Handbuch

Schichten und Tage planen, freigeben und in Zeiteinträge überführen

Schritt-für-Schritt-Anleitung für Admins und Teamleiter. So nutzen Sie die Arbeitszeitplanung (Schichtplanung / Dienstplan) in Jobilino: Wochen­raster erzeugen, Mitarbeiter und Projekte zuordnen, Pläne speichern, drucken und beim tatsächlichen Arbeitsantritt in 'echte' Zeiteinträge umwandeln – inklusive der Abgrenzung zur Zeiterfassung und der Wechselwirkung mit Urlaub und Feiertagen.

Wie die Arbeitszeitplanung in Jobilino funktioniert

  1. Plan vs. Ist

    Die Arbeitszeitplanung beantwortet die Frage: 'Wer soll an welchem Tag arbeiten?'. Sie ist die Vorab­planung. Die Zeiterfassung beantwortet: 'Wer hat tatsächlich gearbeitet?'. Beide sind getrennt, lassen sich aber miteinander verknüpfen – ein geplanter Slot kann beim Arbeits­antritt in einen echten Zeiteintrag überführt werden.

    Tipp: So sehen Sie später im Bericht, was geplant war und was tatsächlich gebucht wurde.

  2. Plan = Gruppe + Einzel-Slots

    Ein Plan besteht aus einer 'Gruppe' (das Wochen- bzw. Zeitraum-Gerüst, mit Start- und Enddatum) und einzelnen 'Slots' (ein Slot = ein geplanter Arbeitstag eines Mitarbeiters). Jeder Slot hat Datum, Start- und Endzeit, Stunden­ansatz (Standard 8 h) und optional ein Projekt.

    Tipp: Die Gruppe ist die organisatorische Klammer – wenn Sie eine Gruppe löschen, verschwinden auch alle ihre Slots.

  3. Voraussetzung: Feature im Mandanten aktiv

    Die Arbeitszeitplanung ist eine separate Funktion und muss im Mandanten aktiviert sein ('has_work_schedule' in den Einstellungen). Ist sie deaktiviert, sehen Sie den Menüpunkt 'Arbeitszeitplanung' nicht und API-Aufrufe liefern 403.

    Tipp: Standardmäßig ist die Funktion in neuen Mandanten aktiviert. Nehmen Sie bei Bedarf Kontakt mit dem Support auf.

  4. Berechtigungen pro Mitarbeiter

    Was ein Mitarbeiter in der Arbeitszeitplanung sehen und tun darf, steuern Sie über die Benutzergruppe: 'kann neue Plan­ungen anlegen', 'kann alle Pläne sehen', 'kann Pläne löschen' usw.

    Tipp: Mitarbeiter ohne 'kann alle Pläne sehen' sehen nur ihre eigenen geplanten Slots. Teamleiter brauchen typischerweise alle drei Berechtigungen.

  5. Wochenweise Darstellung

    Pläne werden ISO-Woche für ISO-Woche dargestellt. Ein Plan über mehrere Wochen wird automatisch in entsprechend viele Wochenblöcke gruppiert.

    Tipp: Wechselt ein Zeitraum die Jahre (z. B. Dez/Jan), wechseln auch die Kalenderwochen-Nummern korrekt.

Plan erzeugen (Draft)

  1. Arbeitszeitplanung öffnen

    Im Hauptmenü 'Arbeitszeitplanung' aufrufen.

  2. Neue Planung starten

    Klicken Sie auf 'Neue Planung'. Es öffnet sich ein Dialog mit Zeitraum, optionaler Projekt-Vorauswahl und Optionen für Wochenenden / Feiertage.

  3. Zeitraum wählen

    Setzen Sie Start- und Enddatum (z. B. 1.7.–31.7. für eine Monats­planung). Jobilino erzeugt für jeden Tag im Zeitraum einen Slot je beteiligtem Mitarbeiter.

    Tipp: Längere Zeiträume gehen genauso – Jobilino fasst sie automatisch in Wochenblöcke zusammen.

