Projekte anlegen, Mitglieder zuordnen, Stunden auswerten

Wie Projekte in Jobilino funktionieren

1. Ein Projekt = eine Klammer um Stunden

   Ein Projekt bündelt alle Zeiteinträge, die für eine Tätigkeit, einen Kunden oder eine Kostenstelle anfallen. Mitarbeiter wählen das Projekt im Zeiteintrag aus, der Bericht summiert dann Stunden je Projekt.

   Tipp: Sie müssen nicht alles als 'Projekt' bezeichnen. Viele Kunden bilden auch interne Kostenstellen, Maschinen oder Liegenschaften so ab.

2. Voraussetzung im Zeittyp: 'Hat Projekt'

   Damit das Projektfeld im Eintragsformular erscheint, muss der gewählte Zeittyp 'Hat Projekt = aktiv' haben. Ist das nicht der Fall, sehen Mitarbeiter kein Projektfeld und können dem Eintrag kein Projekt zuordnen.

   Tipp: Pflege der Zeittypen: 'Verwaltung' → 'Zeittypen' (siehe Handbuch-Kapitel 'Zeittypen verwalten').

3. Projektstatus steuert Verfügbarkeit

   Jedes Projekt hat einen Status (z. B. 'Aktiv', 'In Planung', 'Abgeschlossen', 'Pausiert'). Über den Status entscheiden Sie, ob ein Projekt im Eintragsformular angeboten wird oder nicht.

   Tipp: Standardstatus pflegen Sie unter 'Verwaltung' → 'Projektstatus'. Jeder Status hat eine Farbe (Theme), damit er in Listen sofort erkennbar ist.

4. Projektteam steuert Sichtbarkeit

   Sie können Mitarbeiter explizit einem Projekt zuordnen. So sehen nur die zugeordneten Mitarbeiter dieses Projekt in ihrer Auswahl. Ohne Zuordnung verhalten sich Projekte je nach Konfiguration als 'für alle' oder 'nicht auswählbar'.

   Tipp: Projektteams sind keine echten 'Teams' im Sinn der Organisationsteams – siehe Handbuch-Kapitel 'Teams' für Letzteres. Ein Projektteam definiert nur, wer auf dieses Projekt buchen darf.

Projekt anlegen

admins

1. Projekte öffnen

   Im Hauptmenü auf 'Projekte' klicken.

2. Neues Projekt starten

   Klicken Sie auf 'Hinzufügen'.

3. Stammdaten eintragen

   Vergeben Sie einen sprechenden Namen (z. B. 'Bauvorhaben Wien Mitte 2026') und optional eine Beschreibung. Wenn Sie einen Kunden hinterlegen wollen, wählen Sie ihn aus oder legen Sie einen neuen Kunden an.

   Tipp: Halten Sie Projektnamen kurz und eindeutig – sie erscheinen in Dropdowns. Anhängen einer Jahreszahl hilft beim Wiederfinden in Auswertungen.

4. Status setzen

   Wählen Sie den passenden Projektstatus. Für die laufende Erfassung muss er ein 'aktiver' Status sein (z. B. 'Aktiv').

   Tipp: Im Standard liefert Jobilino den Status 'Aktiv' als Default. Eigene Status pflegen Sie unter 'Verwaltung' → 'Projektstatus'.

5. Optional: Mitglieder zuweisen

   Im Reiter 'Mitglieder' / 'Team' fügen Sie die Mitarbeiter hinzu, die auf dieses Projekt buchen dürfen.

   Tipp: Wenn Sie das Feld leer lassen, ist das Projekt für alle Mitarbeiter verfügbar (sofern der Zeittyp 'Hat Projekt' aktiv hat).

6. Speichern

   Klicken Sie auf 'Speichern'. Das Projekt erscheint sofort in der Liste und im Dropdown der Mitarbeiter.

Projektmitglieder verwalten

1. Projekt öffnen

   Im Hauptmenü 'Projekte' den gewünschten Eintrag wählen.

2. Mitglieder-Reiter öffnen

   Klicken Sie auf 'Mitglieder' / 'Team'. Sie sehen alle aktuell zugeordneten Mitarbeiter.

3. Mitarbeiter hinzufügen

   Über die Suche / 'Mitglied hinzufügen' wählen Sie Mitarbeiter aus. Sie können einzelne Personen oder mehrere gleichzeitig hinzufügen.

   Tipp: Die Suche zeigt alle aktiven Mitarbeiter des Mandanten. Inaktive Mitarbeiter erscheinen nicht – sie können nicht (mehr) auf Projekte buchen.

4. Mitglieder entfernen

   Mit dem Mülleimer-Symbol entfernen Sie Mitarbeiter aus dem Projektteam. Bereits gebuchte Stunden bleiben erhalten.

   Tipp: Empfehlung: Wenn jemand das Projekt verlässt, lieber entfernen als deaktivieren – seine Stunden bleiben in der Auswertung, aber er sieht das Projekt nicht mehr in seinem Dropdown.

5. Speichern

   Änderungen werden in der Regel sofort wirksam.

   Tipp: Mitarbeiter, die einen Eintrag mit dem Projekt offen haben (z. B. 'Zeit läuft'), behalten den aktuellen Eintrag, sehen das Projekt aber nicht mehr für neue Buchungen.

Projekt bearbeiten und schließen

admins

1. Projekt öffnen

   Im Menü 'Projekte' den gewünschten Eintrag wählen und 'Bearbeiten'.

