Registrare il tempo di lavoro in tempo reale, aggiungere voci manualmente e analizzare correttamente

Come funziona il rilevamento dei tempi in Jobilino

1. Una registrazione = un tipo di tempo + un intervallo di tempo + contesto

   Ogni registrazione è un record con un tipo di tempo (ad es. 'Orario di lavoro', 'Pausa', 'Ferie'), un intervallo di tempo e campi contestuali facoltativi come sede, progetto, sostituzione, documento e nota. Il tipo di tempo determina se la registrazione conta come orario di lavoro, deduce una pausa, consuma ferie o richiede un'approvazione.

   Tipp: I campi visualizzati nella voce vengono gestiti per tipo di orario – si consulti il capitolo del manuale 'Gestire i tipi di orario'.

2. Orario vs. giornaliero

   I tipi orari vengono registrati con data e ora ('Inizio' e 'Fine', ad es. 08:00–17:00). I tipi giornalieri vengono registrati con la data ('Inizio' e 'Fine', ad es. 11.06.–12.06.). 'Orario di lavoro' e 'Pausa' sono tipicamente orari, 'Ferie' e 'Malattia' sono giornalieri.

   Tipp: Solo i tipi giornalieri possono consumare i giorni di ferie.

3. Rilevamento in tempo reale tramite 'Avvia tempo'

   Nell'app e nella dashboard è presente un grande pulsante 'Avvia tempo'. Lo si tocchi all'inizio della giornata lavorativa, si scelga il tipo di orario (e, se necessario, la sede/il progetto) e si concluda la registrazione a fine giornata con 'Termina tempo'.

   Tipp: La registrazione in corso è visibile ovunque (piccola barra di stato in alto), quindi può avviare il timer dal cellulare e fermarlo dal browser – o viceversa.

4. Inserimento manuale retroattivo

   Tramite 'Crea voce di tempo' (o 'Nuova voce') è possibile creare registrazioni con orari di inizio e fine a piacere. Utile quando ci si è dimenticati di fermare il timer in diretta o si desidera aggiungere un giorno passato.

   Tipp: L'inserimento manuale retroattivo richiede il permesso 'può registrare manualmente'. I collaboratori privi di questo permesso non visualizzano il pulsante.

5. Timbro NFC come terza opzione

   Se sono configurati tag NFC (ad es. su un banco da lavoro), un collaboratore può timbrare l'entrata e l'uscita toccando il tag con il cellulare. La registrazione viene quindi associata alla sede assegnata al tag NFC.

   Tipp: I tag NFC disponibili sono visibili in 'Amministrazione' → 'Tag NFC'.

6. Ordine di validazione

   Al momento del salvataggio, Jobilino verifica: 1) i campi obbligatori in base al tipo di orario, 2) la sovrapposizione con le voci esistenti nello stesso giorno, 3) per i tipi di ferie: saldo sufficiente e copertura contrattuale, 4) il processo di approvazione – se attivo.

   Tipp: Se il saldo ferie è insufficiente, la voce non viene salvata e viene visualizzato il messaggio 'Giorni di ferie non sufficienti'.

7. Confronto target/effettivo su base contrattuale

   Il Suo contratto fornisce l'orario giornaliero previsto (ore settimanali ÷ giorni a settimana). Jobilino lo confronta con le ore effettive di tutte le registrazioni sui tipi 'Orario di lavoro', al netto delle pause, e mostra le ore in eccesso o in difetto nel riepilogo.

   Tipp: In un giorno festivo il target è 0 (o la metà), le ore registrate vengono conteggiate interamente come ore in positivo. Gestione dei giorni festivi: capitolo del manuale 'Festività e giorni speciali'.

Registrare il tempo in diretta (avviare il tempo / terminare il tempo)

collaboratore

1. Aprire Jobilino

   Apra l'app sullo smartphone o la dashboard nel browser.

2. Avviare il tempo

   Tocchi il prominente pulsante 'Avvia tempo' nella parte superiore.

   Tipp: Se nel mandante è impostato un tipo di tempo predefinito, la registrazione si avvia direttamente con quel tipo; altrimenti selezioni prima il tipo.