  4. Optional: Projekt auswählen

    Wenn Sie eine projektbezogene Planung erstellen, wählen Sie das Projekt. In dem Fall werden ausschließlich Mitarbeiter berücksichtigt, die Mitglied im Projektteam sind.

    Tipp: Lassen Sie das Feld leer, plant Jobilino mit allen Mitarbeitern des Mandanten.

  5. Wochenende und Feiertage überspringen

    Aktivieren Sie 'Wochenenden überspringen' und/oder 'Feiertage überspringen', um Sa, So und gesetzliche Feiertage des Vertragslandes nicht zu verplanen.

    Tipp: Welche Feiertage gezogen werden, hängt vom Land im Vertrag des jeweiligen Mitarbeiters ab. Pflege: Verwaltung → Feiertage.

  6. Standard­stunden bestätigen

    Jeder Slot wird zunächst mit 8 Stunden vorgegeben. Diesen Wert können Sie pro Slot anpassen, bevor Sie speichern.

    Tipp: Bei Teilzeit­mitarbeitern empfiehlt es sich, die Slots auf ihre vertragliche Tageszeit (z. B. 4 h, 6 h) zu reduzieren.

  7. Generieren

    Klicken Sie auf 'Generieren'. Es entsteht ein Entwurf (Draft) mit allen Slots im Wochenraster. Noch ist nichts gespeichert – Sie können editieren.

    Tipp: Der Draft existiert nur in dieser Session. Speichern Sie ihn aktiv (siehe nächster Abschnitt), sonst geht er beim Verlassen verloren.

Plan editieren und speichern

  1. Slots anpassen

    Im Wochenraster klicken Sie auf einzelne Slots, um sie zu bearbeiten: Anfang/Ende-Uhrzeit, Stundenansatz, Projektzuordnung. Sie können Slots auch löschen, wenn ein Mitarbeiter an einem Tag nicht eingeplant werden soll.

    Tipp: Tipp: Erst die Standard­einstellung pro Mitarbeiter setzen, dann nur die Ausnahmen pro Tag pflegen – das spart viel Zeit.

  2. Mitarbeiter ergänzen oder entfernen

    Wenn ein Mitarbeiter im Plan fehlt oder zu viel ist, fügen Sie ihn manuell hinzu / entfernen Sie ihn aus dem Plan. Bei projekt­bezogenen Plänen sind nur Mitglieder des Projektteams wählbar.

  3. Plan speichern

    Klicken Sie auf 'Speichern'. Der Plan wird als Gruppe + Slots in der Datenbank abgelegt und ist sofort für betroffene Mitarbeiter sichtbar.

    Tipp: Erst nach dem Speichern erhalten Mitarbeiter die Information, dass sie eingeplant sind. Vor dem Speichern bleibt der Entwurf rein lokal.

  4. Pläne nachträglich ergänzen

    Soll z. B. eine zusätzliche Schicht ergänzt werden, generieren Sie einen neuen kleinen Plan für den fehlenden Zeitraum. Mehrere Pläne können sich überlappen, solange sie sich nicht in identische Slots widersprechen.

Vorhandene Pläne ansehen und filtern

  1. Planliste öffnen

    Im Menü 'Arbeitszeitplanung' sehen Sie alle gespeicherten Pläne, gruppiert nach Kalender­woche.

  2. Filter anwenden

    Filtern Sie über die Felder Datum (Von/Bis), Mitarbeiter (sofern berechtigt) und Projekt. Mitarbeiter ohne 'kann alle Pläne sehen' sehen nur ihre eigenen Slots.

    Tipp: Praxis: Nutzen Sie den Datumsfilter für 'die nächste Woche' oder 'ein bestimmter Monat' – so sehen Sie nur die relevante Sicht.

  3. Detailansicht öffnen

    Klick auf einen Plan öffnet die Wochen­ansicht mit allen Slots. Hier können Sie editieren (entsprechende Berechtigung vorausgesetzt).

  4. Vorschau / Druckansicht

    Über die Vorschau erzeugen Sie eine druckfertige Ansicht des Plans für Aushänge oder Versand per E-Mail.

