Pianificare turni e giornate, approvarli e convertirli in voci di orario

Come funziona la pianificazione dell'orario di lavoro in Jobilino

1. Pianificato vs. Effettivo

   La pianificazione degli orari di lavoro risponde alla domanda: 'Chi deve lavorare e in quale giorno?'. Si tratta della pianificazione preventiva. La rilevazione dei tempi risponde invece a: 'Chi ha effettivamente lavorato?'. Le due funzioni sono separate, ma possono essere collegate tra loro – uno slot pianificato può essere convertito in una registrazione oraria reale al momento dell'inizio del lavoro.

   Tipp: In questo modo, nel report, sarà possibile vedere in seguito cosa era stato pianificato e cosa è stato effettivamente registrato.

2. Piano = Gruppo + Slot singoli

   Un piano è composto da un 'gruppo' (la struttura settimanale o per periodo, con data di inizio e di fine) e da singoli 'slot' (uno slot = una giornata lavorativa pianificata per un collaboratore). Ogni slot contiene data, orario di inizio e di fine, ore previste (standard 8 h) e, facoltativamente, un progetto.

   Tipp: Il gruppo è il contenitore organizzativo – se si elimina un gruppo, vengono eliminati anche tutti i suoi slot.

3. Prerequisito: funzionalità attiva nel mandante

   La pianificazione degli orari di lavoro è una funzione separata e deve essere attivata nel mandante ('has_work_schedule' nelle impostazioni). Se è disattivata, la voce di menu 'Pianificazione orari di lavoro' non sarà visibile e le chiamate API restituiranno 403.

   Tipp: Per impostazione predefinita, la funzione è attivata nei nuovi mandanti. Se necessario, contatti il supporto.

4. Autorizzazioni per dipendente

   Ciò che un dipendente può visualizzare e fare nella pianificazione degli orari di lavoro è controllato tramite il gruppo utenti: 'può creare nuove pianificazioni', 'può visualizzare tutti i piani', 'può eliminare i piani' ecc.

   Tipp: I dipendenti privi dell'autorizzazione 'può visualizzare tutti i piani' vedono solo i propri slot pianificati. I responsabili di team necessitano tipicamente di tutte e tre le autorizzazioni.

5. Visualizzazione settimanale

   I piani vengono visualizzati settimana ISO per settimana ISO. Un piano che copre più settimane viene raggruppato automaticamente in altrettanti blocchi settimanali.

   Tipp: Se un periodo attraversa il cambio d'anno (ad es. dic/gen), anche i numeri delle settimane del calendario cambiano correttamente.

Creare un piano (bozza)

1. Aprire la pianificazione degli orari di lavoro

   Aprire 'Pianificazione degli orari di lavoro' nel menu principale.

2. Avviare una nuova pianificazione

   Clicchi su 'Nuova pianificazione'. Si aprirà una finestra di dialogo con il periodo, una preselezione opzionale del progetto e le opzioni per i fine settimana / giorni festivi.

3. Selezionare il periodo

   Imposti la data di inizio e di fine (ad es. 1.7.–31.7. per una pianificazione mensile). Jobilino crea uno slot per ogni giorno del periodo per ciascun collaboratore coinvolto.

   Tipp: Anche i periodi più lunghi funzionano allo stesso modo – Jobilino li raggruppa automaticamente in blocchi settimanali.

4. Facoltativo: selezionare il progetto

   Se desidera creare una pianificazione legata a un progetto, selezioni il progetto. In tal caso vengono considerati esclusivamente i collaboratori che sono membri del team di progetto.

   Tipp: Se il campo viene lasciato vuoto, Jobilino pianifica con tutti i dipendenti del mandante.

5. Salta i fine settimana e i giorni festivi

   Attivi 'Salta i fine settimana' e/o 'Salta i giorni festivi' per escludere dalla pianificazione il sabato, la domenica e i giorni festivi legali del paese contrattuale.

   Tipp: I giorni festivi considerati dipendono dal paese indicato nel contratto del rispettivo dipendente. Gestione: Amministrazione → Giorni festivi.

6. Conferma le ore standard

   Ogni slot viene inizialmente impostato su 8 ore. È possibile modificare questo valore per ogni singolo slot prima di salvare.

   Tipp: Per i dipendenti part-time si consiglia di ridurre gli slot al loro orario giornaliero contrattuale (es. 4 h, 6 h).

7. Genera

   Clicchi su 'Genera'. Viene creata una bozza (Draft) con tutti gli slot nella griglia settimanale. Non è ancora stato salvato nulla – è possibile modificare.

   Tipp: La bozza esiste solo in questa sessione. La salvi attivamente (vedi sezione successiva), altrimenti andrà persa all'uscita.

Modificare e salvare il piano

1. Adattare gli slot

   Nella griglia settimanale faccia clic sui singoli slot per modificarli: orario di inizio/fine, tariffa oraria, assegnazione al progetto. È inoltre possibile eliminare gli slot se un dipendente non deve essere pianificato in un determinato giorno.