2. Status ändern

   Setzen Sie den Status auf 'Abgeschlossen' (oder einen ähnlichen) sobald keine Buchungen mehr erfolgen sollen. Der Standardname und die Farbe sind frei wählbar.

   Tipp: Mitarbeiter sehen abgeschlossene Projekte nicht mehr in der Auswahl, frühere Stunden bleiben aber für Berichte vollständig erhalten.

3. Stammdaten anpassen

   Name, Beschreibung, Kunde, Status und Mitglieder lassen sich jederzeit ändern.

   Tipp: Achten Sie bei Namensänderung darauf, dass Auswertungen den neuen Namen verwenden – auch rückwirkend. Wenn Sie 'historisch' den alten Namen brauchen, lieber ein neues Projekt anlegen und das alte schließen.

4. Projekt löschen

   Ein Projekt sollte nicht gelöscht werden, sobald Buchungen daran hängen. Schließen Sie es stattdessen über den Status. Existieren keinerlei Buchungen, kann das Projekt gelöscht werden.

   Tipp: So bleibt Ihre Berichtshistorie konsistent – Auswertungen vergangener Zeiträume zeigen die ursprünglichen Stunden weiterhin korrekt.

Projektstatus verwalten

admins

1. Projektstatus öffnen

   Verwaltung → Projektstatus.

   Tipp: Hier definieren Sie alle Statuswerte, die in der Projektliste erscheinen können.

2. Status hinzufügen

   Klicken Sie auf 'Hinzufügen', vergeben Sie einen Namen (z. B. 'In Planung') und wählen Sie eine Farbe ('primary', 'success', 'warning', 'danger' …).

   Tipp: Die Farbe ist eine Bootstrap-Theme-Klasse und legt fest, wie der Status als Badge in Listen dargestellt wird.

3. Standardstatus setzen

   Im Standard liefert Jobilino den Status 'Aktiv' als Default-Wert für neue Projekte. Sie können diesen Default in den Einstellungen anpassen.

4. Status löschen / archivieren

   Status, die nicht mehr verwendet werden, lassen sich löschen, solange kein Projekt sie aktuell trägt. Sonst zuerst die Projekte umstellen.

   Tipp: Tipp: Lieber einen Status 'Archiv' anlegen und alte Projekte umlabeln, statt Status zu löschen.

Projekt im Zeiteintrag wählen

mitarbeiter

1. Eintrag starten

   Live über 'Zeit starten' oder manuell über 'Zeiteintrag erstellen'. Wählen Sie als Zeittyp einen, der das Projektfeld hat (z. B. 'Arbeitszeit').

   Tipp: Wenn der Zeittyp kein Projektfeld zeigt, hat 'Hat Projekt' im Zeittyp den Status 'inaktiv'. Sprechen Sie Ihren Admin an.

2. Projekt auswählen

   Im Dropdown 'Projekt' werden nur die Projekte angezeigt, für die Sie als Mitglied freigegeben sind und die einen aktiven Status haben.

   Tipp: Tippen Sie zum Filtern – die Liste sucht über Name und Kunde.

3. Optional: Notiz

   Schreiben Sie kurz, woran Sie konkret gearbeitet haben. Das hilft später bei der Projektabrechnung.

4. Speichern

   Mit 'Speichern' wird die Buchung gespeichert. Sie erscheint sofort in der Projektauswertung des Projekts.

   Tipp: Sie können Projekt und Notiz nachträglich noch ändern, solange der Eintrag nicht endgültig genehmigt ist.

Projekte auswerten

1. Bericht öffnen

   In der Zeiterfassung den Filter 'Projekt' setzen oder den Bericht 'Projekt-Übersicht' wählen.

2. Stunden je Projekt

   Sie sehen die summierten Stunden je Projekt – mit Aufschlüsselung nach Mitarbeiter.

   Tipp: Über den Datumsfilter schränken Sie auf einen Monat oder Quartal ein.

3. Excel-Export

   Mit 'Excel Bericht' exportieren Sie die Auswertung für eigene Pivot-Tabellen, Faktura oder die Buchhaltung.

   Tipp: Mehr Details im Handbuch-Kapitel 'Berichte und Auswertungen'.

4. Mitarbeiter-Drilldown

   Klick auf einen Mitarbeiter zeigt seine einzelnen Buchungen auf das Projekt – inkl. Notiz und Datum.

   Tipp: Praktisch, wenn Sie nachvollziehen wollen, woran konkret gearbeitet wurde.

Arbeitszeitplanung mit Projekten

admins

1. Schichtplanung öffnen

   Im Hauptmenü 'Arbeitszeitplanung' aufrufen. Sie planen hier, welcher Mitarbeiter an welchem Tag wofür eingeteilt ist.

2. Plan auf Projektbasis erzeugen

   Wählen Sie ein Projekt – die Planung erzeugt Slots nur für die Mitarbeiter, die Mitglied dieses Projektteams sind.

   Tipp: Lassen Sie das Projekt leer, wird der gesamte Mandant geplant.

3. Slot in Zeiteintrag umwandeln

   Wenn ein geplanter Slot tatsächlich gearbeitet wurde, kann der Mitarbeiter aus dem Slot heraus einen 'echten' Zeiteintrag erstellen. Das Projekt wird dabei automatisch übernommen.

   Tipp: So bleiben Plan und Ist konsistent – Auswertungen können geplante mit gebuchten Stunden vergleichen.