Creare, configurare e utilizzare in modo efficace i tipi di orario

Come funzionano i tipi di orario in Jobilino

1. Un tipo di orario = un tipo di registrazione con regole

   Un tipo di tempo è la categoria con cui un dipendente registra il proprio tempo – ad es. 'Orario di lavoro', 'Pausa', 'Malattia', 'Ferie'. Per ogni tipo di tempo è possibile stabilire se viene conteggiato come orario di lavoro, se viene registrato su base oraria o giornaliera, se un superiore deve approvarlo, se è necessario un documento giustificativo e se consuma giorni di ferie.

   Tipp: Pensi ai tipi di tempo come ai conti in contabilità: sono i 'cassetti' in cui ricade ogni voce di tempo – e ogni cassetto ha le proprie regole.

2. I tipi standard sono inclusi

   Per ogni nuovo account, Jobilino crea automaticamente quattro tipi standard: 'Orario di lavoro' (su base oraria, con sede e progetto), 'Pausa' (viene detratta dall'orario di lavoro), 'Malattia' (su base giornaliera, con sostituzione, documento giustificativo e approvazione) e 'Ferie' (su base giornaliera, con sostituzione, documento giustificativo, approvazione e consumo dei giorni di ferie).

   Tipp: Questi tipi standard possono essere rinominati, personalizzati o integrati – tuttavia non tutte le proprietà sono combinabili liberamente (vedere le FAQ).

3. Orario vs. Giornaliero

   I tipi orari vengono registrati con orario di inizio/fine (es. 08:00–17:00). I tipi giornalieri vengono registrati con data di inizio/fine (es. 11.06.–20.06.). 'Orario di lavoro' e 'Pausa' sono tipicamente orari, 'Ferie' e 'Malattia' sono giornalieri.

   Tipp: I tipi basati sul giorno sono gli unici che possono consumare giorni di ferie.

4. Selezionabile o non selezionabile

   Con 'Selezionabile' è possibile controllare se un tipo di orario appare nel menu a discesa del modulo dipendente. Per impostazione predefinita, 'Malattia' e 'Ferie' non sono selezionabili – vengono offerti tramite azioni dedicate come 'Richiedi ferie'.

   Tipp: I tipi che non si desidera utilizzare al momento possono essere semplicemente impostati su 'non selezionabile', invece di eliminarli.

5. Ordine delle regole di inserimento

   Durante il salvataggio di una voce di tempo, Jobilino verifica in questo ordine: 1) campi obbligatori in base al tipo di tempo (es. documento, sostituzione), 2) sovrapposizione con voci esistenti nello stesso giorno, 3) per i tipi di ferie: saldo ferie sufficiente, 4) processo di approvazione (se attivo).

   Tipp: Se il saldo non è sufficiente, Jobilino rifiuta la voce già in fase di salvataggio con il messaggio 'Giorni di ferie non sufficienti disponibili'.

Le proprietà di un tipo di tempo – nel dettaglio

1. Nome e descrizione

   Il nome viene visualizzato nel menu a tendina dei collaboratori e nei report. La descrizione è facoltativa ed è destinata a note interne.

   Tipp: Mantenga i nomi brevi e univoci: 'Ferie', 'Congedo speciale matrimonio', 'Pausa', 'Tempo di viaggio'.

2. È orario di lavoro

   Attivo: le ore vengono conteggiate nel confronto consuntivo/preventivo e quindi anche negli straordinari. Inattivo: le registrazioni di questo tipo non vengono considerate orario di lavoro.

   Tipp: Esempi: 'Orario di lavoro' = attivo. 'Pausa' = inattivo. 'Tempo di viaggio' può essere attivo o inattivo – a seconda che lo si voglia includere nell'orario di lavoro.

3. È giornaliero (anziché orario)

   Attivo: la registrazione avviene tramite campi data (data di inizio/fine). Inattivo: la registrazione avviene tramite data + orario (inizio/fine).

   Tipp: Solo i tipi giornalieri possono consumare giorni di ferie – l'opzione 'Consuma ferie' non è altrimenti attivabile.

4. Selezionabile

   Attivo: i dipendenti vedono il tipo nel menu a discesa durante l'inserimento manuale. Inattivo: il tipo esiste ancora, ma è nascosto nel modulo standard.

   Tipp: 'Malattia' e 'Ferie' non sono selezionabili per impostazione predefinita – vengono offerti tramite pulsanti dedicati come 'Richiedi ferie', in modo che venga avviato il corretto flusso di approvazione.

5. Ha sede

   Attivo: nel modulo di inserimento viene visualizzata la selezione della sede (utile per il personale in trasferta, cantieri, più filiali).

6. Ha progetto

   Attivo: nel modulo di inserimento viene visualizzata la selezione del progetto. In questo modo le ore potranno essere analizzate per progetto in un secondo momento.

   Tipp: Utilizzi il campo anche per i centri di costo, qualora non gestisca progetti propri.

7. Ha sostituto

   Attivo: i collaboratori indicano un collega come sostituto (tipico per 'Ferie' e 'Malattia').

   Tipp: Il sostituto è visibile nella richiesta e nelle notifiche – non modifica tuttavia le autorizzazioni né la rilevazione dei tempi.

8. Ha ricevuta / caricamento file

   Attivo: durante la registrazione è necessario/possibile caricare un file (ad es. certificato medico, atto di matrimonio).

   Tipp: Utile per 'Malattia' (certificato medico), 'Congedo speciale' (documento giustificativo) o 'Formazione' (attestato di partecipazione).

9. Ha un processo di approvazione

   Attivo: la voce passa allo stato 'In revisione' e richiede l'approvazione del superiore/HR. Inattivo: la voce è immediatamente efficace.

