Creare politiche ferie, inviare richieste e analizzare i saldi

Come funziona la gestione delle ferie in Jobilino

1. La politica ferie come base

   Una politica ferie stabilisce quanti giorni spettano a un dipendente per anno, quando inizia il suo anno ferie e se vengono contati solo i giorni lavorativi o tutti i giorni di calendario. Viene creata una volta sola e assegnata a un contratto.

   Tipp: Una politica può essere associata a qualsiasi numero di contratti. Non è necessario crearla nuovamente per ogni dipendente.

2. Il contratto collega il dipendente e la politica

   Ogni dipendente ha un contratto. Il contratto determina quale politica ferie si applica, come viene gestito il residuo ferie dell'anno precedente e in quale paese lavora il dipendente (rilevante per i giorni festivi).

3. Le ferie vengono consumate tramite inserimenti orari

   Un giorno di ferie in Jobilino corrisponde sempre a un inserimento orario con un tipo di orario che consuma ferie (ad es. 'Ferie'). Non appena l'inserimento viene approvato, il saldo viene ridotto automaticamente. Finché è ancora in fase di revisione, il giorno è 'riservato' (in attesa), ma non ancora detratto.

4. Il saldo viene gestito in modo continuativo in un registro contabile

   Jobilino gestisce per ogni dipendente un registro trasparente: diritto annuale (+), riporto dall'anno precedente (+), giorni consumati (–), giorni di riporto scaduti (–) e correzioni manuali (+/–) da parte delle Risorse Umane. In questo modo ogni saldo può essere spiegato.

   Tipp: Se necessario, l'amministratore può registrare correzioni manuali con relativa motivazione, senza modificare il diritto originario.

5. Riporto e scadenza a fine anno

   Al termine dell'anno ferie, il saldo residuo rimane come 'riporto' nel nuovo anno – facoltativamente limitato a un numero massimo di giorni e con una data di scadenza (ad es. 31 marzo).

   Tipp: Il riporto e il nuovo diritto vengono gestiti separatamente, in modo che Lei possa vedere in qualsiasi momento cosa appartiene alle ferie ordinarie e cosa al residuo dell'anno precedente.

Le due differenze principali – a colpo d'occhio

1. Differenza 1: giorni lavorativi vs. giorni di calendario (come si contano?)

   Nella politica ferie si stabilisce se l'opzione 'Contare le ferie come giorni di calendario' è attiva o meno. Questa impostazione determina come un periodo di ferie viene convertito nel saldo.

   Tipp: Giorni lavorativi (standard, interruttore disattivato): vengono conteggiati solo i giorni da lunedì a venerdì; i fine settimana e i giorni festivi del paese contrattuale vengono ignorati. Giorni di calendario (interruttore attivato): ogni giorno del periodo viene conteggiato – inclusi sabato, domenica e giorni festivi. Esempio: ferie da lunedì a domenica (7 giorni di calendario). Con 'Giorni lavorativi' vengono scalati 5 giorni, con 'Giorni di calendario' 7 giorni.

2. Differenza 2: anno solare vs. anniversario dell'inizio del contratto (quando decorre l'anno delle ferie?)

   Anche nella direttiva: 'anno delle ferie' = anno solare (standard) oppure inizio del contratto (anniversario). Questa impostazione determina da quando matura il nuovo diritto e quando quello precedente decade o viene riportato.

   Tipp: Anno solare: dal 1° gennaio al 31 dicembre, uguale per tutti i dipendenti (la soluzione più diffusa in Austria/Germania). Inizio del contratto (anniversario, Beta): l'anno delle ferie inizia alla data di assunzione del dipendente e termina il giorno precedente al successivo anniversario di assunzione – utile quando i contratti sono legati a una data di riferimento specifica.

3. Diritto nel primo anno (proporzionale)

   Se un dipendente viene assunto nel corso dell'anno, il diritto annuale viene calcolato automaticamente in modo proporzionale (pro rata). Esempio: assunzione il 1° luglio con 25 giorni di ferie annui → 12,5 giorni per l'anno delle ferie in corso.

Creare una politica ferie

admins

1. Aprire la gestione

   Acceda alla dashboard e apra 'Gestione' → 'Politiche ferie'.

2. Aggiungere una nuova politica

   Faccia clic su 'Aggiungi' e assegni un nome significativo, ad es. 'Standard 25 giorni – Giorni lavorativi – Anno solare'.

   Tipp: Il nome apparirà in seguito nella maschera del contratto – sceglietelo in modo che riassuma la regola.

3. Definire le ferie annuali

   Inserite il diritto alle ferie annuali in giorni, ad es. 25.

4. Selezionare l'anno delle ferie (differenza 2)

   Selezionate 'Anno solare' (1.1.–31.12.) oppure 'Inizio contratto (anniversario)'.

   Tipp: La maggior parte dei clienti utilizza 'Anno solare'. 'Inizio contratto' è utile se si desidera gestire l'anno delle ferie individualmente per ogni dipendente.

5. Selezionare il metodo di conteggio (differenza 1)

   Attivi o disattivi 'Conteggia le ferie come giorni di calendario'. Disattivo = giorni lavorativi (con salto dei giorni festivi), Attivo = ogni giorno viene conteggiato.

   Tipp: Attenzione: singoli tipi di orario possono sovrascrivere questa impostazione (ad es. 'Congedo speciale' può calcolare fisso in giorni di calendario, indipendentemente dalla direttiva).

