Invitare i dipendenti, gestire i dati anagrafici e mappare correttamente il ciclo di vita

Come funziona il modello dei dipendenti in Jobilino

1. Un dipendente = una persona con login + dati anagrafici + contratto

   Quando si crea un dipendente vengono generati tre record collegati: il login (e-mail o numero di telefono + password), i dati anagrafici (nome/cognome, lingua, telefono) e un primo contratto con ore settimanali, giorni per settimana, paese e policy ferie.

   Tipp: Non appena si salva, il dipendente è attivo e può accedere – anche se l'e-mail di invito o il messaggio SMS è ancora in arrivo.

2. Accesso tramite e-mail o telefono cellulare

   Almeno uno dei due campi (e-mail o telefono cellulare) deve essere compilato. È possibile compilarli entrambi. Senza nessuno dei due, Jobilino rifiuta la creazione con un messaggio di validazione.

   Tipp: Nei cantieri / in magazzino, molti clienti utilizzano la variante SMS, poiché i dipendenti non dispongono di un'e-mail aziendale.

3. Il gruppo utenti controlla i permessi

   Durante la creazione, Lei assegna un gruppo utenti (ad es. 'Amministratore', 'Dipendente'). Questo determina ciò che la persona è autorizzata a fare nel sistema – rilevazione manuale dei tempi, approvazioni, gestione ecc.

   Tipp: Esattamente un gruppo utenti per dipendente. Se ha bisogno di una combinazione diversa di diritti, crei un gruppo personalizzato (Amministrazione → Gruppi utenti).

4. Il contratto fornisce la base oraria, il paese e la logica delle ferie

   Senza contratto, a un collaboratore mancano la base delle ore target e il diritto alle ferie. Per questo motivo Jobilino crea automaticamente un primo contratto al momento dell'inserimento – con i valori impostati nel modulo di invito.

   Tipp: Per la gestione e il cambio dei contratti, consultare il capitolo del manuale 'Contratti'.

5. Attivo vs. inattivo vs. completamente rimosso

   Un collaboratore può essere 'attivo' (può accedere, tutto visibile), 'inattivo' (nessun accesso, non compare più negli elenchi operativi, la cronologia rimane) oppure 'completamente rimosso' (stato finale tecnico dopo una disattivazione prolungata – solo casi particolari).

   Tipp: Procedura standard in caso di uscita: impostare su 'inattivo', non eliminare. In questo modo report, buste paga e audit trail rimangono completi.

6. Dipendente ≠ Admin del tenant

   Nel mandante, con 'dipendente' intendiamo sempre i collaboratori con rilevazione delle presenze propria, contratto e profilo. I Super-Admin lato landlord (console centrale) costituiscono un mondo separato e non vengono trattati in questa sede.

Invitare un nuovo dipendente

admins

1. Aprire la gestione utenti

   Nel menu principale Amministrazione → Utenti.

2. Fare clic su Aggiungi

   Fare clic su 'Aggiungi' oppure su 'Nuovo dipendente'. Si aprirà il modulo di invito.

3. Selezionare il gruppo utenti

   Selezionare 'Amministratore' o 'Dipendente' (oppure un gruppo personalizzato). Campo obbligatorio.

   Tipp: Impostare 'Amministratore' solo se la persona deve effettivamente gestire il sistema – i diritti di amministratore sono molto estesi.

4. Stato attivo

   Per impostazione predefinita, 'Attivo' è selezionato. Lasciatelo attivato se il dipendente deve iniziare a lavorare immediatamente.

   Tipp: Creare come inattivo è utile solo in casi speciali (ad es. preparazione settimane prima dell'inizio del lavoro).

5. Nome e cognome

   Campi obbligatori. Vengono visualizzati negli elenchi, nei report e nelle notifiche push.

6. E-mail e/o cellulare

   Compilare almeno uno dei due. L'e-mail viene utilizzata per l'accesso e per le notifiche via e-mail; il cellulare è il login e il canale per gli inviti/le notifiche via SMS.