    Tipp: Praktisch für Standorte, an denen nicht jeder Mitarbeiter direkt mit der App arbeitet.

Plan exportieren

  1. Excel-Export

    Über 'Exceldatei herunterladen' (im Listen- oder Detailbereich) generieren Sie eine Excel-Tabelle mit allen Slots des aktuellen Filters.

    Tipp: Im Export sehen Sie Mitarbeiter, Datum, Anfang/Ende, Stunden und Projekt – ideal für Übergaben an externe Lohnsoftware oder Pivot-Auswertungen.

  2. Druckansicht

    Die Druckansicht eignet sich für Aushänge: pro Woche eine Seite, mit den Mitarbeitern als Zeilen und Tagen als Spalten.

    Tipp: Wir empfehlen, Pläne mindestens eine Woche im Voraus auszuhängen, damit Mitarbeiter ihre Schichten kennen.

Geplanten Slot in einen echten Zeiteintrag umwandeln

mitarbeiter

  1. Heutige Slots öffnen

    Auf der Startseite (App und Dashboard) sehen Sie unter 'Heute eingeplant' Ihre Slots des aktuellen Tages.

    Tipp: Sind keine Slots für heute geplant, wird der Bereich nicht angezeigt.

  2. Buchung auslösen

    Tippen Sie auf einen Slot und wählen Sie 'In Zeiteintrag umwandeln'. Datum, Anfangs-/Endzeit und ggf. Projekt werden direkt übernommen.

    Tipp: So müssen Sie nicht alles erneut eintragen. Sie können die Werte vor dem Speichern aber noch anpassen (z. B. wenn Sie tatsächlich später angefangen haben).

  3. Saldo wird geprüft

    Wandelt der Slot einen urlaubs­verbrauchenden Zeittyp um (z. B. 'Urlaub'), wird beim Speichern Ihr Urlaubssaldo geprüft. Reicht er nicht, wird die Buchung mit 'Nicht genug Urlaubstage verfügbar' abgelehnt.

  4. Plan und Ist verknüpft

    Der Slot wird mit Ihrem neuen Zeiteintrag verknüpft – so sehen Auswertungen 'geplant' und 'tatsächlich' nebeneinander.

    Tipp: Beim Stornieren des Zeiteintrags wird die Verknüpfung gelöst, der Slot bleibt aber als Plan erhalten.

Plan löschen

admins

  1. Berechtigung prüfen

    Das Löschen erfordert die Berechtigung 'kann Pläne löschen'.

  2. Einzelnen Slot löschen

    Im Wochenraster auf den Slot klicken und 'Löschen' wählen. Nur dieser Tag des Mitarbeiters verschwindet aus dem Plan.

    Tipp: War der Slot bereits in einen Zeiteintrag umgewandelt, bleibt der Zeiteintrag bestehen – nur die Plan­information wird entfernt.

  3. Ganze Gruppe löschen

    Über 'Gruppe löschen' in der Detailansicht entfernen Sie den gesamten Plan inkl. aller Slots.

    Tipp: Achtung: das ist nicht rückgängig zu machen. Speichern Sie sich vorher ggf. den Excel-Export.

Häufige Fragen

Wo ist der Unterschied zwischen Arbeitszeitplanung und Zeiterfassung?
Arbeitszeitplanung ist die Vorab­planung ('Wer soll wann arbeiten?') – sie erzeugt Slots ohne Buchung. Zeiterfassung dokumentiert die tatsächliche Arbeitszeit ('Wer hat wann gearbeitet?') – sie erzeugt Zeiteinträge, die in Soll-Ist-Salden, Lohn und Urlaub einfließen. Ein Plan-Slot ist erst dann ein echter Zeiteintrag, wenn er aktiv 'umgewandelt' wird.

