Analizzare ed esportare ore, ferie e progetti in modo preciso

Come funzionano i report in Jobilino

1. Fonte dei dati: voci di tempo + dati contrattuali + festività + ferie

   Ogni report raccoglie i propri dati da quattro fonti: le voci di tempo registrate (effettivo), i dati contrattuali del dipendente (previsto), le festività del paese contrattuale (previsto ridotto) e le prenotazioni delle ferie (utilizzate/riservate).

   Tipp: Una modifica a una di queste fonti ha effetto immediato sul report. Esempio: una festività inserita in seguito riduce retroattivamente il previsto per i dipendenti interessati.

2. Sono disponibili tre report standard

   Nella panoramica della rilevazione delle presenze trova tre schede report: 'Report PDF' (per buste paga/attestati orari), 'Report Excel' (per elaborazioni ulteriori) e 'Stampa' (visualizzazione pronta per il browser). Tutti e tre utilizzano gli stessi dati e filtri.

   Tipp: Il PDF è adatto per la firma e l'archiviazione, Excel per le proprie tabelle pivot, la stampa per la consegna rapida.

3. I filtri controllano il contenuto

   Tramite i filtri è possibile selezionare il periodo (mese, trimestre, intervallo personalizzato), il collaboratore (vista), il progetto e la sede. La vista determina anche i dati visualizzati: i collaboratori vedono se stessi, i team leader il proprio team, gli amministratori tutti.

   Tipp: Tramite il menu a tendina nella parte superiore della rilevazione delle presenze, gli amministratori possono passare alla vista di un altro collaboratore e generare così il relativo rapporto dalla sua prospettiva.

4. I rapporti vengono generati in tempo reale

   Non esiste una data di riferimento fissa né una chiusura giornaliera. I dati visualizzati sono i valori aggiornati presenti nel database, incluse le registrazioni appena create.

   Tipp: Se ha bisogno di un 'Saldo al 30.06.', esporti il report alla data di riferimento e lo archivi in modo conforme alla revisione.

5. Giorni di ferie riservati vs. consumati

   Nel report ferie ogni registrazione riporta il 'Saldo precedente' e il 'Saldo successivo' alla registrazione stessa. I giorni riservati (richieste in attesa) sono chiaramente separati da quelli consumati – così riconosce immediatamente ciò che è stato definitivamente scalato e ciò che è solo prenotato.

   Tipp: I giorni riservati vengono convertiti in giorni consumati all'approvazione; in caso di rifiuto vengono nuovamente liberati.

Come vengono calcolate le ore previste vs. effettive

1. Previsto = ore contrattuali al giorno

   Jobilino distribuisce 'Ore settimanali ÷ Giorni per settimana' in modo uniforme sui giorni lavorativi indicati nel contratto. Esempio: 40 ore / 5 giorni = 8 ore target per giorno lavorativo.

   Tipp: In caso di cambio contratto a metà mese, Jobilino calcola giorno per giorno: fino alla fine del vecchio contratto si applica il vecchio target, dal contratto successivo il nuovo target.

2. I giorni festivi riducono il target

   Un giorno festivo 'Giornata intera' imposta il target a 0, un giorno festivo 'Mezza giornata' lo dimezza. Il riferimento è il paese contrattuale del dipendente (e, se applicabile, la suddivisione territoriale).

   Tipp: Chi lavora nel giorno festivo ha un consuntivo > 0 e un target = 0 → 100% di ore in eccesso per quel giorno, il che rende trasparente il lavoro nei giorni festivi.

3. Le ferie e la malattia coprono il target

   Le voci di ferie e malattia basate sul giorno coprono il monte ore giornaliero previsto – non si generano né ore in eccesso né ore in difetto e la giornata viene considerata come lavorata.

   Tipp: Nel report, ferie e malattia compaiono in colonne separate e non nel tempo di lavoro.

4. Effettivo = registrazioni dell'orario di lavoro meno pause

   Jobilino somma tutte le registrazioni relative a tipi di orario con 'Orario effettivo = attivo' e sottrae tutte le registrazioni di tipo 'Pausa'.

   Tipp: Il tipo che viene conteggiato come orario di lavoro si gestisce in 'Amministrazione' → 'Tipi di orario'.

5. Ore in eccesso/difetto = Effettivo − Previsto

   La differenza per giorno, settimana e mese determina il saldo. Valori positivi = ore straordinarie, valori negativi = ore in difetto.

   Tipp: I saldi continuano generalmente oltre la fine del mese – il modo in cui la Sua azienda li conteggia dipende dalle disposizioni aziendali vigenti.

Il mio rapporto ore (dipendente)

dipendente

1. Aprire il rilevamento presenze

   Toccare 'Rilevamento presenze' nel menu principale.

2. Leggere il riepilogo mensile

   Visualizza obiettivo, consuntivo e differenza per il mese corrente. Un elenco sottostante mostra le sue registrazioni giorno per giorno.

   Tipp: Toccando un giorno si apre la visualizzazione dettagliata con tutte le registrazioni di quel giorno.

3. Cambiare il periodo

   Tramite il filtro data può selezionare un altro mese o un intervallo personalizzato.

   Tipp: Pratico ad es. per confrontare il Q1 con il Q2 o per la visualizzazione annuale.

