Strutturare i team, assegnare i team leader, organizzare le sostituzioni

Come funzionano i team in Jobilino

1. Un team = un'unità organizzativa

   Un team raggruppa i dipendenti che appartengono alla stessa unità organizzativa – ad es. reparto, linea di produzione, turno o team di sede. Ogni team ha un nome, un colore (per un riconoscimento immediato) e uno stato (attivo/inattivo).

   Tipp: Mantenga i nomi dei team brevi e univoci – 'Magazzino Vienna', 'Produzione Linea 2', 'Office HQ'. Compaiono in molti elenchi e nell'organigramma.

2. I dipendenti possono far parte di più team

   In Jobilino un dipendente può appartenere a più team (ad es. perché professionalmente rientra nella 'Manutenzione' e nel 'Turno mattutino'). Tuttavia, ogni dipendente ha esattamente un team 'primario' – il suo team di riferimento per le analisi e i flussi di approvazione.

   Tipp: Buona pratica: assegnare prima tutti i team di riferimento univoci. Solo in seguito i team aggiuntivi per competenze speciali – altrimenti l'organigramma diventa poco chiaro.

3. Esattamente un Lead per team

   Ogni team ha al massimo un Lead. Il Lead è il responsabile disciplinare e/o funzionale e visualizza approvazioni, richieste e report relativi al proprio team.

   Tipp: Se si imposta un nuovo Lead, questi sostituisce automaticamente il precedente – non è necessario rimuovere prima il vecchio Lead. Per motivi di coerenza, il nuovo Lead viene contrassegnato automaticamente come 'primario' nel team.

4. Responsabile approvazioni cross-team per configurazioni particolari

   Alcune persone devono approvare richieste in team di cui non fanno parte (ad es. capi turno su più linee, responsabili HR). Tali 'approvatori' vengono inseriti separatamente per ciascun team – non sono membri, ma dispongono dei poteri di approvazione.

   Tipp: I diritti di approvazione sono separati dalle appartenenze ai team. In questo modo è possibile mappare, ad esempio, un ruolo di Plant Manager senza che tale persona compaia come membro in ogni singolo team.

5. Audit trail: le appartenenze sono tracciabili

   Ingressi, uscite, nomine e revoche vengono registrati in modo completo e senza lacune. I diritti di approvazione non vengono 'eliminati', ma revocati – con data e nome della persona.

   Tipp: In questo modo è possibile ricostruire, anche mesi dopo, chi aveva quale responsabilità e in quale momento – elemento fondamentale in caso di audit, prove retributive o controversie.

6. Distinzione: team vs. team di progetto vs. gruppo utenti

   Tre concetti correlati ma distinti: 'Team' = unità organizzativa (reparto, linea). 'Team di progetto' = quali collaboratori possono registrare ore su un progetto. 'Gruppo utenti' = profilo di autorizzazione nel sistema (Admin, Collaboratore, …).

   Tipp: Un collaboratore appartiene sempre esattamente a un gruppo utenti, facoltativamente a più team e facoltativamente a più team di progetto. I tre concetti non si influenzano direttamente l'uno con l'altro.

Crea team

admins

1. Apri team

   Amministrazione → Team.

2. Fare clic su Aggiungi

   Fare clic su 'Aggiungi'. Viene visualizzato il modulo di creazione.

3. Nome e colore

   Assegnate un nome descrittivo e scegliete un colore (ad es. #4287f5). Il colore viene visualizzato come badge negli elenchi e nell'organigramma.

   Tipp: Suggerimento: Una logica cromatica per area facilita la visualizzazione d'insieme – ad es. blu = ufficio, verde = produzione, arancione = magazzino.

4. Stato attivo

   Per impostazione predefinita, i nuovi team sono attivi. I team inattivi vengono nascosti negli elenchi, ma la loro cronologia delle appartenenze viene mantenuta.

5. Salva

   Clicchi su 'Salva'. Verrà reindirizzato automaticamente alla modalità di modifica, dove potrà aggiungere membri.

Aggiungere un collaboratore a un team

admins

1. Aprire il team

   Amministrazione → Team → Clic sul team desiderato → 'Modifica'.

2. Aggiungere un membro

   Tramite 'Aggiungere un membro' (o la ricerca nell'area membri) è possibile selezionare i collaboratori attivi del mandante. L'aggiunta è immediatamente efficace.

   Tipp: È inoltre possibile aggiungere più collaboratori uno dopo l'altro senza uscire dal modulo.

3. Impostare il team primario

   Se questo deve essere il team principale del collaboratore, contrassegnatelo come 'Primario'. È possibile un solo team primario per collaboratore – Jobilino imposta automaticamente il vecchio team primario come 'non primario'.

   Tipp: Se manca un team primario, il collaboratore risulterà 'senza team' nelle analisi. Assicuratevi che ogni collaboratore abbia un team primario.