Werden Plan-Slots automatisch zu Zeiteinträgen?
Nein. Slots bleiben Plan, bis sie ausdrücklich (vom Mitarbeiter oder Admin) in einen Zeiteintrag umgewandelt werden. So unterscheiden Sie sauber zwischen geplanten und gebuchten Stunden – wichtig, wenn z. B. Schichten kurzfristig getauscht oder ausgefallen sind.

Wie wirken sich Feiertage auf die Planung aus?
Beim Generieren können Sie 'Feiertage überspringen' aktivieren – Jobilino legt dann an Feiertagen des Vertragslandes keine Slots an. Welches Land gilt, kommt aus dem Vertrag des Mitarbeiters. Pflege der Feiertage: Verwaltung → Feiertage.

Was passiert, wenn ich einen Mitarbeiter im Urlaub einplane?
Die Planung selbst prüft den Urlaubsstatus nicht – sie ist eine reine Vorab­planung. Erst beim Umwandeln in einen Zeiteintrag wird ggf. der Saldo geprüft. Praxis: Vor der Plan­erstellung Urlaubsanträge sichten und betroffene Tage manuell auslassen.

Können sich Pläne überlappen?
Ja, mehrere Pläne können sich zeitlich überlappen. Das ist in Praxis üblich, wenn Sie z. B. einen Standardplan und einen Zusatz­plan für ein Sonderprojekt haben. Doppelte Buchungen entstehen erst beim Umwandeln in Zeiteinträge – dort verhindert Jobilino Überlappungen mit der Meldung 'Für den angegebenen Zeitraum gibt es schon existierende Zeiteinträge'.

Wer sieht welche Pläne?
Mitarbeiter ohne erweiterte Berechtigung sehen nur ihre eigenen Slots. Mitarbeiter mit 'kann alle Pläne sehen' (typisch Teamleiter und Admins) sehen alle Pläne im Mandanten – mit Filter nach Mitarbeiter und Projekt.

Kann ich Pläne kopieren oder als Vorlage nutzen?
Es gibt keine eigene 'Vorlage'-Funktion, aber Sie können einen vorhandenen Plan als Excel exportieren, anpassen und als neue Planung erneut generieren. In der Praxis genügt das oft, weil Standard­schichten ohnehin sehr stabil sind.

Was ist der 8-Stunden-Standard pro Slot?
Beim Generieren eines Plans setzt Jobilino jeden Slot zunächst auf 8 Stunden. Das ist eine reine Vorbelegung – Sie können den Wert pro Slot anpassen (z. B. 6 Stunden bei Teilzeit) oder ganze Slots löschen. Der Wert spielt keine Rolle für Soll-Ist; er ist nur für die Sicht in der Plan­liste und im Druck relevant.

Welche Mitarbeiter werden in einer Plan­ung berücksichtigt?
Ohne Projekt-Auswahl alle Mitarbeiter des Mandanten. Mit Projekt-Auswahl nur die Mitarbeiter, die Mitglied im jeweiligen Projektteam sind. Inaktive Mitarbeiter werden nie verplant.

Was passiert, wenn ich einen Plan lösche, der schon in Zeiteinträge umgewandelt wurde?
Die Zeiteinträge bleiben bestehen – sie sind eigenständige Datensätze. Nur die Plan-Slots verschwinden. So vermeiden Sie, dass durch Aufräumen alter Pläne reale Buchungen verloren gehen.

Können Mitarbeiter ihre Slots selbst ändern?
Standardmäßig nein. Die Bearbeitung ist Admins und Teamleitern mit entsprechender Berechtigung vorbehalten. Mitarbeiter können einen Slot in einen Zeiteintrag umwandeln – sehen ihn aber nur, sie ändern Plan-Slots nicht selbst.

Sehe ich in der Auswertung, was geplant war und was tatsächlich gebucht wurde?
Ja – sofern der Slot in einen Zeiteintrag umgewandelt wurde, ist die Verknüpfung sichtbar. So lassen sich 'Plan vs. Ist' nebeneinander auswerten und Abweichungen (z. B. Krankheits­fälle, Schichttausche) erkennen. Mehr Details im Handbuch-Kapitel 'Berichte und Auswertungen'.

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