Gestione incarichi: dalla telefonata del cliente alla fattura in un unico sistema
Prenoti l'incarico mentre il cliente è ancora al telefono. Singolo o ricorrente, direttamente nella pianificazione del personale, con notifica push ai collaboratori. Sul posto l'intervento si chiude con foto e firma del cliente – e gli appuntamenti completati confluiscono in fattura.
- Nuovo incarico in un'unica schermata: cliente, luogo, cadenza, persone
- Incarichi ricorrenti ogni 1-8 settimane – senza inserimenti singoli
- Chiusura dell'intervento con foto, nota e firma del cliente nell'app
- Appuntamenti completati come righe di fattura – una riga per appuntamento
In Jobilino gestione incarichi significa che un incarico del cliente non è un foglietto né una riga di Excel, ma una serie di appuntamenti nella pianificazione del personale. Chi svolge l'incarico lo vede nell'app, timbra sul luogo di intervento e lo segnala come completato con una prova. L'ufficio vede nell'elenco incarichi che cosa è in programma, che cosa è scoperto e che cosa si può fatturare. La gestione incarichi fa parte della pianificazione del personale.
Dove si perdono gli incarichi tra la telefonata e la fattura
In molte imprese di servizi e di pulizia gli incarichi passano per quattro stazioni che non comunicano tra loro:
- Il cliente chiama e l'incarico finisce su un foglietto o in un'e-mail.
- Gli incarichi ricorrenti vengono reinseriti settimana dopo settimana – finché uno viene dimenticato.
- I collaboratori vengono a sapere dell'intervento con una telefonata o un messaggio.
- L'ufficio scopre se l'intervento è stato svolto solo quando il cliente si lamenta.
- A fine mese mancano appuntamenti in fattura perché nessuno li ha raccolti.
Come funziona la gestione incarichi
Una schermata per prenotare, un elenco per gestire, una chiusura sul posto – e tutti i dati restano collegati.
Prenotare l'incarico – ancora al telefono. Lei sceglie il cliente o lo crea al momento. Come luogo di intervento Jobilino propone l'indirizzo del cliente e lo ricorda per la volta successiva; un altro indirizzo diventa un nuovo luogo di intervento. Aggiunga titolo e note, poi scelga: singolo o ricorrente – ogni una-otto settimane, senza fine, fino a una data o dopo un numero di appuntamenti.
Assegnare le persone – o più tardi. Lei sceglie chi svolge l'incarico e vede accanto al modulo la settimana di queste persone con l'anteprima dei nuovi appuntamenti. Una doppia prenotazione viene segnalata prima del salvataggio. Se non sa ancora chi andrà, sceglie di assegnare più tardi e indica il numero di persone necessarie – nella bacheca compaiono slot scoperti. Se vuole, inserisce un prezzo per appuntamento visibile solo all'amministrazione.
I collaboratori lo sanno subito. Dopo il salvataggio le persone assegnate ricevono una notifica push e il luogo di intervento viene abilitato, così possono timbrare lì. Gli appuntamenti sono normali turni della pianificazione – quindi assenze, qualifiche ed esclusioni del cliente valgono anche qui.
Chiudere l'intervento – con prova. Sul posto il collaboratore segnala l'intervento come completato nell'app: con nota, foto e, se richiesto, la firma del cliente direttamente sullo schermo. Ne nasce un rapportino di servizio in PDF nella lingua del cliente, e l'ufficio riceve una notifica che l'appuntamento è pronto per la fatturazione.
Elenco incarichi e fattura. L'elenco incarichi mostra per cliente e luogo di intervento il prossimo appuntamento, la cadenza, gli slot scoperti e ciò che resta da fatturare – con i filtri Attivi, Appuntamenti scoperti, Conclusi e Da fatturare. Gli appuntamenti completati con prezzo diventano righe di fattura con un clic, una riga per appuntamento.