3. Facoltativo: Sede / Progetto / Nota

   Selezioni la sede e il progetto se il tipo di tempo prevede questi campi. Una breve nota può essere aggiunta al momento dell'arresto o in un secondo momento.

   Tipp: È possibile modificare sede/progetto anche in corso d'opera – ad esempio quando si passa al cantiere nel frattempo.

4. Inserire una pausa (facoltativo)

   Toccare 'Termina tempo' all'inizio della pausa, poi 'Avvia tempo' con tipo di tempo 'Pausa' oppure nuovamente 'Orario di lavoro'.

   Tipp: Alcuni clienti registrano le pause separatamente come voce a sé stante, altri applicano una deduzione fissa per le pause solo nel resoconto – entrambe le opzioni sono possibili.

5. Termina tempo

   Alla fine della giornata lavorativa toccare 'Termina tempo'. La registrazione viene salvata e il contatore giornaliero si aggiorna.

   Tipp: Non dimentichi di fermare il timer – Jobilino mostra un promemoria il giorno successivo se una voce è ancora aperta.

Creare una voce oraria manuale

collaboratori

1. Aprire la rilevazione dei tempi

   Nel menu principale, toccare 'Rilevazione dei tempi'.

2. Avviare una nuova voce

   Toccare 'Crea voce di tempo' oppure 'Nuova voce'.

   Tipp: Se questo pulsante non è visibile, non si dispone dell'autorizzazione 'può registrare manualmente'. Si rivolga al proprio amministratore.

3. Selezionare il tipo di orario

   Selezionare dal menu a discesa 'Tipo di orario', ad es. 'Orario di lavoro'. I campi sottostanti si adattano di conseguenza (orario o giornaliero, con/senza sede, progetto, sostituzione, documento).

4. Inserire il periodo

   Per i tipi orari: data + ora per 'Inizio' e 'Fine'. Per i tipi giornalieri: data per 'Inizio' e 'Fine' (ad es. un solo giorno = entrambi uguali).

   Tipp: Per le prenotazioni di più giorni, assicurarsi che la fine NON sia precedente all'inizio – altrimenti Jobilino rifiuterà la prenotazione.

5. Facoltativo: nota, sostituzione, documento

   Nota per indicazioni interne. Sostituzione, se prevista dal tipo di orario. Documento tramite caricamento file (ad es. certificato medico in caso di malattia).

   Tipp: I campi obbligatori dipendono dal tipo di orario.

6. Salva

   Clicchi su 'Salva'. Per i tipi di orario senza approvazione, la voce è immediatamente attiva. Per i tipi di orario con approvazione, passa allo stato 'In revisione'.

   Tipp: Riceverà immediatamente una conferma e – in caso di ferie nei giorni lavorativi con festività nel periodo – una nota su quante festività sono state saltate.

Registrare ferie e malattia

dipendenti

1. Richiedere ferie

   Nella pagina panoramica della rilevazione presenze, tocchi 'Richiedere ferie'. Il tipo di orario 'Ferie' è preselezionato e i campi data sono basati sui giorni.

   Tipp: Il saldo attuale è visibile nel riquadro 'Giorni rimanenti'. Per ulteriori informazioni, consulti il capitolo del manuale 'Gestione ferie'.

2. Registrare un'assenza per malattia

   Tramite 'Comunicazione di malattia' (o il pulsante corrispondente) è possibile registrare i periodi di malattia basati sui giorni. Caricare il certificato medico (certificato di incapacità lavorativa), se richiesto dal tipo selezionato.

   Tipp: 'Malattia' non consuma ferie e riduce a 0 l'orario giornaliero previsto per i giorni interessati.

3. Periodo di più giorni

   Selezionare 'Inizio' e 'Fine'. Con una politica sui giorni lavorativi, Jobilino salta i fine settimana e i giorni festivi del paese contrattuale – ciò viene visualizzato nella nota dopo il salvataggio.

   Tipp: Esempio: ferie da lunedì a venerdì incluso un giorno festivo = 4 giorni consumati anziché 5 (politica sui giorni lavorativi).