   Tipp: Suggerimento: imposti prima le impostazioni predefinite per ogni dipendente, poi gestisca solo le eccezioni per giorno – questo fa risparmiare molto tempo.

2. Aggiungere o rimuovere dipendenti

   Se un dipendente manca nel piano o è in eccesso, lo aggiunga manualmente o lo rimuova dal piano. Nei piani legati a un progetto è possibile selezionare solo i membri del team di progetto.

3. Salvare il piano

   Faccia clic su 'Salva'. Il piano viene salvato nel database come gruppo e slot ed è immediatamente visibile ai dipendenti interessati.

   Tipp: Solo dopo il salvataggio i dipendenti ricevono l'informazione di essere stati pianificati. Prima del salvataggio la bozza rimane puramente locale.

4. Integrare i piani in un secondo momento

   Se ad esempio si desidera aggiungere un turno supplementare, si generi un nuovo piano ridotto per il periodo mancante. Più piani possono sovrapporsi, purché non si contraddicano in slot identici.

Visualizzare e filtrare i piani esistenti

1. Aprire l'elenco dei piani

   Nel menu 'Pianificazione dell'orario di lavoro' sono visualizzati tutti i piani salvati, raggruppati per settimana del calendario.

2. Applica filtro

   Filtri tramite i campi Data (Da/A), Collaboratore (se autorizzato) e Progetto. I collaboratori senza l'autorizzazione 'può vedere tutti i piani' visualizzano solo i propri slot.

   Tipp: Suggerimento pratico: utilizzi il filtro data per 'la settimana prossima' o 'un mese specifico' – in questo modo vedrà solo la vista pertinente.

3. Apri vista dettaglio

   Un clic su un piano apre la vista settimanale con tutti gli slot. Qui è possibile modificare (previa autorizzazione appropriata).

4. Anteprima / Vista di stampa

   Tramite l'anteprima è possibile generare una visualizzazione pronta per la stampa del piano, da affiggere o inviare per e-mail.

   Tipp: Pratico per le sedi in cui non tutti i dipendenti lavorano direttamente con l'app.

Esporta piano

1. Esportazione Excel

   Tramite 'Scarica file Excel' (nell'area elenco o dettaglio) è possibile generare una tabella Excel con tutti gli slot del filtro corrente.

   Tipp: Nell'esportazione sono visibili dipendente, data, inizio/fine, ore e progetto – ideale per il trasferimento a software di gestione paghe esterni o per analisi con tabelle pivot.

2. Anteprima di stampa

   L'anteprima di stampa è adatta per i cartelloni: una pagina per settimana, con i dipendenti come righe e i giorni come colonne.

   Tipp: Si consiglia di affiggere i piani con almeno una settimana di anticipo, in modo che i dipendenti conoscano i propri turni.

Converti lo slot pianificato in una voce di tempo reale

dipendenti

1. Apri gli slot di oggi

   Nella pagina iniziale (app e dashboard), sotto 'Oggi in programma' troverà i suoi slot del giorno corrente.

   Tipp: Se non sono previsti slot per oggi, la sezione non viene visualizzata.

2. Avviare una prenotazione

   Tocchi uno slot e selezioni 'Converti in voce di orario'. Data, ora di inizio/fine ed eventualmente il progetto vengono ripresi direttamente.

   Tipp: In questo modo non è necessario inserire nuovamente tutti i dati. È comunque possibile modificare i valori prima del salvataggio (ad es. se si è effettivamente iniziato più tardi).

3. Il saldo viene verificato

   Se lo slot converte un tipo di orario che consuma ferie (ad es. 'Ferie'), al momento del salvataggio verrà verificato il saldo ferie. Se non è sufficiente, la registrazione verrà rifiutata con 'Giorni di ferie insufficienti disponibili'.

4. Piano e consuntivo collegati

   Lo slot verrà collegato alla nuova registrazione oraria – in questo modo le analisi mostrano affiancati 'pianificato' e 'effettivo'.

   Tipp: Annullando la registrazione oraria il collegamento verrà rimosso, ma lo slot rimarrà come piano.

Elimina piano

amministratori

1. Verificare l'autorizzazione

   L'eliminazione richiede l'autorizzazione 'può eliminare i piani'.

2. Eliminare un singolo slot

   Fare clic sullo slot nella griglia settimanale e selezionare 'Elimina'. Solo questo giorno del collaboratore scomparirà dal piano.

   Tipp: Se lo slot era già stato convertito in una registrazione di tempo, la registrazione rimane invariata – viene rimossa solo l'informazione del piano.

3. Eliminare un intero gruppo

   Tramite 'Elimina gruppo' nella visualizzazione dettaglio è possibile rimuovere l'intero piano inclusi tutti gli slot.

   Tipp: Attenzione: questa operazione non può essere annullata. Se necessario, salvare prima l'esportazione Excel.