4. PDF / Excel / Stampa

   Tramite i riquadri 'Rapporto PDF', 'Rapporto Excel' o 'Stampa' è possibile esportare la visualizzazione corrente.

   Tipp: Il PDF è ideale quando è necessario inviare al proprio superiore una prova delle ore lavorate.

Rapporto ferie / Registro delle prenotazioni

collaboratore

1. Apri riquadro saldo

   Nella panoramica della rilevazione presenze, un riquadro 'Giorni rimanenti' mostra il saldo ferie aggiornato. Lo tocchi.

2. Leggere il diario

   Visualizza tutti i movimenti in ordine cronologico: diritto (+), riporto dall'anno precedente (+), consumo (−), prenotazioni (−, in verifica), storno per scadenza (−), correzioni manuali (+/−).

   Tipp: Le colonne 'Prima' e 'Dopo' mostrano il saldo immediatamente prima e dopo ogni registrazione, in modo da poter verificare ogni valore.

3. Distinguere i giorni lavorativi dai giorni di calendario

   La colonna 'Giorni' mostra i giorni effettivamente conteggiati per una registrazione. Può differire dal numero di giorni di calendario se la politica ferie è impostata su 'Giorni lavorativi': in tal caso i fine settimana e i giorni festivi vengono saltati.

   Tipp: Se si domanda il motivo di una differenza, confronti la data con il proprio elenco di festività – le festività non compaiono nel totale giornaliero.

Panoramica del team e approvazioni

responsabile del team

1. Aprire la vista team

   Nel rilevamento delle ore, passare a 'Team' (o all'opzione di filtro corrispondente). Visualizzerà tutti i collaboratori del proprio team con le ore previste, effettive e la differenza.

   Tipp: Il filtro mostra solo i collaboratori di cui Lei è responsabile come responsabile del team.

2. Drilldown

   Il clic su un collaboratore apre il relativo rapporto mensile dalla sua prospettiva – incluse tutte le registrazioni, i saldi ferie e gli stati di approvazione.

   Tipp: In questo modo è possibile condurre anche un colloquio di dettaglio (ad es. correzione delle ore) sulla base dei dati.

3. Elaborare le richieste insieme

   Tramite 'Richieste' / 'Approvazioni' visualizza le registrazioni aperte che richiedono approvazione e può approvarle, rifiutarle o commentarle.

   Tipp: Ulteriori dettagli nel capitolo del manuale 'Rilevazione dei tempi'.

Analisi per progetto e sede

capoteam

1. Imposta filtro

   Selezionare il valore desiderato in 'Progetto' o 'Sede'. L'analisi si limita alle registrazioni il cui tipo di orario prevede questi campi e in cui essi sono impostati.

   Tipp: Prerequisito: il tipo di orario deve avere attivo 'Ha progetto' o 'Ha sede' – vedere il capitolo del manuale 'Gestione dei tipi di orario'.

2. Somma delle ore per progetto

   L'elenco mostra le ore raggruppate per progetto (o sede), inclusi i collaboratori che vi hanno registrato le proprie ore.

   Tipp: Pratico per la fatturazione dei progetti, i centri di costo interni e le analisi edili.

3. Esporta in Excel

   Esportazione in Excel per analisi personalizzate in contabilità o per tabelle pivot.

Analisi a livello di mandante

admins

1. Apri vista

   Come amministratore, per impostazione predefinita visualizza tutti i dipendenti attivi nel tenant. Sono disponibili filtri per reparto, sede, progetto o periodo di tempo.

   Tipp: Tramite il menu a tendina nella rilevazione delle presenze, può ridurre la visualizzazione alla vista di un singolo dipendente.

2. Prestare attenzione al cambio di contesto

   Se passa alla 'vista di un altro dipendente', questa vista si applica alle azioni successive (ad es. 'Crea voce oraria' registra la prenotazione per il dipendente selezionato).

   Tipp: Dopo aver effettuato l'analisi, torni attivamente alla propria vista, altrimenti le prenotazioni successive finiranno involontariamente al dipendente sbagliato.

3. Esportazione periodica

   Per le buste paga si consiglia un ritmo fisso: esportare PDF + Excel a fine mese e archiviarli in modo conforme alle verifiche.

   Tipp: Si consiglia di includere nel nome del file il mandante, il periodo e la data di creazione, ad es. 'jobilino_lohn_2026-04_export-2026-05-02.xlsx'.

Esportare i report (PDF, Excel, Stampa)

1. Verificare i filtri

   Si assicuri che il periodo, i collaboratori (vista) ed eventualmente il progetto/la sede siano impostati come desiderato. L'esportazione riprende esattamente la visualizzazione corrente.

2. Selezionare il formato

   Report PDF – anteprima di stampa pronta con nome e cognome, ore previste, ore effettive, differenza, ferie, assenze per malattia, ore in più/in meno. Report Excel – dati tabulari per l'elaborazione successiva. Stampa – stampa direttamente dal browser.

   Tipp: Il PDF è adatto anche per la firma (ad es. quietanza del conto ore). Il formato Excel rispetta le colonne delle date e i formati numerici, in modo da poter filtrare, ordinare e sommare immediatamente.

3. Salvare e archiviare

   Salvare il file su un'unità con versioning o nel software per le buste paga. Idealmente con valore hash o marca temporale per garantire la resistenza alle revisioni.