Creare, gestire e modificare correttamente i contratti

Come funzionano i contratti in Jobilino

1. Un contratto = un periodo con regole chiare

   Un contratto stabilisce cosa si applica a un collaboratore in un determinato periodo: quante ore settimanali lavora, quanti giorni a settimana, in quale paese (rilevante per i giorni festivi), quale politica ferie si applica e come viene gestito il residuo ferie dell'anno precedente.

   Tipp: È possibile creare un numero illimitato di contratti per collaboratore – ognuno è valido per un periodo chiaramente definito.

2. Il contratto attuale gestisce le operazioni quotidiane

   Jobilino riconosce automaticamente, in base alla data, quale contratto si applica a una voce di tempo. Ad esempio, un giorno di ferie a gennaio viene calcolato secondo il vecchio contratto, un giorno a febbraio secondo quello nuovo – senza alcun intervento da parte Sua.

   Tipp: Determinante è sempre la 'data' ovvero l'inizio della voce di tempo, non il giorno in cui è stata registrata.

3. Il contratto collega dipendente, paese e politica ferie

   Tre campi del contratto hanno un effetto di ampia portata: 'Paese' (determina quali festività si applicano a questo dipendente), 'Politica ferie' (diritto e modalità di conteggio) e 'Ore settimanali / giorni per settimana' (ore target per la valutazione).

   Tipp: Senza una politica ferie assegnata, non viene gestito alcun saldo ferie per questo dipendente.

4. La cronologia dei contratti è tracciabile

   Tutti i contratti di un dipendente rimangono visibili – anche quelli precedenti. In questo modo è possibile verificare in qualsiasi momento con quale numero di ore fosse impiegato, ad esempio, nell'ultimo trimestre.

   Tipp: I contratti non vengono mai eliminati tacitamente. Le correzioni avvengono tramite la modifica di un contratto esistente oppure tramite la creazione di un contratto successivo.

5. Il confronto obiettivo/effettivo si basa sui dati contrattuali

   Le ore settimanali e i 'giorni per settimana' definiscono l'obiettivo. Jobilino confronta questo obiettivo con i tempi effettivamente registrati e mostra le ore in eccesso/in difetto nei report.

   Tipp: In caso di variazione del numero di ore a metà mese, le quote vengono ponderate automaticamente su base giornaliera.

Creare il contratto iniziale per un nuovo dipendente

amministratori

1. Invitare un dipendente

   Crei il dipendente tramite 'Amministrazione' → 'Utenti' → 'Aggiungi'. Già in fase di invito è possibile impostare le ore settimanali, i giorni per settimana e il paese – Jobilino creerà automaticamente il contratto iniziale.

   Tipp: I valori predefiniti sono 40 ore settimanali / 5 giorni. È possibile modificarli all'occorrenza, ad es. 22 ore / 4 giorni per il part-time.

2. Data di assunzione come inizio del contratto

   Inserisca come 'Data di inizio' del contratto la vera data di assunzione – non la data in cui aggiunge il collaboratore nel sistema.

   Tipp: Il diritto alle ferie proporzionale nel primo anno viene calcolato sulla base di questa data.

3. Seleziona paese

   Selezioni il paese in cui lavora il collaboratore. Questo determina quali voci del calendario delle festività vengono saltate quando prenota ferie per 'giorni lavorativi'.

   Tipp: Le festività stesse vengono gestite in 'Amministrazione' → 'Festività'.

4. Assegna politica ferie

   Selezionare in 'Politica ferie' la politica appropriata. Questa controlla il diritto, il conteggio per giorni lavorativi/giorni di calendario e l'anno ferie (anno solare o inizio contratto).

   Tipp: Se si salva il dipendente senza una politica, potrà registrare voci di tempo, ma non verrà gestito alcun saldo ferie.

5. Definire le regole di riporto

   Facoltativo: inserire 'Riporto massimo' (in giorni) e 'Data di scadenza del riporto' (GG.MM, ad es. 31.03.). Questi campi appartengono al contratto, non alla politica.

   Tipp: Lasciare vuoto significa: riporto illimitato, nessuna scadenza. In questo modo due dipendenti con la stessa politica possono avere regole di riporto diverse.

6. Salva

   Fare clic su 'Salva'. Jobilino crea automaticamente un periodo con diritto proporzionale per l'anno di ferie in corso.

Modificare i dati contrattuali (piccola correzione)

admins

1. Quando effettuare una correzione (invece di un contratto successivo)?

   Una correzione al contratto esistente è appropriata se si è commesso un errore di digitazione o un valore era errato fin dall'inizio (ad es. paese impostato in modo errato, data di ingresso spostata di un giorno).