6. Salva

   Faccia clic su 'Salva'. La direttiva è immediatamente disponibile e può essere assegnata ai contratti.

   Tipp: Una direttiva non può essere eliminata finché vi sono contratti associati. Prima rimuova le assegnazioni.

Assegnare una politica ferie a un dipendente

admins

1. Aprire il dipendente

   Vada su 'Amministrazione' → 'Utenti' e selezioni il dipendente.

2. Modificare il contratto

   Apra il contratto attuale del dipendente.

   Tipp: Se non esiste ancora un contratto, crearne prima uno con data di ingresso e paese – il paese determina la logica dei giorni festivi.

3. Selezionare la direttiva

   Nella sezione 'Direttiva ferie' selezionare la direttiva appropriata dal menu a discesa.

   Tipp: Senza una direttiva assegnata, non verrà gestito alcun saldo ferie per questo dipendente.

4. Impostare le opzioni di riporto

   Inserire facoltativamente 'Riporto massimo' (in giorni) e 'Data di scadenza del riporto' (GG.MM, ad es. 31.03.).

   Tipp: Lasciare vuoto significa: riporto illimitato e nessuna scadenza. Questi campi appartengono al contratto, non alla policy – in questo modo due dipendenti con la stessa policy possono avere regole di riporto diverse.

5. Salva

   Fare clic su 'Salva'. Jobilino crea automaticamente un periodo per l'anno ferie corrente e calcola il diritto proporzionale.

Richiedere ferie

dipendente

1. Apri rilevazione presenze

   Apra l'app o il dashboard e vada su 'Rilevazione presenze'.

   Tipp: Nella pagina panoramica vedrà un riquadro con 'Giorni rimanenti' – questo è il suo saldo ferie attuale.

2. Richiedere ferie

   Tocchi 'Richiedere ferie' (oppure 'Nuova voce' e selezioni un tipo di ferie).

   Tipp: Nella richiesta il tipo di orario 'Ferie' è già preselezionato.

3. Selezionare il periodo

   Selezionare inizio e fine. Le ferie vengono registrate su base giornaliera.

   Tipp: Suggerimento: Funziona anche un singolo giorno – impostare Inizio = Fine.

4. Opzionale: Sostituto e nota

   Se necessario, indicare un sostituto e scrivere una nota per il responsabile dell'approvazione.

5. Salva

   Fare clic su 'Salva'. La richiesta passa automaticamente allo stato 'In verifica' e il saldo viene prenotato (pending).

   Tipp: Solo con l'approvazione il saldo verrà definitivamente detratto.

Visualizzare il saldo e le registrazioni

collaboratore

1. Aprire il riquadro ferie

   Nella panoramica della rilevazione presenze, tocchi il riquadro 'Giorni rimanenti'.

2. Visualizzare le registrazioni delle ferie

   Visualizza tutte le registrazioni in ordine cronologico: diritto, riporto, consumo e correzioni – con saldo prima e dopo ogni registrazione.

   Tipp: La colonna 'Giorni' può differire dal numero di giorni di calendario se il criterio conta i giorni lavorativi – i fine settimana e i giorni festivi non vengono conteggiati.

Approvare o rifiutare le richieste

responsabile del team

1. Aprire le richieste in sospeso

   Nella dashboard, navigare su 'Richieste' o 'Approvazioni'.

2. Verificare il saldo del dipendente

   Per ogni richiesta viene visualizzato il saldo attuale – incluso il riporto dall'anno precedente e i giorni riservati.

   Tipp: In questo modo può vedere immediatamente se un dipendente ha diritto sufficiente per la richiesta.

3. Approvare

   Con 'Approvare' il saldo viene addebitato (CONSUME).

4. Rifiutare

   Con 'Rifiuta' la prenotazione viene rimossa (senza detrazione). Inserisca una breve motivazione.

   Tipp: Se il saldo non è sufficiente, Jobilino rifiuta la richiesta già al momento del salvataggio con il messaggio 'Giorni di ferie insufficienti'.

Correggere manualmente il saldo

admins

1. Apri dipendente

   Vada al dipendente e sulla scheda 'Ferie' / 'Contratto'.

2. Inserire una correzione

   Nella sezione 'Adeguamento manuale' inserisca il numero di giorni – positivo (+2) o negativo (–1) – e fornisca una motivazione.

   Tipp: Esempi: 'Bonus per anniversario +2', 'Pagamento di 5 giorni –5', 'Correzione saldo iniziale +3'.

3. Salva

   La correzione appare immediatamente come registrazione separata nel giornale del dipendente. Il diritto originario rimane invariato.

   Tipp: In questo modo è sempre possibile verificare cosa era 'diritto standard', cosa era 'riporto' e cosa era 'correzione manuale'.

Cambio anno: riporto e scadenza

admins

1. Riporto automatico

   Jobilino crea automaticamente una volta all'anno un nuovo periodo di ferie per ogni dipendente. Il saldo residuo dell'anno precedente viene registrato – eventualmente limitato da 'Riporto massimo' – come ROLLOVER nel nuovo anno.

   Tipp: Non è necessario creare nulla manualmente. Il riporto viene gestito come riga separata e non viene incluso nel diritto standard.

2. Scadenza del riporto

   Se nel contratto è impostata una data di scadenza per il riporto (ad es. il 31/03), Jobilino registra alla data di riferimento una riga REVERSAL pari all'importo del riporto non ancora utilizzato.

   Tipp: In questo modo il collaboratore riconosce immediatamente quando e perché il suo saldo si è ridotto.