Creare progetti, assegnare membri, analizzare le ore

Come funzionano i progetti in Jobilino

1. Un progetto = una cornice per le ore

   Un progetto raggruppa tutte le registrazioni orarie relative a un'attività, un cliente o un centro di costo. I collaboratori selezionano il progetto nella registrazione del tempo; il report somma quindi le ore per progetto.

   Tipp: Non è necessario denominare tutto come 'progetto'. Molti clienti utilizzano questa funzione anche per rappresentare centri di costo interni, macchinari o immobili.

2. Requisito nel tipo di tempo: 'Ha progetto'

   Affinché il campo progetto venga visualizzato nel modulo di registrazione, il tipo di tempo selezionato deve avere 'Ha progetto = attivo'. In caso contrario, i collaboratori non vedranno alcun campo progetto e non potranno associare un progetto alla registrazione.

   Tipp: Gestione dei tipi di tempo: 'Amministrazione' → 'Tipi di tempo' (vedere il capitolo del manuale 'Gestire i tipi di tempo').

3. Lo stato del progetto controlla la disponibilità

   Ogni progetto ha uno stato (ad es. 'Attivo', 'In pianificazione', 'Completato', 'In pausa'). Tramite lo stato decidete se un progetto viene proposto nel modulo di inserimento oppure no.

   Tipp: Gli stati predefiniti si gestiscono in 'Amministrazione' → 'Stato progetto'. Ogni stato ha un colore (tema) in modo da essere immediatamente riconoscibile negli elenchi.

4. Il team di progetto controlla la visibilità

   È possibile assegnare esplicitamente dei collaboratori a un progetto. In questo modo solo i collaboratori assegnati vedono questo progetto nella propria selezione. Senza assegnazione, i progetti si comportano, a seconda della configurazione, come 'visibili a tutti' o 'non selezionabili'.

   Tipp: I team di progetto non sono veri e propri 'team' nel senso dei team organizzativi – si veda il capitolo del manuale 'Team' per quest'ultimi. Un team di progetto definisce esclusivamente chi è autorizzato a registrare ore su questo progetto.

Creare un progetto

admins

1. Aprire i progetti

   Fare clic su 'Progetti' nel menu principale.

2. Avviare un nuovo progetto

   Fare clic su 'Aggiungi'.

3. Inserire i dati anagrafici

   Assegnate un nome significativo (ad es. 'Progetto edilizio Vienna Centro 2026') e, facoltativamente, una descrizione. Se desiderate associare un cliente, selezionatelo dall'elenco oppure create un nuovo cliente.

   Tipp: Mantenete i nomi dei progetti brevi e univoci – vengono visualizzati nei menu a discesa. Aggiungere un anno facilita la ricerca nelle analisi.

4. Impostare lo stato

   Selezionate lo stato progetto appropriato. Per la registrazione in corso deve essere uno stato 'attivo' (ad es. 'Attivo').

   Tipp: Per impostazione predefinita, Jobilino fornisce lo stato 'Attivo' come default. Gli stati personalizzati si gestiscono in 'Amministrazione' → 'Stati progetto'.

5. Opzionale: assegnare i membri

   Nella scheda 'Membri' / 'Team' aggiungete i collaboratori autorizzati a registrare ore su questo progetto.

   Tipp: Se lasciate il campo vuoto, il progetto è disponibile per tutti i collaboratori (a condizione che il tipo di orario 'Ha progetto' sia attivo).

6. Salva

   Fate clic su 'Salva'. Il progetto appare immediatamente nell'elenco e nel menu a tendina dei collaboratori.

Gestire i membri del progetto

1. Aprire il progetto

   Nel menu principale selezionare 'Progetti' e scegliere la voce desiderata.

2. Aprire la scheda Membri

   Clicchi su 'Membri' / 'Team'. Visualizzerà tutti i collaboratori attualmente assegnati.

3. Aggiungere collaboratori

   Tramite la ricerca / 'Aggiungi membro' selezioni i collaboratori. È possibile aggiungere singole persone o più persone contemporaneamente.

   Tipp: La ricerca mostra tutti i dipendenti attivi del mandante. I dipendenti inattivi non vengono visualizzati – non possono (più) registrare ore sui progetti.

4. Rimuovere membri

   Con l'icona del cestino è possibile rimuovere i dipendenti dal team di progetto. Le ore già registrate vengono mantenute.

   Tipp: Raccomandazione: se qualcuno lascia il progetto, è preferibile rimuoverlo anziché disattivarlo – le sue ore rimangono nell'analisi, ma il progetto non comparirà più nel suo menu a tendina.

5. Salva

   Le modifiche diventano generalmente effettive immediatamente.

   Tipp: I dipendenti che hanno una voce aperta con il progetto (ad es. 'Tempo in corso') mantengono la voce corrente, ma non vedranno più il progetto per le nuove prenotazioni.

Modificare e chiudere il progetto

admins

1. Aprire il progetto

   Nel menu 'Progetti' selezionare la voce desiderata e fare clic su 'Modifica'.