Che cosa porta la gestione incarichi nel lavoro quotidiano
Nessun incarico va perso
Ciò che si concorda al telefono è subito un appuntamento nel piano – non un foglietto.
Il lavoro ricorrente si pianifica da sé
Un incarico ogni due settimane si prenota una volta e prosegue finché Lei non lo conclude.
Prove invece di discussioni
Foto, orario e firma del cliente dimostrano che il servizio è stato svolto.
Più veloci alla fattura
Gli appuntamenti completati si raccolgono sotto «Da fatturare» e diventano righe di fattura.
I collaboratori sanno cosa fare
Notifica push, note sull'incarico e luogo di intervento nell'app – nella lingua del collaboratore.
Un sistema invece di quattro
Incarichi, pianificazione, rilevazione presenze e fatturazione lavorano sugli stessi dati.
Cinque passi dalla telefonata alla fattura
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Prenotare l'incarico
Cliente, luogo, titolo, note e cadenza in un'unica schermata – durante la telefonata.
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Assegnare le persone
Assegnazione diretta con anteprima settimanale oppure slot scoperto nella pianificazione.
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Informare i collaboratori
Notifica push agli assegnati, luogo di intervento abilitato per la timbratura.
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Chiudere sul posto
Segnalare il completamento nell'app – con nota, foto e firma del cliente.
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Fatturare
Riprendere gli appuntamenti completati con prezzo come righe di fattura.
Le funzionalità in sintesi
Nuovo incarico in un'unica schermata
Scegliere o creare il cliente, usare il luogo esistente o crearne uno nuovo, titolo e note.
Singolo o ricorrente
Cadenza ogni 1-8 settimane; senza fine, fino a una data o dopo un numero di appuntamenti.
Anteprima settimanale nell'assegnazione
La settimana delle persone scelte accanto al modulo; le doppie prenotazioni vengono segnalate prima.
Assegnare più tardi
Indicare il numero di persone necessarie – gli slot scoperti compaiono nella bacheca.
Elenco incarichi
Prossimo appuntamento, cadenza, slot scoperti e «Da fatturare» per luogo – anche come scheda del cliente.
Chiusura dell'intervento nell'app
Nota, foto e firma del cliente; rapportino di servizio in PDF nella lingua del cliente.
Prezzo per appuntamento
Facoltativo, visibile solo all'amministrazione – base per le righe di fattura.
Righe di fattura dagli appuntamenti
Gli appuntamenti completati diventano righe di fattura, una riga per appuntamento.
Assistente IA Joby
Preparare incarichi con una frase e trovare spazi liberi per persona – prenotabile come modulo aggiuntivo.
Collegata a ciò che già utilizza
La gestione incarichi non è un'isola, ma parte della pianificazione del personale:
Pianificazione del personale
Gli appuntamenti sono turni nella bacheca – con tutte le regole su assenze, qualifiche ed esclusioni del cliente.
Rilevazione presenze
I collaboratori assegnati timbrano sul luogo di intervento; le ore finiscono sul cliente giusto.
Clienti
Stato lead o attivo, prossimo appuntamento e tutti gli incarichi come scheda del cliente.
Fatture
Appuntamenti completati e con prezzo come righe della fattura.
Per chi conviene la gestione incarichi
Per le imprese il cui lavoro si svolge presso il cliente – in modo regolare o su chiamata:
Domande frequenti sulla gestione incarichi
Come entrano i nuovi incarichi nella pianificazione del personale?
Posso creare incarichi ricorrenti?
Come documentano i collaboratori un incarico completato?
Come finiscono in fattura gli incarichi completati?
Quanto costa la gestione incarichi?
La gestione incarichi funziona anche nell'app?
Provi la gestione incarichi dal vivo
In una breve demo prenotiamo insieme un incarico ricorrente, chiudiamo un intervento con foto e firma e lo trasformiamo in una riga di fattura.
Preferisce chiamare subito? +43 664 5031382