Einsatzplanung, die Ihnen selbst sagt, wo noch jemand fehlt

Am Anfang steht der Bedarf. Für jedes Objekt hinterlegen Sie, wie viele Personen an welchen Wochentagen und in welchem Zeitfenster gebraucht werden – auf Wunsch mit der Qualifikation, die der Kunde verlangt, und der passenden Einsatz-Vorlage. Damit weiß das System zum ersten Mal, wie ein vollständiger Plan aussieht. Ein Objekt, für das noch niemand eingeplant ist, fällt jetzt auf; vorher war es einfach unauffällig leer.

Daraus entstehen die offenen Plätze. Der Tagesplan zeigt je Objekt „3 von 4 besetzt“ und eine gestrichelte Zeile für den fehlenden Einsatz – anklickbar und Ziel für die Person, die Sie darauf ziehen. Offene Plätze sind keine eigenen Datensätze: Sie werden aus Bedarf und tatsächlichen Einsätzen abgeleitet, sodass der Platz gefüllt ist, sobald ein Einsatz den Bedarf zeitlich abdeckt. Woche und Monat zählen dieselben Zahlen.

Den Rest übernimmt der Plan-Assistent. „Plan füllen“ sucht für jeden offenen Platz die passende Person – zuerst als Vorschau, die Sie Zeile für Zeile übernehmen oder verwerfen. Jeder Vorschlag nennt seine Gründe: kennt das Objekt, Qualifikation gültig, hat diese Woche noch Luft, war zuletzt selten am Wochenende im Einsatz. Wer nicht in Frage kommt, erscheint mit genau diesem Grund – Urlaub, Überschneidung, fehlende Qualifikation, Kundensperre, Tages- oder Wochenhöchstarbeitszeit. Die Vorschläge folgen festen Regeln: Dieselbe Ausgangslage ergibt denselben Vorschlag, und jeder lässt sich erklären.

Neue Arbeit kommt als Auftrag in den Plan. Während der Kunde noch am Telefon ist, wählen Sie Kunde und Einsatzort, legen fest, ob der Auftrag einmalig ist oder alle ein bis acht Wochen wiederkehrt, und bestimmen, wer ihn übernimmt – oder lassen ihn als offenen Platz stehen. Die Termine sind gewöhnliche Einsätze im Board, die Mitarbeiter bekommen eine Push-Nachricht, und vor Ort schließen sie den Einsatz mit Fotos und Unterschrift des Kunden ab. Mehr dazu unter Auftragsmanagement.

Und wenn Sie lieber fragen als suchen: Joby, der KI-Assistent der Einsatzplanung, versteht Fragen in normaler Sprache – „Wer könnte Anna am Dienstag vertreten, ohne Überstunden zu bekommen?“ – und antwortet mit Vorschlägen, die Sie mit einem Klick prüfen. Aus einem Satz wie „Plane Anna und Ben Mo–Fr 06:00–14:00 am Objekt Bahnhof für 4 Wochen“ wird ein vorausgefülltes Formular. Joby ändert den Plan nie selbst: Jeder Vorschlag wird von Ihnen bestätigt, und die KI-Verarbeitung findet in der EU statt. Mehr dazu unter KI-Einsatzplanung.

Und all das wird auf dem Server geprüft, nicht in der Oberfläche. Eine abwesende Person, eine für diesen Kunden gesperrte Person und eine fehlende Qualifikation, die der Kunde verlangt, sind harte Grenzen: Der Einsatz lässt sich nicht anlegen, und der Grund wird genannt – beim Anlegen ebenso wie beim Verschieben, Kopieren, Wiederholen, beim automatischen Füllen und bei jedem Vorschlag von Joby. Ruhezeiten, die tägliche Höchstarbeitszeit, die vertraglichen Wochenstunden und Feiertage sind dagegen Hinweise: Sie melden sich beim Planen, blockieren aber nicht. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.