2. Modificare lo stato

   Impostare lo stato su 'Completato' (o uno simile) non appena non dovranno essere effettuate ulteriori registrazioni. Il nome predefinito e il colore sono liberamente personalizzabili.

   Tipp: I collaboratori non vedranno più i progetti completati nell'elenco di selezione, ma le ore precedenti rimarranno conservate integralmente per i report.

3. Adattare i dati anagrafici

   Nome, descrizione, cliente, stato e membri possono essere modificati in qualsiasi momento.

   Tipp: In caso di modifica del nome, si assicuri che le analisi utilizzino il nuovo nome – anche retroattivamente. Se ha bisogno del vecchio nome a fini 'storici', è preferibile creare un nuovo progetto e chiudere quello precedente.

4. Elimina progetto

   Un progetto non dovrebbe essere eliminato nel momento in cui vi sono registrazioni collegate. Si consiglia invece di chiuderlo tramite lo stato. Se non esistono registrazioni, il progetto può essere eliminato.

   Tipp: In questo modo la cronologia dei report rimane coerente: le analisi dei periodi passati continuano a mostrare correttamente le ore originali.

Gestire gli stati del progetto

admins

1. Aprire lo stato del progetto

   Amministrazione → Stato del progetto.

   Tipp: Qui si definiscono tutti i valori di stato che possono apparire nell'elenco dei progetti.

2. Aggiungi stato

   Fare clic su 'Aggiungi', assegnare un nome (ad es. 'In pianificazione') e scegliere un colore ('primary', 'success', 'warning', 'danger' …).

   Tipp: Il colore è una classe del tema Bootstrap e determina come lo stato viene visualizzato come badge negli elenchi.

3. Imposta stato predefinito

   Per impostazione predefinita, Jobilino fornisce lo stato 'Attivo' come valore predefinito per i nuovi progetti. È possibile personalizzare questo valore predefinito nelle impostazioni.

4. Eliminare / archiviare lo stato

   Gli stati che non vengono più utilizzati possono essere eliminati, a condizione che nessun progetto li abbia attualmente assegnati. In caso contrario, modificare prima i progetti.

   Tipp: Suggerimento: È preferibile creare uno stato 'Archivio' e rinominare i vecchi progetti, anziché eliminare gli stati.

Selezionare il progetto nella voce di tempo

collaboratore

1. Avvia voce

   Live tramite 'Avvia tempo' o manualmente tramite 'Crea voce di tempo'. Selezionate come tipo di tempo uno che disponga del campo progetto (ad es. 'Orario di lavoro').

   Tipp: Se il tipo di tempo non mostra il campo progetto, l'opzione 'Ha progetto' nel tipo di tempo ha lo stato 'inattivo'. Contatti il proprio amministratore.

2. Seleziona progetto

   Nel menu a discesa 'Progetto' vengono visualizzati solo i progetti per i quali siete stati abilitati come membri e che hanno uno stato attivo.

   Tipp: Digitate per filtrare – l'elenco ricerca per nome e cliente.

3. Facoltativo: nota

   Scriva brevemente a cosa ha lavorato concretamente. Questo aiuta in seguito nella rendicontazione del progetto.

4. Salva

   Con 'Salva' la registrazione viene salvata. Appare immediatamente nell'analisi del progetto.

   Tipp: È possibile modificare il progetto e la nota in un secondo momento, finché la voce non è stata approvata definitivamente.

Analizzare i progetti

1. Apri report

   Nella registrazione dei tempi, impostare il filtro 'Progetto' oppure selezionare il report 'Panoramica progetti'.

2. Ore per progetto

   Visualizza le ore totali per progetto – con ripartizione per collaboratore.

   Tipp: Tramite il filtro data è possibile limitare la visualizzazione a un mese o a un trimestre.

3. Esportazione Excel

   Con 'Report Excel' è possibile esportare l'analisi per tabelle pivot personalizzate, fatturazione o contabilità.

   Tipp: Maggiori dettagli nel capitolo del manuale 'Rapporti e analisi'.

4. Drill-down dei collaboratori

   Facendo clic su un collaboratore vengono visualizzate le sue singole registrazioni sul progetto – incluse note e data.

   Tipp: Utile quando si desidera verificare su cosa si è lavorato concretamente.

Pianificazione dell'orario di lavoro con i progetti

admins

1. Aprire la pianificazione dei turni

   Richiamare 'Pianificazione orario di lavoro' nel menu principale. Qui si pianifica quale collaboratore è assegnato a quale giorno e per quale scopo.

2. Generare un piano su base progetto

   Selezioni un progetto – la pianificazione crea slot solo per i collaboratori che sono membri del team di progetto.

   Tipp: Se lascia il progetto vuoto, verrà pianificato l'intero mandante.

3. Convertire uno slot in una registrazione oraria

   Se uno slot pianificato è stato effettivamente lavorato, il dipendente può creare una voce oraria 'reale' direttamente dallo slot. Il progetto viene acquisito automaticamente.

   Tipp: In questo modo piano e consuntivo rimangono coerenti – i report possono confrontare le ore pianificate con quelle registrate.