4. Cronologia delle appartenenze

   Ogni aggiunta, rimozione, promozione o revoca viene registrata nella cronologia delle appartenenze – con data e azione.

   Tipp: Utile ad esempio se si desidera dimostrare chi faceva parte di 'Linea 2' nel maggio dell'anno scorso.

Nominare un Lead (responsabile del team)

amministratori

1. L'appartenenza al team è un requisito

   Solo un membro del team può diventare lead. Se necessario, aggiunga prima la persona come membro.

2. Imposta come lead

   Nell'elenco dei membri, clicchi su 'Imposta come lead' in corrispondenza della persona desiderata.

   Tipp: Se il team ha già un lead, quest'ultimo viene automaticamente retrocesso a membro normale. Per ogni team è possibile avere un solo lead.

3. Team primario automatico

   Il nuovo lead riceve automaticamente questo team impostato come 'team primario' – anche se in precedenza aveva un altro team di appartenenza.

   Tipp: Motivazione: Un team leader guida il proprio team; il suo team di valutazione principale dovrebbe quindi essere questo team.

4. Rimuovere il lead direttamente

   Non è possibile rimuovere direttamente un lead dal team senza aver prima nominato un nuovo lead. In questo modo il team non rimane mai senza un responsabile.

   Tipp: Procedura pratica: Prima nominare il nuovo lead, poi rimuovere dal team il precedente – ora 'membro normale' – se lo si desidera.

Configurare un approvatore cross-team

amministratori

1. Quando ho bisogno di un approvatore cross-team?

   Quando una persona deve approvare le richieste di un team di cui non fa parte (ad es. un Plant Manager su più turni, un responsabile HR con competenze trasversali).

2. Aprire il team

   Amministrazione → Team → selezionare il team desiderato.

3. Aggiungi approvatore

   Nella sezione 'Approvatori' aggiungete il dipendente desiderato tramite 'Aggiungi approvatore'.

   Tipp: Gli approvatori non sono esplicitamente membri – non compaiono nell'elenco dei membri, ma hanno accesso alle richieste di questo team.

4. Revocare nuovamente l'autorizzazione

   Tramite 'Rimuovi approvatore' (Revoke). L'autorizzazione non viene eliminata definitivamente, ma viene revocata con data. Le approvazioni precedenti rimangono valide e tracciabili.

   Tipp: Nella cronologia potete vedere chi ha avuto i diritti di approvatore e quando – importante per gli audit.

Rimuovere un collaboratore dal team

amministratori

1. Prerequisito: nessun lead

   Il lead non può essere rimosso direttamente. Nomini prima un nuovo lead, dopodiché il precedente (ora semplice membro) potrà essere rimosso.

2. Rimuovere un membro

   Nell'elenco dei membri, fare clic su 'Rimuovi' in corrispondenza del membro desiderato. L'azione viene registrata nell'audit trail con data e ora.

   Tipp: Gli orari già registrati e le richieste approvate vengono mantenuti – Lei revoca solo l'appartenenza futura.

3. Impostare un nuovo team primario

   Se il team rimosso era il team primario del dipendente, assegni un nuovo team primario affinché il dipendente non rimanga 'senza team'.

   Tipp: Se la persona lascia l'azienda, la disattivi inoltre nell'area utenti (vedere il capitolo del manuale 'Contratti').

Modificare o chiudere il team

admins

1. Modificare i dati anagrafici

   Amministrazione → Team → Clic sul team → 'Modifica'. Nome e colore sono modificabili in qualsiasi momento.

2. Disattivare il team

   Impostare un team su 'inattivo' se non deve più essere utilizzato. Scomparirà dagli elenchi attivi, mentre la cronologia dei membri verrà conservata integralmente.

   Tipp: Raccomandazione: 'Inattivo' invece di 'Elimina', se la cronologia dei membri deve essere conservata per motivi di conformità.

3. Eliminare il team

   Un team può essere eliminato solo se non ha più membri. Se esistono ancora membri, Jobilino rifiuta l'eliminazione.

   Tipp: Pratica: prima rimuovere o spostare i membri, poi eliminare il team.

Visualizza organigramma

1. Apri organigramma

   Amministrazione → Organigramma. Vengono visualizzati tutti i team attivi come schede – ognuno con lead, elenco membri e colore.

2. Stile Workday

   La visualizzazione è volutamente una panoramica a riquadri (non una struttura gerarchica rigida). Un dipendente che appartiene a più team appare in più schede.

   Tipp: Il contrassegno 'Team primario' indica il suo team di appartenenza principale – rilevante per i futuri flussi di approvazione e i report.

3. Accesso rapido

   Facendo clic su una scheda team si apre la visualizzazione dettagliata (membri, responsabile, approvatori).