Modifica o elimina voce

collaboratore

1. Aprire la voce

   Toccare la voce desiderata nell'area elenco della rilevazione dei tempi.

2. Modifica

   Adattare i campi e fare clic su 'Salva'. Per i tipi con processo di approvazione, il ciclo di approvazione viene avviato nuovamente.

   Tipp: Per le voci già approvate che consumano ferie, la vecchia registrazione viene prima rimossa dal saldo, poi viene conteggiata quella nuova.

3. Elimina

   Tramite l'icona del cestino o 'Elimina' nel modulo di modifica. Per i tipi con approvazione, al posto di 'Elimina' è spesso attiva la voce 'Richiesta di eliminazione' – i superiori devono confermare la rimozione.

   Tipp: Quando si elimina una voce di ferie, il saldo viene ripristinato automaticamente.

Approvare o rifiutare le richieste

responsabile del team

1. Aprire le approvazioni

   Nella dashboard, accedere a 'Richieste' o 'Approvazioni'. Verranno visualizzate tutte le voci con stato 'In revisione' del proprio team.

2. Verifica voce

   Clicchi su una richiesta: vedrà il periodo, la nota, il documento allegato e – per le tipologie di ferie – il saldo attuale del dipendente, inclusi i giorni riservati.

   Tipp: In questo modo può verificare immediatamente se, dopo l'approvazione, rimarrebbero ancora abbastanza ferie.

3. Decisione

   'Approva' registra definitivamente la voce (per le ferie: il saldo viene scalato). 'Rifiuta' annulla la voce e rimuove – nel caso di ferie – la prenotazione.

   Tipp: In caso di rifiuto, scriva brevemente la motivazione nella nota – il dipendente la vedrà nella notifica push.

4. Elaborazione collettiva

   Tramite 'Approva tutto' è possibile elaborare intere liste in una sola volta – utile dopo un'assenza prolungata.

   Tipp: Prima di utilizzare 'Approva tutto': leggere rapidamente. Ciò che è stato approvato può essere annullato solo tramite una nuova elaborazione.

Analisi e report

responsabile del team

1. Apri panoramica

   Nel rilevamento presenze, su un riquadro vengono visualizzati l'orario mensile previsto e quello effettivo, incluse le ore in più e in meno.

   Tipp: Tramite 'Rapporto PDF', 'Rapporto Excel' e 'Stampa' è possibile esportare questa visualizzazione.

2. Impostare i filtri

   È possibile filtrare per collaboratore, periodo, progetto o sede. Come responsabile del team, visualizza solo i collaboratori del proprio team; come amministratore, tutti.

   Tipp: Tramite il menu a tendina superiore, gli amministratori possono passare alla visualizzazione di un altro collaboratore per vedere le sue registrazioni dalla sua prospettiva.

3. Esportare i rapporti

   Il PDF è adatto per le valutazioni delle retribuzioni e le attestazioni orarie. Excel è la scelta giusta se si desidera elaborare ulteriormente i dati (ad es. nella contabilità paghe).

   Tipp: I rapporti tengono conto automaticamente della logica contrattuale (ore previste), dei giorni festivi (ore previste ridotte) e delle ferie/malattie (colonne separate).

Rilevazione delle ore per conto di un dipendente

admins

1. Cambia visualizzazione

   Tramite il menu a discesa nella parte superiore della rilevazione delle ore, è possibile selezionare un altro dipendente. Come amministratore, si visualizzano le sue registrazioni dalla sua prospettiva.

   Tipp: I dipendenti (senza diritti di amministratore) non vedono questo menu a discesa – possono registrare esclusivamente per se stessi.

2. Creare una voce per conto di un altro

   Faccia clic su 'Crea voce di tempo'. La registrazione viene creata sotto il dipendente selezionato.

   Tipp: Utile ad es. quando un dipendente è stato assente per malattia e non può più inserire autonomamente le proprie registrazioni.

3. Ripristinare la visualizzazione

   Dopo la registrazione, utilizzi il menu a discesa per tornare a se stesso – altrimenti tutti i clic successivi continueranno a creare registrazioni per l'altro dipendente.