   Tipp: Regola pratica: 'È sempre stato così' → correggere il contratto esistente. 'Da oggi vale qualcosa di nuovo' → creare un contratto successivo (vedere la sezione successiva).

2. Aprire il dipendente

   Andare su 'Amministrazione' → 'Utenti' e selezionare il dipendente. Aprire la scheda 'Contratto'.

3. Adeguare il valore e salvare

   Correggere il campo interessato e fare clic su 'Salva'. Le registrazioni orarie esistenti verranno rielaborate retroattivamente in base ai nuovi valori.

   Tipp: Attenzione: una modifica delle ore settimanali nel contratto esistente ha effetto retroattivo sull'intero periodo contrattuale. Se si desidera modificare solo 'da ora in poi', utilizzare un contratto successivo.

Cambio contratto: ore, part-time/full-time, nuova funzione

amministratori

1. Quando è opportuno un contratto successivo?

   Un contratto successivo è la soluzione più efficace quando a partire da una determinata data cambia qualcosa: orario settimanale diverso, giorni per settimana diversi, nuova politica ferie, cambio di paese (ad es. trasferimento), nuove regole di riporto.

   Tipp: Vantaggio: la fase precedente e quella nuova rimangono tracciabili separatamente. I report prima/dopo mostrano i rispettivi valori target in vigore.

2. Terminare il contratto corrente

   Nel contratto corrente, impostate la 'Data di fine' sull'ultimo giorno della regolamentazione precedente (ad es. 31.01.).

   Tipp: La data di fine è inclusa – in questo giorno è ancora valido il vecchio contratto.

3. Creare un contratto successivo

   Clicchi su 'Aggiungi contratto' e inserisca come 'Data di inizio' il giorno successivo alla fine del contratto precedente (es. 01.02.). Imposti tutti i campi da capo: ore settimanali, giorni per settimana, paese, politica ferie, riporto.

   Tipp: Non lasci alcuna lacuna tra la fine del vecchio contratto e l'inizio del nuovo – altrimenti i giorni nella lacuna verranno valutati senza contratto.

4. Salva

   Clicchi su 'Salva'. A partire dalla data di inizio i nuovi valori saranno immediatamente attivi – per le nuove registrazioni di orario, le analisi consuntivo-preventivo e le prenotazioni di ferie.

   Tipp: I giorni di ferie già approvati nella vecchia fase mantengono la loro vecchia valutazione. I nuovi giorni di ferie nella nuova fase vengono calcolati secondo le nuove regole.

5. Effetto sul saldo ferie

   Se la politica ferie o il numero di ore settimanali cambia, Jobilino adegua proporzionalmente il diritto dell'anno ferie in corso: diritto della vecchia fase × quota + diritto della nuova fase × quota.

   Tipp: Esempio: diritto pieno 25 giorni. Passaggio al 1° luglio a una politica con 30 giorni → saldo dell'anno 12,5 + 15,0 = 27,5 giorni.

Rescissione del contratto / uscita del dipendente

admins

1. Inserire l'ultimo giorno lavorativo

   Nel contratto corrente, imposti la 'Data di fine' sull'ultimo giorno lavorativo del dipendente.

   Tipp: Fino a questa data (inclusa) potrà registrare i tempi e prenotare le ferie.

2. Verificare le ferie residue

   Verifichi in 'Prenotazioni ferie' il saldo alla data di uscita. Per i giorni non fruiti decida: pagamento (rettifica manuale con valore negativo e causale 'Pagamento ferie residue') oppure decadenza.

   Tipp: In questo modo nel giornale rimane traccia comprensibile del motivo per cui il saldo è zero il giorno dell'uscita.

3. Disattivare il dipendente

   Impostare il dipendente su 'inattivo' nella sezione 'Utenti'. In questo modo non potrà più accedere, ma tutti i dati storici verranno conservati.

   Tipp: Si consiglia di scegliere 'inattivo' anziché 'elimina'. In questo modo le analisi dei periodi passati e le buste paga rimangono complete.

Reingresso: lo stesso dipendente, nuovo periodo

admins

1. Riattivare il dipendente

   Imposti nuovamente il dipendente come 'attivo'.

2. Nuovo contratto con data di reingresso

   Crei un nuovo contratto. Come 'data di inizio' utilizzi la data di reingresso, non la data di assunzione originale.

   Tipp: In questo modo l'anno di ferie per la nuova fase inizia correttamente in proporzione. I vecchi contratti e gli orari rimangono documentati.