Auftragsmanagement: vom Kundenanruf bis zur Rechnung in einem System

Auftrag buchen – noch am Telefon. Sie wählen den Kunden oder legen ihn direkt neu an. Als Einsatzort schlägt Jobilino die Adresse des Kunden vor und merkt sie sich für das nächste Mal; für eine andere Adresse entsteht ein neuer Einsatzort. Titel und Hinweise dazu, dann die Wahl: einmalig oder wiederkehrend – alle ein bis acht Wochen, endend nie, an einem Datum oder nach einer Anzahl Termine.

Personen zuweisen – oder später. Sie wählen, wer den Auftrag übernimmt, und sehen neben der Maske die Woche dieser Personen mit einer Vorschau der neuen Termine. Eine Doppelbuchung wird vor dem Speichern gemeldet. Wissen Sie noch nicht, wer fährt, wählen Sie „Später zuweisen“ und die Zahl der benötigten Personen – dann erscheinen offene Plätze im Planungsboard. Auf Wunsch tragen Sie einen Preis pro Termin ein, den nur die Finanzabteilung sieht.

Mitarbeiter wissen sofort Bescheid. Nach dem Speichern bekommen die eingeteilten Personen eine Push-Nachricht, und der Einsatzort wird für sie freigeschaltet, damit dort gestempelt werden kann. Die Termine sind gewöhnliche Einsätze der Einsatzplanung – Abwesenheiten, Qualifikationen und Kundensperren gelten also auch hier.

Einsatz abschließen – mit Nachweis. Vor Ort meldet der Mitarbeiter den Einsatz in der App als erledigt: mit Notiz, Fotos und auf Wunsch der Unterschrift des Kunden direkt auf dem Bildschirm. Daraus entsteht ein PDF-Leistungsnachweis in der Sprache des Kunden, und das Büro wird benachrichtigt, dass der Termin bereit zur Verrechnung ist.

Auftragsliste und Rechnung. Die Auftragsliste zeigt je Kunde und Einsatzort den nächsten Termin, den Rhythmus, offene Plätze und was noch zu verrechnen ist – gefiltert nach Aktiv, Offene Termine, Beendet und Zu verrechnen. Erledigte Termine mit Preis werden mit einem Klick zu Rechnungspositionen, je Termin eine Zeile.