   Tipp: Inserisca il numero di cellulare in formato internazionale (con prefisso paese). Jobilino rifiuta e-mail / numeri di telefono duplicati.

7. Seleziona lingua

   Selezioni la lingua dell'app del dipendente (ad es. de, en, sk). Essa determina l'interfaccia utente, le e-mail e i testi SMS. Il valore predefinito è la lingua del mandante.

   Tipp: La lingua può essere modificata in qualsiasi momento nel profilo (dal dipendente stesso o dall'amministratore).

8. Base contrattuale: ore settimanali e giorni per settimana

   Inserisca le ore settimanali (predefinito 40) e i giorni per settimana (predefinito 5). Questi valori vengono inclusi nel contratto iniziale generato automaticamente.

   Tipp: Esempio part-time: 22 ore / 4 giorni. Gestione dei dettagli in seguito nella sezione 'Contratto' nella pagina di dettaglio del dipendente.

9. Facoltativo: data di inizio

   Imposti la data di assunzione (= inizio del contratto). Vuoto = oggi.

   Tipp: Per il diritto alle ferie proporzionale nel primo anno, la data di inizio è determinante.

10. Facoltativo: paese e politica ferie

    Selezioni il paese del contratto (per la logica dei giorni festivi) e – se la gestione delle ferie è attiva – la politica ferie. Entrambi i campi appartengono al contratto, non al login.

    Tipp: Senza una politica ferie, non viene gestito alcun saldo ferie per questo dipendente.

11. Opzionale: impostare una password

    Può impostare una password manualmente oppure lasciare il campo vuoto. Se lo lascia vuoto, Jobilino genererà una password temporanea e la invierà nell'ambito dell'invito.

    Tipp: Consigliamo la variante generata automaticamente, in modo che la password non venga annotata in duplice copia.

12. Invia invito

    Con l'interruttore 'Invia invito via e-mail/SMS' controlla se, subito dopo il salvataggio, viene inviato automaticamente un invito con i dati di accesso.

    Tipp: Disattivi questa opzione se desidera consegnare la password al collaboratore di persona – ad es. in occasione di appuntamenti di onboarding.

13. Salva

    Clicchi su 'Salva'. Il collaboratore, il login e il contratto iniziale vengono creati contemporaneamente; il periodo di ferie e il diritto proporzionale vengono generati automaticamente se è stata assegnata una policy.

    Tipp: Viene reindirizzato direttamente alla pagina di dettaglio del nuovo collaboratore – ideale per aggiornare immediatamente i dati anagrafici o l'appartenenza al team.

Gestire i dati anagrafici e il profilo

admins

1. Aprire il dipendente

   Amministrazione → Utenti → Clic sulla voce desiderata.

2. Dati anagrafici

   Qui è possibile modificare nome/cognome, e-mail, cellulare, lingua, stato attivo e gruppo utenti. Il salvataggio ha effetto immediato.

   Tipp: Se l'e-mail cambia, cambia anche il login. Informi il dipendente, altrimenti rischia di bloccarsi accidentalmente.

3. Contratto

   Nella scheda 'Contratto' gestisce le ore settimanali, i giorni per settimana, il paese, la politica ferie, il riporto e la data di scadenza. In caso di modifiche sostanziali è preferibile creare un contratto successivo.

   Tipp: Per i dettagli consultare il capitolo del manuale 'Contratti'.

4. Assegnazione al team

   Nella scheda 'Team' (o tramite l'elenco dei team) assegna il collaboratore a una o più unità organizzative e imposta un team primario.

   Tipp: Per i dettagli consultare il capitolo del manuale 'Team'.

5. Documenti / Fascicolo del profilo

   Nella scheda 'Documenti' (fascicolo del profilo) è possibile archiviare contratti, attestati, certificati e documenti analoghi. Le azioni consentite dipendono dai permessi del gruppo utenti (ad es. 'può aggiungere file al profilo', 'può rimuovere i propri file dal profilo').

