Pianificare i turni, coprire il fabbisogno e pubblicare la settimana

Come funziona la pianificazione del personale in Jobilino

1. Piano ed effettivo sono separati

   La pianificazione del personale risponde alla domanda «Chi lavora, quando e dove?». La rilevazione delle presenze risponde a «Chi ha effettivamente lavorato?». Le due restano separate: un turno pianificato non è tempo lavorato e la timbratura viene registrata a parte.

   Tipp: Per questo i Suoi dipendenti timbrano entrata e uscita come di consueto anche nei giorni pianificati.

2. Che cos'è un turno

   Un turno è un dipendente, in un giorno, in una fascia oraria. Facoltativamente appartiene a una sede (il progetto di un cliente) e a un'area di lavoro. Comprende inoltre i minuti di pausa, un tipo e uno stato.

   Tipp: Chi lavora cinque giorni ha cinque turni – ciascuno si può modificare o spostare singolarmente.

3. Quattro viste

   Apra la pianificazione del personale dal menu principale (voce «Pianificazione dei servizi»). Può passare tra Giorno, Settimana, Mese ed Elenco. La vista giornaliera raggruppa il piano per sede e mostra accanto gli elenchi «Disponibili» e «Non disponibili». La vista settimanale è una griglia di dipendenti e giorni.

   Tipp: I turni si spostano con il drag & drop – sul tablet con una pressione prolungata.

4. Autorizzazioni

   Nel gruppo utenti, l'area della pianificazione del personale stabilisce che cosa può fare una persona: «Può creare una nuova pianificazione del lavoro», «Può modificare la pianificazione del lavoro», «Può vedere tutta la pianificazione del lavoro», «Può eliminare la pianificazione del lavoro» e «Può pubblicare il piano turni».

   Tipp: Senza «Può vedere tutta la pianificazione del lavoro» una persona vede sé stessa e i membri dei team che guida.

Modelli e schemi di rotazione

amministratori

1. Modelli di turno

   In Amministrazione → Modelli di turno gestisce i turni ricorrenti con inizio, fine e pausa, ad esempio «Turno del mattino». Se sceglie un modello quando crea un turno, i suoi orari vengono ripresi.

   Tipp: Un set iniziale di modelli viene creato automaticamente. Può adattarlo alla Sua azienda.

2. Schemi di rotazione

   In Amministrazione → Schemi di rotazione crea le rotazioni, ad esempio mattino/pomeriggio a settimane alterne. Sceglie uno schema quando ripete un turno come serie.

   Tipp: Anche per gli schemi di rotazione esiste un set iniziale creato automaticamente.

Creare un turno

1. Aprire il modulo

   Clicchi su «Nuovo turno». Il modulo ha quattro sezioni: Chi · Quando · Dove · Cosa.

2. Chi

   Con il selettore sceglie «Tutti i dipendenti», «Team» o «Dipendenti». Con «Team» vengono pianificati i membri attuali dei team selezionati.

   Tipp: Qui vede solo le persone che le Sue autorizzazioni Le consentono di pianificare.

3. Quando

   Imposti il periodo, l'orario e la pausa e spunti i giorni della settimana lavorativi. Per ogni giorno selezionato viene creato un turno per persona.

   Tipp: Con un modello di turno, orario e pausa sono già compilati.

4. Dove e Cosa

   Scelga facoltativamente la sede e un'area di lavoro, oltre al tipo e allo stato del turno.

5. Ripetere come serie

   Se il turno deve ripetersi, crei una serie: settimanale, ogni n settimane oppure secondo uno schema di rotazione.

6. Salvare

   Al salvataggio Jobilino verifica le regole della sezione successiva. Le regole vincolanti impediscono il salvataggio, gli avvisi no.

Che cosa verifica Jobilino durante la pianificazione

1. Regole vincolanti

   Un turno non può essere salvato se il dipendente è assente (ferie, malattia), se il cliente ha escluso questo dipendente oppure se manca una qualifica richiesta dal cliente. Jobilino indica ogni volta il motivo.

2. Avvisi

   Compaiono solo come avviso: sovrapposizione con un altro turno, riposo, limiti di ore giornalieri e settimanali, ore contrattuali e giorno festivo. Può comunque salvare.

   Tipp: Controlli gli avvisi prima di pubblicare la settimana.

Indicare il fabbisogno e coprire i posti scoperti

1. Fabbisogno per sede

   Indichi per una sede quante persone servono, in quali giorni della settimana e in quale fascia oraria – facoltativamente con una qualifica richiesta.

2. Vedere i posti scoperti

   Nella vista giornaliera le persone mancanti compaiono come righe tratteggiate presso la sede, insieme allo stato, ad esempio «3/4 coperti».

   Tipp: Una sede con fabbisogno compare anche se non vi è ancora pianificato nessuno.

3. Riempi piano

   Clicchi su «Riempi piano». L'assistente di pianificazione propone una persona per ogni posto scoperto e ne indica i motivi: conosce la sede, qualifica valida, ore ancora disponibili in questa settimana, distribuzione equa dei fine settimana.

4. Verificare l'anteprima e confermare

   Prima vede un'anteprima in cui non è ancora salvato nulla. Confermi le proposte adatte. Alla conferma tutti i controlli vengono eseguiti di nuovo.

   Tipp: Ferie inserite nel frattempo impediscono quindi comunque l'assegnazione.

Quando qualcuno è assente

1. «Sostituto necessario»

   Se un dipendente si ammala dopo la pianificazione, il suo turno resta e viene contrassegnato con «Sostituto necessario». Responsabili e pianificatori ricevono una notifica.

2. Trova un sostituto

   Apra il turno e scelga «Trova un sostituto». Jobilino elenca i possibili sostituti ordinati per idoneità. Ne selezioni uno.

Pianificare più velocemente

1. Come la settimana scorsa

   Se una settimana o un mese sono ancora vuoti, «Come la settimana scorsa» riprende i turni del periodo precedente.

2. I posti occupati vengono saltati

   Durante la copia Jobilino salta i posti già occupati. In questo modo non si creano turni doppi.

Pubblicare la settimana

1. Pubblica settimana

   Con «Pubblica settimana» ogni dipendente pianificato riceve la propria settimana tramite push e nella casella dei messaggi.

   Tipp: Serve l'autorizzazione «Può pubblicare il piano turni».

2. Pubblica modifiche

   Se in seguito modifica qualcosa, «Pubblica modifiche» avvisa solo i dipendenti interessati.

3. Nessun blocco

   Una settimana pubblicata resta modificabile. La pubblicazione non blocca nulla.

Esportare e stampare

1. Excel, CSV, PDF

   Esporti il periodo visualizzato come file Excel, CSV o PDF.

2. Stampa piano turni

   «Stampa piano turni» crea un foglio da affiggere: dipendenti come righe, giorni come colonne, A4 orizzontale.

   Tipp: Utile nelle sedi in cui non tutti usano l'app.

I turni nell'app

dipendenti

1. I miei turni

   Nell'app Jobilino trova i Suoi turni in «I miei turni».

2. Notifica

   Quando la Sua settimana viene pubblicata o modificata in seguito, riceve una notifica push.

3. Timbrare comunque

   Un turno pianificato non è ancora orario di lavoro. Timbri entrata e uscita come di consueto.