   Tipp: Per i tipi che consumano ferie con processo di approvazione, il saldo viene inizialmente solo prenotato (in attesa) e scalato effettivamente solo al momento dell'approvazione.

10. Consuma giorni di ferie

    Attivo: le registrazioni di questo tipo riducono il saldo ferie. Combinabile solo con 'È giornaliero = attivo'.

    Tipp: Classico: 'Ferie' consuma ferie, 'Malattia' non consuma ferie. 'Compensazione oraria' non consuma ferie – riduce il saldo ore.

11. Conteggio giorni di ferie (giorni lavorativi / giorni di calendario)

    Visibile solo con 'Consuma giorni di ferie = attivo'. Qui è possibile stabilire per ogni tipo di orario se vengono conteggiati i giorni lavorativi o i giorni di calendario – indipendentemente dalla regola standard della politica ferie.

    Tipp: Esempio: 'Congedo speciale' deve essere calcolato in giorni di calendario, poiché comprende comunque solo pochi giorni – anche se la politica utilizza normalmente 'giorni lavorativi'.

Tipi standard forniti da Jobilino

1. Orario di lavoro

   Orario, è orario di lavoro, ha sede, ha progetto. Tipo di prenotazione standard per le ore regolari.

   Tipp: Durante la configurazione dell'account viene contrassegnato automaticamente come tipo di orario predefinito – questo accelera la registrazione.

2. Pausa

   Orario, NON è orario di lavoro. Viene detratto dal confronto consuntivo/preventivo senza creare una propria categoria di ore.

3. Malattia

   Giornaliero, non selezionabile (nascosto nel menu a discesa), con sostituzione, giustificativo e processo di approvazione. NON consuma ferie.

   Tipp: Viene tipicamente registrato tramite un'azione dedicata 'Comunicazione di malattia', non tramite il normale modulo di inserimento.

4. Ferie

   Giornaliero, non selezionabile (nascosto nel menu a discesa), con sostituzione, giustificativo, processo di approvazione e consumo delle ferie. Per impostazione predefinita conta i giorni lavorativi (secondo la policy sulle ferie).

   Tipp: I dipendenti le prenotano tramite 'Richiedi ferie' – in questo modo accedono direttamente al flusso di lavoro corretto.

Crea nuovo tipo di orario

amministratori

1. Aprire la gestione

   Nella dashboard andare su 'Gestione' → 'Tipi di orario'.

2. Fare clic su Aggiungi

   Fare clic su 'Aggiungi'. Apparirà il modulo con tutte le proprietà.

3. Nome e descrizione

   Inserisca un nome breve e significativo (ad es. 'Congedo speciale matrimonio') e, facoltativamente, una descrizione.

4. Definire il comportamento di base

   Scelga: orario o giornaliero? Orario di lavoro sì/no? Selezionabile nel menu a discesa sì/no?

   Tipp: Suggerimento: impostare prima questi tre campi, poi compilare le opzioni dipendenti sottostanti – alcune diventano attive solo quando 'È giornaliero' è impostato.

5. Campi obbligatori e aggiuntivi

   Attivi 'Ha sede', 'Ha progetto', 'Ha sostituto', 'Ha documento' in base alle esigenze.

6. Processo di approvazione

   Attivi 'Ha processo di approvazione' se le prenotazioni devono essere valide solo dopo la conferma.

   Tipp: Obbligatorio per i tipi che consumano ferie; in caso contrario i dipendenti possono prenotare ferie illimitate senza alcun controllo.

7. Consumo ferie

   Se questo tipo deve consumare ferie: attivi 'Consuma giorni di ferie' e scelga 'Ferie come giorni lavorativi / giorni di calendario'.

   Tipp: Visibile solo se 'È giornaliero = attivo'.

8. Salva

   Fare clic su 'Salva'. Il nuovo tipo di orario è immediatamente disponibile – anche per i dipendenti esistenti.

Modificare un tipo di orario esistente

admins

1. Valutare le conseguenze

   In caso di modifica del nome: puramente estetica. In caso di modifica del comportamento (ad es. impostazione di 'È orario di lavoro'): ha effetto retroattivo sulle analisi di tutte le registrazioni esistenti per questo tipo.

   Tipp: Se la modifica deve valere solo 'da ora in poi', è preferibile creare un nuovo tipo di orario e impostare quello vecchio su 'non selezionabile'.

2. Aprire il tipo di orario

   Amministrazione → Tipi di orario → Clic sulla voce desiderata.

3. Adattare i valori e salvare

   Modificare i campi, quindi 'Salva'. Le voci di orario esistenti con questo tipo verranno rivalutate nelle analisi con i nuovi valori.

   Tipp: I dati inseriti (data, nota, documento) rimangono invariati – cambia solo il loro 'carattere' (ad es. se si tratta di orario di lavoro o meno).

Disattivare o eliminare il tipo di orario

amministratori

1. Raccomandazione: disattivare 'Selezionabile'

   I tipi non più utilizzati non devono essere eliminati, bensì impostati su 'non selezionabile'. Le registrazioni esistenti vengono mantenute e valutate correttamente.

   Tipp: In questo modo le valutazioni rimangono storicamente coerenti, ma il tipo scompare dai moduli di inserimento.

2. Eliminare definitivamente solo se non è mai stato utilizzato

   Tramite 'Elimina' nel modulo di modifica. Possibile finché non esistono voci di tempo associate a questo tipo.

   Tipp: Se sono già presenti delle registrazioni, Jobilino blocca l'eliminazione per proteggere l'integrità dei dati.