   Tipp: Per impostazione predefinita, i dipendenti possono aggiungere file al profilo, ma non eliminarli – in questo modo il fascicolo rimane a prova di revisione.

Reimposta accesso / Assegna nuova password

amministratori

1. Apri dipendente

   Amministrazione → Utenti → Clic sulla voce.

2. Impostare la password o inviare un Magic Link

   È possibile assegnare manualmente una nuova password oppure inviare un Magic Link all'indirizzo e-mail o al numero di telefono registrato.

   Tipp: I Magic Link sono comodi – il collaboratore clicca una volta e accede; una password personale potrebbe comunque servirgli in seguito.

3. Collaboratore informato

   In caso di cambio password tramite la funzione di invito o di reimpostazione, Jobilino invia automaticamente le nuove credenziali via e-mail/SMS – a condizione che l'opzione di invito sia attiva.

Disattivare il collaboratore (uscita)

amministratori

1. Terminare correttamente il contratto

   Inserire prima la data di fine nell'attuale contratto impostandola all'ultimo giorno lavorativo. Fino a tale data il dipendente potrà ancora registrare i tempi e prenotare le ferie.

   Tipp: Per i dettagli consultare il capitolo del manuale 'Contratti'.

2. Chiarire il residuo ferie

   Verificare il saldo ferie alla data di uscita. In caso di liquidazione, creare una rettifica negativa manuale con la motivazione 'Liquidazione residuo ferie'. In caso di scadenza: nessuna ulteriore azione necessaria, il saldo verrà bloccato al momento dell'uscita.

3. Attivare/disattivare l'interruttore di stato

   Nel profilo del dipendente impostare su 'inattivo' e salvare. Il dipendente non potrà più accedere, ma tutti i dati precedenti verranno conservati.

   Tipp: Si consiglia vivamente di scegliere 'inattivo' invece di 'elimina'. In questo modo le analisi, le prove retributive e gli audit trail restano completi.

4. Facoltativo: rimuovere dai team

   Se il dipendente era il responsabile di un team, nominare un nuovo responsabile e successivamente rimuovere la persona dal team.

Reintegro: un ex dipendente ritorna

amministratori

1. Ritrovare un dipendente

   Amministrazione → Utenti → Filtra per 'inattivo' o cerca per nome/e-mail.

2. Riattivare

   Imposti nuovamente la persona su 'attivo'. Le credenziali di accesso (e-mail/telefono) e i dati anagrafici vengono conservati.

   Tipp: Se è necessario modificare i dati di accesso (ad es. un nuovo indirizzo e-mail aziendale), li aggiorni adesso.

3. Nuovo contratto con data di reingresso

   Crei un nuovo contratto con data di inizio = data di reingresso. In questo modo il diritto alle ferie proporzionale inizierà a essere calcolato correttamente.

   Tipp: I vecchi contratti e le registrazioni orarie rimangono visibili, ma sono chiaramente separati dalla nuova fase.

4. Verificare team e autorizzazioni

   Si assicuri che il gruppo utente e l'assegnazione al team corrispondano al nuovo ruolo: non tutti i rientri avvengono nella stessa funzione.

Filtrare, cercare ed esportare l'elenco

amministratori

1. Imposta filtro

   Nell'elenco utenti è possibile filtrare per stato (attivo/inattivo), gruppo utenti o team. La ricerca accetta nome, e-mail e numero di telefono.

   Tipp: Pratico, ad esempio, per trovare rapidamente 'tutti gli amministratori attivi' o 'tutti i dipendenti inattivi con contratti aperti'.

2. Ordina

   Tramite le intestazioni di colonna è possibile ordinare per nome, data di ingresso o stato.

3. Export

   Tramite l'esportazione genera un elenco con i dati anagrafici e la base contrattuale – ideale per la trasmissione delle retribuzioni o per un inventario una tantum.

   Tipp: GDPR: Tratti i dati personali esportati in modo riservato ed elimini tempestivamente gli elenchi non più necessari.