstand').

   Tipp: Die Vertretung wird im Antrag und in Benachrichtigungen sichtbar – ändert aber nichts an Berechtigungen oder Zeiterfassung.

8. Hat Beleg / Datei-Upload

   Aktiv: Beim Erfassen muss/kann eine Datei hochgeladen werden (z. B. AU-Bescheinigung, Hochzeitsurkunde).

   Tipp: Nützlich für 'Krankenstand' (Krankschreibung), 'Sonderurlaub' (Anlassbeleg) oder 'Schulung' (Teilnahmebestätigung).

9. Hat Freigabeprozess

   Aktiv: Der Eintrag geht in den Status 'In Prüfung' und benötigt eine Genehmigung durch Vorgesetzte/HR. Inaktiv: Der Eintrag ist sofort wirksam.

   Tipp: Bei urlaubsverbrauchenden Typen mit Freigabeprozess wird der Saldo zunächst nur reserviert (pending) und erst bei Genehmigung tatsächlich abgebucht.

10. Verbraucht Urlaubstage

    Aktiv: Buchungen unter diesem Typ reduzieren den Urlaubssaldo. Nur kombinierbar mit 'Ist täglich = aktiv'.

    Tipp: Klassiker: 'Urlaub' verbraucht Urlaub, 'Krankenstand' verbraucht keinen Urlaub. 'Zeitausgleich' verbraucht ebenfalls keinen Urlaub – er reduziert das Stunden-Saldo.

11. Urlaubstage zählen (Werktage / Kalendertage)

    Nur sichtbar bei 'Verbraucht Urlaubstage = aktiv'. Hier können Sie pro Zeittyp festlegen, ob Werktage oder Kalendertage gezählt werden – unabhängig von der Standardregel der Urlaubsrichtlinie.

    Tipp: Beispiel: 'Sonderurlaub' soll fix in Kalendertagen rechnen, weil er ohnehin nur wenige Tage umfasst – auch wenn die Richtlinie sonst 'Werktage' nutzt.

Standardtypen, die Jobilino mitliefert

1. Arbeitszeit

   Stündlich, ist Arbeitszeit, hat Standort, hat Projekt. Standard-Buchungsart für reguläre Stunden.

   Tipp: Wird beim Konto-Setup automatisch als Standard-Zeittyp markiert – das beschleunigt das Erfassen.

2. Pause

   Stündlich, ist NICHT Arbeitszeit. Wird vom Soll-Ist abgezogen, ohne dabei eine eigene Stundenkategorie aufzubauen.

3. Krankenstand

   Täglich, nicht auswählbar (im Dropdown ausgeblendet), mit Vertretung, Beleg und Freigabeprozess. Verbraucht KEINEN Urlaub.

   Tipp: Wird typischerweise über eine eigene Aktion 'Krankmeldung' erfasst, nicht über das normale Eintragsformular.

4. Urlaub

   Täglich, nicht auswählbar (im Dropdown ausgeblendet), mit Vertretung, Beleg, Freigabeprozess und Urlaubsverbrauch. Standardmäßig zählt er Werktage (laut Urlaubsrichtlinie).

   Tipp: Mitarbeiter buchen ihn über 'Urlaub anfordern' – damit landen sie direkt im richtigen Workflow.

Neuen Zeittyp anlegen

admins

1. Verwaltung öffnen

   Im Dashboard zu 'Verwaltung' → 'Zeittypen'.

2. Hinzufügen klicken

   Klicken Sie auf 'Hinzufügen'. Es erscheint das Formular mit allen Eigenschaften.

3. Name und Beschreibung

   Geben Sie einen kurzen, sprechenden Namen ein (z. B. 'Sonderurlaub Hochzeit') und optional eine Beschreibung.

4. Grundverhalten festlegen

   Entscheiden Sie: Stündlich oder täglich? Arbeitszeit ja/nein? Auswählbar im Dropdown ja/nein?

   Tipp: Tipp: Erst diese drei Felder setzen, dann die abhängigen Optionen darunter ausfüllen – manche werden erst aktiv, wenn 'Ist täglich' gesetzt ist.

5. Pflicht- und Zusatzfelder

   Aktivieren Sie 'Hat Standort', 'Hat Projekt', 'Hat Vertretung', 'Hat Beleg' nach Bedarf.

6. Freigabeprozess

   Aktivieren Sie 'Hat Freigabeprozess', wenn Buchungen erst nach Bestätigung gelten sollen.

   Tipp: Pflicht bei urlaubsverbrauchenden Typen, sonst können Mitarbeiter unbegrenzt Urlaub buchen, ohne Kontrolle.

7. Urlaubsverbrauch

   Falls dieser Typ Urlaub verbrauchen soll: 'Verbraucht Urlaubstage' aktivieren und 'Urlaub als Werktage / Kalendertage' wählen.

   Tipp: Nur bei 'Ist täglich = aktiv' sichtbar.

8. Speichern

   Klicken Sie auf 'Speichern'. Der neue Zeittyp ist sofort verfügbar – auch für bestehende Mitarbeiter.

Bestehenden Zeittyp ändern

admins

1. Auswirkungen einschätzen

   Bei Namensänderung: rein kosmetisch. Bei Verhalten (z. B. 'Ist Arbeitszeit' umstellen): wirkt rückwirkend auf Auswertungen aller bestehenden Buchungen unter diesem Typ.

   Tipp: Wenn die Änderung nur 'ab jetzt' gelten soll, legen Sie besser einen neuen Zeittyp an und schalten den alten auf 'nicht auswählbar'.

2. Zeittyp öffnen

   Verwaltung → Zeittypen → Klick auf den gewünschten Eintrag.

3. Werte anpassen und speichern

   Felder ändern, dann 'Speichern'. Bestehende Zeiteinträge unter diesem Typ werden in Auswertungen mit den neuen Werten neu bewertet.

   Tipp: Die Eingaben selbst (Datum, Notiz, Beleg) bleiben unverändert – nur ihr 'Charakter' (z. B. ist Arbeitszeit oder nicht) ändert sich.

Zeittyp deaktivieren oder löschen

admins

1. Empfehlung: 'Auswählbar' deaktivieren

   Nicht mehr genutzte Typen sollten Sie nicht löschen, sondern auf 'nicht auswählbar' stellen. Bestehende Buchungen bleiben erhalten und korrekt ausgewertet.

   Tipp: So bleiben Auswertungen historisch stimmig, der Typ verschwindet aber aus den Eingabemasken.

2. Wirklich löschen nur, wenn nie benutzt

   Über 'Löschen' im Bearbeitungsformular. Möglich, solange keine Zeiteinträge unter diesem Typ existieren.

   Tipp: Sind bereits Buchungen vorhanden, blockiert Jobilino das Löschen, um die Datenintegrität zu schützen.